19 лет на рынке – делимся опытом

Категория : Проектный опыт

Услуги кадрового делопроизводства и расчета зарплаты: 19-летний опыт работы на российском рынке

В этой статье мы решили рассказать о нескольких знаковых для нас проектах по аутсорсингу кадровых и финансовых процессов.

Первыми нашими клиентами стали западные компании, открывшие свои представительства на российском рынке. Сталкиваясь с недостатком знаний о специфике российского рынка, вместо самостоятельного подбора персонала для выполнения непрофильных функций, они передавали их на аутсорсинг. Так поступила, например, компания Yota, которой мы уже 4 года подряд оказываем услуги кадрового делопроизводства. И сегодня среди наших клиентов, в основном, подразделения западных компаний – L’Oreal, English First, Michelin, IKEA,  Ehrmann, АстраЗенека, Software AG и другие.

IKEA: провайдер на вырост

Шведская корпорация – классический пример западной компании, использующей аутсорсинг как инструмент для максимально быстрой и успешной международной экспансии. Еще во время подготовки к выходу на российский рынок в 2000 году, был выбран провайдер, который занимался бы расчетами зарплаты в течение следующих трех лет. Но по истечении этого срока, по мере расширения присутствия компании в России, в IKEA решили сменить аутсорсера. Тогда и началась история нашего сотрудничества.

К новому провайдеру предъявлялись несколько требований. Во-первых, он должен был суметь удовлетворять растущие потребности IKEA, то есть расти вместе с бизнесом клиента. Во-вторых, партнер должен был быть надежным и добросовестным, чтобы минимизировать риск ошибок и следующих за ними финансовых и репутационных потерь. В-третьих, стоял вопрос приемлемой цены на услуги. «С другой стороны, практика работы с нашим нынешним аутсорсером показывает, что стоимость этих услуг на самом деле не слишком велика, чтобы задумываться о самостоятельном выполнении этих функций. Если сейчас будет принято решение о том, чтобы самим производить расчеты, нам придется нанимать новых работников, следить за ними, оплачивать их труд. Решив перейти на аутсорсинг один раз, заказчики редко отказываются от этой модели в дальнейшем», – комментирует HR-менеджер группы IKEA Елена Микляева.

Подготовку к передаче функции на аутсорсинг можно разделить на две части: согласование юридических и финансовых условий сотрудничества и согласование технической части бизнес-процессов, выработка наиболее эффективного формата взаимодействия и обмен данными. В IKEA на это ушло несколько месяцев. Однако далеко не все можно согласовать на этом этапе, поэтому не стоит рассчитывать, что единожды разработанный регламент взаимодействия в неизменном виде прослужит растущему бизнесу долгие годы. На практике в процессе часто возникают новые требования к провайдеру аутсорсинга. «За несколько лет сотрудничества с провайдером действительно многое изменилось. Количество работников, для которых рассчитывается зарплата, выросло в несколько раз, существенно усложнилась и организационная структура нашей группы. Кроме того, политика управления персоналом в IKEA имеет собственную специфику – сотрудники часто переходят из одного подразделения компании в другое, и это требует от аутсорсера гибкости и оперативного принятия решений», – поясняет Елена Микляева.

На данный момент мы производим расчет зарплаты для сотрудников семи дочерних предприятий (отдельных юрлиц) группы, работающих в разных регионах, с общей численностью персонала около пяти тысяч сотрудников. Поэтому требуется предварительная консолидация данных по всем семи организациям.

Каждый менеджер раз в месяц передает нам данные. Информация об отгулах, отпусках, болезнях и увольнениях вносится в течение этого периода во внутрикорпоративную систему управления персоналом IKEA и выгружается из нее в нашу систему по защищенным каналам. «Формат передачи данных изначально определяли мы сами, а партнеры подстраивались под наши требования», – говорит Елена Микляева.

Далее мы передаем в IKEA все необходимые отчеты в установленной форме и расчетные листки для каждого сотрудника. Кроме того, мы выполняем оперативные запросы кадровой службы, например, предоставление расчета сотруднику в день его увольнения.

Все процессы взаимодействия с заказчиком регламентированы и прописаны в допсоглашении. Перед каждым расчетным периодом происходит планирование всех операций и указывается время предоставления отчетов с точностью до одного часа.

Кроме того, договор с провайдером содержит гарантии конфиденциальности передаваемых сведений. В нем также указана мера нашей экономической ответственности в случае утечки данных. Елена Микляева считает, что допускать утечку информации провайдеру крайне невыгодно из-за финансовых и репутационных потерь, поэтому серьезные аутсорсеры внедряют у себя различные защитные системы, методологии контроля качества ISO 9001:2000 и активно обучают своих сотрудников.

Yota: услуга кадрового делопроизводства и расчета зарплаты

В настоящее время UCMS Group отвечает за расчет заработной платы и кадровое делопроизводство, включая подготовку и сдачу отчетности в государственные органы. UCMS Group ежемесячно предоставляет услуги для 1200 сотрудников Yota в Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре, Сочи и Уфе.

«Наш бизнес постоянно находится в движении и сопряжен с большим количеством изменений. В области управления кадровыми и финансовыми процессами нам была нужна поддержка надежного партнера с высоким уровнем сервиса, который мог бы оперативно реагировать на наши запросы, — комментирует Роман Бурков, директор по внутренним сервисам Yota. — UCMS Group Russia оказывает нам аутсорсинговые услуги кадрового делопроизводства, расчета заработной платы, а также услуги по сдаче налоговой отчетности. Сейчас мы принимаем решения, будучи уверенными, что эти процессы будут выполнены на высоком профессиональном уровне и в необходимые сроки».

«Проект в компании Yota является уникальным для нашей компании, — отмечает Сергей Кессель, директор по продажам UCMS Group CIS . — Услуга кадрового делопроизводства в таком формате ранее нам не предоставлялась ни одному клиенту. Помимо традиционных услуг по кадровому делопроизводству в указанный пакет включено, например, взаимодействие с сотрудниками Клиента, консультирование сотрудников по вопросам трудового законодательства и расчета заработной платы. Кроме этого, компания Yota – одна из самых динамичных и быстро меняющихся компаний среди наших клиентов, и это вызов для нас. Уверен, что мы справились с этим вызовом».

«В работе с проектом Yota мы обрели колоссальный  опыт в области интеграции с бизнес-процессами клиента, — отмечает Алия Султанова, руководитель отдела обслуживания клиентов UCMS Group Russia.  — Фактически мы сформировали новую модель оказания услуг. Можно сказать, что мы сделали невозможное возможным. Мы решили задачи по формализации и унификации процессов кадрового делопроизводства и расчета заработной платы в рамках неформальной корпоративной культуры Yota, направленной на удовлетворение всех потребностей сотрудников и их комфорт, без нарушений законодательства».

 Perfetti Van Melle: экономичное HR-подразделение

Рассказ о проектном опыте на российском рынке был бы неполным без упоминания проектов с использованием нашего know-how в области кадрового аутсорсинга – концепции SaaS (Software-as-a-Service, программное обеспечение как услуга), которая все активнее применяется во всем мире для управления персоналом. Смысл SaaS в том, чтобы вместо покупки HR-системы, компания оплачивает аренду доступа к ней. При этом система физически находится на серверах провайдера, который занимается ее администрированием, управлением и поддержкой.

Одной из основных проблем кадрового аутсорсинга является трудность интеграции информационных систем, которые применяются для расчета зарплаты и кадрового делопроизводства заказчиком услуги и аутсорсером. Даже если такая интеграция возможна, она накладывает определенные ограничения. Наше SaaS-решение UCMS WorkForce, уникальное для российского рынка, позволяет обойти эти ограничения и активно используется нашими клиентами в комплексе с аутсорсинговыми услугами. Расскажем, как.

Одним из первых проектов UCMS такого рода стала реализация концепции SaaS+аутсорсинг на проекте аутсорсинга кадрового делопроизводства и расчета заработной платы для российского представительства компании Perfetti Van Melle. Это крупный производитель кондитерских изделий под марками Fruit-tella, Meller, Alpenliebe, Mentos, Chupa Chups и других. В штате компании на тот момент состояли порядка 2000 человек.

Провайдера услуги выбирали по результатам тендера по полноте HR-функционала и показателям TCO/ROI (полная стоимость владения/окупаемость). Важной для заказчика была и способность аутсорсера осуществлять специфические расчеты. Например, в компании имелись особая схема расчета премий, практика посменной оплата труда и оплата сверхурочного времени согласно корпоративному положению об оплате труда. От провайдера также требовалось формирование проводок для экспорта в формате установленной в компании финансовой системы.

«С помощью SaaS-модели мы смогли организовать гибкое, адаптивное, а главное – экономичное HR-подразделение. Она гарантирует нам ощутимую выгоду по таким ключевым финансовым показателями как совокупная стоимость владения и возврат инвестиций, не теряя при этом в функциональной части. Это позволило нам успешно развивать процессы кадрового делопроизводства и расчета заработной платы без увеличения штата сотрудников, привлечения дополнительных ресурсов и существенных инвестиций в развертывание HRM-системы, – рассказывает Валерия Волкова, HR-директор российского представительства Perfetti Van Melle. – Нам теперь не нужно беспокоиться об обновлении системы в соответствии с текущими изменениями в российском законодательстве, бухгалтерском учете и налогообложении, наши партнеры сами вносят изменения в систему при их появлении».

L`Oreal: SaaS+аутсорсинг выгоднее HRM

К такому выводу пришли и в российском представительстве компании L`Oreal, где всегда была традиционно сильна ориентация на аутсорсинг бизнес-процессов. Однако до 2009 года из бухгалтерских и кадровых функций на аутсорсинге находился лишь расчет заработной платы. Управление кадрами и делопроизводство были реализованы в рамках внутренних систем, которые носили глобальный характер и не учитывали специфику российского законодательства.

«В середине 2009 года мы решили передать нашему провайдеру UCMS Group еще и процессы по делопроизводству. Здесь, правда, мы говорим уже не о классическом аутсорсинге, а о предоставлении доступа в систему управления в рамках модели SaaS. В случае других кадровых процессов классический аутсорсинг не всегда так хорош, как при расчете зарплаты, поскольку все равно приходится самостоятельно выполнять часть работ. В частности, если нужно завести карточку нового сотрудника, то проще сразу добавить его в систему, чем посылать информацию подрядчику с просьбой выполнить это действие за нас», – объясняет менеджер по компенсациям и льготам L`Oreal Ирина Ященко.

Переход кадрового делопроизводства на SaaS в компании завершили во второй половине 2009 года. К концу года этот этап был завершен, и началась миграция payroll-системы на UCMS (раньше мы считали зарплаты сотрудников L’Oreal в системе Scala). Весной 2010 года вся платформа была запущена в коммерческую эксплуатацию. Как и на проекте Perfetti Van Melle, зарплату считаем мы, а для остальных процессов управления персоналом используется модель SaaS.

«С нашей точки зрения, процесс перехода прошел достаточно гладко и в целом успешно. Во многом, успех проекта обусловлен подходом к постановке задач: на начальной стадии мы стремились минимизировать специфические требования к поставщику и ограничиться реализацией лишь общих бизнес-процессов. В дальнейшем, мы смотрели на то, что получается в ходе проекта и выставляли уже более специальные требования, причем эти требования часто отличались от нашего первоначального видения. Тем самым мы избежали наиболее частой проблемы такого рода проектов: когда заказчик желает что-то сделать, а поставщик не понимает целей и предпосылок требований заказчика, и потому не может их грамотно реализовать», – рассказывает Ирина Ященко.

Впрочем, нельзя не отметить, что при переходе с одной системы расчета зарплаты на другую возникали небольшие расхождения в итогах расчета, а также проблемы, связанные с консерватизмом пользователей. Однако все эти трудности имели рабочий характер и были вполне преодолимы. Кроме того, поскольку в рамках одной и той же инсталляции системы одновременно работают сотрудники службы кадров L`Oreal и наши специалисты по расчету зарплаты, приходится уделять отдельное внимание синхронизации работ, тщательно следить за изменениями в данных и внедрять специальные процедуры взаимодействия. Однако такой подход имеет для заказчика свои плюсы, давая возможность контролировать действия аутсорсера и обеспечивая максимальную прозрачность его работы. Для полной настройки системы под нужды L`Oreal потребовалось примерно два месяца, но, как отмечают в компании, при покупке собственной HRM-системы эти сроки увеличились бы в разы.

Модель SaaS оказалась предпочтительнее приобретения собственной HRM-системы, поскольку не требуется делать капитальных вложений, приобретать лицензии  и загружать свой ИТ-персонал лишней работой. Кроме того, внедрение HRM-системы не дает никаких гарантий ее окупаемости. «Поскольку вы не платите за лицензии сразу, а распределяете аренду по времени, у поставщика постоянно присутствует мотивация. Ему выгодно работать качественно, иначе договор аренды может быть легко расторгнут. В случае стандартной схемы, конечно, также присутствуют платежи за техподдержку и доработку, однако они являются хорошим мотиватором далеко не всегда. Компаниям-поставщикам систем всегда выгоднее продавать лицензии, поскольку, получая такие контракты, они не несут вообще никаких дополнительных издержек», – объясняет Ирина Ященко.

Сегодня мы рассчитываем зарплату для всех сотрудников российского представительства L`Oreal – около 1000 человек в московском офисе, и предоставляем доступ к своей системе UCMS WorkForce для ведения кадрового делопроизводства. После строительства завода L`Oreal в Калужской области потребовалось внести в функционал системы ряд доработок, полностью покрывающих потребности завода (специфика работы представительства и производства различается).

Текущее взаимодействие с L`Oreal можно условно разделить на две части. С одной стороны, плановые работы – расчет зарплаты, поддержка SaaS-платформы управления персоналом, с другой – специальные запросы, связанные с доработками системы и реализацией дополнительных сервисов. Плановые работы производятся на ежедневной основе. Основной расчет делается раз в месяц и обычно занимает три рабочих дня с момента получения нами данных. Внеплановые работы, соответственно, выполняются по мере необходимости.

«Мы отправляем в UCMS Group достаточно много разнообразных запросов, связанных с функционалом SaaS-системы или оптимизацией процессов расчета зарплаты. Зачастую приходится одновременно решать сразу несколько различных задач. В их числе, например, разделение финансовых проводок на калужский и московский офисы, разработка специальных форм дополнительных отчетов по зарплате и персоналу, интеграция с ERP-системой SAP, – говорит Ирина Ященко. – Помимо этого мы запустили в системе UCMS WorkForce индивидуальные порталы кадрового самообслуживания для всех сотрудников компании с удобным интерфейсов взаимодействия со службой персонала». Теперь можно не писать заявления на отпуск, а только оставить онлайн-заявку на своем портале, которая автоматически пройдет все необходимые согласования. Соответствующая документальную отчетность генерируется в автоматическом режиме. Помимо отпусков, сотрудники могут отслеживать на портале детали своих трудовых договоров, самостоятельно заказывать расчетные листы и справки 2-НДФЛ.

«Отмечу, что на сегодняшний день такая комбинированная модель предоставления услуг является уникальной для российского рынка, – говорит управляющий директор компании UCMS Group Russia Андрей Шабанов. – Наш опыт работы показывает, что услуги аутсорсинга и SaaS-сервисы прекрасно дополняют друг друга и дают значительный синергетический эффект. К тому же для заказчика психологически гораздо проще отдать процессы провайдеру услуг, если можно в любой момент посмотреть, на какой стадии находится тот или иной процесс, а также отследить эффективность их исполнения».