Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Smart Digit (Умная цифра)
Клиент UCMS Group с 2018 года

Екатерина Красильникова
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (50 сотрудников)
  • Кадровое делопроизводство (50 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (более 400 операций в месяц)
  • Параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах (доработка 1С)
  • Ежемесячная подготовка отчётности по стандартам GAAP
  • Ежегодная подготовка отчётности и консолидация по двум юридическим лицам по стандартам IFRS

О компании и о себе:

Я – главный бухгалтер и контролёр компании «Умная цифра» — это совместный проект двух крупных компаний. Мы разрабатываем программное обеспечение, аналогов которому ещё не было в нашей стране. Все мы знаем cloud как продукт для общественного использования, которое используют многие люди и организации. Этот проект нацелен на частное облако, которое будет позволять заказчику размещать данные на своих серверах и хранить их. Если говорить о детализации, то мы создаем ряд цифровых приложений в рамках этого проекта. Эти приложения помогут трансформировать и оптимизировать работу многих предприятий, начиная с автозаправочных станций и заканчивая буровым оборудованием. Людям, которые сейчас находятся на месторождениях, и своими руками снимают показания с оборудования, не придётся этого делать больше, они будут видеть все данные из офиса на планшете, на котором будут отражаться данные, которые определяют состояние этого оборудования. Предприятие зародилось в 2018 году, и мы работаем уже более двух лет.

Компания новая и вы сразу решили, что начнёте с аутсорсинга. Почему не инхаус? 

Мы руководствовались опытом акционеров.

Мы не исключали возможности набора людей в штат в бухгалтерию и финансы, но по итогу работы двух лет стало понятно, что это не требуется, что ваша компания полностью покрывает задачи, и мы довольно успешно справляемся с задачами акционеров, аудиторов и внутреннего руководства.

Поэтому оптимизация очень важна. Немаловажно сказать, что благодаря вам сделано множество доработок в программе 1С, и большое количество отчётов делаются автоматически.

В самом тендере вы по выбору поставщика провайдера вы принимали участие?

Нет, я пришла в компанию в момент, когда поставщик уже был выбран, и в мои задачи входило согласование и подписание договора с UCMS Group. Мы прошли совместный путь с вами, и могу отметить, что за эти два года ни разу не возникало необходимости что-то менять в договоре, потому что качество, гибкость и желание продолжать работать, интерес, энтузиазм ваших коллег, нам позволяет идти с первоначальной версией договора, которая абсолютно не требует никаких доработок. Есть только дополнительные соглашения, которые подписываются для продления услуг, изменения услуг, но не более того.

Какой ваш идеальный провайдер подобных услуг? Насколько ваше понимание того, как работаем мы, совпадает с тем, как должен работать идеальный провайдер? И есть ли что-то, на что нам нужно обратить внимание?

В моём понимании провайдер, который предоставляет услуги, должен оказывать их так, как написано в договоре, то есть полностью вести бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы.

Поэтому мое понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией.

Если взять самое основное слово, которое используют стороны при ведении договорных услуг – ответственность, то она есть, её видно. И мне не нужно в это погружаться, не нужно контролировать компанию, которая взяла на себя ответственность. Это основное, что должно быть, и оно есть. 

Теперь про рабочий процесс. Мы делаем бухгалтерский учёт, считаем зарплату и ведём кадры. Плюс по бухучёту у нас есть много интересных проектов, например, параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах, консолидация по МСФО. С нашей стороны это два департамента с разными руководителями проектов. Насколько это удобно?

Сейчас процесс такой же, как и в начале проекта. Стартовала проект Екатерина Меньшикова, это человек, который идёт с нами с самого начала и подхватывает нас по мере необходимости. Ведёт, наверное, более правильное слово. Она погружена в весь процесс, даже если мы какое-то время к ней не общаемся по задачам. Ей можно позвонить в любое время с вопросами.

Есть зарплата и кадры под руководством Елены Скворцовой и бухучёт под руководством Веры Стешовой. У Елены в команде есть кадровик и специалист по расчёту зарплаты. Были написаны процедуры, по ним мы и живём. Тут нечего особо добавить, потому что процессы чётко выстроены. Мы заполняем отчётность, которая поступает нам от акционеров, но планируем её отдать вашим коллегам, только сначала хочется это всё автоматизировать для удобства. Что касается бухучёта, в команде Веры Стешовой есть Любовь Ляпина, она основа нашего бухучёта. Я обычно сразу напрямую иду как раз к Любе. Общение более короткое и более неформальное, оно эффективнее по процессам, задачам, и в целом, по атмосфере. У Любы есть помощники – Елена и Анастасия. Они тоже довольно давно с нами работают, абсолютно прекрасные специалисты, тоже очень чётко понимают, быстро реагируют. Я очень признательна Екатерине (Меньшиковой) за то, что она подобрала этих людей, она их поддерживает со своей стороны. Безусловно, мне это удобно, и я понимаю, что они знают свои задачи, делают свою работу и вижу, что им приятно от результата выполненных задач так же, как и мне. Если закрытие закончилось, отчётность закончилась, они выдохнули, мы созвонились, и доброжелательность этой атмосферы меня очень привлекает.

Как строится процесс по подготовке управленческой отчётности?

Вы сказали, что знаете про нашу сложную базу, учётные политики, параллельный учёт. Это полностью заслуга Екатерины Меньшиковой, она собрала её с нуля, она её ведёт, и говорит, что лучше и лучше складываются у неё эти процессы. Я не говорю уже о молниеносном реагировании на любую просьбу. Потому что если вдруг я отсутствую в отпуске или что-то случилось, то всё моё руководство знает это слово – «Меньшикова». Меньшикова — это человек, которого знают в нашей компании.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Наверное, банально говорить, но «качество». Но не хочется быть банальной. Атмосферные. Эти слова вам много скажут про людей. В нашем мире нет стандартов, всё очень относительно. Слово «качество» тоже относительное. А атмосфера – это то, что даёт уверенность в своих действиях. Поэтому так. 

Мы с вами уже больше двух лет. Почему мы вместе?

Можно ответить, что у нас полное взаимопонимание.

Действительно, мне сложно представить другую организацию, которая будет с нами работать. Я ценю людей, которые со мной работают, и мне максимально комфортно; у меня единственное пожелание — задержать как можно дольше коллег на нашем проекте.

Мы всё понимаем, что меняется время, люди меняют работы, жалко будет их терять. Сейчас у нас самая идеальная команда подобрана, и я только одно прошу — это максимально надолго зафиксировать.

Какие планы у компании? Чем вы сейчас живете?

У нас масштабные планы. Мы сейчас передаём на согласование трёхлетний бизнес-план, кроме трёхгодового проекта частного облака. Есть два не менее масштабных проекта, которые выходят к нам в 2021 году. Помимо основного заказчика, у нас появляются задачи со вторым акционером, и в ближайшем будущем мы планируем увеличить объём нашей разработки и выйти уже на новый уровень. Помогаем в этом и надеемся, что вы также останетесь с нами, и вместе мы доведём до автоматизма много проектов. Планируем осваивать новые задачи и погружаться в новую работу.

Екатерина, помогите стать нам лучше. На что нам обратить внимание в нашем сервисе, чтобы быть более приятным нашим клиентам?

Сократите цепочку людей, которых вы встраиваете во взаимоотношения с заказчиками. То есть нам в меньшей степень нужен руководитель проекта, нам более важна операционная команда. Я могу уделять им больше времени в таком случае. И рядовых сотрудников это больше мотивирует. Они хотят получать благодарность от источника – заказчика за то, что они делают, и передавать результат этой работы напрямую. Мы просто тоже работаем на заказчика и получить от него комплимент – ценно.

Татьяна Ермакова
Manager global finance processes Walter

О компании:

На российском рынке с 2005 года. Входит международную группу Sandvik, у которой пять подразделений в России. Основное направление бизнеса — продажа металлорежущего инструмента крупным металлургическим промышленным компаниям.

с 2011 года работают с UCMS, начинали с расчёта зарплаты 
с 2014 передали на аутсорс полный блок бухгалтерии

Услуги:

  • расчёт зарплаты
  • участки бухгалтерского учёта: банк, заказчики, авансовые отчёты, РБП, основные средства, отражение расходов
  • кадровое администрирование

Как выбирали поставщика по аутсорсингу? 

По зарплатному проекту выбирали поставщика на глобальном уровне. Мы рассматривали только крупные компании уровня KPMG. В итоге выбрали немецкую компанию, с которой многие процессы у нас ухудшились. 

Через год мы ещё раз организовали тендер, тогда уже мы посмотрели на качество ваших услуг по расчёту зарплаты и поняли, что нашли то, что искали: профессионализм, знание системы и законодательства. Кроме того, вы работаете в международной программе SAP, а нам нужен был поставщик, который может обеспечить в ней профессиональный сервис. Довольны выбором до сих пор.

Давайте вспомним, с чего мы начинали?

Сначала мы с вами работали по блоку расчёта зарплаты, затем успешно перевели часть бухгалтерии на аутсорсинг. А с 2014 года вы ведёте практически полный блок бухгалтерии. 

И с каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Наша работа по бухгалтерскому учёту началась с авансовых отчётов?  

Да, плюс проверка дополнительных отчётов и путевых листов — это был непростой блок для нас. Потом мы постепенно передали проводки по банку, затем — работу с заказчиками и параллельно тут уже подключился бухгалтерский и налоговый учёт. 

У нас есть строгие правила внутреннего контроля в дополнение к российским стандартам. Ваши коллеги изучили политики нашей компании, чтобы знать, как правильно действовать. Поэтому мы смогли успешно и оперативно интегрировать эти процессы и дальше только добавляли вам новые участки работы. 

И как с нами работается? Что можете отметить?

Самое большое преимущество — это то, что ваша компания крайне гибкая и расценивает клиентов как часть своего бизнеса. 

Такое ощущение, что ваши сотрудники — часть нашей компании

Они переживают за наши процессы, стараются сделать максимум полезного, даже сверхурочно. Очень приятно, что они понимают нашу стратегию и гибко могут переходить с одного процесса на другой без долгого согласования изменений. Мы видим от них отдачу, как от наших собственных сотрудников, что крайне редко вообще бывает на аутсорсинге. Если запускаются какие-то новые участки работы, мы очень быстро от вас получаем помощь. 

Процессы выстроились правильно с самого начала или были какие-то притирки? 

Я не помню особенных притирок, нас хорошо поддерживал наш руководитель проекта, если были какие-то проблемы, она была на связи 24/7. Я с самого начала понимала, что могу получить оперативную помощь, даже если очень горящий вопрос. 

Зарплатный проект у нас изначально вела Ольга Новикова, она ведёт его и сейчас. Ольга очень хорошо знает нашу компанию, а мы очень довольны сотрудничеством.

Мы видим максимальную вежливость, готовность помочь нам даже за рамками рабочих часов 

Что можете отметить в рамках этого года? 

В апреле из-за пандемии у нас была реструктуризация персонала. Мы сократили кадрового специалиста и передали вам кадровый учёт. Всё произошло совершенно незаметно, не было никакого дискомфорта. Наоборот мы увидели аккуратный и структурированный подход. Этот участок работы вами был очень хорошо принят, несмотря на то, что сейчас сложное время. 

Что могу рассказать ещё — дополнительно у нас происходит аудиторская проверка. Мы видим, что с каждым годом у нас количество замечаний уменьшается, так что аудиторы тоже довольны процессом.

Какие ситуации вы особенно запомнили? 

Вы нас очень выручили, когда мы проходили внутренний аудит от головного офиса Sandvik. Это очень серьёзный процесс — если что-то не так, может дойти до увольнения. От вас мы получили такое полное включение, что даже ваш отдел ИТ давал советы. Благодаря такой поддержке у нас рейтинг стал лучше по внутреннему аудиту. 

Ещё мы, как часть западной компании, работаем в западной версии SAP. Даже план счетов весь западный, и мы через Excel переводим его в российские стандарты. Учётная программа тоже не русифицированная, а там налоговая отчётность. Нужно креативно подходить, чтобы применять это к российским стандартам. Возможно, поэтому нам не так просто было найти партнёра, кто бы был готов мыслить по-другому. 

А вы с готовностью берётесь за новые задачи, которые зачастую уникальны для российского рынка

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Customer oriented — клиентоориентированные

Почему вы с нами вместе столько лет?

Мы видим и ценим индивидуальный подход к нашей компании. Сейчас, когда технологии активно развиваются, когда всё переходит в цифровой формат, больше настроено на обслуживание роботами, мы не видим массового подхода к нам. Всё-таки в некоторых процессах нужны гибкость и творчество, необходимо видеть участие людей, человеческий подход, особенно в работа с кадрами, важно, что к нашей компании относятся, как к индивидуальному проекту и болеют за наши проблемы.

Мы считаем вас надёжным партнёром, который понимает наши особенности, потребности, цели и задачи

Какая ваша идея об идеальном провайдере?

Зависит от услуги. У нас много цифровых услуг, поэтому вопросы иногда быстрее может решить робот. А когда мы касаемся российского законодательства в западных системах, то тут индивидуальный подход очень важен, потому что не всегда стандартными решениями можно наладить бизнес-процессы. 

Желаю компании успехов, развития и новых хороших клиентов!

Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

MONE

Как российская ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы?

IKEA
Все кейсы