Основной плюс перехода на аутсорсинг – это то, что мы получаем работу, качественно выполненную профессионалами

Руководитель отдела казначейских операций и кредитного контроля

О компании:

Группа компаний в России занимается производством, импортом, реализацией и регистрацией лекарственных препаратов, причём, большинство из них входит в список жизненно-важных препаратов. Мы существуем уже 30 лет. Каждый человек в компании знает о препаратах, которые мы продаём, реализуем и производим, и сам тоже их продвигает, потому что это действительно очень хорошие продукты. Наши основные направления на фармацевтическом рынке – это ЖКТ, сердце и мочевыделительная система.

Услуги:

• бухгалтерский учёт, включая услугу Главный бухгалтер, методологическую поддержку и подготовку отчётов для головной компании
• расчёт заработной платы
• кадровое делопроизводство

У вас была внутренняя бухгалтерия до начала работы с нами?

Да, решение перейти на аутсорсинг было, так скажем, вынужденное, потому что возник кадровый голод: бухгалтер по зарплате и кадровик ушли в декрет, в ноябре уволились главный бухгалтер и методолог. В какой-то момент в бухгалтерии, состоящей из семи человек, осталось двое, и мы поняли, что специалистов высокого класса найти на штатном рынке труда сложно и дорого, проще всего было пойти в аутсорсинг. В тендере мы рассматривали несколько компаний. Финалисты были представлены нашему Пражскому менеджменту, и ваша компания была утверждена, как единственный поставщик услуг, который удовлетворял всех ценой, качеством, отзывами на рынке и репутацией.

На что вы обращали внимание при выборе поставщика?

Сначала мы обратились к компаниям, с которыми уже работаем по консалтингу, но не сошлись по цене. Наш директор предложил компанию UCMS Group, ему вас посоветовали его коллеги, тоже финансовые директоры других фармацевтических компаний, поэтому UCMS Group была включена в тендер. Обращали внимание на то, что опыт работы был с международными компаниями, не только с российскими. Нас подкупило то, что вы эксперты программы 1С, потому что это наша основная база для работы.

Как проходил процесс продажи и заключения договора?

Здесь всё было очень быстро и чётко, правки во время согласования тоже вносились очень быстро. Самое сложное было, конечно, заключить первый договор.

Какие плюсы вы для себя видите в аутсорсинге?

Если что-то где-то в процессе не получается, часто оказывается, что проблема в выстроенном бизнес-процессе, какая-то функция делается не тем человеком или не в те сроки. После передачи этой функции на аутсорсинг, это становится понятно.

Как проходил старт проекта? Были ли какие-то сложности?

Старт зарплатного проекта проходил наиболее сложно, потому что именно эта функция отдана полностью под ключ, то есть на нашей стороне долгое время не было человека, который мог бы курировать этот процесс. С нашей стороны были сложности с предоставление доступов и доверенностей так, чтобы это не нарушало наши политики конфиденциальности. В бухгалтерский услугах всё было достаточно быстро, процессы были отработаны. Для организации кадрового проекта понадобилось около месяца.

Как сейчас строятся взаимоотношения с командой, насколько вы сильно вовлечены? У вас две разные команды. Возникают ли какие-то сложности?

Было сложно в зарплате, потому что в этих процессах я не так хорошо разбираюсь. Теперь наш бухгалтер по зарплате, которая ушла в декрет, вернулась к нам на ставку 8 часов в неделю, то есть каждый день она подключается вечером и отвечает на наши вопросы, на вопросы Светланы Петровой (руководитель проекта), и таким образом оказывает некую поддержку со стороны. Процесс передачи дел от неё самой происходил очень быстро, а сейчас она закрывает те моменты, которые не передала в своё время.

В части бухучёта у нас стопроцентное попадание в Веру, Любу и Валю (Вера Стешова – руководитель проекта, Любовь Ляпина – старший специалист на проекте, Валентина Гаврилова – ассистент). Здесь у нас вообще никаких проблем нет, всё очень легко, плавно и самое главное, что наш директор и аудиторы дали положительную оценку качеству отчётности, ведения методологии. Здесь объективно и субъективно мы довольны, всё идёт слажено.

Были ли уже какие-то уникальные или сложные внутренние проекты, где мы вам успели помочь?

По зарплате я помню кейсы, которые отработала команда Светланы. К нам пришло письмо из ФСС, буквально в последний день по одной из компаний был изменён процент травматизма из-за того, что у нас поменялся вид деятельности. Этот момент мы пропустили, но команда UCMS Group самостоятельно решила этот вопрос.  Ресурсов с нашей стороны для этого не было, поэтому можно сказать, что вы нас спасли. По бухучёту в части функционала старшего бухгалтера в кратчайшие сроки нам удалось принять дела у сотрудника, который увольнялся, непосредственно свести их вместе и не потерять важную информацию о процессах. Команде я благодарна за то, что сумели всё сохранить и работать дальше.

Помогите нам стать лучше! Если ли у вас рекомендации, что можно улучшить в нашем сервисе?

В услугах по бухгалтерскому учёту мы видим огромную проактивность. Коллеги сами поднимают вопросы, если находят неточности или ошибки. Хотелось бы такого от всех.

Какие планы по развитию у вашей компании? Как вы пережили/переживаете пандемию?          

В пандемию не было никаких сокращений штата и зарплаты. Мы выполнили план продаж, который был поставлен перед нами головной компанией. Единственное, что из планов выполняется постепенно, так это консолидация производства в России. Мы планируем производить ещё один препарат на заводе в Подмосковье. Сейчас производится два препарата разных дозировок, будет три. В планах расширять производственный рынок в России, держать цены на уровне, не повышать их, и дальше расти, развиваться.

Блиц-опрос

У нас достаточно сложное название. Было ли вам сложно запомнить? Есть ли у вас какое-то внутреннее для нас название?

Кто-то у нас называет вас Юсимиэc, но в основном мы говорим «наш аутсорс».

Охарактеризуйте нас одним словом или фразой?

У меня, если честно, никакого слова, кроме как «качественные поставщики услуг», «качественные подрядчики» просто нет. Я пришла из мира IT-бизнеса, где всё всегда на аутсорсе. У меня вот такие ассоциации возникают: качество, сервис, быстрота.

Что вы посоветуете тем компаниям, которые на распутье: оставаться инхаус или переходить на аутсорсинг?

Мы на самом деле сейчас сами на распутье. По бухгалтерским услугам у нас временный контракт.  Нам нужно решить, либо кого-то искать в штат, либо полностью передавать функцию на аутсорсинг и держать в офисе ассистентов для сканирования и архивирования первички. Если вы сами к этому не придёте, то либо обстоятельства, либо рынок, экономика заставят это сделать. Я уверена, что мы в любом случае придём к идее, что если процесс можно отдать на аутсорсинг, мы его и отдадим.  Мой совет – лучше раньше. Если ты сам принимаешь решение перейти на аутсорсинг, то у тебя просто больше времени, чем когда ты потом это вынужден это делать незапланированно.