Многие международные компании используют сразу несколько систем для управления персоналом. Например, SAP — для глобального кадрового учета, и «1С:ЗУП» — для расчета заработной платы в России. Чтобы все работало корректно, между этими системами должен быть настроен автоматический обмен данными. На практике интеграция часто оказывается сложнее внедрения, особенно если в ведущую систему нельзя вносить изменения.
С такой задачей столкнулось российское подразделение международного производителя шоколада и кондитерских изделий. Клиент решил обновить расчетную систему с «1С:ЗУП 2.5» до «1С:ЗУП 3.1», при этом оставив SAP ведущей системой. Руководитель проектов внедрения Ярослав Чайковский рассказал, с какими ограничениями столкнулась команда UCMS Group при настройке интеграции и какие нестандартные решения позволили решить задачу клиента.
Российское представительство международного производителя шоколада и кондитерских изделий
В компании использовали две системы кадрового учета и расчета заработной платы:
Клиент решил перейти на актуальную версию «1С:ЗУП 3.1», при этом сохранив архитектуру взаимодействия систем.
Мы начали проект с анализа текущих бизнес-процессов и систем клиента: вместе с командой методологов провели интервью с ключевыми сотрудниками, изучили документацию и составили BRR. Business Requirements Review — это рабочий документ, в котором фиксируются особенности процессов и пожеланий клиента и то, как они будут реализованы в «1С:ЗУП». Документ помогает заранее определить, где потребуются доработки, согласовать ожидания и упростить внедрение.
Разобраться в логике интеграции «1С:ЗУП» с SAP оказалось сложнее. На момент начала проекта была информация о том, что обмен с SAP работает в автоматическом режиме. Клиент передал нам регламенты, описания процессов и инструкции по интеграции, но оказалось, что часть описанных процессов устарела.
Ярослав Чайковский, руководитель проектов внедрения:
«Мы проанализировали мегабайты документации на нескольких языках, но пазл не складывался: процессы были описаны фрагментами, многое не совпадало с реальностью. В итоге стало понятно, что обмены автоматизированны в довольно ограниченном объеме, а ошибки при передаче данных сотрудники разбирают вручную».
Внедрение «1С:ЗУП 3.1» шло по стандартному сценарию: команда UCMS Group настроила систему, опираясь на ранее согласованный BRR, и перенесла в нее исторические данные, необходимые для начала расчетов.
После внедрения «1С:ЗУП 3.1» мы приступили к интеграции с SAP, которая должна была обеспечивать четыре потока данных:
| SAP → «1С:ЗУП» | «1С:ЗУП» → SAP |
|---|---|
| Результаты расчетов. |
Главная сложность заключалась в том, что SAP выступала ведущей системой, но любые изменения в логике обмена с ее стороны были невозможны. Если в выгрузке возникали ошибки, дубли или структура данных оказывалась неадаптированной для 1С, команде внедрения приходилось искать обходные решения на стороне «1С:ЗУП 3.1». В итоге для настройки интеграции мы разработали ряд сложных технических решений, которые позволили обеспечить работу обменов в сложившихся условиях.
Третий поток — данные о графиках и фактически отработанном времени — стал отдельной сложной задачей. Компания уже предпринимала попытки автоматизировать учет времени, но они оказались неудачными. На момент старта проекта данных для полноценной автоматизации просто не существовало. Поэтому мы применили временные решения: в «1С:ЗУП» завели виртуальные графики, а фактические данные об отработанном времени ежемесячно загружали вручную через специально разработанный Excel-загрузчик. Этот подход позволил запустить расчеты, но задача системной автоматизации осталась открытой. Сейчас совместно с клиентом мы работаем над следующим этапом — учетом рабочего времени как производственного ресурса. Планируется запустить «Портал табельщика», который позволит автоматизировать подготовку данных об отработанном времени сотрудников с учетом особенностей процессов компании.
Перед запуском специалисты UCMS Group в течение трех месяцев параллельно вели расчет в старой системе и в «1С:ЗУП 3.1». Сначала перенесли и сверили исторические данные, затем помесячно вносили информацию, необходимую для расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, проводили расчеты и сравнивали результаты. Все расхождения отрабатывали вручную: находили причину, устраняли, корректировали настройки.
После запуска в промышленную эксплуатацию команда внедрения продолжила поддерживать систему на период стабилизации: дорабатывала обмены с SAP, устраняла ошибки в расчетах и поддерживала пользователей. Кроме этого, команда UCMS Group готовила внутренних специалистов поддержки клиента, чтобы они разобрались в нетиповых решениях и могли сопровождать систему дальше.
В итоге клиент получил современную систему, которая позволяет стабильно вести расчеты и без срывов формировать отчетность. Кроме этого, внедрение «1С:ЗУП» стало основой для следующего этапа проекта — автоматизации учета рабочего времени как производственного ресурса и запуска «Портала табельщика».
«Проект оказался не похожим ни на один опыт внедрения в нашей практике. Возможно, это один из самых сложных проектов за всю историю нашей компании. Много нетехнических проблем и особенностей процессов приходилось компенсировать уникальными техническими решениями. Но это в итоге позволило получить результат, отвечающий ожиданиям заказчика».
Другие кейсы
