Автоматизация выгрузки 30+ отчётов в «1С:ЗУП» для гостиничного бизнеса

Период расчета зарплаты — один из самых напряженных в месяце. Важно не только корректно выполнить расчет, но и подготовить пакет отчетности для бухгалтерии и руководителей подразделений. И чем больше отчетов, тем выше вероятность ошибок при их ручной выгрузке из зарплатно-кадровой системы. В этом кейсе рассказываем, как настроили массовую выгрузку отчетности из «1С:ЗУП».

Исходная ситуация: аутсорсинг расчета зарплаты и более 30 отчетов к закрытию месяца

Компания, управляющая отелем, передала расчет заработной платы на аутсорсинг в 2018 году. При расчете учитывалась специфика гостиничного бизнеса: сменные и ночные графики, распределение сотрудников по подразделениям, отдельные виды начислений, учет питания. 

При численности около 50 сотрудников клиент запрашивал больше 30 отчетов к закрытию каждого месяца. Отдельные расчетные листки и ведомости требовались по каждому отделу отеля. Дополнительно формировались сводные отчеты по всей компании — по начислениям и удержаниям, налогам и страховым взносам, резервам на оплату труда, среднему заработку.

Для формирования каждого отчета специалист открывал форму в «1С:ЗУП», выбирал период, подразделение, формат выгрузки и корректное название файла. Главный риск ручной выгрузки был не в затратах времени, а в вероятности ошибок:

• Неверный период. Если в системе остался открытым отчет за март, при формировании данных за сентябрь можно не заметить, что параметр не изменен.
• Неверная версия отчета. Один и тот же отчет существовал в нескольких форматах — например, анализ зарплаты по сотрудникам или за период в целом. При большом объеме легко открыть не ту версию.
• Несоответствие требований бухгалтерии к формату. Даже если данные корректны, неправильный формат файла требовал пересборки.

Специалисты по расчету UCMS Group отслеживали ошибки до передачи отчетности клиенту. Но команда понимала: если отчетность формируется регулярно и по утвержденному перечню, процесс можно автоматизировать.

Решение: автоматизированная массовая выгрузка отчетов в «1С:ЗУП»

Специалисты UCMS Group по собственной инициативе разработали инструмент для автоматической выгрузки отчетов в «1С:ЗУП». 

Светлана Петрова, руководитель проекта UCMS Group:
«Наша команда разработчиков 1С работала над кадровыми проверочными отчетами — это инструменты для контроля качества, которые автоматически находят ошибки и расхождения в данных. И в процессе этой работы ребятам пришла гениальная идея автоматизировать и массовую выгрузку отчетов для клиента».

В список вошли отчеты для управленческого контроля, сверки с бухучетом, проверки налогов и взносов, контроля резервов. Перечень отчетов формируется под конкретного клиента и при необходимости корректируется.

Примеры отчетов для этого проекта: 

• расчетные листки по каждому подразделению — для передачи руководителям отделов;
• расчетные и аналитические ведомости по всем отделам;
• анализ заработной платы по сотрудникам и по организации в целом;
• отчеты для проверки расчета страховых взносов и налогов;
• сводные отчеты по начислениям, удержаниям и выплатам;
• отчеты по резервам на оплату труда (остатки и обороты, детализация по сотрудникам);
• отчеты по среднему заработку — для отпусков, командировок, увольнений и других.

Теперь при закрытии месяца специалист выбирает расчетный период и запускает обработку. Система автоматически формирует все отчеты с корректными параметрами: выбирает нужные подразделения и сотрудников, применяет правильный формат выгрузки, присваивает файлам корректные названия.

Если у клиента меняется структура подразделений или требования к отчетности, список легко редактируется без изменения логики автоматизации.

Решение сначала протестировали на нескольких клиентских базах, а после постепенно внедрили для всех специалистов по расчету заработной платы.

Автоматизация повторяющихся операций актуальна как для внутренней команды, так и при работе с форматом аутсорсинга или аутстаффинга. 

Выгрузка отчетов — только один из примеров того, как небольшие доработки делают процессы стабильнее. Команда UCMS Group постоянно ищет возможности упростить рутинные операции: массовые перерасчеты документов в «1С:ЗУП», автоматические доплаты до оклада, система «4 глаза» для контроля — все эти решения снижают зависимость от ручной работы и повышают качество процессов. 

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться