Внедрение EmployeeGate для автоматизации HR-процессов в биотехнологической компании

HR-портал часто воспринимается как решение для крупных компаний. Однако потребность в автоматизации кадровых процессов зависит не только от численности штата, но и от объема операций. Небольшая распределенная команда с большим потоком командировок, согласований и документооборота может испытывать такую же нагрузку, как организация в несколько раз крупнее.

В этом кейсе рассказываем о внедрении личного кабинета сотрудников EmployeeGate для филиала международной компании со штатом около 70 человек.

Задача: максимально автоматизировать рутинные процессы

Международная биотехнологическая компания специализируется на решениях для лабораторной диагностики и производстве медицинского оборудования. Российский филиал насчитывает около 70 сотрудников, но объем документооборота сопоставим с компаниями в несколько раз крупнее. Одна из причин — распределенность команды по всей стране и большое количество командировок.

Ранее все процессы оформлялись и согласовывались через электронную почту. Каждый запрос от сотрудника проходил несколько этапов: сотрудник обращался к HR-директору, тот направлял заявку соответствующим специалистам, которые обрабатывали документы и возвращали результат. Процесс занимал время и требовал постоянного внимания со стороны HR-директора.

Компания хотела перейти к модели, при которой сотрудники смогут инициировать процессы самостоятельно, а система автоматически направит запрос нужным специалистам. Для этого решили внедрять личный кабинет сотрудника EmployeeGate с возможностью электронного подписания кадровых документов.

Виктория Калинкина, руководитель проектов UCMS Group:
«Клиент был нацелен на максимальную автоматизацию процессов. Обычно компании внедряют функционал поэтапно, например: сначала отпуска, затем командировки. Здесь требовалось запустить все одновременно».

Решение: внедрить личный кабинет сотрудников EmployeeGate

EmployeeGate — веб-портал для автоматизации HR-процессов, разработанный UCMS Group. Портал объединяет взаимодействия между сотрудниками и кадровой службой в единой системе: рядовые сотрудники подают заявления и получают документы, руководители видят информацию о подчиненных и согласовывают заявки, кадровые специалисты обрабатывают данные, формируют и направляют документы через модуль КЭДО в EmployeeGate. Информация по сотрудникам и структуре подчинения автоматически подтягивается из «1С:ЗУП».

Главное преимущество EmployeeGate — гибкая настройка под любые бизнес-процессы: можно настроить сложные маршруты согласования, добавить модули для специфических задач, интегрировать с другими системами.

Виктория Калинкина, руководитель проектов UCMS Group:
«Обычно при внедрении мы предоставляем клиенту доступ к базовой версии для тестирования и потом уточняем, что нужно добавить или изменить. Такой подход требует большого объема самостоятельной работы от клиента и может привести к тому, что ожидания не совпадут с реальными возможностями системы. Здесь клиент хотел запустить максимальную функциональность сразу, поэтому нам нужно было находиться в постоянном диалоге и проговаривать все варианты настройки.

Мы организовали серию встреч с ключевыми лицами клиента, где демонстрировали каждый раздел портала, объясняли возможности настройки и предлагали решения. Такая проактивная позиция сработала — клиент увидел, что мы готовы взять инициативу на себя и предложить оптимальные варианты на основе нашего опыта».

После детальной демонстрации возможностей личного кабинета сотрудника и комментариев клиента, мы перешли к настройке портала, а затем, после минимально необходимого тестирования, — к запуску в рабочей среде. Клиент к этому моменту уже понимал, как будет работать каждый процесс. Так как было важно запустить портал как можно быстрее, клиент был готов к возможным небольшим недочетам на начальном этапе.

Реализация: от базовых процессов до индивидуальных модулей

В личном кабинете сотрудника доступны расчетные листы, остатки отпусков, запрос справок и изменение персональных данных. Интерфейс интуитивно понятен и контролирует корректность введенных данных, например, подсвечивает ошибки в датах отпуска.

Одним из важных требований было разграничение доступов и индивидуальная фильтрация документов. Руководители получили возможность видеть и работать только с теми документами, которые относятся к их роли.

Для этого проекта настроили следующие модули.

• Отпуска. Сотрудники подают заявления как по графику, так и вне его. Заявка проходит согласование с руководителем, HR-служба оформляет приказ, который автоматически возвращается в портал для подписания.
• Командировки. Сотрудники оформляют заявку в личном кабинете, указывают даты, направление и цель поездки. Заявка также проходит через согласующего руководителя и поступает кадровым специалистам.
• Авансовые и топливные отчеты. Сотрудники вносят данные по расходам, прикрепляют служебную записку и подтверждающие документы. Для этого проекта добавили возможность вносить данные по путевым листам и расходам на топливо. Бухгалтер на основе данных формирует авансовый отчет в «1С:Бухгалтерии».
• Журнал отсутствий с анализом нагрузки. Руководители формируют отчеты по своим сотрудникам с детализацией всех видов отсутствий — отпусков, больничных, командировок, служебных поездок. Система рассчитывает процент времени вне рабочего места. Это помогает анализировать нагрузку и распределять ее более равномерно, учитывая, что один день в командировке создает больший стресс, чем обычный рабочий день.
• Эмоциональный барометр. Сотрудники могут пройти короткий тест, чтобы оценить свое состояние и получить рекомендации при признаках усталости. Руководителю доступна анонимная статистика по команде и уведомления при высоком уровне выгорания в подразделении.
• Заявления на материальную помощь. Такие заявления требуют особого внимания кадровых специалистов, поэтому выделены в блок с отдельным маршрутом обработки.
• Кадровый электронный документооборот (КЭДО). Настроили гибкие маршруты подписания с выбором типа подписи: УНЭП для внутренних согласований, УКЭП для официальных документов. Система отправляет уведомления о поступлении документа и напоминания, если он не подписан.

Виктория Калинкина, руководитель проектов UCMS Group:
«Это пример компании, где цифровизация — не ради галочки, а ради упрощения реальных процессов. Клиент был открыт к предложениям, готов к быстрым изменениям. А нестандартные требования позволили нам расширить возможности EmployeeGate. Например, усовершенствовали блок авансовых отчетов — служебную записку можно создавать и подписывать непосредственно из авансового отчета, без перехода в отдельный раздел. Эта возможность теперь доступна другим компаниям как часть портала».

Проект продолжает развиваться. Следующий этап — интеграция EmployeeGate с travel-системой: сотрудник сможет оформить командировку, забронировать билеты, получить приказ и сформировать авансовый отчет в одном интерфейсе. Данные будут автоматически передаваться между системами, без ручного переноса.

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться