Аутсорсинг для стартапов или как работают услуги по расчету заработной платы и кадровому делопроизводству

 Аутсорсинг для стартапов или как работают услуги по расчету заработной платы и кадровому делопроизводствуАутсорсинг расчета заработной платы и кадрового учета – один из наиболее простых путей повышения эффективности компаний среднего и малого бизнеса. Отдавая непрофильные процессы стороннему поставщику, компания становится более специализированной и фокусируется только на тех процессах, в которых у нее есть экспертиза, то есть фокусируется на основном бизнесе.

Создавая новую компанию

Многие начинающие предприниматели недооценивают врменные затраты на решение организационных проблем и серьезность последствий при их неправильном решении. Даже если в компании работают всего 5 человек, компания вынуждена вести функции, за которые в крупной компании отвечают целые отделы. В частности, любая компания должна иметь бухгалтерию, следить за своей безопасностью, вести юридическое сопровождение бизнеса и управлять собственным персоналом. Понятно, что нанимать отдельных сотрудников для выполнения каждого вида работ, компания не может – если, конечно, она не работает с 300% рентабельностью.

Большинство западных компаний, которые открывают представительства на российском рынке, находятся в похожей ситуации – их менеджеры начинают бизнес в Москве, как правило, мало зная о специфике ведения бизнес-процессов в России. В таком случае они поступают очень просто – вместо того, чтобы самостоятельно набирать людей на множество непрофильных функций, они отдают их на аутсорсинг сторонним поставщикам. Именно так поступила международная вещательная корпорация CNN, открывшая российский офис еще в 80-х годах прошлого века.

«С нашим провайдером услуг мы работаем уже более 16 лет на российском рынке, — рассказывает менеджер московского офиса CNN, Елена Березовская. — За это время мы стали не просто партнерами, мы стали добрыми друзьями. Причина выбора аутсорсинговой модели проста – мы фокусируемся только на тех процессах, которые являются для нас профильными, все неключевые функции мы отдаем профессиональным провайдерам».

Одним из таких процессов является расчет заработной платы – в течение всего периода работы российского представительства CNN пользовалась услугами одного аутсорсинга – компании UCMS Group. Продолжительность проекта CNN и UCMS Group уникальна для российского рынка аутсорсинга в компаниях среднего и малого бизнеса.

Таблетка от проблем

Специалисты CNN отмечают, что основное преимущество аутсорсинга связано не только с экономической выгодой, но и с отсутствием проблем по тем процессам, которые были отданы на сторону. По мнению Елены Березовской, беспроблемность бизнеса является главным преимуществом аутсорсинга.

«Когда я рассказываю о нашем опыте аутсорсинга коллегам из других организаций, то часто слышу от них вопрос – какие трудности возникли в ходе сотрудничества с нашим поставщиком?», — говорит Елена Березовская. – «С моей точки зрения, этот вопрос не совсем корректен, поскольку мы используем аутсорсинг именно для того, чтобы не думать о проблемах. Когда мы начинали сотрудничество с UCMS Group, нашим основным требованиями было качество и своевременность расчета, а также перераспределение ресурсов для реализации важнейших задач. Таким образом, аутсорсинг с UCMS Group позволяет не отвлекаться от основного бизнеса ни на минуту рабочего времени».

Конечно, западным компаниям проще использовать аутсорсинг – поскольку обычно они обладают солидными бюджетами на развитие. Отечественным стартапам приходится считать каждую копейку – иногда, только что созданная организация не просто может выделить бюджет на аутсорсинг, хотя обычно требуется всего лишь несколько тысяч рублей в месяц. Однако, выполняя непрофильные процессы своими силами, помните о потерянном времени – как правило, оно будет стоить больше чем услуги аутсорсинга. Причина в том, что компании на эти процессы потребуется больше времени, чем аутсорсеру, поскольку с вероятностью 90% их будет выполнять человек, который специализируется совсем на другом функционале.

Какой аутсорсинг выбрать?

Если же решение об аутсорсинге принято, то возникает другой вопрос – кому доверить свои непрофильные процессы? Принципиальных вариантов всего два – с одной стороны, это достаточно крупные профессиональные организации, с другой – независимые специалисты-фрилансеры. В теории, первый вариант выглядит более затратным, а второй – более рискованным.

«В западных странах существуют сложившиеся институты специалистов в определенных областях – те же бухгалтеры проходят специальную сертификацию, подтверждающую их профессионализм, — отмечает Андрей Шабанов, генеральный директор UCMS Group СНГ. — В России ведение деятельнсоти по предоставлению услуг бухгалтерского учета и расчета зарплаты не лицензируется, поэтому отдавая процессы стороннему фрилансеру компания несет множество рисков. Этот человек может оказаться недостаточно компетентен и об этом заказчик узнает только когда проведет аудит. Наконец, он может банально заболеть, пропасть или отказаться от выполнения взятых на себя обязательств».

С профессиональными поставщиками аутсорсинговых услуг для малого бизнеса долгое время существовала другая проблема – связанная с недостаточным предложением, и как следствие, – высокой ценой. Однако с развитием российского рынка аутсорсинговых услуг ситуация меняется к лучшему. «Если раньше поставщики ориентировались в основном на компании в сегменте среднего бизнеса (от 200 до 1000 человек), то теперь мы наблюдаем рост предложений и для малых компаний, – считает Андрей Шабанов. – С нашей точки зрения – это как раз тот сегмент, который нуждается в нашей поддержке».

Какой вид аутсорсинга будет дороже на практике? Единственно верного ответа на этот вопрос не существует. Ставки профессиональных компаний вполне прогнозируемы и фиксированы – так, в случае расчета зарплаты они составляют примерно в 250-300 рублей на одного сотрудника в месяц. Фрилансеры и независимые специалисты, напротив, могут запрашивать практически любые суммы, которые далеко не всегда гарантируют хорошее качество оказываемых услуг.

Дальнейшее развитие бизнеса

По мере развития компании меняется и специфика задач, которые возникают перед руководством. Когда в компании работают несколько десятков человек, аутсорсинг непрофильных процессов по-прежнему является необходимостью – но если численность персонала увеличивается до нескольких сотен ситуация меняется. Компании среднего бизнеса уже готовы нанимать непрофильных специалистов, однако и аутсорсинг может быть для них выгоден.

Обычно, на данном этапе развития уже не рассматриваются фрилансеры – солидная компания не может позволить себе настолько рискованную реализацию процессов. Такая компания либо обращается к профессиональному поставщику услуг, либо реализует бизнес-процесс собственными силами.

В чем преимущества аутсорсинга? Маркетинговые лозунги поставщиков утверждают, что эта модель выгоднее, поскольку профессиональный подрядчик выполняет бизнес-процесс для множества заказчиков, снижая, тем самым, его удельную стоимость и может предложить хорошую цену. Отчасти это утверждение справедливо, однако на практике ситуация может быть принципиально иной. Так, если компания уже построила эффективный бизнес-процесс с достаточно низкой стоимостью, то переход на аутсорсинг может оказаться излишней роскошью, которая окупится в лучшем случае через 10 лет.

Переход на аутсорсинг выгоден компаниям, которые испытывают трудности с типовыми непрофильными процессами или тратят на них чрезмерно много денег. Другой распространенный сценарий перехода – необходимость модификации текущих процессов, которая требует от компании дополнительных инвестиций. Именно этот сценарий был реализован в российском представительстве компании L`Oreal.

Инструмент модернизации

Российское представительство компании L`Oreal можно считать компанией среднего бизнеса. Аутсорсинг бизнес-процессов L`Oreal применял всегда – однако до 2009 года на сторону отдавался лишь расчет зарплаты. Все остальные задачи по управлению персоналом и кадровому делопроизводству компания решала собственными силами.

«В начале 2009 года наш поставщик услуг по расчету зарплаты предложил нам интересную услугу – аренду доступа к специализированной HR-системе по модели SaaS, — рассказывает менеджер по компенсациям и льготам L`Oreal Ирина Ященко. — Для нас это было крайне интересно, поскольку раньше все эти функции выполнялись в неспециализированных приложениях, которые далеко не всегда обладали нужной функциональностью. Перейдя на аутсорсинг, мы не только отдали непрофильные процессы подрядчику, но и кардинально повысили их качество».

Могли ли специалисты L`Oreal самостоятельно реализовать аналогичные функции? Конечно, такая возможность существует. Однако для этого компании потребовалось бы инвестировать в ИТ-инфраструктуру, закупать и устанавливать профессиональную систему – и все это с неочевидным результатом. Выбрав программное обеспечение по SaaS модели (Software as a Service, «программное обеспечение в аренду») , компания получила возможность практически бесплатно протестировать продукт в условиях промышленной эксплуатации и постепенно «оттачивать» его функционал в соответствии с собственными бизнес-требованиями.

На практике можно найти множество аналогичных примеров. Используя аутсорсинг, абстрактная компания может почти мгновенно модернизировать свой колл-центр, или получить в свое распоряжение суперсовременную ИТ-инфраструктуру. При этом, поскольку аутсорсинг обычно оплачивается по факту оказания услуг, компании не требуется проводить капитальных инвестиций.


В завершение разговора об аутсорсинге в небольших компаниях хочется еще раз подчеркнуть, что эта модель используется в огромном количестве организаций по всему миру. В силу причин психологического характера российским компаниям трудно отдавать свои процессы на аутсорсинг, однако практика показывает, что это действительно выгодно. Качественный аутсорсинг помогает клиентам не только сокращать издержки на непрофильные процессы, но и бесплатно использовать в бизнесе новейшие управленческие технологии.