Как упростить учет рабочего времени с помощью портала табельщиков

Как упростить учет рабочего времени с помощью портала табельщиков

Рассказываем об инструменте для производственных компаний: долой таблицы Excel, обработку данных вручную и ошибки в расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени — документ, который помогает правильно рассчитать зарплату сотрудников, учесть все смены, больничные, переработки или невыходы на работу. Собрать данные об отработанных часах сотен сотрудников — личный квест кадровой службы. Особенно, если табели учета заполняются по старинке — в таблице Excel или на бумаге.

В статье рассказываем, как автоматизировать процесс и сделать расчет заработной платы прозрачным с помощью портала табельщиков. 

Главная проблема в учете рабочего времени — собрать корректные данные в срок

Самые частые причины:

  1. Нет удобной формы, чтобы вносить рабочие часы
    Заполнять тяжеловесные таблицы Excel неудобно. Сложно адаптировать форму под потребности компании, ограничить доступ к отдельным данным, а сверять фактические часы с запланированным графиком нужно вручную. Это отнимает много времени.
  2. Сотрудники забывают вносить данные в срок 
    Приходится постоянно напоминать — это тормозит расчеты. 
  3. Из-за невнимательности появляются ошибки 
    С табелем работают несколько сотрудников — сами табельщики и кадровые специалисты. Из-за человеческого фактора ошибиться в данных легко. Найти все недочеты, если перепроверять табель вручную, практически невозможно. 
  4. Если не успели собрать данные к концу месяца, в следующем нужно пересчитывать зарплату
    Все неточности в расчетах, неучтенные больничные или часы, которые не внесли в срок, нужно корректировать в следующем месяце. При таком сценарии ежемесячно подавать точные данные невозможно.   

Упростить расчет заработной платы и работу кадровой службы поможет портал табельщиков

Портал табельщиков — инструмент в 1С ЗУП, с помощью которого можно создавать табель учета рабочего времени в автоматическом режиме. На основе рабочего графика сотрудника и информации о больничных, отпусках, командировках из документов в 1С формируются справочный и основной табели. 

Табельщики могут вручную вносить корректировки в справочный табель, если сотрудник берет больничный, меняется сменой, не выходит на работу или любым другим образом отклоняется от запланированного графика. В конце месяца данные о фактически отработанном времени отправляются в кадровую службу. 

Программа автоматически сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения — допустим, в основном табеле у сотрудника запланирован рабочий день, а в справочном отмечен отгул. HR-менеджер связывается с табельщиком, уточняет причину расхождений и выбирает, какие данные учитывать при расчете заработной платы.

Вносить данные на портале табельщиков удобнее — большая часть работы автоматизирована

  • В рабочем пространстве только нужная для работы информация Табельщик видит в системе список сотрудников, рабочее время которых учитывает, остальное — скрыто. Лишние данные не отвлекают от работы и не путают.
  • Можно ограничить срок сдачи табеля Специалист кадровой службы может установить дедлайн, позже которого табельщик не сможет вносить изменения. Такой подход дисциплинирует и приучает предоставлять данные вовремя. 
  • Портал автоматически находит расхождения в графике Специалистам кадровой службы не нужно сверять данные вручную и искать ошибки. Остается только связаться с табельщиком и уточнить, откуда возникли расхождения. 
  • Возможно синхронизировать портал табельщиков и СКУД Если на предприятии установлена система контроля и управление доступом, портал можно настроить таким образом, чтобы данные о нахождении сотрудника на рабочем месте учитывались в табеле. 
    UCMS Group готовы внедрить портал табельщиков — понадобится от двух недель. О том, как мы построим работу, читайте на странице услуги или свяжитесь с нами — вместе обсудим детали и договоримся о дальнейших шагах.
Cases

Every year we are expanding our cooperation, because we are very satisfied with the quality of services

Walter

All the people whom I had to deal with during the work are, first of all, professionals

Master Grib

How does Russian IKEA use payroll outsourcing?

IKEA

L’Oréal recommends HR outsourcing

L’oreal

My understanding of the ideal provider completely coincides with your company.

Smart Digit

One of the advantages of UCMS Group is that you really try to do the right service, to be a partner

Levi's

Our goal was to outsource everything, even storage of labor books

Smart Engines

Our position is that the better the outsourcer works, the less often we remember about him

SNF Vostok

Outsourcing is not our job, not our business and we cannot do your job better than you

Gefco

Outsourcing is very convenient for the chief accountant

Yamaha
All cases