Экстренное внедрение «1С:ЗУП» за два месяца, вместо обычных девяти

В 2022 году мы выиграли тендер на расчет зарплаты и внедрение зарплатно-кадровой системы «1С:ЗУП 8.3»  для крупной производственной компании. Но из-за внешних обстоятельств внедрять систему пришлось всего за два месяца вместо запланированных девяти. Как справилась команда, рассказывает директор по продажам UCMS Group Екатерина Меньшикова.

Ситуация. «Ни одна инхаус-команда не потянула бы такой резкий переход на новую систему» 

В конце 2022 года клиентом UCMS Group стал филиал международного производственного холдинга со штаб-квартирой в Европе. Общая численность сотрудников — 1000 человек.
У клиента было две системы: SAP для расчета зарплаты и «1С:ЗУП 2.5» для подготовки отчетности по кадровому делопроизводству. Вместо них требовалось внедрить единую систему «1С:ЗУП 8.3». 
Расчетное время перехода в подобных случаях — 6–9 месяцев из-за обилия доработок и печатных форм, управленческих отчетов. Старт проекта по внедрению наметили на середину 2022 года, а расчет зарплаты планировалось начать в начале 2023 года.

Екатерина Меньшикова:
«В первом квартале 2022-го клиент обратился к UCMS Group, чтобы мы оценили стоимость экстренного перехода — на случай ухода глобального провайдера и отключения от SAP в связи с серьезным изменением внешнего контекста. Мы со своей стороны представили возможный план действий и подтвердили нашу готовность оказать полную поддержку. 
В итоге именно экстренный переход и стал нашей реальностью: клиент получил официальное уведомление от провайдера о прекращении контракта в ближайшее время и невозможности продолжать работу в системе SAP. На внедрение новой системы оставалось всего 2 месяца.
И мы, и клиент четко понимали, что внедрять придется «полуголую» систему, в спешке и с привлечением незапланированных ресурсов. 
Очевидно было и другое: ни одна инхаус-команда не потянула бы такой резкий переход. У крупного провайдера практически неограниченные возможности по привлечению в проект специалистов нужной квалификации с релевантным опытом работы. А в штат так быстро и на короткий срок нового сотрудника не найти».

Реализация. «Доверие к провайдеру оказалось важным компонентом успеха»

На этапе подготовки к внедрению «1С:ЗУП 8.3». специалисты UCMS Group выявили следующие особенности проекта:

1. Расчетом зарплаты и кадровым делопроизводством занимаются два разных провайдера. Это часть политики компании.
2. Внутренние процессы устроены сложно из-за обилия многоэтапных процедур и согласований. При этом для компании принципиально, чтобы все было идеально с точки зрения комплаенса и в соответствии с внутренними регламентами.
3. В компании действуют более 30 подразделений с большой номенклатурой видов начислений и доплат.
4. Из 1000 работников множество — «нестандартные случаи», для которых законодательством предусмотрены особенности в учете, уплате взносов и исчисления НДФЛ, отчетности и т. д.

Всего за два месяца — в предельно сжатые сроки — специалистам UCMS Group удалось внедрить систему, которую можно было использовать для расчета зарплаты. 
Со стороны заказчика было понимание, что к моменту первого расчета идеальной ситуации ожидать не стоит. Все доработки до полноценной системы будут совершаться поэтапно после завершения экспресс-перехода.
Благодаря вовлеченности клиента и постоянной коммуникации высококвалифицированных project-менеджеров с обеих сторон большинство вопросов решалось в кратчайшие сроки.

Екатерина Меньшикова:
«Доверие к провайдеру оказалось важным компонентом успеха. Если бы клиент поручил нам только расчет зарплаты, а внедрение зарплатно-кадровой системы — другому партнеру, скорее всего, проект не смогли бы реализовать в срок. Увеличение общего числа ответственных сторон всегда усложняет процесс внедрения и изменения чего-либо. 
Кроме того, когда и внедрение, и дальнейший учет ведет одна компания, вся ответственность сосредоточена в одних руках. Для сильного провайдера это преимущество: процесс будет построен быстрее и эффективнее».

Результат: специалисты UCMS Group превзошли ожидания в части сроков и качества внедрения

Внедрили единую зарплатно-кадровую систему — «1С: ЗУП 8.3», которую начали использовать оба провайдера. Эксперты UCMS Group вовремя подготовили базу для корректного кадрового делопроизводства, начисления и выплаты зарплаты, а также сдачи отчетности.

Другие итоги: 

• снижена вероятность ошибок за счет автоматизации и доработок, которые минимизируют влияние человеческого фактора;
• вся система с учетом доработок полностью настроена под требования российского законодательства и потребности бизнеса. Этого не могла обеспечить предыдущая иностранная система;
• по словам заказчика, специалисты UCMS Group превзошли ожидания в части сроков и качества внедрения.

Клиент о проекте:
«Экстренное внедрение показало нам, что мы сделали правильный выбор, доверив UCMS Group такие высокорисковые процессы, как расчет заработной платы и формирование налоговой отчетности.
Особенно мы были впечатлены тем, как технические специалисты, получив от нас выгрузку данных из SAP в формате, кардинально отличающемся от архитектуры 1С, в короткие сроки смогли трансформировать большой массив чувствительных данных в формат, необходимый для использования в новой базе.
Также мы хотим отметить команду методологов, которые в сжатые сроки написали детальные BRR по расчету заработной платы и КДП и параллельно провели аудит наших активностей, который позволил унифицировать, упростить и скорректировать процессы.
На выходе мы получили качественно новый продукт. Мы продолжаем сотрудничество с UCMS Group и сейчас вместе реализуем проект по кадровому аутсорсингу».

Как справится с экстренным внедрением:
советы от клиента

• Будьте включены в проект полностью: оперативно собирайте информацию и максимально полно отвечайте на вопросы подрядчика. 
• Продумайте, как забирать данные из старой системы: какие исторические данные вам понадобятся для перехода, какие — для архива, как их забрать и где хранить.
• Согласитесь на базовый функционал: сведите к минимуму уникальные требования, дорабатывать можно после запуска.
• Готовьтесь, что все будет по-новому: даже стандартные процессы будут выглядеть на экране иначе. Но вы скоро привыкнете. 
• Будьте готовы, что можете не успеть: экстренное внедрение — это всегда риск. Подготовьте запасной вариант. 
• Выберите грамотного подрядчика: рассматривайте не только вендров ПО, но и аутсорсинговые компании. Продумайте, как будете интегрировать нового подрядчика в ваши процессы.

Экстренные ситуации, связанные со срочным внедрением, в текущих условиях случаются нередко. Важно не доводить ситуацию до крайности, вовремя обратиться к опытным профессионалам и оценить все преимущества сотрудничества.