Не просто выполняем задачи — мы делаем больше, чем от нас ожидали

Иногда, чтобы запустить качественный аутсорсинг, нужно не просто поддержать текущие процессы, а практически выстроить их с нуля. Именно с такой ситуацией столкнулась команда UCMS Group, когда российское подразделение крупного международного производителя обратилось за сопровождением кадрового делопроизводства и автоматизацией HR-процессов.

В кейсе рассказываем о многосоставном проекте, который включал настройку процессов КДП, восстановление архива, внедрение «1С:ЗУП» и обновленного портала отпусков.

Основные задачи проекта

Главная проблема заключалась в том, что учет велся вручную — в разрозненных таблицах и документах, поэтому одной из ключевых задач стало внедрение «1С:ЗУП». Параллельно клиент решил обновить портал отпусков, так как существующее решение не устраивало ни по удобству, ни по функционалу.

Клиент искал не просто провайдера, который возьмет на себя рутину, а партнера, способного грамотно выстроить процессы и внедрить автоматизацию. UCMS Group выбрали за наличие релевантных кейсов, опыт во внедрении продуктов 1С, а также за умение находить нестандартные решения для уникальных потребностей.

Что мы сделали

Наталья Долгополова, руководитель проекта:
«Ситуация была непростая: передача процессов от предыдущего провайдера шла в сжатые сроки и у нас не было полной картины по текущим процессам. Мы с командой буквально заново выстраивали логику работы, систематизировали данные, восстанавливали документацию. Это был серьезный вызов и для нас, и для команды клиента, но мы справились».

Восстановление кадрового администрирования

1. Описание HR-процессов
   Первая задача — разобраться, как должны выглядеть кадровые процессы. Клиент активно включился в работу: они четко представляли, чего хотят, и подробно описывали свои ожидания. На основе этих пожеланий команда описывала процессы и моделировала сценарии для каждого случая.
   На этот этап ушло три месяца плотной работы, в течение которых команда UCMS Group почти каждый день выезжала к клиенту в офис. Разбирали буквально шаг за шагом: вот пришел сотрудник, какие файлы создаются, куда их отправляют, кто подтверждает данные. Такая детализация позволила сразу выявить узкие места и проработать их.
2. Адаптация процессов: от плана к реальности
   Когда мы начали оказывать сервис, стало понятно, что часть описанных процессов требует адаптации под реальные ситуации.
   Например, планировалось, что прием сотрудников будет проходить строго два раза в месяц, но на практике новички выходили в разные дни. Мы быстро перестроили процесс: переработали схемы согласования документов, обновили процедуры и добавили дополнительные точки контроля, чтобы исключить сбои и задержки.
   Благодаря гибкости и быстрой реакции команда заработала доверие клиента. Ключевые сотрудники отметили, что, несмотря на сложности, проект двигался вперед без суеты, а специалисты UCMS Group поддерживали позитивный настрой и продолжали искать решения.
   Также организовали воинский учет для 160 сотрудников из двух юридических лиц: разобрались с нехваткой документов, выстроили коммуникацию с военкоматами и привели процессы в соответствие с законодательными требованиями.
3. Восстановление архива
   Одна из ключевых задач UCMS Group — систематизировать архив. Специалисты провели инвентаризацию, собрали недостающие подписи и упорядочили документы для сдачи в архив. Для этого выстроили четкую систему работы со всеми сотрудниками клиента, включая напоминания и строгий контроль возвратности.

Автоматизация: внедрение «1С:ЗУП» и интеграция с SAP и Workday

Параллельно с описанием процессов специалисты начали внедрение «1С:ЗУП 3.1», адаптировав систему под особенности двух юридических лиц. Например, алгоритмы расчета заработной платы были детализированы так, чтобы учитывать фактическое отработанное время сотрудников, сверхурочные часы и надбавки. Это обеспечило отказ от фиксированных авансов и переход к точным начислениям.

Клиент рассчитывал зарплату в SAP с помощью внутренней команды. Чтобы упростить и ускорить этот процесс, мы настроили интеграцию «1С:ЗУП» с SAP. Этот процесс был непростым: данные поступали в разрозненном виде, часто изменялись и требовали доработки даже после первого импорта. В результате мы разработали алгоритмы, которые стандартизировали и обрабатывали данные, формируя файлы, готовые к расчету на 99%. Благодаря этому расчетной группе оставалось только проверять данные и формировать документы на выплату.

Также реализовали интеграцию с глобальной HR-платформой клиента — Workday. Данные между «1С:ЗУП» и Workday теперь синхронизируются автоматически, что позволило объединить локальные и глобальные HR-процессы. Например, при переводе сотрудника между подразделениями или изменении его статуса информация сразу обновляется в обеих системах.

Разработка уникального портала VMS — системы управления отпусками

Клиент пришел с запросом на обновление портала отпусков, который перестал устраивать сотрудников и не соответствовал требованиям по удобству и функциональности. Вместо доработки старого решения команда консалтинга UCMS Group разработала уникальный инструмент — Vacation Management System (VMS), который полностью заменил прежний портал.

VMS — личный кабинет сотрудника для работы с документами и удаленного решения кадровых вопросов. Синхронизируется с «1С:ЗУП» и поддерживает электронный документооборот.

1. Cоздание концепции и проектирование
Работа началась с анализа требований. Специалисты клиента предоставили блок-схемы и идеи, которые стали основой для разработки. Вместе с клиентом специалисты UCMS Group доработали концепцию, уточнили логику процессов и создали проект будущей системы. Важно было учесть не только базовые функции, но и автоматизацию сложных сценариев — например, продление больничного или перенос отпуска.

2. Разработка и тестирование
Портал VMS разрабатывался на платформе Битрикс, но от стандартных модулей осталась только административная часть. Все остальное — полностью уникальная система, созданная под потребности клиента.

Функциональность для сотрудников:

• подавать заявки на отпуск или больничный за несколько кликов,
• продлевать больничные или переносить отпуска,
• подписывать документы через КЭДО,

Для руководителей добавили функции согласования и управления заявками подчиненных.
Важно было создать интерфейс, который не требовал инструкций. Сотрудники должны были интуитивно понимать, как подать заявку на отпуск, открыть больничный или оформить перенос отпуска.
В процессе разработки провели тестирование на небольшой группе пользователей, после чего доработали функциональность на основе их обратной связи.

3. Интеграция с «1С:ЗУП»
VMS синхронизирован с «1С:ЗУП», что позволило автоматизировать учет всех отпусков и больничных. Данные о статусах сотрудников, их отпусках и неявках теперь автоматически обновляются в обеих системах, обеспечивая прозрачность процессов и исключая дублирование работы.

Результаты: комплексная поддержка HR-процессов

UCMS Group стали не просто аутсорсинговым провайдером, а полноценным партнером, взявшим на себя комплексный HR-сервис, включая взаимодействие с сотрудниками и другими подразделениями.

Наталья Долгополова, руководитель проекта:
«Клиент доволен на 100%: и командой, и качеством услуг. Мы регулярно проводим собрания, чтобы отслеживать взаимодействие и выявлять новые точки роста. Мы не просто выполняем задачи — мы делаем больше, чем от нас ожидали».

Что изменилось для клиента:

• Прозрачность процессов
  Благодаря четкому контролю и выстроенной системе клиент всегда в курсе всех этапов работы. Регулярные встречи с клиентом позволяют не только поддерживать качество, но и находить новые возможности для улучшений.
• Удобство для сотрудников
  Организовали работу так, чтобы все кадровые процессы были максимально понятны и доступны для сотрудников. Реализована концепция «одного окна»: независимо от вопроса — подача заявки на отпуск, оформление больничного, подпись документов или уточнение статуса бумаг — сотрудник знает, к кому обратиться.
• Порядок в документах
  Команда UCMS Group взяла на себя контроль за документами: от напоминаний о подписании до возврата в архив. Мы стали связующим звеном между отделами клиента и организовали передачу бумаг между подразделениями, включая IT и охрану труда. А система контроля позволяет в любой момент проверить статус каждого документа: подписан ли он, возвращен ли в архив или ожидает действий со стороны сотрудника.

Этот проект показал, как правильно выстроенный аутсорсинг может не только решить текущие проблемы, но и стать драйвером изменений. Вовлеченность клиента, гибкость подрядчика и технологичные решения сделали процессы прозрачными и эффективными, что обеспечило долгосрочные преимущества для компании.

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться