Ошибки кадровика при ведении кадровых документов: антирейтинг кадровых решений

Ошибки кадровика при ведении кадровых документов: антирейтинг кадровых решений

Без кадрового делопроизводства не может функционировать компания, где есть хотя бы один сотрудник. Но так как этот процесс напрямую не влияет на прибыль, на него обращают внимание в последнюю очередь. Это приводит к сложностям при проверках, штрафам и трудовым спорам.

Например, по данным Верховного суда, в 2021 году было рассмотрено 200 тысяч дел в сфере защиты трудовых прав, было удовлетворено 96% требований об оплате труда и 53% — о восстановлении на работе.

Не автоматизировать

Конечно, на первом месте — автоматизация, точнее, её отсутствие.

Разберём на нескольких примерах:

  1. Разработка шаблона трудового договора в «1С:ЗУП» занимает 2–4 часа, подготовить один трудовой договор вручную — 30 минут. В итоге настроенный шаблон оправдает затраты времени уже через 8 договоров. Но главное — ошибок станет меньше.
  2. Для оформления больничного кадровику нужно получить лист нетрудоспособности от сотрудника, внести данные в фонд социального страхования, рассчитать величину выплат. В «1С:ЗУП» этот процесс полностью автоматизирован, информацию о нетрудоспособности можно напрямую получить из ФСС и тут же подтянуть данные о сотруднике. При этом, если больничный наложится на отпуск, программа сразу проинформирует.
  3. Ведение табельного учёта в бумажном журнале или в Excel-таблице неизбежно приведёт к ошибкам, особенно в производственных компаниях с сотнями сотрудников. Модуль «Портал табельщика» в «1С: ЗУП» можно синхронизировать со СКУД, и данные о выходе работника будут автоматически поступать в систему. Плюс программа сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения.

Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников кадрового отдела, экономит время и сокращает ошибки.

Работать на старой версии «1С:ЗУП»

Поддержка редакции 2.5 «1С ЗУП КОРП» действует ограниченно до 2023 года, потом в системе не будут обновляться формы регламентированной отчётности в соответствии с законодательством. А значит — все изменения разработчикам нужно будет дописывать вручную, создавая «костыли» для программы.

То есть переходить в любом случае придётся, но мы не рекомендуем ждать до последнего.

Переход на «1С ЗУП» 3.1 — это довольно длительный и сложный процесс, особенно если есть много доработок и надстроек под бизнес-процессы компании. Но затраты точно окупятся, потому что «тройка» работает корректнее, например, можно запускать перекрёстные проверки.

По нашему опыту переход на новую версию может решить до 80 % проблем в КДП.

Не использовать личные кабинеты сотрудников

После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.

Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.

Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы

Отдавать ведение КДП бухгалтеру или расчётчику заработной платы

В небольших компаниях кадровый документооборот достаётся в нагрузку специалисту по расчёту заработной платы, бухгалтеру или даже специалистам из HR, которые занимаются рекрутингом. Обычно так делают, когда для отдельного кадровика недостаточно задач.

Но объединение функций — не выход, потому что ведение КДП по всем правилам — сложная и трудозатратная работа, в которой нужно разбираться. Лучше взять кадровика на полставки или подумать об аутсорсинге.

Не проводить кадровые проверки

Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.

Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.

Когда особенно стоит задуматься об аудите:

  • долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
  • была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
  • несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.

Не вести воинский учёт

Вести воинский учёт — обязательно, но, по нашим данным, его ведут только четверть компаний.

Да, военкомат не может заблокировать счёт, как налоговая, но может инициировать проверку прокуратуры. Штрафы за ошибки в воинском учёте были небольшие, но сейчас они растут.

Это муторная и сложная работа, потому что воинский учёт ведут по месту прописки ваших сотрудников, то есть одному кадровику иногда приходится общаться с десятком военкоматов. Но гарантируем — вести воинский учёт регулярно гораздо легче, чем собирать информацию разом перед проверкой.

Эта одна из тех задач, которую логичнее всего отдать на аутсорсинг.

Не анализировать возможность перехода на аутсорсинг

Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. Так что, если сравнить затраты на кадровика и стоимость аутсорсинга, то можно сэкономить до 20% в месяц.

Плюс штатный сотрудник не может знать всех нюансов, например, как действовать в случае сложных увольнений. Аутсорсинговая компания регулярно решает кадровые задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными и в срок.

Итог

Главная ошибка при ведении КДП — не оптимизировать процессы и закрывать глаза на нарушения. Когда в компании нет единых правил заполнения документов, нет экспертизы в сфере кадрового делопроизводства и никто не следит за изменениями в законодательстве, это рано или поздно приведёт к проблемам. Ведь на основании кадровых документов рассчитывается зарплата и другие выплаты, это влияет на общую прибыль компании и удовлетворённость сотрудников.

Понимаем, что сразу исправить всё не получится, но попробуйте исправить хотя бы один пункт, постепенно у вас получится наладить КДП внутри вашей компании.

Автор: Наталия Аленичева, директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования компании UCMS Group подготовила антирейтинг решений при ведении КДП, которые чаще всего допускают в компаниях.

Cases

Every year we are expanding our cooperation, because we are very satisfied with the quality of services

Walter

All the people whom I had to deal with during the work are, first of all, professionals

Master Grib

How does Russian IKEA use payroll outsourcing?

IKEA

L’Oréal recommends HR outsourcing

L’oreal

My understanding of the ideal provider completely coincides with your company.

Smart Digit

One of the advantages of UCMS Group is that you really try to do the right service, to be a partner

Levi's

Our goal was to outsource everything, even storage of labor books

Smart Engines

Our position is that the better the outsourcer works, the less often we remember about him

SNF Vostok

Outsourcing is not our job, not our business and we cannot do your job better than you

Gefco

Outsourcing is very convenient for the chief accountant

Yamaha
All cases