В 2020 году мы начали оказывать услуги по расчету заработной платы и ведению кадрового администрирования для компании, предоставляющей медико-биологические решения для здравоохранения. В 2022 компания встала на воинский учет с нашей помощью, и мы начали его вести на постоянной основе.
Сложность проекта была в том, что клиент обозначил нам экстремально сжатые сроки для подготовки к процессу постановки на воинский учет — всего 3 месяца. Для компании с общей численностью более 1800 человек — это амбициозная задача. Но нам удалось уложиться в срок благодаря слаженной работе двух команд — специалистов по кадрам и специалистов по воинскому учету.
Как мы справились с задачами и как проходили проверки военного комиссариата г. Москвы, рассказываем в кейсе.
1800 сотрудников, 900 военнообязанных Специфика:
Ведение воинского учета (ВУ) начинается всегда с постановки компании на ВУ. Как правило, клиенты обращаются к нам за обеими услугами сразу — так было и в нашем случае. Начали мы с актуализации документов ВУ работников.
Своевременно обновлять данные сотрудников. Специалист по ВУ уточняет персональные данные и данные документов ВУ в процессе ежегодной сверки, которую необходимо проводить не реже 1 раза в год. Наш клиент совместил процесс с ежегодной плановой актуализацией данных, которая проводится в апреле.
Воронцова Анна, ведущий специалист по кадровым процессам:
«Специалист по ВУ обязан хорошо разбираться в специфике документов ВУ. Например, сотрудники призывного возраста (с 2024 г. увеличен до 30 лет) получают удостоверение лица, подлежащего призыву. В просторечии — “приписное свидетельство”. В нем необходимо проверять действие отсрочек от призыва на срочную службу по учебе.
В компании работают сотрудники, которые еще учатся в вузе на программах бакалавриата, специалитета или поступают в магистратуру или аспирантуру. Каждый год в сентябре мы запрашиваем у таких сотрудников справку из учебного заведения — ее сотрудник должен предоставить в военкомат и работодателю.
Но и это еще не все: в приписном свидетельстве у призывников, имеющих право на отсрочку по учебе, должно быть указано основание для отсрочки. Мы проверяем информацию, чтобы вовремя отследить, у кого из сотрудников закончилось право на отсрочку: завершил обучение, отчислили из учебного заведения, получил “непризывную” категорию годности по здоровью. Сотрудника направляем в военкомат, чтобы своевременно внести изменения в документы».
.
Направлять сведения о приеме и увольнении в военкоматы, в которых сотрудники состоят или должны состоять на воинском учете. Отправкой этих сведений военкомат интересуется в первую очередь — при проверках скрупулезно сверяет даты на почтовых описях и чеках с датами приема или увольнения сотрудников.
Так как у нашего клиента ежедневно происходит довольно большое количество кадровых событий, то и объемы документов по ВУ внушительные. Сроки отправки сведений о приеме или увольнении жесткие — 5 календарных дней с даты кадрового события, выходные и праздничные дни не являются исключением.
Воронцова Анна, ведущий специалист по кадровым процессам:
«В начале сотрудничества мы предупредили клиента о том, что факт не отправки сведений до момента постановки компании на ВУ будет обязательно учтен военкоматом при первой проверке. Так и случилось: клиент получил замечание, и для устранения недочета пришлось формировать списки всех сотрудников, которые были приняты на работу за последние 3 года (так называемый срок давности), и работают в компании до сих пор. Здесь нам понадобилась помощь программистов 1С клиента — они настоящие профи.
Позднее военкомат настоятельно рекомендовал клиенту сформировать и направить аналогичные списки, но уже без привязки к дате приема. И эту рекомендацию мы также выполнили.
Важный нюанс: в компании работают сотрудники с медицинским образованием (высшим и средним профессиональным). Это означает, что потенциальными военнообязанными также могут быть и сотрудники-женщины, которые получили военно-учетные специальности.
Мы столкнулись с тем, что женщины, которые обучались по специальности “фармация”, как правило, не имели документов воинского учета. В том числе и те, кто в вузах обучался на военных кафедрах. Количество таких сотрудниц было впечатляющим. Мы приняли еще один вызов: сотрудниц направили в военкоматы для оформления военных билетов. Исключение — те, кто уже достиг предельного возраста пребывания в запасе (45 лет — для рядового состава и 50 лет — для офицеров)».
Уведомлять военкомат об изменениях. Например: о переводе работников на другую должность или в другое подразделение. А также об изменении персональных данных: адреса места жительства или пребывания, семейного положения, получении образования, изменении состояния здоровья (например, получении группы инвалидности).
Проводить ежегодные сверки с военкоматами. Как правило, ежегодно в ноябре компании должны сверить данные военнообязанных сотрудников с военкоматами, в которых сотрудники состоят или должны состоять на ВУ. В нашем случае сроки сверки перед второй проверкой в сентябре 2024 были сдвинуты на август.
Вести бумажную документацию по ВУ в офисе клиента. Сюда входят папки с нормативными документами, рабочие папки с документацией по ВУ, журналы по ВУ, картотека с карточками по ВУ. После первой проверки военкомат рекомендовал оформить номенклатуру дел по ВУ — мы выполнили требование до второй проверки.
Специфика клиента подразумевает внушительный бумажный документооборот. В процессе участвует сервис, через который документы отправляются курьерской доставкой и Почтой России. Что важно: все сведения в военкоматы должны направляться с помощью Почты России. Задачи провайдера: своевременная подготовка документов для отправки в военкоматы и сотрудникам, создание заявок на отправку документов.
Готовить документы для ежегодного предоставления в курирующий военкомат. До 2024 г. первым этапом было посещение Управы по месту регистрации компании: там мы согласовывали документы, затем обращались в военкомат.
Сопровождать и участвовать в проверках. Компании, в которых больше 500 военнообязанных, проверяют ежегодно, остальные — раз в 3 года. Соответственно, нашего клиента проверяют ежегодно.
В 2024 в компании внедрили новую операционную модель. Из-за этого сотрудники массово поменяли должности. Это повлияло на процесс ведения воинского учета, потому что о кадровых операциях нужно было уведомить военкомат.
Наталья Долгополова, руководитель проектов:
«В начале 2024 мы узнали, что грядет изменение должностей у двух подразделений концерна. Это означало, что одномоментно порядка 500 человек будут переведены на другие должности. Мы должны были подготовить и выдать колоссальный объем документов и отчетов для военкомата и работников. Двусторонне подписать документы с работодателем и сотрудниками, направить в военкоматы, оформить огромное количество заявок в почтовую комнату. Это серьезная нагрузка на специалистов».
Результат: две успешно пройденные проверки
Проверки состояния воинского учета у клиента прошли в августе 2023 и в сентябре 2024. Точную дату проверки военкомат заранее не объявляет, поэтому надо быть готовыми к любому развитию ситуации. Так вышло и в 2024: военкомат сообщил, что проверка придет в сентябре. О том, что она будет в начале месяца, мы узнали практически перед самой проверкой. Но мы были подготовлены: успешно встали на учет и его вели.
Наталья Долгополова, руководитель проектов:
«Нас проверяли по всем фронтам: по прошлым периодам, по текущим периодам, по картотеке. Был сложный и активный процесс. К тому же в 2024 проверка военкомата совпала с проверкой СФР и ежегодными сверками с военкоматами, которые надо было провести до очередной проверки, намеченной на сентябрь 2024. То есть, несколько мероприятий наложилось на довольно небольшой отрезок времени, ко всему нужно было успеть подготовиться и отчитаться. На наших специалистов по ВУ и специалистов по КДП легла очень серьезная нагрузка.
Тем не менее мы со всем справились благодаря профессионализму и проактивному подходу наших коллег».
Другие кейсы
