Рассказываем на примере российского подразделения международной группы, как устроен полный аутсорсинг бухгалтерии — от операционного учета до функции главного бухгалтера и подготовки международной отчетности.
О компании:
Сотрудничество началось в 2010 году: российское подразделение международного производителя оборудования для упаковки продуктов передало на аутсорсинг кадровое делопроизводство и расчет зарплаты для двух юридических лиц. Бухгалтерский учет на тот момент оставался внутренним.
В 2016 году головной офис решил перевести учет всех компаний группы на аутсорсинг в рамках глобальной комплаенс-политики. Для крупных международных групп это стандартная практика: внешний провайдер обеспечивает независимость, конфиденциальность данных и единые стандарты отчетности.
Российское подразделение продолжило сотрудничество с UCMS Group как с проверенным партнером. При этом два специалиста из внутренней бухгалтерии клиента присоединились к нашей команде и продолжили вести свои участки. Для клиента было важно сохранить привычные условия труда для сотрудников, которые проработали в компании более 10 лет. Кроме того, их глубокое знание внутренних процессов помогло нашей команде быстрее погрузиться в специфику проекта.
В том же 2016 году команде UCMS Group была передана функция главного бухгалтера.
Нина Киселева, руководитель проектов UCMS Group:
«При подборе специалистов на проект был важен не только опыт в нужных участках учета, но и понимание специфики отрасли, а также хороший английский язык для общения с контролерами из европейских офисов».
UCMS Group ведет полный бухгалтерский учет по всем трем российским юридическим лицам клиента — от фиксации первичных документов до подготовки обязательной отчетности по РСБУ.
Ниже — примеры отдельных участков работы.
Товар и таможенные декларации. Компания регулярно импортирует комплектующие, поэтому важно обеспечивать полное соответствие физического движения товара данным учета, корректно отражать таможенные пошлины, НДС при ввозе, вести работу с вендорами и акты сверки.
Авансовые отчеты. Сотрудники клиента самостоятельно вносят данные в специальную программу. Наша задача — проверить правильность выбранных статей затрат и корректность выгрузки в SAP B1. При изменениях в системе часто возникают ошибки, которые требуют ручной корректировки.
Работа с банком и поставщиками. Обработка счетов, актов, платежных поручений, разнесение банковских выписок, валютный контроль, сопровождение кредитных линий и регулярные сверки с контрагентами.
Реализации товаров и услуг, в том числе в страны ЕАЭС и другие страны вне России, а также внутригрупповые операции со сложным порядком документооборота, согласований и налогообложения.
Еще одна специфическая для этого проекта задача — подсчет курсовых разниц. Глобальная группа использует внутренний курс, который рассылается всем юрлицам ежемесячно и всегда отличается от курса ЦБ. По валютным поставщикам, покупателям и банковским операциям возникает курсовая разница, которую нужно корректно отражать в учете и обосновывать при необходимости.
Основной учет ведется в «1С:Бухгалтерии». Для оперативной работы, выставления счетов и международной отчетности используется SAP Business One (SAP B1). Наша команда участвовала в рабочей группе по настройке и запуску автоматической двусторонней интеграции между системами. Сейчас данные синхронизируются каждые пять минут.
Ежедневно мы контролируем передачу данных: проверяем мэппинг проводок, выявляем и устраняем ошибки самостоятельно или совместно с разработчиками.
Раз в месяц проводим сверку баз по ключевым счетам (остатки на складе, поставщики, покупатели, баланс, P&L), раз в квартал — детальную сверку с разбивкой по субсчетам и статьям затрат.
Задачи главного бухгалтера — это не только контроль качества работы команды, но и постоянная методологическая поддержка. Например: как квалифицировать входящий инвойс с точки зрения НДС, будет ли компания выступать налоговым агентом, как провести нестандартную интеркомпани-операцию или выстроить матрицу затрат. Такие вопросы возникают регулярно и требуют анализа, оценки рисков и обоснованного решения.
Отдельная часть работы — взаимодействие с финансовой службой клиента, включая запросы от контролеров из головного офиса. Запросы поступают регулярно и часто требуют быстрой реакции: это могут быть вопросы по текущим операциям, подготовка пояснений для головного офиса, участие в изменении бизнес-процессов, влияющих на учет, или разбор нестандартных ситуаций.
Помимо российского бухгалтерского учета по РСБУ, мы активно участвуем в подготовке международной отчетности для головной компании группы. Помимо основных отчетов, в работу входит сверка балансов между юрлицами группы и ведение договоров по проектам реализации — задача, которая формально относится к коммерческому блоку, но на практике выполняется бухгалтерией.
Для закрытия международной отчетности используется пять взаимосвязанных программ: данные последовательно выгружаются из одной в другую и в итоге консолидируются в финальной системе. При этом одно из юридических лиц работает только в «1С:Бухгалтерии» без интеграции с корпоративными системами, поэтому данные при закрытии нужно переносить вручную.
Компания ежегодно проходит два типа аудита бухгалтерской отчетности: российский по РСБУ и международный от аудиторов головной компании группы. За годы сотрудничества все проверки проходили в штатном режиме, без критических замечаний и выездных налоговых проверок.
Замечания аудиторов — часть стандартного процесса улучшения учета и внутренних процедур. Один из примеров касался незавершенного производства: аудиторы обратили внимание, что часть операций закрывалась с задержкой из-за несвоевременного поступления документов от компаний группы. Для решения проблемы команда выстроила более четкий процесс взаимодействия с внутренними компаниями: согласовали сроки передачи документов и настроили регулярную коммуникацию. К следующему аудиту процесс закрытия незавершенного производства был полностью стабилизирован.
Нина Киселева, руководитель проектов UCMS Group:
«Я могу сказать, что это действительно необычный проект. С одной стороны, здесь очень сложный бухгалтерский учет с интеграцией нескольких систем, интеркомпани-операциями и многоуровневой управленческой отчетностью. С другой — это компания, в которой практически нет текучки, сотрудники работают по 15–20 лет, и чувствуется, что клиент действительно заботится о своих сотрудниках и поддерживает их, и эта поддержка взаимна. Интересно видеть, как выстраивают такие процессы».
Десять лет совместной работы — это не просто длинная история сотрудничества. Это накопленный контекст: понимание внутренних процессов, отраслевой специфики, корпоративной культуры клиента. Именно он позволяет провайдеру не просто вести учет, но и предвосхищать проблемы, быстро реагировать на нестандартные ситуации и поддерживать качество без постоянного контроля со стороны клиента.
Другие кейсы
