Переход с SAP на 1С — это перенос годами выстроенных процессов в систему с другой логикой, структурой и возможностями. Подготовка к такому переходу — отдельный этап, от которого зависит, насколько управляемым будет само внедрение. Рассказываем на примере проекта с крупным химическим концерном, как мы проводим предпроектное обследование и зачем нужно составлять Business Requirement Review (англ. обзор бизнес-требований, BRR).
Контекст
Клиент UCMS Group c 2020 года
Специфика компании:
- Российское подразделение крупного химического концерна
- Учетная система — SAP
- Зарплатно-кадровая система — «1С:ЗУП»
Что самое важное в подрядчике:
- Понимание специфики бизнеса
- Релевантный опыт
- Сильная методологическая база
Наши задачи- Провести предпроектное обследование.
- Задокументировать требования и бизнес-процессы всех функциональных подразделений.
- Смоделировать каждый процесс в «1С:ERP» и подготовить техническое задание для внедрения
Старт проекта
Российское подразделение химического концерна в качестве учетной системы использует SAP, который значительно кастомизирован под процессы компании. Когда встал вопрос о переходе на российское решение, выбрали «1С:ERP» — комплексную систему управления, которая объединяет финансы, производство, продажи, закупки, склад в единой среде.
К UCMS Group компания обратились как к партнеру, хорошо зарекомендовавшего себя на практике: расчет зарплаты и кадровый учет этого клиента мы ведем с 2020 года, ранее уже внедрили «1С:ЗУП» и личные кабинеты сотрудника.
Сергей Пульников, руководитель отдела консалтинга UCMS Group:
«Так как у нас уже был совместный опыт внедрения 1С, клиент видел, как мы работаем: не просто запускаем систему и уходим, а остаемся до тех пор, пока сотрудники не начнут в ней уверенно работать».
При этом важно было не просто воспроизвести старую модель, но и сделать ее управляемой: чтобы при появлении новой статьи затрат или изменении параметров не приходилось лезть в код, а можно было перенастроить через справочники.
Читайте также: Кейс ведения кадрового делопроизводства в этой же компании
Реализация первого этапа — от анализа процессов клиента до проектирования системы в «1С:ERP»
Любое внедрение в UCMS Group начинается с предпроектного обследования и подготовки BRR — описания бизнес-процессов клиента. Это не сухое техническое задание, а документ, написанный понятным языком: его может прочитать, понять и согласовать и бухгалтер, и специалист по закупкам, и руководитель подразделения, и разработчик. BRR помогает синхронизировать ожидания между клиентом и подрядчиком и снизить риск лишних доработок и недопониманий на этапе внедрения.
Для крупного проекта, как в этом кейсе, BRR готовим отдельно по каждому блоку: финансы, склад, закупки, кредитный менеджмент и так далее. Над каждым работают методологи, аналитики и разработчики — это позволяет проверить каждое решение и со стороны бизнес-логики, и со стороны реализации в системе.
Этапы предпроектного обследования
- Изучение документации. Клиент передал большой массив внутренних материалов: требования подразделений, инструкции, регламенты. Мы их проанализировали и переложили на процессы в «1С:ERP».
- Интервью с сотрудниками. Параллельно проводили встречи с представителями каждого подразделения — непосредственными пользователями системы. Это позволило уточнить реальные сценарии работы, которые не были задокументированы.
- Моделирование в «1С:ERP». По каждому процессу команда внедрения моделировала решение в демо-базе: что закрывается типовым функционалом, а что нет. Там, где типового не хватало, подключали разработчиков, чтобы обсудить возможные варианты доработок.
- Написание и согласование BRR. Для каждого направления сформировали BRR, согласовывали и дорабатывали с каждым подразделением в несколько этапов.
Сергей Пульников, руководитель отдела консалтинга UCMS Group:
«Сначала погружаешься в процессы компании, почти становишься ее сотрудником. Потом берешь каждый процесс и пытаешься переложить на логику 1С: где-то все закрывается типовым функционалом, где-то понимаешь, что нужно дорабатывать. Это огромный объем очень интересной аналитической работы».
Архитектура проекта
В этом проекте старались максимально опираться на типовой функционал «1С:ERP» — это делает систему проще в обслуживании и безопаснее при обновлениях. Там, где стандартных блоков не хватало, дорабатывали или проектировали с нуля.
Примеры доработок типовых блоков
- Склад. Добавили механизм блокировки стока: товар переводится в блок с указанием причины и становится недоступным для движения в системе. Также разработали документы, которые позволяют менять срок годности партии и переупаковывать товар без создания новой номенклатуры в справочнике (как это происходит в стандартном функционале).
- Казначейство. Спроектировали отчет по остаткам денежных средств в иностранной валюте на заданную дату: с детализацией по банковским счетам, отображением сумм в валюте счета и возможностью смотреть все счета сразу или выбрать конкретный. Дополнительно встроили в интерфейс возможность принудительного перепроведения документов для выбранной группы счетов.
- Продажи. Доработали аналитику плана продаж и разработали отчет для анализа заказов клиентов, который позволяет сотрудникам различных отделов получать данные с учетом индивидуальных фильтров.
Добавили в базовый функционал ретро-бонусов привязку к направлению деятельности и региону контрагента, возможность ежедневных начислений и указания размера бонуса фиксированной суммой. Разработали дополнительный документ для автоматического отражения резерва по ретро-бонусам в регламентированном учете.
- Принцип четырех глаз. Для ряда операций в нескольких блоках настроили обязательную контрольную проверку: действие вступает в силу только после подтверждения вторым ответственным сотрудником.
Что спроектировали с нуля
- Кредитный менеджмент. В системе отображаются актуальные данные по контрагентам — кредитные лимиты, рейтинг и историю платежей. Рейтинг обновляется автоматически, например, снижается при просрочке платежа. Это дает возможность оперативно управлять ограничениями: блокировать отдельные заказы или контрагентов. Также разработали расширенную статусную модель, так как стандартные статусы «1С:ERP» не отражали реальную цепочку принятия решений.
- Закупки у третьих лиц. В «1С:ERP» нет специализированного блока для закупок у третьих лиц. Мы разработали этот блок с возможностью категоризации закупок и разных маршрутов согласования. Спроектировали новый документ «Заявка на закупку» с типами и подтипами, каждый из которых имеет свои поля, лимиты и маршруты согласования. После согласования заявка автоматически конвертируется в заказ поставщику (если поставщик включен в список одобренных и сумма не превышает установленный лимит).
Также разработали отчет по остаткам лимитов, который показывает, сколько от лимита договора уже использовано. Если остаток лимита менее 20%, то цифра подсвечивается красным. Доступ к отчету предоставляется по матрице доступов с учетом ограничений.
В карточку договора добавили поле допустимого отклонения: небольшое превышение лимита в рамках заданного процента проходит без дополнительного согласования. Например, для договоров с флагом «Рамочное соглашение» предусмотрен отдельный процесс согласования с обязательным ознакомлением менеджера отдела закупок.
Результаты
- Сократились трудозатраты: формирование версии бюджета занимает полтора-два часа, включая постатейную выверку данных.
- Повысилась прозрачность и устойчивость: вся логика расчетов зафиксирована в системе и понятна любому специалисту.
- Увеличилась управляемость: финансовая служба может самостоятельно вносить новые статьи затрат, изменения коэффициентов и структуры, без программистов и риска потери знаний.
Предпроектное обследование и написание BRR определяют, насколько спокойно пройдет переход с SAP: когда процессы зафиксированы, решения согласованы и каждое подразделение понимает, как будет работать его часть системы, само внедрение становится предсказуемым.
Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам
Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться.
