Проверка КЭДО: помогли компании выявить риски и подтвердить корректность процессов

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал стандартом современной компании, но его внедрение — это только первый шаг. Даже если система работает, всегда есть риск скрытых ошибок: документы подписываются с задержкой, процессы идут не так, как прописано в регламентах, а при проверке могут быть выявлены нарушения. Это ведёт к штрафам, недовольству сотрудников и неэффективной работе.

Один из наших клиентов ответственно подошёл к вопросу и провёл проверку КЭДО, чтобы убедиться, что всё настроено правильно. Подробности рассказали в кейсе. 

Задача: проверка системы КЭДО на соответствие законодательству и бизнес-процессам

Руководство российского подразделения KT&G хотело получить независимое подтверждение, что электронный документооборот соответствуют законодательству, а система КЭДО отражает реальные бизнес-процессы. 

По результатам тендера клиент выбрал UCMS Group. 

Процесс: глубокий анализ, структурный подход, реальные решения

1. Разбираемся в документах: как всё должно работать

Первым этапом мы изучили, как планировался кадровый электронный документооборот в компании при его внедрении.

• Как оформляются основные кадровые процессы: приём, увольнение, переводы, отпуска, командировки, сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни. Важно было понять, какие шаги зафиксированы в регламентах и соответствует ли это закону.
• Насколько правильно оформлена документация, связанная с внедрением КЭДО: изучили «Положение о КЭДО», инструкции по работе с системой, а также локальные нормативные акты, в которых прописаны кадровые процессы.
• Есть ли расхождения между документами: иногда компании вносят изменения в один документ, но забывают обновить связанные с ним регламенты. Мы проверили, всё ли согласовано между собой.

Цель этого этапа — понять, как должно работать КЭДО по идеальным представлениям компании. Следующий шаг — проверить, как это работает в реальности.

2. Проводим интервью: как всё работает на самом деле

После изучения документов мы провели интервью с HR-специалистами, руководителями подразделений и сотрудниками, которые работают с КЭДО. Цель — выяснить, как процессы выглядят в реальности и совпадают ли они с тем, что описано в регламентах.

Примеры вопросов, на которые мы искали ответы:

• Как оформляется приём на работу? Подписывает ли сотрудник все документы в первый рабочий день?
• Как фиксируются командировки? Не оказывается ли так, что сотрудник уже уехал, а документы подписали только потом?
• Как и когда подписываются приказы? Действительно ли все документы подписываются в электронном виде вовремя?
• Все ли сотрудники используют КЭДО, или кто-то продолжает подавать заявления и запросы документов в бумажном виде? 

Такой формат проверки позволил увидеть неочевидные проблемы, которые сложно выявить, просто анализируя документы.

3. Сверяем реальность с законодательством

То, что сотрудники компании привыкли работать определённым образом, не всегда означает, что этот процесс юридически корректен. Поэтому последний этап — проверка фактических процессов на соответствие нормам Трудового кодекса и связанным с ним правовых требований. 

Этот этап позволил выявить потенциальные риски и определить, какие моменты требуют доработки: корректировки регламентов, дополнительного обучения сотрудников или изменений в самой системе КЭДО.

Какие ошибки бывают при переходе на КЭДО

Есть нарушения, связанные с организацией внутренних процессов, настройками системы или недостатками в документации. Они не блокируют работу КЭДО, но увеличивают нагрузку на HR-службу, мешают контролю за документами и могут создать проблемы при проверках. Главное — вовремя их обнаружить и внести корректировки.

Например, часто при проверке выявляются такие ошибки: 

• Некорректные или устаревшие локальные нормативные акты — КЭДО работает, но в регламентах нет чётких правил по подписанию электронных документов. Проблема решается обновлением ЛНА.
• Сотрудники продолжают использовать бумажные документы — формально процесс переведён в КЭДО, но на практике работники всё ещё подают заявления на отпуска или запросы документов на бумаге. Чтобы исправить ситуацию, нужно провести обучение и внедрить систему контроля.

Есть нарушения, которые нельзя устранить — если ошибка уже зафиксирована, избежать штрафа не получится. В таких случаях проверка помогает предотвратить повторение ошибки. 

Например, часто при проверке выявляются такие ошибки: 

• Документы подписаны с опозданием. Если трудовой договор оформлен позже, чем сотрудник фактически приступил к работе — компании грозит штраф до 100 000 рублей.
• Неправильный учёт переработок. Если работодатель не оформил согласие сотрудника на сверхурочную работу, это нарушение. Даже если переработка оплачена, но не оформлена, компании могут выписать штраф до 50 000 рублей и обязать выплатить компенсацию.
• Нарушение при работе с персональными данными. Если документы сотрудников передавались через незащищённые каналы или хранились без должной защиты, штраф до 300 000 рублей уже не избежать, даже если после проверки компания исправит ситуацию.

Мы помогаем компаниям не только выявлять риски, но и настраивать систему так, чтобы всё работало корректно. Подробнее о процессах и решениях смотрите в разделе Кадровый электронный документооборот.

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться