Уход главного бухгалтера — чувствительный момент для любой компании. Поиск нового специалиста может занять несколько месяцев. Но бухгалтерия не может поставить работу на паузу: нужно закрывать периоды, сдавать отчетность, проходить обязательный аудит и адаптировать учет к изменениям законодательства.
В таких ситуациях компанию может выручить временная функция главного бухгалтера на аутсорсинге. На примере международного импортера шоколада показываем, как такое решение помогает пройти переходный период, сохранить непрерывность учета и передать функцию новому специалисту.
Бухгалтерский и налоговый учет российского подразделения международного кондитерского бренда ведет внутренняя бухгалтерия: два специалиста и главный бухгалтер, который координирует работу бухгалтерии и отвечает за закрытие периодов, налоговую отчетность и корректность учета.
Когда главный бухгалтер, проработавшая в компании более 15 лет, объявила об уходе, стало ясно, что быстро найти специалиста с опытом работы в SAP не получится. При этом ежегодный аудит начинался уже на следующей неделе.
Компания передала UCMS Group функцию главного бухгалтера на переходный период, чтобы обеспечить непрерывность учета, сдать годовую отчетность, пройти обязательный аудит и поддерживать работу бухгалтерии до выхода нового специалиста.
Екатерина Бульдина, руководитель проекта:
«Мы вышли на проект в четверг, а в понедельник у главного бухгалтера был последний рабочий день. Передача дел фактически ограничилась одним звонком, во время которого выяснилось, что налоговые регистры ведутся вручную, а не в системе.
Чтобы восстановить картину учета и подготовиться к аудиту, мы поехали в офис клиента, отсканировали рабочие записи с расчетами и все выходные сверяли их с данными SAP».
Команде UCMS Group предстояло сопровождать аудит по отчетности за 2025 год, которую подготовил прошлый специалист. Необходимо было быстро разобраться в логике расчетов, подготовить подтверждающие материалы и ответить на вопросы аудиторов по данным, в формировании которых команда не участвовала.
Отдельная задача — восстановить налоговые регистры, так как ранее главный бухгалтер это делала на бумаге и мы не могли ссылаться на эти расчеты. Специалисты UCMS Group заново выгрузили данные из SAP и сформировали налоговые регистры в Excel по собственным шаблонам, которые применяются на других проектах компании. Это позволило быстро отвечать на запросы аудиторов и подтверждать расчеты.
Уже в ходе проверки выяснилось, что необходимо провести переоценку основных средств. Команда оперативно внесла необходимые корректировки в учет и подготовила обновленные данные для аудиторов.
Компания получила немодифицированное заключение: без оговорок и существенных замечаний.
Помимо сопровождения аудита и ежемесячного закрытия периода мы решали задачи, которые выходили за рамки стандартной функции главного бухгалтера: помогали адаптировать SAP к изменениям законодательства и консультировали по вопросам, затрагивающим бухгалтерские риски.
Сформулировать доработки для SAP. В отличие от «1С», SAP не обновляется под российское законодательство автоматически. Под каждое изменение выходят технические ноты, которые нужно перевести в требования для доработки системы, а затем протестировать изменения. Например, при закрытии первого квартала нужно было учесть, что с 2026 года выросла ставка НДС и обновилась форма декларации.
Наталья Шведова, главный бухгалтер проекта:
«Как бухгалтер я формулировала требования: какие новые графы появились в декларации, как должна выглядеть авансовая счет-фактура, как заполнять саму декларацию по новым правилам. Дальше уже специалисты SAP-поддержки писали технические задания на доработку системы под эти требования».
Доработки протестировали, дополнительно настроили формирование авансовых счетов-фактур на полученные авансы. Декларацию за первый квартал сдали по новым правилам, и по ней не пришло ни одного требования от налоговой.
Подсветить бухгалтерские риски за пределами своей зоны ответственности. У компании появился новый таможенный режим: товар стал проходить через склад временного хранения и маркировку «Честный знак». Хотя первичные документы оформлял отдел логистики, порядок отражения операций в учете зависел от момента перехода права собственности по контракту.
Вместе с методологами UCMS Group компания определила, что право собственности переходит с даты таможенного оформления, и разработала порядок корректного отражения операций в учете. Это позволило избежать ошибок при постановке товаров на баланс и дальнейшем отражении операций.
Когда компания нашла нового главного бухгалтера, передача функции заняла минимум времени. Новый специалист получил структурированные рабочие материалы, включая налоговые регистры в Excel с готовыми формулами, где для каждого нового периода достаточно обновить исходные данные. На примере декларации по НДС команда также показала, как выявлять и устранять расхождения, которые могут переходить из предыдущих периодов.
Первый отчетный период новый главный бухгалтер закрыл самостоятельно, а команда UCMS Group оставалась на связи для консультаций.
Временная функция главного бухгалтера — это страховка переходного периода: пока компания ищет штатного специалиста, отчетность сдается в срок, а знания о процессах не теряются вместе с уходящим сотрудником.
Другие кейсы
