Как упростить кадровый документооборот с помощью личного кабинета сотрудника

Как упростить кадровый документооборот с помощью личного кабинета сотрудника

Аутсорсинговая компания UCMS Group рассказывает о приложении EmployeeGate. Спойлер: экономит время, бумагу и нервы всех сотрудников компании

В кадровом делопроизводстве хватает рутины — обновить личные данные сотрудника, собрать информацию для графика отпусков, согласовать командировочные расходы или выдать справку с места работы. На каждое действие — бумажное заявление, несколько этапов согласований, тонна переписки в почте и личный визит или письмо в кадровую службу. Это необходимое зло, чтобы в процессах компании был порядок. Но можно проще.

Мы в UCMS Group разработали приложение EmployeeGate, чтобы автоматизировать документооборот, свести к минимуму ошибки и освободить время сотрудников под интересные проекты. Какие задачи решает сервис — рассказываем в статье.

EmployeeGate — приложение-антистресс для корпоративного мира

Приложения — это удобно и привычно. Не нужно звонить в диспетчерскую службу, чтобы вызвать такси; любую вещь можно заказать с доставкой на дом; а чтобы оплатить услуги, достаточно пары кликов в личном кабинете. Рабочие задачи можно решать так же легко с помощью приложения. 

EmployeeGate — портал самообслуживания по кадровым процессам. В нём можно согласовать отпуск или командировку, внести данные по авансовым отчётам, запросить справки или сообщить об ошибке в документах. Не нужно отвлекаться от работы, идти в кадровую службу и лишний раз беспокоить коллег. Личный кабинет экономит время и позволяет контролировать все процессы — получается быстро и прозрачно.

Приложение интегрировано с системой кадрового учета и расчёта заработной платы — чаще всего 1С ЗУП. Отдел кадров, бухгалтерия, руководители и сами сотрудники получают доступ к информации в браузере или с любого устройства на iOS, Android или Windows. Интерфейс двуязычный — работает на русском и английском языке. Удобно в компаниях, где есть экспаты или зарубежные филиалы. 

Интерфейс приложения EmployeeGate в телефонах на iOS

Удобно всем — сотруднику, руководителю и HR

СотрудникРуководительHR
Получает быстрый доступ к данным из 1С ЗУП — будь то управленческая структура или личная информация. 
Легко подаёт любые заявление — например, на отпуск, командировку или отгул. Всегда в курсе, на каком этапе согласования заявка.
Половину вопросов решает в автоматическом режиме — не нужно идти в кадровую службу и долго ждать ответа.
Отслеживает цепочку согласований и статус по каждому документу.
Видит общую картину и легче контролирует процессы. К примеру, график отпусков, чтобы случайно не отправить отдыхать двух ключевых сотрудников одновременно. 
Не отвлекается на мелкие задачи — информация из системы кадрового учёта выдаётся сотрудникам автоматически. Например, сколько дней отпуска осталось у сотрудника. 
Минимум ошибок, которые нужно править вручную — система автоматически указывает неправильно сформулированные запросы.

Приложение упрощает задачи по кадровым процессам

Личные данные 

Информация из 1С ЗУП синхронизируется с профилем сотрудника. В приложении можно просмотреть данные и отправить запрос в кадровую службу, если обнаружили ошибку или поменяли документы. 

В приложении можно прикрепить скан документов. Обновлённые данные появятся в профиле после внесения изменений в 1С ЗУП 

Справки и документы для сотрудников

Через приложение можно запросить у кадровой службы любую справку: 2НДФЛ, копию трудовой книжки для банка, справку с места работы. Кадровый специалист или бухгалтер получат уведомление и подготовят документ. 

Стандартные отчёты из 1С ЗУП можно получить самостоятельно: общий стаж работы в компании, остаток дней отпуска, расчётный листок и т. д.  

Часть документов сотрудник может получить через приложение самостоятельно — не нужно отвлекать коллег из кадровой службы и долго ждать ответа

Отпуск и отгулы

Приложение упрощает самое сложное в планировании отпуска — долгое согласование с руководителем. 

В личном кабинете сотрудник формирует заявку. Система автоматически проверяет технические ошибки: иногда сотрудники неверно считают дни отпуска из-за праздников, или в компании нельзя взять отпуск меньше, чем на три дня. Никакие заявления переписывать не нужно — исправить данные можно в приложении.

Сформированное заявление уходит на согласование руководителю. Приложение показывает, на каком этапе оно находится. После того, как заявление согласовано, оно уходит в работу кадровому специалисту и автоматически проводится в системе. Сотрудники получает уведомление, что отпуск согласован.

Оперативный календарь подчинённых

Функция удобна для больших подразделений. Когда руководителю приходит запрос на отпуск, нужно убедиться, можно ли отпустить сотрудника — не уходит ли в это время коллега, который его замещает. Можно посмотреть пересечения в оперативном календаре и решить, одобрить ли отпуск. 

В оперативном календаре руководитель видит загрузку команды: кто из сотрудников отсутствует или выходит в нерабочее время

Командировки

Заявки на командировке также можно создавать в приложении — они отправляются на согласование руководителю и затем в кадры для оформления:

Авансовые отчёты

О расходах можно отчитываться сразу в личном кабинете: приложить сканы или фото подтверждающих документов и заполнить таблицу с необходимой информацией. Отчёт попадёт в бухгалтерию, не нужно ничего отправлять по почте. 

Все формы можно настроить в личном кабинете — будут такими, какие нужны компании 

Личный кабинет для рекрутинга

Доступ к личному кабинету можно открыть кандидатам, чтобы автоматизировать процесс: упростить обмен данными, отразить оценки и результаты тестирования. 

Продолжаем развивать приложение. Следующий этап — переход на электронный документооборот

Мы работает над тем, чтобы сделать приложение удобнее и подключаем новые функции. Следующий этап — переход на кадровый электронный документооборот. Это пилотный проект в рамках личного кабинета сотрудника, чтобы отказаться от бумаг и подписывать документы электронными цифровыми подписями. 

ЭДО упрощает жизнь кадровой службе и руководителям: снижается количество ошибок в документах, меньше времени уходит на согласование, контролировать процессы проще. 

Удалённым сотрудникам не нужно приезжать в офис, чтобы уладить кадровые вопросы — всё можно решить дистанционно с помощью электронной подписи.

Если перевести большую часть документов в электронный вид, снижаются расходы на обслуживание архива и канцелярию. 

Подключайтесь к тестированию проекта — отдел по работе с персоналом скажет спасибо.  

Резюмируем

Личный кабинет делает работу удобной и прозрачной. Особенно для компаний со штатом 100+ человек и филиалами по России и миру. 

Не нужно вести дискуссии в почте, переписывать заявления и лишний раз ходить в кадровую службу. Документы не теряются: руководители и сотрудники видят статус заявок и получают уведомления, если что-то забыли отправить или согласовать. Когда процессы понятны, ими легко управлять.  

Занимайтесь классными проектами, а рутину оставьте приложению. UCMS Group поможет с внедрением: читайте об услуге EmployeeGate.

Cases

Every year we are expanding our cooperation, because we are very satisfied with the quality of services

Walter

All the people whom I had to deal with during the work are, first of all, professionals

Master Grib

How does Russian IKEA use payroll outsourcing?

IKEA

L’Oréal recommends HR outsourcing

L’oreal

My understanding of the ideal provider completely coincides with your company.

Smart Digit

One of the advantages of UCMS Group is that you really try to do the right service, to be a partner

Levi's

Our goal was to outsource everything, even storage of labor books

Smart Engines

Our position is that the better the outsourcer works, the less often we remember about him

SNF Vostok

Outsourcing is not our job, not our business and we cannot do your job better than you

Gefco

Outsourcing is very convenient for the chief accountant

Yamaha
All cases