В 2022 году к UCMS Group обратилась крупная сеть ресторанов с собственным производством. У компании уже была попытка внедрить ПО «1С:Комплексная автоматизация + Общепит» с другим подрядчиком, но работа так и не была завершена: проект затягивался, а клиент даже не видел промежуточных итогов. Параллельно возникли вопросы к провайдеру бухгалтерского учета — не устраивала скорость и качество обработки документов.
Клиент искал подрядчика, который не просто разберётся с автоматизацией, но и возьмёт на себя ведение бухгалтерского учёта. Именно в этот момент они обратились в UCMS Group, рассчитывая получить не просто поддержку, а надежного партнера, который закроет все задачи.
Специфика компании:
К моменту начала проекта программное обеспечение уже было установлено, но в нем не хватало необходимых данных и настроек, то есть клиент не мог использовать его в ежедневной работе. Команда UCMS Group начинала проект практически с нуля.
Сначала проверили состав, объем и корректность перенесенных настроек и нормативно-справочной информации из «1С:Бухгалтерии». Оказалось, что в новую систему перенеслось не всё, часть справочников — с дублями, пропусками и ошибками в структуре. Мы провели инвентаризацию: удалили лишнее, дополнили недостающее, восстановили связи между элементами.
Номенклатуру, техкарты, договоры и группы учета частично пришлось переносить вручную, так как не сработал стандартный механизм обмена. Каждый шаг проверяли вручную, чтобы избежать ошибок и обеспечить стабильную работу системы.
Блок «Общепит» настраивали заново, так как стандартная конфигурация не учитывала особенности бизнеса. Внедрили расчет калькуляций, настроили списание сырья, учет полуфабрикатов и готовой продукции. Теперь все работает так, как реально устроено на производстве, а не как в типовой логике.
Одной из задач было связать систему с весовым оборудованием. Раньше сотрудники заполняли бумажные акты вручную, пересчитывали все сами, теперь это не нужно. Мы разработали специальный интерфейс под сенсорный терминал, который стоит на производстве: сотрудник выбирает нужное блюдо или заготовку, и данные сразу попадают в систему.
Также автоматизировали кассовые операции: все кассовые документы теперь подписываются ЭЦП, и распечатывать их не нужно.
Интегрировали «Честный знак»: списание, выпуск и перепродажа отслеживаемых товаров происходят автоматически, без отдельной ручной обработки.
Мы настроили механизм обмена данных 1С и iiko — это основная система, через которую рестораны клиента ведут учет. Раньше часть информации не передавалась, из-за этого возникали ошибки в расчётах. Сейчас синхронизируются блюда, сырьё, калькуляции, документы по продажам, кассе и комиссионным операциям.
В процессе выявили ошибки в логике учета самой iiko, которые влияли на расчеты, и тоже их устранили.
Настроили автоматическое формирование заявок на оплату и реестров — раньше все это делали вручную. Теперь заявки можно отслеживать по срокам оплаты, статусу согласования и получателю — процесс стал прозрачнее и управляемее.
Также наладили отчетность по товарообороту для арендодателей. Раньше в этих отчетах были ошибки, например, в расчеты не попадала выручка от доставки, которая должна учитываться. Из-за этого у клиента был риск получить штраф — до 200 тысяч рублей за точку. Специалисты выявили и устранили ошибку в логике, доработали учет и автоматизировали формирование отчетов.
Реализовали управленческую отчетность, соответствующую требованиям международной головной компании. В систему добавлены отчеты по ключевым направлениям, включая задолженность, которые ранее не удавалось собрать в нужном виде. Форматы были нестандартными — все отчеты адаптированы под структуру и детализацию, необходимую заказчику.
Чтобы обеспечить корректность отчетов, дополнительно выстроили структуру номенклатуры: все позиции привязали к договорам и группам финансового учета. Это позволило сформировать нужные аналитические срезы в системе и сократить объем ручной работы при подготовке отчетности.
Клиент видит, как автоматизация снижает нагрузку на команду, минимизирует ошибки и упрощает контроль, поэтому продолжает развивать систему совместно с UCMS Group. Например, мы уже автоматизируем перевыставление возмещаемых услуг и поставок, что уменьшит количество обрабатываемых вручную операций клиента на 40%.
Пока шло внедрение, мы начали вести бухгалтерский и налоговый учет. Уровень погружения был максимальный — по сути, команда UCMS Group стала внутренним отделом клиента. У каждого участка был свой ответственный, который напрямую взаимодействовал с нужными подразделениями: ресторанами, арендой, производством.
Примеры задач:
Учет закрывается строго по графику. После каждого месяца мы проводим ревью с клиентом: обсуждаем отклонения, ищем, что можно улучшить. Ошибки, если появляются, исправляются только в текущем периоде — не задним числом.
Клиент остался доволен работой UCMS Group, подчеркнув, что проект оказался успешным благодаря нашему подходу и вовлеченности. Особенно ценным стало то, что мы не просто внедрили систему, а вникли в их бизнес, наладили процессы и предложили, как сделать лучше.
Выделили несколько факторов, которые важны на таких проектах.
Другие кейсы
