Бюджетирование затрат на персонал во многих компаниях до сих пор ведется в Excel даже там, где сама логика расчетов давно переросла возможности таблиц. Рассказываем, как перенесли многоуровневую аналитику с нестандартной структурой расчетов в «1С:ЗУП» для международной производственной компании.
Бюджетирование затрат на персонал в компании клиента включает несколько слоев управленческой аналитики. Помимо стандартных статей здесь нужно планировать годовые премии в зависимости от уровня руководителя, отдельно рассчитывать НДФЛ, вести учет по центрам финансовой ответственности, формировать отчеты для разных целей контроллинга.
Данные для расчетов хранятся в разных источниках: перед составлением бюджета их приходилось выгружать вручную и сводить в одном файле Excel. Со временем файл разросся до десятков листов с перекрестными формулами, и изменение одного параметра требовало проверки по всей цепочке. При этом логику этих формул в деталях понимал только один специалист. После смены ключевых сотрудников и потери файла воспроизвести корректную методику расчетов стало практически невозможно.
Специалисты UCMS Group, которые с 2014 года ведут для компании кадровый учет и расчет заработной платы, предложили автоматизировать процесс бюджетирования в «1С:ЗУП».
Модуль бюджетирования затрат на персонал позволяет планировать фонд оплаты труда, налоги, премии и другие затраты на персонал прямо внутри зарплатной системы. Факт подтягивается автоматически из тех же данных, что используются для расчета зарплаты, и сопоставляется с планом в нужных разрезах.
После демонстрации возможностей клиент принял решение о внедрении.
Инструкции по старому Excel-файлу были, но они уже не отражали реальное устройство модели. Многие связи между статьями существовали только внутри макросов и перекрестных формул, промежуточные расчеты не были зафиксированы.
Елена Терехина, программист-разработчик UCMS Group:
«У нас были исходные данные и итоговая таблица, но не было промежуточных шагов. Мы восстанавливали логику по старым цифрам: брали то, что должно получиться на выходе, и выводили формулу в обратную сторону по каждой статье отдельно. Это была настоящая детективная работа».
При этом важно было не просто воспроизвести старую модель, но и сделать ее управляемой: чтобы при появлении новой статьи затрат или изменении параметров не приходилось лезть в код, а можно было перенастроить через справочники.
Базовый функционал модуля закрывает большинство стандартных задач. Однако в этом проекте требовалась кастомизация под сложную управленческую модель клиента.
Примеры доработок:
Отдельно настроили работу с несколькими версиями бюджета. Компания пересматривает бюджет раз в квартал, когда появляются новые сотрудники, меняются условия или уточняются статьи затрат. Каждая версия сохраняется отдельно, чтобы можно было сравнить первоначальный вариант с текущим или посмотреть, как менялись показатели. Пересчет бюджета под новые условия теперь занимает минимальное время, так как все расчеты выполняются автоматически по настроенным правилам.
Внедрение и обучение проходили параллельно. Первый расчет бюджета на 2025 год делали вместе: специалист UCMS Group и представитель клиента считали одновременно, постоянно сверяя результаты со старым Excel-файлом. Это позволило быстро выявить и исправить расхождения, а также на практике показать, как работает новая модель.
По мере освоения системы клиент начал считать бюджет самостоятельно. Возникавшие вопросы разбирали в формате коротких консультаций. Специалист объяснял логику, после чего клиент выполнял настройку сам. Постепенно почти все операции перешли на сторону финансовой службы клиента.
Параллельно подготовили документацию: пользовательскую инструкцию с описанием стандартных сценариев и отдельный раздел по нестандартным настройкам. Инструкция составлена так, чтобы даже новый сотрудник мог быстро разобраться в процессе без погружения в историю проекта.
Компании с нестандартной управленческой аналитикой часто откладывают автоматизацию бюджетирования, так как кажется, что система не сможет воспроизвести логику, которая складывалась годами под конкретные задачи. Этот проект показывает, что сложность модели — не препятствие: инструмент настраивается под реальные процессы, а не наоборот.
Другие кейсы
