Кейс: как UCMS Group внедрили «1С:ЗУП 3.1», выстроили процессы и прошли проверку СФР

Международная производственная компания с заводом в Подмосковье обратилась в UCMS Group за комплексной поддержкой: нужно было внедрить «1С:ЗУП 3.1» и портал табельщика, а также настроить процессы расчёта заработной платы. Клиенту нужен был партнёр, который не просто выполнит задачи «по списку», а возьмёт на себя ответственность за весь процесс — от аудита прошлых периодов до поддержки в непростых ситуациях, включая проверку СФР.

Как команда UCMS Group справилась с этим вызовом, рассказывает Наталья Купавцева, руководитель отдела обслуживания клиентов.

Первоочередные задачи проекта

Клиент серьёзно подошёл к выбору провайдера: он провел тендер, запросил референсы и поговорил с нашими действующими клиентами, чтобы понять, как на практике построено сотрудничество, и подтвердить свои ожидания от работы с нами.

Изначально перед нами было несколько задач: переход с «1С:УПП» на «1С:ЗУП 3.1», внедрение портала табельщика, расчёт заработной платы и оптимизация процессов. Мы начали проект с перехода на «1С: ЗУП 3.1». Прошлая версия системы учёта была перегружена доработками, кроме того, её поддержка со стороны «1С» была прекращена.  

Как проходило внедрение:

1. Проанализировали бизнес-процессы клиента, провели интервью с сотрудниками отдела персонала и подготовили техническое задание с детальным описанием функционала системы.
2. Определили минимальный объём данных, необходимых для корректного ведения учёта, и запросили их у клиента. Как правило, мы предоставляем шаблоны для выгрузки, но всегда готовы адаптироваться к любому формату данных, удобных клиенту.
3. Настроили прототип системы, который протестировали кадровики и расчётчики UCMS Group. Учли их комментарии и внесли необходимые корректировки. Сам клиент не участвовал в тестировании прототипа.
4. Команда UCMS Group провела параллельные расчёты: начисление зарплаты в новой системе выполнялось одновременно с расчётами в предыдущей программе. Этот этап позволил проверить корректность работы системы, выявить возможные расхождения и оперативно их устранить.

Смена учётной системы — это всегда большая и сложная задача, поскольку невозможно просто перенести данные из одной программы в другую. Каждое решение уникально и включает множество доработок.

Расчёт заработной платы

Проект начался с тщательной подготовки: мы провели интервью с командой клиента, собрали исходные данные, выполнили детальный анализ расчёта заработной платы, существующий в компании, — этот этап мы проводим для каждого нового клиента.

В течение первых трёх месяцев проводились параллельные расчёты. При любых расхождениях находили причины — от ошибок в исходных данных до некорректных настроек — и устраняли их.

Наталья Купавцева, руководитель отдела обслуживания клиентов
Мы начинаем работу в новом сервисе только тогда, когда уверены, что всё работает без сбоев — от расчёта зарплаты и выплаты до закрытия периода и загрузки выписки из банка. Это позволяет сразу обеспечить стабильную и точную работу без ошибок с первого дня.

Передача кадрового и воинского учёта

Изначально кадровое делопроизводство велось внутренними силами команды клиента. Чтобы оптимизировать процессы, компания провела тендер, по результатам которого передала кадровый учёт UCMS Group. На первом этапе наши специалисты работали удалённо — оперативно вели учёт, поддерживали внутренних сотрудников клиента и помогали в решении возникающих вопросов. Позже клиенту потребовался специалист, который мог бы выполнять кадровые задачи непосредственно в офисе в Подмосковье.

Наталья Купавцева, руководитель отдела обслуживания клиентов
Изначально в компании работали два сотрудника в офисе. Мы предложили оптимизировать процесс и перевести все задачи на одного импланта и одного удалённого сотрудника.
В результате за месяц мы закрыли вакансию, что клиента приятно удивило. Новый сотрудник быстро включился в работу и обеспечил стабильное ведение кадрового учёта.

Затем после успешного тендера мы начали вести воинский учёт. До нас им занимался другой провайдер.

Наталья Купавцева, руководитель отдела обслуживания клиентов
Мы провели аудиты, восстановили часть сведений по воинскому учёту, привели в порядок картотеку и закрыли ошибки и несоответствия от предыдущего провайдера.

Внедрили портал табельщика

Часть сотрудников клиента работает на заводе в Подмосковье, и вести табели учёта рабочего времени вручную было неудобно. Чтобы упростить этот процесс и минимизировать ошибки, мы внедрили портал табельщика.

Портал табельщиков — инструмент в «1С: ЗУП», с помощью которого можно создавать табель учёта рабочего времени в автоматическом режиме. На основе рабочего графика сотрудника и информации о больничных, отпусках, командировках из документов в «1С» формируются справочный и основной табели.

Результаты внедрения:

• Внедрили систему табельного учета и запустили портал табельщика, что было важно для клиента.
• Сбор данных о рабочем времени стал проще: портал заменил ручной ввод в Excel, минимизировав ошибки и ускорив процесс.
• Теперь табельщики могут корректировать данные в системе, а кадровая служба получает сверенный и актуальный табель для расчета зарплаты.
• Программа автоматически находит расхождения между плановыми и фактическими часами, что снижает риск ошибок и задержек в выплатах.
• Установлены дедлайны для внесения данных, что позволяет упростить контроль за сроками сдачи табелей.
• Вся информация доступна в одном месте, а кадровая служба тратит меньше времени на сбор и обработку данных

Подробнее о портале табельщика — в этой статье.

Неожиданная проверка СФР и как мы её прошли

Одним из значимых вызовов стала внезапная проверка Социального фонда России (СФР). Она касалась расходов по социальному страхованию за последние три года: два года охватывали период работы предыдущего провайдера, а один год — период работы UCMS Group. Проверка была детальной и требовала оперативной подготовки большого объёма документов.

• За неделю наши специалисты сформировали полный пакет необходимых документов. Команда работала сверхурочно, чтобы подготовить всё в срок.
• За время работы UCMS Group проверяющий не выявил ни одного нарушения.
• Благодаря качественной подготовке и точности расчётов удалось минимизировать штрафные санкции.

Наталья Купавцева, руководитель отдела обслуживания клиентов
Инспектор от СФР проверял всё очень дотошно. Каждый день мы были с ним на связи. Мы подготовили огромный пакет документов для проверки и постарались найти все несоответствия за предыдущие периоды. В итоге компания прошла проверку!

Отзыв клиента о работе с UCMS Group

UCMS Group – компания, которой можно доверять. За несколько лет работы у нас сложился дружный коллектив, состоящий из постоянных сотрудников (это очень важно, когда текучка кадров у провайдера услуг минимальна).

UCMS Group очень клиентоориентированная компания, готовая не только внедрить дополнительные настройки согласно нашим запросам, но также посоветовать и помочь выбрать оптимальный вариант для нас.

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться