Бывают задачи по автоматизации, которые нельзя решить типовым внедрением. Так происходит, когда нужно учитывать много переменных: нестандартные расчеты, несколько систем и подрядчиков, данные в разных базах, юридические тонкости. Чтобы все это работало, нужно разбираться, как устроены бизнес-процессы в конкретной компании, и учитывать технические ограничения.
Один из таких кейсов — проект для международной компании, которая занимается разработкой систем для строительства и мебельной промышленности. Мы уже оказывали клиенту услуги по расчету заработной платы и кадровому учету, в том числе поэтому, когда появилась задача автоматизировать нестандартную бонусную программу для внешних монтажников, ее доверили нам. Ниже рассказываем, как мы это сделали.
Компания производит окна, мебель и комплектующие. Один из ключевых каналов сбыта — партнеры-монтажники, которые предлагают продукцию напрямую клиентам. Для монтажников действует собственная бонусная программа: если клиент покупает продукцию, монтажник получает вознаграждение.
Модель выплаты бонусов к компании сложнее обычных. Чаще всего бонусная программа состоит из выплаты фиксированного процента от продаж. В этой компании учитывают общую стоимость проданных товаров, территорию продажи, сертификацию монтажника и другие параметры. Такая программа лояльности помогает фокусировать усилия партнеров на развитие нужных продуктовых направлений вместо продажи самых выгодных позиций.
Автоматизация подсчета и отображения бонусов была реализована в системе Pradata (SPOT2D) и других системах. Требовалось настроить интеграцию этих систем с 1С: разработать расширение для 1С, которое собирает данные из внешних систем, автоматически сопоставляет их, рассчитывает бонусы и передает готовые результаты обратно.
Что нужно было учесть:
«При работе над этим проектом нужно было точно понимать, какие выплаты оформляются, кто выступает налоговым агентом, как оформлять документы. То есть от нас требовалось сочетание глубокой финансово-технологической экспертизы и четкого понимания всех кадровых и налоговых нюансов. Поэтому на проектах внедрения в UCMS Group всегда совместно работают специалисты по IT, кадрам и бухгалтерии» — программист-консультант 1С.
На первом этапе мы разбирались, как устроена текущая схема расчета бонусов и какие данные участвуют в расчетах. Типовые решения здесь не подходили — приходилось подстраиваться под реальные процессы клиента и их особенности. К тому же в этом проекте мы впервые столкнулись с системой Pradata, которую обычно применяют в дистрибуции.
«Если вспоминать уникальные характеристики и задачи этого проекта, то мы встретились с проблемой регулярного изменения цен на продукцию клиента.
Цены — один из факторов расчета итогового бонуса. Их изменение вело к тому, что в системе должно быть меньше фиксированных значений, а данные она должна подгружать из других источников. При этом в самих источниках информацию должны регулярно обновлять, чтобы система корректно рассчитывала бонусы» — программист-консультант 1С.
Текущие системы, которые использовали для расчета бонусов, поддерживали другие подрядчики. Мы не имели к ним прямого доступа, поэтому часть процессов приходилось согласовывать дополнительно — это увеличивало время на реализацию.
Также мы столкнулись с техническими ограничениями внешних API. Они предоставляли данные только за фиксированные периоды, не позволяя запрашивать необходимую историю без ручных обращений.
→ Автоматический расчет и удержание НДФЛ
Компания выплачивала средства третьим лицам — и потому потребовалась отдельная доработка системы для корректного удержания 13% НДФЛ. Это типовой функционал при расчете зарплат, но здесь требовалось перенести логику на операции по бонусным выплатам.
→ Гибкий механизм сгорания бонусов
Была реализована сложная логика сгорания бонусов — 90 дней, если монтажник не вывел средства. При этом каждая заявка на вывод продлевала срок на 14 дней. Даже если эта заявка не была выполнена, система сохраняла бонусы.
→ Публикация собственного API
Чтобы монтажники могли видеть актуальную информацию о своих бонусах в личных кабинетах, мы разработали и опубликовали собственное API. Теперь оно передает данные о текущих начислениях и их истории.
→ Многоступенчатое обновление данных о продажах
Мы ежедневно получаем данные по продажам и корректировки на предыдущие 7, 10 и 14 дней. Эта подсистема помогает оперативно выявлять и корректировать несоответствия, связанные, например, с возвратами товаров.
→ Ручные инвентаризации
Ответственные за работу системы в любой момент могут провести инвентаризацию вручную и получить данные по монтажникам. Доступна выгрузка данных по конкретным монтажникам и по всем сразу.
В феврале 2023 года система перешла в статус активной эксплуатации — через нее проходят все выплаты, связанные с бонусной системой для монтажников. На текущий момент в программе зарегистрировано 3000 участников.
Ежемесячно система обрабатывает продажи более чем по тысяче позиций и формирует порядка 300 платежных поручений на выплату бонусов. Это требует внимания и контроля: нужно проследить, что все данные переданы корректно.
Изначально этот контроль мы взяли на себя: наши специалисты целиком отслеживали результаты работы системы и отслеживали каждую операцию. Постепенно мы отошли от контроля над системой. Сейчас со стороны консалтинга UCMS Group над проектом работает только один человек — он выполняет задачи поддержки.
Клиент получил полностью автоматизированный расчет вознаграждения для партнеров-монтажников. Система помогла снизить трудозатраты и минимизировать ручные операции при расчетах и выплатах.
Ключевые итоги проекта:
→ Решены нетиповые методологические и технические задачи. Успешно проработаны и реализованы сложный многофакторный расчет бонусов, интеграция с распределенной ИТ-инфраструктурой клиента и решение бухгалтерских нюансов, связанных с удержанием НДФЛ с выплат третьим лицам.
→ Система эффективно обрабатывает большие объемы данных. В ней ежемесячно проходит 300 выплат по базе в 3000 участников программы.
Другие кейсы
