Французский лидер мирового рынка парфюмерии и косметики рекомендует HR аутсорсинг
Клиент UCMS Group Russia с 2005 года
HR аутсорсинг является важнейшим этапом эволюции HR-подразделения любой компании. Однако, как и в случае внутренней реализации бизнес-процессов, модель аутсорсинга эффективна только при условии постоянного развития и модернизации. Зачастую, реализации одной и той же аутсорсинговой модели существенно отличаются друг от друга и заказчикам приходится выбирать наиболее оптимальный вариант.
Развитие компании в России является примером эволюции HR аутсорсинга внутри отдельно взятой организации. На вопросы портала HRM.ru отвечает менеджер по компенсациям и льготам.
Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать специфику компании. Дело в том, что наша компания достаточно сильно ориентирована на аутсорсинг – с нашей точки зрения, нам выгоднее отказываться от большинства непрофильных процессов, вместо того, чтобы пытаться построить их самостоятельно. Основная сила компании – в производстве высококачественной парфюмерии и косметики, а отнюдь не в точном кадровом учете или своевременном расчете заработной платы. Мы готовы отдавать непрофильные процессы сторонним подрядчикам и готовы платить за их услуги, если они действительно профессиональны и эффективны.
Отмечу, что HR аутсорсинг является не единственным примером данной модели, который применяется в российском представительстве. В частности, наша компания давно применяет модель ИТ-аутсорсинга для ряда корпоративных систем.
Во многом похожая ситуация наблюдается и в области процессов управления персоналом – на самом деле, перед нами никогда не стоял вопрос о переходе на аутсорсинг, поскольку мы всегда применяли эту модель в России. Другое дело, что список процессов компании, которые передаются третьему поставщику услуг, постоянно пополняется, а сами процессы – эволюционируют.
Достаточно долгое время мы применяли только аутсорсинг расчета заработной платы. Собственно управление кадрами и делопроизводство было реализовано в рамках внутренних систем, однако эти системы носили глобальный характер и не использовали специфику российского законодательства. Ситуация кардинально изменилась в середине 2009 года, когда мы обсудили ситуацию с нашим провайдером и решили передать им дополнительные процессы по делопроизводству. Здесь, правда, мы говорим уже не о классическом аутсорсинге, а о предоставлении доступа в систему управления в рамках модели Software-as-a-Service (SaaS).
На этом моменте необходимо остановиться чуть подробнее. Действительно, что представляет собой классический аутсорсинг? Фактически, это передача процессов профессиональному провайдеру услуг. Но просто так, в некой абстрактной среде, провайдер работать не сможет, поскольку вам все равно придется снабжать его какими-то данными, как-то контролировать его деятельность и следить за тем, чтобы он не допускал ошибок.
Конечно, мы бы хотели поступать таким образом для каждого непрофильного процесса, однако это не всегда экономически оправданно. Так, в случае расчета зарплаты мы можем отдать подрядчику весь процесс, поскольку он формализован и понятен. Раз в месяц мы отправляем подрядчику информацию и получаем от него расчетные листки. Однако в случае других кадровых процессов классический аутсорсинг не всегда так хорош – поскольку нам все равно придется самостоятельно выполнять часть работ. В частности, если нам надо завести карточку нового сотрудника – то проще сразу добавить его в систему, чем посылать информацию подрядчику с просьбой выполнить это действие за нас.
Модель SaaS, которую мы используем для управления персоналом, является неким промежуточным звеном и представляет собой аутсорсинг информационной системы. Отличие состоит в том, что в системе, которая предоставляется подрядчиком по договору аренды, работают наши сотрудники, а не сотрудники подрядчика. Тем самым, обеспечивается требуемая гибкость, однако мы все равно находимся в рамках приоритетной для нас модели аутсорсинга.
Переход кадров на SaaS мы завершили во второй половине 2009 года, в начале 2010 был запущен проект по переводу расчета зарплаты в новую систему расчета. Причина в том, что ранее наш подрядчик – компания UCMS Group – считала зарплаты в системе Scala, в то время как управление кадрами изначально переводилось под новый продукт UCMS – систему UCMS WorkForce. Поэтому вполне логично, что вскоре мы перевели под эту систему и вторую часть наших бизнес-процессов, связанных с расчетом зарплаты.
Добавлю, что в рамках данного перехода суть процессов осталась прежней – зарплаты нам по-прежнему считает подрядчик, то есть для этой части процессов мы применяем классический аутсорсинг. Для остальных процессов управления персоналом, напротив, мы используем только модель SaaS.
Конечно, мы могли так сделать, но только есть ли в этом смысл? Я приведу простой пример – представьте, что вы выбираете себе тарифный план на телефон. Одна компания предлагает стандартный план – с обычными ежемесячными платежами, скажем, по тысяче рублей, в то время как другая говорит – вначале подождите полгода, пока мы занесем план в базу, затем сразу заплатите 50 тысяч и пользуйтесь телефоном сколько угодно времени. При этом функционал тарифов абсолютно одинаков, и вы можете звонить на те же самые телефонные номера.
Очевидно, что в этом случае никто не будет платить 50 тысяч – такой тариф окупится разве что через четыре года, но к этому времени может радикально измениться ситуация, появятся новые технологии и данный стандарт связи может вообще оказаться неактуальным. А за доработку, доводку тарифа с вас непременно возьмут дополнительную плату.
С системами управления персоналом ситуация абсолютно аналогична. Зачем нам тратить кучу денег на лицензии, загружать ИТ-персонал лишней работой и ждать несколько месяцев, пока система будет внедрена? И все это – без каких-либо гарантий окупаемости.
Нам на порядок проще прийти к подрядчику, который даст логин и пароль к уже настроенной и развернутой системе. А это именно то, что предлагает заказчикам SaaS. И мне, на самом деле, достаточно удивительно, что эта модель до сих пор не занимает лидирующего положения на российском рынке.
Конечно, в реальной жизни все происходит не так просто – так, в рамках нашего сотрудничества с UCMS Group потребовалось примерно два месяца для полной настройки системы под нужды компании. Но если бы мы покупали систему in-house, то эти сроки увеличились бы в несколько раз.
Добавлю, что у модели SaaS есть еще одно важное преимущество – поскольку вы не платите за лицензии сразу, а распределяете аренду по времени, у поставщика постоянно присутствует мотивация. Им выгодно работать качественно, поскольку в противном случае поток арендных платежей оборвется. В случае стандартной схемы, конечно, также присутствуют платежи за техподдержку и доработку, однако они являются хорошим мотиватором далеко не всегда. Компаниям-поставщикам систем всегда выгоднее продавать лицензии, поскольку, получая такие контракты, они не несут вообще никаких дополнительных издержек.
Наверное, ответ на этот вопрос уместно начать с рассказа о масштабах проектов. Проекты по расчету зарплаты в рамках модели аутсорсинга и перехода на кадровое делопроизводство в SaaS-системе покрывают все российское представительство – около 1000 сотрудников в московском офисе. Кроме того, не так давно мы построили собственный завод в калужской области и сейчас активно набираем персонал. Мы планируем, что управлением персоналом завода (около 600 человек к концу 2011 года) будет также осуществляться в тех же самых системах.
Отмечу, что поскольку специфика работы представительства и производства существенно различна, нам потребовалось внести в функционал системы ряд доработок, полностью покрывающих потребности завода. Помимо этого, интеграция калужского подразделения в общую систему позволила нам протестировать работу в условиях географически разделенных офисов. Можно с уверенностью утверждать, что в настоящее время, мы обладаем мощной HR-платформой, которая имеет богатый и гибкий функционал и поддерживает все основные сценарии управления персоналом практически в любой крупной компании.
Сам проект по переводу управления кадрами и делопроизводства в SaaS-систему UCMS стартовал летом 2009 года. К концу года первый этап был завершен, и мы были готовы начать миграцию payroll-системы на UCMS. К марту-апрелю 2010 года мы завершили и этот процесс, запустили всю платформу в коммерческую эксплуатацию, которая продолжается до сих пор.
С нашей точки зрения, процесс перехода прошел достаточно гладко и в целом успешно. Во многом, успех проекта обусловлен подходом к постановке задач – на начальной стадии, мы стремились минимизировать специфические требования к поставщику и ограничиться реализацией лишь общих бизнес-процессов. В дальнейшем, мы смотрели на то, что получается в ходе проекта и выставляли уже более специальные требования, причем эти требования часто отличались от нашего первоначального видения. Тем самым, мы избежали наиболее частой проблемы такого рода проектов – когда заказчик желает что-то сделать, а поставщик не понимает целей и предпосылок требований заказчика, и потому не может их грамотно реализовать.
Отдельно подчеркну, что подобное отношение к поставщику не означало для него легкой жизни. Да, мы не требовали решения невыполнимых задач за ограниченное время, однако если реальная задача была поставлена и согласована, мы выдвигали жесткие требования к ее решению. Тем самым, мы обеспечили плавное и естественное развитие платформы до ее нынешнего уровня.
Конечно, нам потребовалось преодолеть ряд небольших трудностей и проблем, без которых не может быть ни одного успешного проекта. Так, при переходе с одной системы расчета зарплаты на другую у нас возникали небольшие расхождения в итогах расчета. Иногда возникали проблемы, связанные с консерватизмом пользователей, которым не всегда было легко переходить от одной системы к другой. В целом, такого рода трудности имели вполне рабочий характер и были успешно преодолены в ходе проекта.
Говоря о трудностях важно отметить еще один принципиальный момент, связанный с нашим взаимодействием с поставщиком услуг. Дело в том, что мы фактически используем гибридную схему – в рамках одной и той же инсталляции системы наши сотрудники решают кадровые вопросы, в то время как сотрудники аутсорсера считают зарплату. При этом, поскольку сама инсталляция единственна, нам приходится уделять отдельное внимание синхронизации работ с аутсорсером, тщательно следить за изменениями в данных и внедрять специальные процедуры взаимодействия. Конечно, все это вызывает определенные трудности, однако преимущества такого подхода их перевешивают – на выходе мы получаем унифицированную картину всего, что происходит с нашими сотрудниками. И, кроме того, возможность доступа в систему позволяет нам контролировать действия аутсорсера и обеспечивает максимальную прозрачность его работы.
Все процессы нашего взаимодействия с компанией UCMS Group можно условно разделить на две части. С одной стороны, это плановые работы – расчет зарплаты, поддержка SaaS-платформы управления персоналом, с другой – это какие-то специальные запросы, связанные с возможными доработками системы и реализацией дополнительных сервисов.
Вполне естественно, что плановые работы происходят на ежедневной основе. Основной расчет происходит раз в месяц и обычно занимает три рабочих дня с момента отправки данных аутсорсеру. Внеплановые работы, специальные запросы и модификации системы возникают тогда, когда в них появляется потребность.
На самом деле, это проект интересен не только нам, но и нашему поставщику услуг. Наша компания является одной из немногих компаний на территории России, которые пользуются практически всеми возможностями платформы UCMS WorkForce вместе с аутсорсинговыми услугами.
На практике мы отправляем в UCMS Group достаточно много самых разнообразных запросов, связанных с функционалом SaaS-системы или оптимизацией процессов расчета зарплаты. Зачастую, приходится одновременно решать сразу несколько различных задач, и надо отметить, что в целом они с этим справляются. Среди небольших подпроектов, которые были завершены в самое последнее время, можно отметить разделение финансовых проводок на калужский и московский офисы, разработку специальных форм дополнительных отчетов по зарплате и персоналу, интеграцию с ERP-системой SAP и множество других небольших задач.
Помимо этого, в настоящее время мы запускаем в промышленную эксплуатацию возможности кадрового самообслуживания (self-service), которые доступны всем без исключения сотрудникам компании. С нашей точки зрения, такого рода возможности отлично вписываются в канву существующей платформы и идеально соответствуют духу SaaS-систем. Так, уже в ближайшем будущем в системе появится мощный функционал индивидуальных порталов самообслуживания, которые обеспечивают удобный интерфейс взаимодействия сотрудников и кадрового подразделения компании. Например, для того, чтобы уйти в отпуск сотрудникам не потребуется писать заявлений – им будет достаточно оставить онлайн-заявку на собственном портале, которая автоматически пройдет все необходимые согласования и заодно сгенерирует соответствующую документальную отчетность. Помимо отпусков, сотрудники смогут отслеживать на портале детали своих трудовых договоров, самостоятельно заказывать расчетные листы и справки 2-НДФЛ.
Наша компания успешно применяет HR аутсорсинг для повышения эффективности кадровой службы уже около 5 лет. Нам было сравнительно нетрудно реализовать все проекты, о которых мы говорили выше, поскольку де-факто аутсорсинг является стандартом управления непрофильными процессами в нашей компании. Если же какая-то другая организация никогда не применяла эту модель, то основной стоп-фактор, как мне кажется, кроится исключительно в психологических аспектах.
В нашей компании мы уверены, что аутсорсинг бизнес-процессов для России — это шанс двигаться вперед современнее, быстрее, дешевле. Мы считаем, что эта модель не может быть чужой для российских предприятий, поскольку основана на фундаментальных принципах управления бизнес-процессами. Как вы знаете, с 2011 года существенно повышаются налоги на ФОТ, следовательно, в выигрыше будут те компании, чьи кадровые и финансовые процессы оптимизированы. Здесь главное решиться на этот переход, не обращать внимания на сомнения и помнить, что эту модель оптимизации бизнес-функций с успехом применяют миллионы компаний по всему миру.
Французская компания, лидер мирового рынка парфюмерии и косметики. Оборот компании на 2009 год составил 17,473 млрд. евро. История в России началась в 1990 году. В настоящее время российский филиал группы занимается продвижением на российский рынок ведущих международных торговых марок.
Другие кейсы
