«Готовых решений для таких задач нет»

«Готовых решений для таких задач нет»

Клиент UCMS Group Russia с 2001 года
Назад

Кейс экстренного перехода на «1С:ЗУП» и отстройки кадровых процессов для «новой» компании

В 2001 году нашим клиентом стала транснациональная компания, а в 2022 году она продала российский бизнес локальному менеджменту. Выстраивать новые процессы доверили UCMS Group, ведь за двадцать лет мы досконально разобрались в специфике компании и доказали, что умеем справляться даже с экстренными ситуациями. 

Первоочередной задачей было внедрение «1С:ЗУП», и сделать это нужно было за нереальный срок — два месяца. Как команда UCMS Group справилась с этим кейсом и какие сложности возникли при экстренном внедрении, рассказывают Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга, и Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов.

Контекст
Клиент UCMS Group c 2001 года

Специфика:

  • В 2022 году компания разделилась: головной офис продал российские активы местному менеджменту
  • Сложная система расчета заработной платы, завязанная на табелях со множеством параметров
  • 3000 сотрудников в российском подразделении

Что самое важное в подрядчике:
  • выполнение
    обязательств
  • нестандартный
    подход
  • релевантный
    опыт
Внедрение
  • Экстренное внедрение «1С: ЗУП» на замену SAP
  • Разработка портала табельщика
Аутсорсинг
  • Расчет заработной платы
  • Кадровое делопроизводство на период адаптации инхаус-команды к новой системе
Команда проекта
  • 1 руководитель проекта
  • 11 специалистов
  • 1 методолог

Основные задачи проекта

Привлечение аутсорсера — фактически единственное возможное решение в ситуации продажи бизнеса, смены юридического лица, перехода на новую систему учета. Причина в том, что инхаус-команда, как правило, не обладает достаточной экспертизой и ресурсами, чтобы справиться с таким уровнем задач одновременно с текущими обязанностями.

Первоочередные задачи в этом проекте

  • За два месяца внедрить «1С:ЗУП» на замену SAP,  от которого компанию «отключали» в ближайшее время. И мы, и клиент понимали, что сроки очень сжатые, но выбора не было: иначе компания осталась бы без учетной системы.
  • Перевести больше трех тысяч сотрудников в новую компанию, то есть по факту уволить из иностранной компании и заново оформить в российской. 
  • Настроить процессы расчета заработной платы и кадрового администрирования. 

Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«Конечно, весь этот проект стал огромным вызовом для нас. Причем не только из-за нереальных сроков — с таким мы уже справлялись. Сама по себе задача была сложная: перевести сотрудников из иностранного юрлица, разобраться со сложной системой расчета заработной платы и настроить «1С:ЗУП» так, чтобы она не сильно отличалась от SAP. И, конечно, было критически важно не допустить задержек в расчете заработной платы для трех тысяч человек. 
Готовых решений для таких задач нет, такое внедрение не может быть легким. Так что мы вместе с клиентом были готовы искать нестандартные подходы».

Реализация: как мы сделали за два месяца работу, рассчитанную на полгода

Этап 1. Подготовка и анализ текущего состояния

Изначально подключились методологи, чтобы провести подробный аудит текущих процессов и понять, как выстроена система учета в SAP. Выяснили много нюансов, которые нужно было продумать во время разработки.

Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«На самом деле, обычно мы довольно много времени выделяем на анализ бизнес-процессов и составление BRR (Business Requirement Review). Здесь этого времени, естественно, не было — на весь проект было всего два месяца. Поэтому мы верхнеуровнево определились, какие процессы типовые, а какие сильно отличаются, с первого дня составили очень краткий план действий и приступили к внедрению».

Этап 2. Разработка

В первую очередь нужно было всех перевести из одного юрлица в другое и обеспечить непрерывность расчета заработной платы: это и сдача отчетности, и ежедневная загрузка всех приемов, переводов, увольнений и так далее. К тому же переход на другую систему был с середины месяца, то есть нужно было на не полностью настроенной системе разделить зарплату за месяц на две части:  первая половина месяца оставалась на предыдущем юридическом лице, вторая — на новом.
В процессе разработки мы поняли, что система оплаты труда завязана на сложную кадровую составляющую и основана на табелях с несколькими видами премий, районными коэффициентами, «северными» надбавками и так далее. Это совсем не типовая задача для «1С:ЗУП», и просто выгрузить данные из SAP было невозможно. 

Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«Коллеги из компании клиента нам выгружали данные из SAP,  мы их анализировали и переделывали в те шаблоны, которые можно было бы загрузить в «1С:ЗУП». Это была действительно сложная задача — сделать так, чтобы новая система хотя бы приблизительно была похожа на SAP, иначе сотрудники клиента вообще не смогли бы продолжить работу».

У клиента восемь табельщиков, и они вручную табелируют информацию для трех тысяч человек. Ручной расчет — это всегда риск ошибок, особенно когда для каждого сотрудника нужно учесть 15-20 параметров. Например, для начисления премий табельщику нужно проставить в табеле размер премии: если в табеле стоит 1 напротив фамилии, то сотрудник получает премию в размере одного оклада. А если табельщик перепутает колонку премий с колонкой рабочих часов и всем сотрудникам поставит 8 вместо 1, то сотрудникам начислят премии в восьмикратном размере, и потом будет очень сложно заниматься возвратом. А в начале работы с новой системой вероятность ошибок увеличивается. 
В итоге решили, что необходимо разрабатывать интуитивно понятный портал табельщика, предварительно проработав все сценарии, которые возникают при расчете. 

Что еще реализовали в новой системе:

  • адаптировали сложную матрицу бонусов и привязали ее к штатному расписанию, чтобы бонусы рассчитывались в зависимости от кода должности;
  • так как в это же время клиент менял и банк, разработали функциональность, которая позволяет массово выгружать как зарплатные файлы, так и исполнительные листы о взыскании алиментов;
  • продумали, как учитывать данные по аренде и выгружать информацию по платежным поручениям и налогам;
  • разработали функциональность для суммированного учета по четырем сценариям при условии огромного количества корректировок за прошлые периоды. Для этого разработали отдельный документ, который анализировал все данные при закрытии текущего месяца, включая возможные исправления задним числом.

Этап 3: Тестирование и запуск системы

Тестирование системы тоже сильно отличалось от того, как это выглядит на проектах с нормальными сроками. Например, не было параллельного расчета, сразу рассчитывали на рабочих данных. Сделали только тестовый расчет и то только за половину месяца — такое было впервые за все время работы UCMS Group, но выбора не было, нужно было запускаться.
На этапе анализа мы продумывали, какие операции могут вести сотрудники клиента, а какие остаются на аутсорсинге. Например, портал табельщика мы специально стремились делать с понятным интерфейсом, потому что табелированием занимается инхаус-команда. Но вот остальную кадровую информацию мы оставили у себя, потому что сотрудники клиента не знакомы с «1С:ЗУП» и за две недели не успеют научиться правильному вводу кадровых данных, без которых табели просто не будут работать.  

Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов:
«Мы сразу договорились, что наши специалисты ведут КДП до того момента, как инхаус-команда не привыкнет к новой системе. И мы максимально помогали освоиться: делали подробные инструкции, проводили обучение, отвечали на вопросы.
Если честно, это был очень стрессовый проект: наши специалисты сначала разбирались со всеми нетиповыми процессами, параллельно с разработкой начали тестово работать в довольно сырой системе, находили ошибки, передавали в отдел консалтинга, опять проверяли и так далее. А потом обучали сотрудников клиента и всегда были на связи по скайпу, телефону, мессенджерам, чтобы подсказывать и исправлять ошибки».

После внедрения началась активная эксплуатация системы «1С:ЗУП», в ходе которой команда продолжала дорабатывать систему и устранять возникающие проблемы.

Этап 4: Расчет зарплаты и ведение КДП

Когда начинался проект внедрения, сразу было понятно, что задача сложная и нетривиальная. Чего только стоило обеспечить правильный перевод из иностранной компании и разобраться с пенсионным фондом. Поэтому руководитель проекта Елена Скворцова подобрала только старших специалистов, которые могли разобраться с очень запутанной ситуацией.

Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов:
«По факту наши специалисты вручную перепроверяли данные для всех трех тысяч сотрудников. И если находили ошибку, сразу писали Денису, чтобы понять причину и исправить ее. Вообще, команда работала практически круглосуточно, особенно в периоды расчета».

Результаты и достижения

Успешное внедрение было обеспечено благодаря тщательному планированию, компетентности команды, оперативному решению задач и тесному взаимодействию с клиентом на всех этапах проекта, что позволило не только перевести учетные процессы на «1С:ЗУП» в сжатые сроки, но и создать основу для последующей оптимизации и развития бизнеса компании.

Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов:

«Очень важно, чтобы клиент понимал, насколько разработка нестандартной функциональности — сложный процесс и непредсказуемый со стороны “1С:ЗУП”. Наш клиент это понимал и сказал примерно так: “Мы понимаем, что сразу все сделать идеально за такой срок невозможно и будут ошибки. Но мы знаем, что вы их исправите, мы вам доверяем”. Для нас было очень ценно это услышать. И мы действительно прилагали все усилия, чтобы быстро находить ошибки и дорабатывать систему. Вся команда очень постаралась, я ими горжусь. 

На этом проекте я еще раз убедилась, что успешное внедрение возможно, только когда отдел консалтинга и аутсорсинга работают вместе. Это невозможно, если внедрением занимаются обычные разработчики, которые не разбираются в КДП».

Этот кейс показывает готовность UCMS Group к сложным вызовам и важность глубокого понимания специфики бизнеса клиента и индивидуального подхода к решению его задач.

Отзыв клиента о работе с UCMS Group

«2023-й год для нашей компании был не менее богат на события, чем предыдущий, но с помощью вашей поддержки нам удалось скорректировать и рассчитать максимально возможное количество запросов, отчетов, уведомлений — в общем, все по нашей теме, как мы любим 😊
Отдельная благодарность за то, что специалисты подходят максимально эффективно и быстро к решению всех задач. Они проявляют большое неравнодушие, а это в наше жесткое время очень ценное качество. 
Учитывая нашу специфику и сложный переходный период, вы всегда справлялись с поставленными задачами в максимально короткие сроки, спасибо большое! С вами очень приятно работать!».

Наши кейсы

Другие кейсы

Все кейсы

Готовых решений для таких задач нет

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

Как шведский мировой лидер по производству и продаже мебели и предметов интерьера использует аутсорсинг расчета заработной платы?

Все кейсы

На сайте UCMS Group используются файлы cookies с целью персонализации и для улучшения работы сайта. Оставаясь на нашем сайте, вы соглашаетесь с условиями использования файлов cookies. Чтобы ознакомиться с нашей Политикой об обработке и защите персональных данных, нажмите здесь.