Бюджетирование затрат на персонал часто ведут в Excel, даже когда в компании уже есть зарплатная система. Данные приходится выгружать вручную, сводить в таблицах, проверять формулы и повторять все заново при каждом изменении вводных. Чем активнее компания планирует — больше сценариев, больше вакансий, больше управленческой отчетности — тем ощутимее становятся трудозатраты.
Рассказываем, как производственная компания перешла от таблиц к модулю бюджетирования в «1С:ЗУП» и что это дало в работе.
Контекст
Клиент UCMS Group c 2022 года
- Производство мебели, окон и различных систем для дома
- Два юридических лица
- 350+ сотрудников
Что самое важное в подрядчике:
- Экспертиза в
бюджетиро
вании
- Доработка решений
под
потребности компании
- Опыт автоматизации
в «1С:ЗУП»
Аутсорсинг
- Кадровое делопроизводство
- Расчет заработной платы
Внедрение
- Модуль бюджетирования затрат на персонал в «1С:ЗУП»
Сроки внедрения Исходная ситуация: бюджетирование в Excel и изменения в учете
Расчет зарплаты и кадровое администрирование с 2022 года ведут специалисты UCMS Group. Бюджетирование затрат на персонал оставалось на стороне клиента и велось в Excel.
Чтобы получить актуальный бюджет, приходилось выгружать данные из «1С:ЗУП» и вручную сопоставлять их с бюджетной моделью через сводные таблицы и формулы. Пересчитать бюджет в нескольких вариантах, например при разных сценариях индексации зарплат, означало начинать работу заново.
Параллельно компания пересматривала структуру учета — добавляла аналитические разрезы по центрам финансовой ответственности, хотела видеть данные не только в суммах, но и в количестве ставок.
Читайте также: Кейс автоматизации уникальной программы лояльности для этой же компании
Реализация: как устроен модуль бюджетирования
Модуль бюджетирования затрат на персонал — собственная разработка UCMS Group, реализованная как расширение «1С:ЗУП». Расчеты выполняются внутри системы на основе данных по сотрудникам, штатному расписанию, окладам, премиям, налогам и страховым взносам.
Функциональность модуля настраивается под потребности компании. Для этого клиента в модуле учитывали следующие особенности.
- Равномерное распределение затрат. Компания закладывает годовую сумму расходов и распределяет ее равномерно по месяцам без привязки к фактическим датам выплат премий и отдельного планирования отпускных. Модуль настроен под эту логику: для каждой статьи задаются формулы, суммы рассчитываются и равномерно раскладываются по периодам. Отклонения фактических выплат от плана видны при сравнении план-факт.
Для сотрудников со сменным графиком и почасовой оплатой используется среднегодовое количество часов, что позволяет планировать фонд оплаты труда без помесячных колебаний.
- Аналитика по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Доработали аналитические разрезы по ЦФО с учетом особенностей двух юридических лиц и настроили привязку вакансий к ЦФО. Настроили разные версии отчетности: для внутреннего анализа формируется детальный отчет, для контроллинга — свернутый, без детализации по начислениям.
- Планирование изменения штата. Компания активно планирует рост: в бюджете закладывается 40–50 вакансий. Для каждой незакрытой позиции модуль рассчитывает планируемые затраты на год — оклад, налоги, премии. Эти данные используются в работе по подбору: рекрутеры видят плановые затраты на конкретную позицию.
- Планирование переменных расходов. Командировки, юбилейные премии и другие разовые выплаты сложно предсказать точно. Компания закладывает их как процент от фонда предыдущих периодов — этот показатель настраивается в системе. Для статей с исторически понятной динамикой можно использовать алгоритм расчета по фактическим данным: модуль берет начисления за прошлые периоды и использует их как базу для планирования.
После настройки модуля провели обучение: показали, как формировать отчеты, пересчитывать сценарии, вносить новые вакансии. Логика работы с модулем оказалась понятной — но пересчет бюджета происходит раз в год, и каждый раз нужно заново вникать в настройки, проверять входные параметры, учитывать новые статьи. Поэтому расчет бюджета клиент передает специалистам UCMS Group.
Елена Терехина, программист-разработчик UCMS Group:
«Теперь специалисты могут оперативно учитывать информацию для бюджетирования даже в последний момент. Например, в последний раз за четыре часа успели забюджетировать 20 новых вакансий и пересчитать данные для нового обособленного подразделения. В Excel такой сценарий занял бы несколько дней».
Результаты
- Расчет бюджета сократился с нескольких дней до нескольких часов.
- План-факт анализ формируется в «1С:ЗУП» без дополнительной обработки данных.
- Доступна детализация в разных разрезах — от уровня организации до отдельных позиций.
- Можно параллельно рассчитывать несколько сценариев бюджета: изменение ключевых параметров автоматически пересчитывает зависимые показатели.
С момента внедрения в 2022 году компания ведет бюджетирование в модуле — и система продолжает развиваться. Новые алгоритмы, которые UCMS Group разрабатывает для других клиентов, при необходимости добавляются и в эту конфигурацию — без переработки архитектуры и без простоев.
Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам
Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться.
