Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Smart Digit (Умная цифра)
Клиент UCMS Group с 2018 года

Екатерина Красильникова
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (50 сотрудников)
  • Кадровое делопроизводство (50 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (более 400 операций в месяц)
  • Параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах (доработка 1С)
  • Ежемесячная подготовка отчётности по стандартам GAAP
  • Ежегодная подготовка отчётности и консолидация по двум юридическим лицам по стандартам IFRS

О компании и о себе:

Я – главный бухгалтер и контролёр компании «Умная цифра» — это совместный проект двух крупных компаний. Мы разрабатываем программное обеспечение, аналогов которому ещё не было в нашей стране. Все мы знаем cloud как продукт для общественного использования, которое используют многие люди и организации. Этот проект нацелен на частное облако, которое будет позволять заказчику размещать данные на своих серверах и хранить их. Если говорить о детализации, то мы создаем ряд цифровых приложений в рамках этого проекта. Эти приложения помогут трансформировать и оптимизировать работу многих предприятий, начиная с автозаправочных станций и заканчивая буровым оборудованием. Людям, которые сейчас находятся на месторождениях, и своими руками снимают показания с оборудования, не придётся этого делать больше, они будут видеть все данные из офиса на планшете, на котором будут отражаться данные, которые определяют состояние этого оборудования. Предприятие зародилось в 2018 году, и мы работаем уже более двух лет.

Компания новая и вы сразу решили, что начнёте с аутсорсинга. Почему не инхаус? 

Мы руководствовались опытом акционеров.

Мы не исключали возможности набора людей в штат в бухгалтерию и финансы, но по итогу работы двух лет стало понятно, что это не требуется, что ваша компания полностью покрывает задачи, и мы довольно успешно справляемся с задачами акционеров, аудиторов и внутреннего руководства.

Поэтому оптимизация очень важна. Немаловажно сказать, что благодаря вам сделано множество доработок в программе 1С, и большое количество отчётов делаются автоматически.

В самом тендере вы по выбору поставщика провайдера вы принимали участие?

Нет, я пришла в компанию в момент, когда поставщик уже был выбран, и в мои задачи входило согласование и подписание договора с UCMS Group. Мы прошли совместный путь с вами, и могу отметить, что за эти два года ни разу не возникало необходимости что-то менять в договоре, потому что качество, гибкость и желание продолжать работать, интерес, энтузиазм ваших коллег, нам позволяет идти с первоначальной версией договора, которая абсолютно не требует никаких доработок. Есть только дополнительные соглашения, которые подписываются для продления услуг, изменения услуг, но не более того.

Какой ваш идеальный провайдер подобных услуг? Насколько ваше понимание того, как работаем мы, совпадает с тем, как должен работать идеальный провайдер? И есть ли что-то, на что нам нужно обратить внимание?

В моём понимании провайдер, который предоставляет услуги, должен оказывать их так, как написано в договоре, то есть полностью вести бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы.

Поэтому мое понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией.

Если взять самое основное слово, которое используют стороны при ведении договорных услуг – ответственность, то она есть, её видно. И мне не нужно в это погружаться, не нужно контролировать компанию, которая взяла на себя ответственность. Это основное, что должно быть, и оно есть. 

Теперь про рабочий процесс. Мы делаем бухгалтерский учёт, считаем зарплату и ведём кадры. Плюс по бухучёту у нас есть много интересных проектов, например, параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах, консолидация по МСФО. С нашей стороны это два департамента с разными руководителями проектов. Насколько это удобно?

Сейчас процесс такой же, как и в начале проекта. Стартовала проект Екатерина Меньшикова, это человек, который идёт с нами с самого начала и подхватывает нас по мере необходимости. Ведёт, наверное, более правильное слово. Она погружена в весь процесс, даже если мы какое-то время к ней не общаемся по задачам. Ей можно позвонить в любое время с вопросами.

Есть зарплата и кадры под руководством Елены Скворцовой и бухучёт под руководством Веры Стешовой. У Елены в команде есть кадровик и специалист по расчёту зарплаты. Были написаны процедуры, по ним мы и живём. Тут нечего особо добавить, потому что процессы чётко выстроены. Мы заполняем отчётность, которая поступает нам от акционеров, но планируем её отдать вашим коллегам, только сначала хочется это всё автоматизировать для удобства. Что касается бухучёта, в команде Веры Стешовой есть Любовь Ляпина, она основа нашего бухучёта. Я обычно сразу напрямую иду как раз к Любе. Общение более короткое и более неформальное, оно эффективнее по процессам, задачам, и в целом, по атмосфере. У Любы есть помощники – Елена и Анастасия. Они тоже довольно давно с нами работают, абсолютно прекрасные специалисты, тоже очень чётко понимают, быстро реагируют. Я очень признательна Екатерине (Меньшиковой) за то, что она подобрала этих людей, она их поддерживает со своей стороны. Безусловно, мне это удобно, и я понимаю, что они знают свои задачи, делают свою работу и вижу, что им приятно от результата выполненных задач так же, как и мне. Если закрытие закончилось, отчётность закончилась, они выдохнули, мы созвонились, и доброжелательность этой атмосферы меня очень привлекает.

Как строится процесс по подготовке управленческой отчётности?

Вы сказали, что знаете про нашу сложную базу, учётные политики, параллельный учёт. Это полностью заслуга Екатерины Меньшиковой, она собрала её с нуля, она её ведёт, и говорит, что лучше и лучше складываются у неё эти процессы. Я не говорю уже о молниеносном реагировании на любую просьбу. Потому что если вдруг я отсутствую в отпуске или что-то случилось, то всё моё руководство знает это слово – «Меньшикова». Меньшикова — это человек, которого знают в нашей компании.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Наверное, банально говорить, но «качество». Но не хочется быть банальной. Атмосферные. Эти слова вам много скажут про людей. В нашем мире нет стандартов, всё очень относительно. Слово «качество» тоже относительное. А атмосфера – это то, что даёт уверенность в своих действиях. Поэтому так. 

Мы с вами уже больше двух лет. Почему мы вместе?

Можно ответить, что у нас полное взаимопонимание.

Действительно, мне сложно представить другую организацию, которая будет с нами работать. Я ценю людей, которые со мной работают, и мне максимально комфортно; у меня единственное пожелание — задержать как можно дольше коллег на нашем проекте.

Мы всё понимаем, что меняется время, люди меняют работы, жалко будет их терять. Сейчас у нас самая идеальная команда подобрана, и я только одно прошу — это максимально надолго зафиксировать.

Какие планы у компании? Чем вы сейчас живете?

У нас масштабные планы. Мы сейчас передаём на согласование трёхлетний бизнес-план, кроме трёхгодового проекта частного облака. Есть два не менее масштабных проекта, которые выходят к нам в 2021 году. Помимо основного заказчика, у нас появляются задачи со вторым акционером, и в ближайшем будущем мы планируем увеличить объём нашей разработки и выйти уже на новый уровень. Помогаем в этом и надеемся, что вы также останетесь с нами, и вместе мы доведём до автоматизма много проектов. Планируем осваивать новые задачи и погружаться в новую работу.

Екатерина, помогите стать нам лучше. На что нам обратить внимание в нашем сервисе, чтобы быть более приятным нашим клиентам?

Сократите цепочку людей, которых вы встраиваете во взаимоотношения с заказчиками. То есть нам в меньшей степень нужен руководитель проекта, нам более важна операционная команда. Я могу уделять им больше времени в таком случае. И рядовых сотрудников это больше мотивирует. Они хотят получать благодарность от источника – заказчика за то, что они делают, и передавать результат этой работы напрямую. Мы просто тоже работаем на заказчика и получить от него комплимент – ценно.

Надежда Иванеева
Генеральный директор

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (40 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (40 сотрудников)

О компании и о себе:

Мы — контрактная исследовательская организация (clinical research organization, CRO), предоставляющая стратегические решения по проведению клинических исследований. Проводим исследования новых препаратов до их вывода на рынок. Наша компания была основана в 1993 году, таким образом наш опыт на рынке составляет более 20 лет. Сначала компания преимущественно занималась исследованиями в центральной Европе. Со временем выросла, и сейчас мы действительно являемся mid-size CRO с головным офисом в Берлине и основными операционными офисами в Бостоне, Варшаве и Киеве.

Российский офис KCR был открыт в 2009 году, а я работаю в компании более 7 лет в качестве генерального директора. С тех пор компания сильно развивалась, и UCMS Group нам помогала на всех этапах этого развития. Наша команда также выросла за эти годы. UCMS поддерживает нас, особенно в плане подготовки документации по командировкам, а для нас это очень актуально, потому что наши специалисты активно ездят в другие города и для нас важно, чтобы оформление и отчётность по командировкам велись максимально аккуратно, и, конечно, оплата командировочных расходов должна производиться своевременно и корректно.

Как выбирали UCMS Group?

Как только я пришла в компанию в качестве директора, оценила состояние дел в бухгалтерии. Я не бухгалтер, однако, у меня степень MBA Плехановской школы бизнеса, где меня учили по некоторым диагностическим признакам составлять понимание о том, на каком этапе находится компания по разным показателям. У меня были некоторые сомнения, поэтому мы организовали внутреннюю проверку бухгалтерии, которую делала тогда Светлана Макашина (прим. Руководитель отдела аутсорсинга бухгалтерского учёта 2010-2014 гг.). И в итоге мы поняли, что у нас много работы и что мы продолжим ее делать с UCMS Group. Тогда мы и начали наше сотрудничество.

На тот момент российский офис компании был небольшим и отдельного человека нанимать в штат смысла не имело.

Для меня этот вопрос даже не стоял, мне хотелось найти надёжного партнёра именно в аутсорсинге, как написано на одном из ваших слоганов «чтобы спать спокойней», потому что у нас действительно были нюансы и сложности.

Хотелось, чтобы работа велась профессионально, чтобы мы знали, что действительно можем положиться на партнёра. И как вы заметили, тендера действительно не было, всё сильно было завязано на персоналиях. Я знала, как работает Светлана, я знаю, как работает Екатерина (Меньшикова), поэтому мне хотелось, чтобы они помогли построить работу в нашей компании. Я понимала, что раз процессом руководят такие профессионалы, то я могу ожидать хороший результат для своей компании. Так оно и произошло.

Мне кажется это хорошее исключение, бывают не только тендеры, бывает и по-другому. Конечно, принимая решение как руководитель, я знала, что есть другие компании в этой сфере, понимала порядок стоимости услуг. Наша компания не первый раз сталкивалась с UCMS Group, мы сотрудничали и в других странах (кажется, на тот момент в Венгрии) и это тоже был один из факторов. Наш CFO и наш CEO это решение поддержали. Я не скажу, что это было слепое решение только на уровне личных предпочтений. Естественно, они играли важную роль, но я также понимала, что UCMS Group занимает должную позицию на рынке этих услуг и предоставляет хороший сервис по приемлемым деньгам, и я видела много отзывов.

Я ожидала всего – и что вы выстроите процессы, что будет наведён порядок в бухгалтерии. Нужен был комплексный взгляд на то, что происходило в компании, чтобы понять, как построить работу.

Переход на аутсорсинг может быть неудобным, непривычным. Были ли какие-то сложности?

У нас был другой провайдер, который не являлся профессионалом в области аутсорсинга, они были скорее аудиторы. Был ряд нюансов в их работе, поэтому у меня и возникла идея о смене. Лично для меня формат аутсорсинга был новым именно в бухгалтерской сфере, до этого я с ним не сталкивалась. Но на мой взгляд, мы детально все обсудили, и очень помогло то, что Светлана и Екатерина знакомы со спецификой бизнеса таких компаний, как наша. Я была рада, что мы начали сотрудничество, имея именно Екатерину и Светлану. Ситуация действительно во многом уникальна, но на самом деле такие кейсы тоже очень показательны. Сложности с командой, конечно, какие-то были, я не скажу в деталях, но, если было бы было что-то серьёзное, я бы помнила. Они были какие-то незначительные. В процессе уже была выстроена правильная коммуникация, работа с документами в том формате, в котором мы ожидали и на том уровне услуг, который мы сейчас имеем.

Расскажите, как выстраивались отношения с командой, на сколько было сложно, легко, комфортно? Мы были теми людьми, которые слушают и слышат?

Сейчас тот самый золотой момент, когда мы в полном восторге, у нас есть Анастасия Морозова (старший специалист), с которой мы работаем, и она действительно замечательная, постоянно на связи. Мы с ней на одной волне, очень легко и комфортно вместе работать. Поэтому сейчас хороший период и мне даже нечего сказать — на мой взгляд, всё идеально. Конечно, не всегда было так, у нас были какие-то моменты, менялись сотрудники, которые отвечали за нашу компанию.

Проблемы бывают у всех, и естественно ошибки делают все, просто вопрос в том, как это всё решается и как ошибки исправляются.

Когда у нас были проблемы, недоработки, ошибки как с вашей стороны, так и совместные, я всегда знала, что смогу позвонить Екатерине (Меньшиковой) и обсудить это и всегда могла рассчитывать на быструю реакцию и оперативное решение. Это очень важно. Здорово, что есть такое отношение и готовность реагировать. Самый важный фактор для меня.   

У нас есть контактное лицо со стороны клиента, мы вместе работаем с самого начала.  Мы максимально вовлечены, постоянно на связи. С нашей стороны есть специалист, старший специалист и расчётчик зарплаты. Мы выполняем весь функционал от ведения бухучёта до отчётности, плюс мы готовим международную отчётность, считаем зарплату, делаем кадровое делопроизводство. И сама компания KCR развивается – выбран путь на унификацию процессов, автоматизацию. Появляются запросы на сближение российского учёта с международными стандартами, ведение единого реестра вендоров, использование глобальных программ для ведения участков учёта и желательно максимально без дублирования. Процесс начался в прошлом году.

Да, совершенно верно. Пока для меня ещё не совсем понятно, как все это будет функционировать, как будут загружаться счета, пока у нас это ещё в работе, но процесс уже налажен в большинстве других наших стран и в скором времени мы тоже к этому придем.

Посоветуйте, что мы можем улучшить?

Для меня, наверное, этот вопрос самый сложный, потому что сейчас всё идеально. И когда всё идёт хорошо, мысли об улучшении в голову и не приходят. Единственное, что я могу сказать, это, наверное, выстроить более эффективную систему бэкапов на время отсутствия основных сотрудников из команды проекта. То есть чтобы этот бэкап не просто был, а знал существующие нюансы, незакрытые задачи. Чтобы человек чётко понимал все необходимые задачи и сроки их выполнения.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Так, ну я бы назвала активно-креативные. Для меня это тоже один из важных моментов.

От людей, которые занимаются бухгалтерией, обычно как-то креатива не ожидают, считается, что это скучные люди, которые работают с бумагами.

А у вас есть такая характерная черта, несмотря на то, что вы работаете с цифрами, большинство ваших сотрудников, с которыми мы имеем дело, живые и креативные. Анастасия спокойно реагирует на нестандартные вопросы, для нас это тоже важно. Человек умеет взаимодействовать с окружающим миром, и в частности с нами.

Расскажите, какие цели или планы у KCR? Может быть, вы какую-то антиковидную штуку разрабатываете или что-то другое суперклассное?

Мы сами ничего не разрабатываем, мы исследуем продукты клиентов (фармацевтических и биотехнологических компаний), с которыми они к нам приходят в различных областях – это и онкология, и кардиология, и ряд других нозологий. Мы работаем в разнообразной среде в разных направлениях с разными препаратами. Мы выросли в последнее время преимущественно за счёт аутсорсинга, поскольку у нас есть крупный клиент и много сотрудников работают исключительно в рамках этого сотрудничества. Сейчас же фокус больше смещается на развитие внутренних проектов компании для наших международных клиентов – иностранных компаний, которые не имеют представительств в России. Речь о клинических исследованиях, в которых нам доверяется проведение проекта от и до, так называемый full-service. И действительно много процессов становятся электронными из-за ситуации с ковидом, мы разрабатываем новые продукты и процессы для удалённого мониторинга исследовательских центров, для улучшения взаимодействия, чтобы хорошо и эффективно работать в новой реальности.

Почему мы вместе столько лет? Шесть лет – достаточно большой срок.

Ответ будет простым – потому что нам хорошо вместе. Все мы люди, а людям всегда важно работать с людьми, и если совершенно нет контакта, то и остальное будет не очень. Я вижу по себе, потому что я нахожусь в отношениях с мужем со школы, и, конечно, были разные периоды, но я понимаю, что отношения между людьми и компаниями строятся по одним и тем же принципам. Один из тостов, которые я говорю на свадьбах друзей, — всегда говорите друг с другом. Проблемы начинаются тогда, когда накапливается недовольство и недоговорки. Для меня этот диалог непрерывный, и эта открытость в отношениях и поддержание диалога в отношениях – то, что помогает сохранить длительные и здоровые отношения.

На работе мы проводим большую часть своего времени. И хочется, чтобы это приносило больше положительных эмоций, чем негатива. Для этого надо действительно работать над собой и друг над другом, а это невозможно без обратной связи.

Сложно ли было запоминать наше название?

Лично мне несложно, поскольку у меня большой опыт общения с иностранными компаниями, там бывают разные аббревиатуры, я сразу услышала и запомнила. Но я понимаю, о чём вы говорите. Я вижу, что у некоторых сотрудников с этим проблемы, особенно часто путают буквы C и S местами, бывает вас называет юэсэмси. У нас, на самом деле, есть тоже смешные истории с названием компании. Наше название KCR исторически возникло по имени основателя – Kiecana Clinical Research. Но у нас также есть слоган — «Knowledge, Commitment, Results». На локальном уровне название звучит как «КЦР» и многим хочется знать, что же это значит.

Один из сотрудников курьерской компании, с которой мы работаем, убежден, что мы «Клуб Центральной Разведки».

Ваше представление об идеальном провайдере?

Вы знаете, я не скажу ничего нового, представление это основано на том, о чём мы говорили. Это открытость к взаимодействию, готовность оперативно решать вопросы, проблемы. Клиентоориентированность, это само собой, избитое слово. Многие заявляют, что они такие, но вообще могут не понимать, что это на самом деле означает.

Для меня, действительно, UCMS Group – это пример клиентоориентированной компании, у которой это не только глобальный лозунг, а подход на ежедневной основе, в деталях, в отношении со стороны менеджмента и исполнителей.

Я не люблю в процентах голословно говорить, но по ощущениям – в 90% случаев это было именно так. Клиентоориентированность имеет место быть. В том числе и в виде терпимости к несовершенствам со стороны клиента.

Юлия Басик
Финансовый менеджер

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (32 сотрудника)
  • Кадровое администрирование (32 сотрудника)

О компании:

СНФ Восток — это дочерняя компания международного французского холдинга SPCM S.A. (группа компаний СНФ), занимающегося производством и оптовой торговлей химическими реагентами, которые используются в муниципальной и промышленной водоочистке, нефтедобыче, горнодобывающей и других отраслях промышленности.

Вы уходили от другого провайдера. Расскажите, почему вы решили поменять поставщика?

Решили уйти по нескольким причинам. Во-первых, мы столкнулись с тем, что нам требовалось перейти на новую версию 1С, а предыдущий провайдер не смог помочь нам с этим. Во-вторых, накопились взаимные претензии по части качества работы и текучки кадров. Несмотря на то, что наша деятельность достаточно простая, в большинстве своем «купля-продажа», но тем не менее периодически возникало недопонимание.

На что вы обращали внимание при выборе нового провайдера услуг?

Мы отобрали порядка 30 компаний в соответствии с опубликованными рейтингами по качеству услуг бухгалтерского учёта и кадрового делопроизводства, запросили коммерческие предложения и проанализировали их с точки зрения цена – качество. По итогу было выбрано пять компаний, с представителями которых мы общались лично.

Особое внимание уделялось наличию отзывов, размеру страховки, и, самое принципиальное – ответственности.

Если аутсорсинговая компания подготавливает и сдаёт отчётность, то, в случае обнаружения в ней ошибок, аутсорсер должен нести ответственность и покрывать всевозможные риски. Проанализировав все отобранные предложения, мы поняли, что по соотношению цена – качества нам больше всех понравился UCMS Group, и нас покорили Екатерина Меньшикова и Наталья Долгополова. 

С кем вы работали на этапе согласования договора?

С нами работала менеджер по продажам Наталья Романенкова. Она всегда была на связи, мы долго общались по поводу договорных условий. И уже позднее, в первые дни работы, Наталья была на связи и все вопросы решала очень оперативно.

Как стартовал проект?

Я бы разделила проект на две части. Первая часть — техническая, а именно перенос 1С на оборудование UCMS Group. Здесь мы столкнулись с проблемами с качеством соединения, что приводило к медленной работе 1С. Вторая часть – непосредственно бухгалтерский учёт, здесь тоже были небольшие накладки, но после двух месяцев активного общения всё пришло в норму и сейчас прекрасно работает. В частности, UCMS с нами уже прошёл два аудита. У аудиторов существенных замечаний к работе нового аутсорсера не было.

Как у вас сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены во взаимодействие с нами?

Минимально. Мой функционал – это управленческая отчётность и взаимодействие с головным офисом. То есть больше с UCMS Group взаимодействуют мои коллеги, я подключаюсь на уровне заключения договоров, каких-то согласований. Например, сейчас у нас активный период взаимодействия с налоговой, поэтому я постоянно общаюсь с Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту). Но, по сути, я просто координатор.

Расскажите про отношения с командой?

Моя позиция такова – чем лучше работает аутсорсер, тем реже мы про него вспоминаем.

С Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту) максимально комфортно общаться, в любое время, по любому вопросу всегда подскажет, расскажет, если нужно приедет. С моей стороны никаких нареканий.

Есть ли у СНФ Восток какая-то специфика? Знаю, что мы делаем отчётность по международным стандартам.

Да, это МСФО, причём в соответствии с требованиями головного офиса, никто из сотрудников не имеет доступа к данной отчётности, всё полностью на UCMS Group. Другой нашей специфической особенностью можно назвать реализацию проектов полимерного заводнения в нефтедобывающем секторе. В России подобные проекты пока не особо распространены, поэтому периодически возникают вопросы, в том числе по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Ещё мы возмещаем НДС.

Да, мы не возмещали НДС с момента переезда компании из Санкт-Петербурга в Москву в 2017 году, в связи с чем накопилась очень большая сумма НДС к возмещению. И вот сейчас совместно с UCMS Group мы с апреля пытаемся возместиться.

Я бы ещё отметила, что у нас возникли определённые проблемы, когда мы всё-таки перешли на новую версию 1С, которую было необходимо адаптировать под наши требования и специфику.

В данном вопросе помощь UCMS Group была неоценима, так как для нас это был новый опыт и определенные задачи требовали совместного поиска решений.

Что мы можем сделать лучше для вас в нашем сервисе?

Я бы советовала обратить внимание на IT. Я знаю, что у нас были большие замечания к этой части. И, наверное, второй момент — это сменяемость специалистов, которая была на протяжении года.

Сейчас сформирована финальная команда, она уже натренирована и надеюсь, что изменений не планируется.

Оправдались ли ваши ожидания от смены провайдера?

С моей стороны однозначно оправдались, со стороны коллег, насколько я вижу, тоже. Сократилось количество недочётов и сроки их исправления.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Думаю – гибкие. Я вряд ли могу назвать ещё компанию, которая поможет, когда у меня возникла проблема в начале 10 вечера, и единственный номер, который у меня есть, это номер Натальи Долгополовой. Буквально через 10 минут перезванивает Наталья Романенкова, а утром мы уже оформляем документы.

Расскажите, какие у вас цели сейчас?

Стратегия нашей компании – расширение рынка. Мы активно работаем над этим, развиваемся в нефтяной сфере, продвигаем проекты полимерного заводнения.

Сложно ли было запоминать наше название?

Нет, не сложно, но мы у себя ввели несколько сокращенное название. Мы вас ласково Юсик называем.

Сергей Усилин
Chief Operating Officer

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (60 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (60 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (до 150 операций)

О компании:

Smart Engines – это молодая IT компания, которая, несмотря на свой небольшой возраст, на самом деле состоит из квалифицированных специалистов в области распознавания изображений и видеоданных с огромным стажем и опытом, что позволяет нам делать высококлассные продукты. Наш основной продукт – это распознавание изображений документов, и за несколько лет в части распознавания изображений документов, таких как паспорт, СНИЛС, мы вышли в лидеры не только в России, но и во всем мире. То есть мы превратились из маленькой такой компании в России в компанию с международным именем в нашем сегменте.

Вы приходите на вокзал, покупаете билеты, там оператор вводит ваши паспортные данные с помощью наших услуг, вы покупаете билеты на самолёт, поезд, автобус через сайт-агрегатор, и именно наш софт позволяет вам быстро внести ваши паспортные данные. Или вы совершаете перевод денег своему родственнику, другу через приложение Тинькофф и быстро распознать банковскую карту позволяет наш софт. Вы удалённо оформляете банковский продукт, и первое с чего вы начинаете, это опять ввод паспортных данных – это тоже наш софт. Вы проверяете штрафы, вам нужно распознать водительское удостоверение и СТС, это тоже наш софт.

Всего общее количество типов документов, которые мы можем распознавать, превышает полторы тысячи, масштаб покрытия нашим софтом действительно громадный. Вы даже не всегда знаете, что вы им пользуетесь, но там тем не менее, это может быть наше решение.

Как вы выбрали UCMS Group? И почему было принято сменить провайдера?

У нас уже был поставщик, который оказывал бухгалтерские и юридические услуги. Точнее он нас частично консультировал по юридическим вопросам. Наша компания стартовала с трёх человек и постепенно разрослась до более шестидесяти. Наш предыдущий провайдер – маленькая компания, её возможности не хватало для того, чтобы нас обслуживать.

Мы, со своей стороны, уже хотели получать понятное, плановое предоставление бухгалтерских и юридических услуг и точно понимали, чего не хотим.

Мы не хотели связываться с индивидуальным человеком, бухгалтером, но хотели пользоваться услугами крупной компании, отвечающей за качество услуг, предоставляющей полный спектр, поэтому выбирали нового провайдера среди крупных, известных игроков, которые готовы предоставить услуги с гарантией.

Мы рассматривали услуги только крупной компании, не хотели ошибиться, и те компании, у которых работает три бухгалтера, в целом вовсе нас не устраивали. Но с другой стороны, нам хотелось, чтобы провайдер бухгалтерских и юридических услуг вдавался в наши мелкие задачи.

Нашей целью было перенести всё на аутсорсинг, даже хранение трудовых книжек.

То, что для некоторых крупных провайдеров кажется глупостью, и они говорят: «А зачем?». А вот мы хотели, чтобы вся бумажная часть, связанная с ведением кадров, с бухгалтерией, с хранением документов была на плечах нашего провайдера.

И когда мы всё это рассказали вашим коллегам из продаж, и поняли, что вы решаете подобные задачи, и что они поставлены на поток, то мы поняли, что UCMS Group – наш выбор.

То есть вам было важно, чтобы провайдер был крупным, соответственно нёс ответственность за свой сервис и избавил вас от всех перечисленных забот.

Да, от всех совершенно вопросов, связанных с кадрами и бухгалтерским «мучением» с отчётностью. Важность крупности мы осознавали давно, с самого начала деятельности нашей компании. Мы понимаем, что будем расти всё быстрее и быстрее, и соответственно провайдер услуг тоже должен обеспечивать нам увеличением мощности. 

Ваши ожидания оправдались?

Всё хорошо, мы полностью довольны. Не могу сказать, что не было каких-то моментов, когда мы притирались друг к другу, но тем не менее все вопросы были успешно решены, никаких серьёзных проблем у нас нет, всё отлично, продолжаем взаимодействовать.

Как у вас строилось общение с менеджером по продажам?

Менеджер по продажам всегда был на связи. Узнал, какие услуги нам необходимы, и на основании краткого опроса предоставил КП. У нас было несколько встреч с коллегами из продаж, с руководителем проекта Еленой Скворцовой и специалистом по кадровому делопроизводству. Мы лично познакомились, всё обсудили, мы объяснили наши ожидания, ваши сотрудники поспрашивали об особенностях бизнеса, и мы постепенно пришли к заключению договора. Решение принимали совместно с генеральным директором, я голосовал за вас 🙂

Как прошла смена провайдера? Как сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены?

По факту мы стартовали за месяц. Это вполне нормально – пока переехали базы данных, составлен реестр передаваемых документов. Процесс распределён. По разным вопросам с вашими коллегами связываются разные специалисты с нашей стороны. Я эту часть контролирую. В основном, с моей стороны взаимодействие происходит периодически по вопросам, связанным с сотрудниками (приём и увольнение), с отчётностью.  

У вас есть два руководителя проектов: по зарплате и кадрам – Елена Скворцова, по бухгалтерскому учёту вы работаете с Верой Стешовой. У них есть тоже свои сотрудники, которые непосредственно занимаются задачами проекта. Это удобно?

Всё хорошо! То есть мы взаимодействуем стабильно. У меня есть все контакты, все мобильные телефоны, WhatsApp. Всегда легко созвониться и решить свой вопрос напрямую, чтобы не затягивать долгую переписку, поэтому если есть какие-то вопросы, я всегда спокойно звоню и ваши коллеги отвечают без проблем.

Есть ли у вашей компании какая-то специфика? Вы же резидент Сколково.

Да, есть несколько дополнительных отчётов. Елена, как раз, когда мы выбирали провайдера, нам сказала, что у вас уже есть опыт работы со Сколково. Вы дополнительно контролируете нашу деятельность, как минимум на предмет того, чтобы мы случайно не вылетели из Сколково по глупости, чтобы не было лишних проведённых операций, которые выходят за рамки сколковской деятельности. Ещё могу сказать, что у нас активно идёт взаимодействие с международными контрагентами, у нас несколько банков, несколько открытых счетов. Мы участвуем в государственных контрактах, поэтому тот деятельность довольно обширная.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом?

Простые и понятные, с вами ясно как взаимодействовать.

Расскажите, какие у Смарт Энджинс цели сейчас?

Цели нашей компании очень простые: мы хотим стать единорогом в распознавании документов, хотим вытеснить всех остальных, доказать, что кроме нас никто не способен эту задачу выполнить. Мы постепенно к этому идем, усердно работаем, трудимся, развиваемся.

Можете что-то посоветовать компаниям, которые сейчас на распутье – переходить им на аутсорсинг или нет?

В аутсорсинге первоначально мы видим плюс в факторе стабильности, качество оказанных услуг не зависит от человеческого фактора.

Ты на самом деле понимаешь, кто несёт ответственность, ты понимаешь график оказания услуги, и не важно, что случилось, услуги будут оказаны в оговоренный срок за договорную сумму.

Евгений Тиньков
Заместитель генерального директора

О компании:

«Мастер гриб» – это производственный комплекс полного цикла по выращиванию шампиньонов. Полный цикл означает то, что мы не только выращиваем шампиньоны, но и производим компост, в котором растут грибы. Сейчас мы уверенно входим в пятёрку крупнейших производителей шампиньонов в стране с производственной мощностью 10 000 тонн шампиньонов в год. Эта производственная мощность нашей первой очереди, которую мы запустили в четвёртом квартале девятнадцатого года и вот уже скоро будет год, как мы выращиваем шампиньоны и поставляем их на российский рынок. На сегодняшний день мы работаем практически со всеми федеральными сетями в рамках ритейла.

Услуги:

  • Полное ведение бухгалтерского учёта, расчёт заработной платы, ведение кадрового делопроизводства
  • Бюджетирование
  • Бизнес-планирование
  • Обучение сотрудников клиента

Почему было принято решение перейти на аутсорсинг?

Мы стали работать с UCMS Group в 2016 году, практически сразу после создания юридического лица. Надо сказать, что всё вообще развивалось достаточно динамично. На тот момент в стране возникли благоприятные обстоятельства и условия для создания этого бизнеса. У наших учредителей проекта (Андрей Дахнович и Алексей Дахнович) возникла идея по созданию производства шампиньонов. Они пригласили меня с моим братом его возглавить. Буквально уже через две недели мы зарегистрировали юридическое лицо и стали вплотную заниматься проектом. На тот момент отсутствовала команда, а надо было заниматься одновременно большим количеством вопросов, сразу началась работа в режиме многозадачности: с одной стороны – изучение опыта европейского и мирового проектирования, выбор производственной площадки, а с другой – экономические вопросы, финансовое моделирование, построение команды. Естественно, возник вопрос, кто будет закрывать бухгалтерию. С учётом того, что на первой инвестиционной стадии проекта не ожидалось большого количества документов и задач, мы подумали, что аутсорсинг точно будет хорош, а дальше будет видно.

Был ли у вас тендер?

Я помню, что сам лично зашёл в поисковую систему, честно отсмотрел, наверное, пять страничек Яндекса, выбрал, пять компаний. Выбрал по каким-то своим признакам: по информации на сайте, по отзывам, и среди этих пяти компаний, мы провели тендер.

По своим ощущениям могу сказать, что на тот момент чётко сформированного рынка бухгалтерских аутсорсинговых услуг не было, потому что предлагались совершенно разные условия работы. На мой взгляд, когда рынок более-менее устаканен, правила игры должны быть одинаковые, или очень схожими, а дальше уже есть детали, особенности. Здесь я был удивлён, например, одна из компаний стоимость своих услуг поставила в зависимость от нашего оборота, это меня так поразило и где-то даже насмешило: «А если наш оборот это три платёжные операции, но на очень большую сумму?», они ответили, что в любом случае это фиксированный процент от оборота. Я решил, что либо рынок очень молодой, он всё ещё формируется, либо я попал не на тех контрагентов.

Почему выбрали именно UCMS Group?

А дальше уже пошла обратная связь в виде коммерческих предложений, вопросов, уточнений.

Здесь надо сказать, что UCMS первая, в буквальном смысле слова, компания, которая прислала своё коммерческое предложение. Начинаешь невольно обращать внимание на такие системные моменты: скорость реакции, обработка, полнота и грамотность коммерческого предложения.

Если эта система в компании отстроена, а как правило, это стандартные операции, то она работает очень чётко и безукоризненно в дальнейшем. В UCMS это сработало. Я до сих пор помню, что Наташа Романенкова (менеджер по продажам) первая связалась, задала грамотные уточняющие вопросы, первая прислала предложение, готова была его прокомментировать. Но я всё равно взял паузу на несколько дней, пока пришли все предложения, с каждой компанией пообщался, и по результатам тендера выбрал UCMS, и вот дальше мы начали работать.

Насколько вам было комфортно на старте проекта?

На каждую компанию я всегда стараюсь смотреть в разрезе двух важных аспектов. Во-первых, я уже сказал, что это работа системы, то есть, очень важно, насколько грамотно отстроен процесс. А, во-вторых, важный элемент в любой компании это – команда, человеческий фактор, помимо системы есть конкретные люди, конкретные сотрудники, с которыми приходится сталкиваться в рамках взаимоотношений.

Дальше UCMS Group свои очки и начала зарабатывать, потому что все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы, которые очень чётко исполняют обязательства в рамках срока, качественно, и при этом вообще по-человечески с ними приятно общаться.

Именно поэтому изначальный перечень задач, который был передан UCMS, в дальнейшем значительно расширился.

Какие уникальные проекты были реализованы во время сотрудничества?

Возникло понимание, что помимо непосредственного бухгалтерского и налогового учёта, UCMS может решать и другой спектр задач. Поскольку в нашем штате не было финансового аналитика, эти задачи стало удобнее решать с помощью компании UCMS, в частности, финансовую оценку проекта, вопросы кредитования, чем мы успешно и занимались непосредственно с Екатериной Меньшиковой. Мы, вот как сейчас помню, не один вечер с Екатериной просидели вместе над нашей финансовой моделью, которую мы прорабатывали, приводили в порядок. По сути, мы её создали. По мере нашего погружения в специфику производства отрасли, появлялись абсолютно новые данные, которые влекли за собой изменения в финансовой модели. В итоге она у нас получилась достаточно обстоятельная и профессиональная.

Кроме того, я понял, что в UCMS очень хорошие методисты, а у нас в тот момент возникла потребность дополнительного образования.

Мы попросили UCMS Group разработать специально для нас программу повышения наших знаний в некоторых областях, связанных, в том числе, и с производственной бухгалтерией. И UCMS чётко под нас разработал очень хорошую программу обучения.

Это получается одна из особенностей – гибкость компании. Мы попросили, компания среагировала молниеносно, поняла потребность, взяла очень короткую паузу, предложила очень конкретный продукт. Она отреагировала очень тонко, и это было очень приятно. Это хорошие свойства компании.

Как у вас были выстроены рабочие процессы в части бухгалтерского учёта? Насколько вы лично были вовлечены?

На тот момент полностью бухгалтерский и налоговый учёт взяла компания UCMS. В первые дни нашего взаимодействия закрепляется персональный менеджер, который непосредственно имел опыт производственной бухгалтерии, а она имеет свои особенности, фактически это был персональный менеджер с опытом и квалификацией главного бухгалтера. Это тоже некий элемент системности, который мне очень понравился. Нам дали все контакты для связи, и все вопросы решались через персонального менеджера.

Было ли что-то во время нашего сотрудничества, что вам особенно запомнилось?

Запомнилось ощущение работы, вот как раз сочетание системности и человеческого фактора.

Знаете, я сейчас поймал себя на мысли, что навскидку могу назвать как минимум пять имён и фамилий сотрудников UCMS, хотя прошло несколько лет. Я думаю, что это всё-таки что-то значит. Например, в моём случае было такое, что, если надо было остаться до 21:00 вечера в офисе, то сотрудники UCMS оставались на работе, не было такого – в 18:00 «до свидания». Потому что разные ситуации бывают и такие бывали, что где-то горели сроки, где-то надо было решить задачу. Я не помню от UCMS формального подхода, это конечно очень импонировало и подкупало. Остались положительные, хорошие впечатления от работы с компанией.

Почему вы решили перейти на внутреннюю службу бухгалтерии?

Мы поняли на определенном этапе, что нам ближе схема с главным бухгалтером, который занимается исключительно проектом, который знает, в который он погрузился и пришёл надолго. И мы хотим, чтобы он был в офисе. Это удобно и как нам показалось, необходимо, потому что-то то количество задач, которое появилось, было удобнее решать в режиме офлайн. Плюс наш завод расположен в Калужской области, и мы посчитали, что нам экономически выгоднее часть команды бухгалтеров держать на предприятии. Да, не скрою, были определенные сложности с формированием команды, но, учитывая нашу специфику, мы приняли решение перейти на внутреннюю бухгалтерию.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Надёжные. И профессионалы, безусловно. Какая-то внутренняя уверенность, что компания всерьёз и надолго.  Когда работаешь с партнёром, это очень важно.

Расскажите, какие у вашей компании сейчас планы? Может быть, вы из пятёрки хотите сразу в лидеры?

Мы сейчас очень активно думаем над увеличением производства, о дополнительном производстве уже в рамках переработки. То ли это будет консервация, то ли заморозка. Рассматриваются сейчас все варианты очень внимательно и думаю, что какой-то мы непременно утвердим.

Откуда появился UCMS?

По-моему, корни растут из Европы, но кстати, я сейчас вспомнил, что меня ещё подкупило при выборе UCMS Group – я читал, что 1С купила контрольный пакет, и я отметил для себя, что 1С – серьёзная компания, и, если она обратила внимание на UCMS, значит, это хорошая компания.

Мы действительно дочерняя компания 1С. Изначально мы были шведской компанией, у нас были офисы в Польше, в Румынии, в Венгрии. Сейчас у нас есть офисы в Украине и в Казахстане. В 2015 году нас купила компания 1С, поэтому теперь мы российская компания с европейским бэкграундом.

Несмотря на то, что аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета давно и широко используется компаниями в Европе и США, российский бизнес имеет об этой практике пока только смутное представление. Виной тому закрытость темы и отсутствие «инсайдерской» информации о практической стороне аутсорсинга. Чтобы восполнить этот пробел мы решили во всех подробностях рассказать об успешном опыте передачи на аутсорсинг бухучета московской сети салонов красоты. Об этапах реализации проекта, тонкостях и сложностях передачи процессов провайдеру, а также о достигнутых результатах рассказывает финансовый директор МОНЕ Елена Тришкина.

Елена, бухгалтерский учет салонов МОНЕ был передан на аутсорсинг компании UCMS Group в конце 2010 года. На принятие этого решения повлиял опыт антикризисного управления?

Задумываться о передаче бухучета на аутсорсинг мы начали еще в 2009 году. В МОНЕ специфическая оргструктура: 18 салонов в Москве, являющихся обособленными подразделениями со своими управляющими и своей хозяйственной деятельностью. У нас принята сдельно-премиальная оплата труда: расчет зарплаты проводится исходя из количества отработанных смен, а вознаграждение рассчитывается как процент от выручки. В то время наши бухгалтеры сначала считали все в Excel, затем делали выгрузки из внутренней системы управленческой отчетности, перепроверяли данные, загружали их в 1С и так далее. Словом, выполнялся очень большой объем рутинных операций.

Бизнес-процессы, связанные с ведением документооборота и бухучета, были выстроены не слишком качественно, а существующие стандарты соблюдались не в полной мере.

В кризисном 2009 году потребовалось ещё серьезнее задуматься об эффективности затрат, сокращении издержек бизнеса, но при этом ни в коем случае нельзя было потерять в качестве услуг и сервисе. В компании стало меньше людей, и нагрузка каждого возросла. Если у главного бухгалтера постоянный стресс, он может уйти в любую минуту, а найти ему на замену хорошего специалиста, который сможет быстро влиться в коллектив и профессионально выполнять задачи в кратчайшие сроки, проблематично.

Мы давно обращали внимание на различные риски, обусловленные человеческим фактором и зависимостью от персонала: например, из-за болезни бухгалтера невозможно вовремя сдать бухгалтерскую отчетность, а из-за его ухода жизнь в компании на какое-то время замирает.

На тот момент у нас на 450 сотрудников приходилось 11 штатных специалистов финансового отдела и бухгалтерии. Мы задумались об эффективности использования этих людей и поняли, что их зарплата и те издержки и риски, которые несет бизнес, не дают ожидаемой отдачи.

Под влиянием всех этих факторов в определенный момент мы решили, что бизнесу необходимо повышение качества ведения бухучета. Однако решение передать бухгалтерскую функцию на аутсорсинг далось нелегко. Все же бухгалтерия – это нечто сокровенное для любой компании, даже если она абсолютно «белая», как мы. Однако в МОНЕ западные акционеры, топ-менеджмент с западным образованием, поэтому понимание, что аутсорсинг позволит минимизировать все имеющиеся риски и повысить эффективность в итоге пересилило опасения и сомнения.

Проблема передачи функции бухгалтерского учета на аутсорсинг связана не только с ее «сокровенностью», но и с отсутствием устоявшегося рынка соответствующих услуг. Как вы выбирали провайдера?

Решение было принято исходя из анализа имеющихся на рынке предложений. Поскольку в МОНЕ западная модель бизнеса, мы хотели, чтобы провайдер также имел западные бизнес-процессы, позитивную историю на рынке, хорошие рекомендации и был максимально клиентоориентирован.

В итоге мы рассмотрели три компании, сравнили перечень и стоимость услуг, риски и гарантии и остановили свой выбор на UCMS Group.

Что вы планировали передать на аутсорсинг и какие требования в связи с этим предъявили к провайдеру?

Мы хотели полностью передать бухучет, расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Однако пришли к выводу, что управление персоналом в МОНЕ – ключевая функция, и мы сами хотим коммуницировать с сотрудниками по всем кадровым вопросам. Поэтому даже рутинное делопроизводство оставили внутри.

Всю бухгалтерскую функцию, за исключением казначейства в части составления плана платежей и управленческого учета, мы передали провайдеру. Мы также полностью делегировали UCMS Group функцию коммуникации с налоговыми органами и различными фондами. Таким образом в компании остались планирование кэш-флоу, что позволило сохранить чувствительность управления, а также подготовка управленческой отчетности.

Поскольку весь наш управленческий учет построен на индивидуальной операционной выручке и затратах каждого салона, одним из принципиальных требований к провайдеру было раздельное ведение бухучета для каждой бизнес-единицы.

Кроме того, наша система управленческой отчетности базируется на платформе 1С, поэтому провайдер также должен был вести бухучет в 1С, чтобы было проще интегрировать данные.

Как был организован процесс передачи бухучета на аутсорсинг?

Договоренность с провайдером была достигнута в октябре 2010 года, а в ноябре все процессы были переданы UCMS Group. Мы торопились, ведь подходил срок закрытия периода, поэтому, признаться честно, структурированного плана передачи дел не было, как не было и детально прописанных принципов взаимодействия. Мы на скорую руку прописали в договоре, что и в каком виде передается провайдеру. Все прочие, не менее важные детали и вопрсы согласовывались уже в процессе взаимодействия.

Эксперты UCMS Group, естественно, не успели провести полный качественный аудит. Они вошли в курс дела настолько, насколько это было возможно в столь короткие сроки: посмотрели состояние отчетности, первичной документации, бухгалтерской базы.

Мы же со своей стороны считали, что передали идеальную бухгалтерию и рассчитывали очень быстро получить закрытый период и сдачу отчетности, но этого не произошло. К тому же сразу после передачи бухучета потребовалось пройти две выездные проверки Фонда социального страхования и одну выездную проверку Пенсионного фонда.

С трудностями справлялись вместе, очень плотно взаимодействуя и коммуницируя по всем проблемным вопросам. Не могу не отметить клиентоориетированность компании UCMS Group, которая проявила к МОНЕ как к клиенту колоссальную лояльность. Со стороны провайдера с нами работала Светлана Макашина и ее команда, демонстрирующие фантастическую преданность делу и нацеленность на положительный результат. Наши сотрудники, видя такое отношение, тоже были готовы много и тяжело работать на проекте. Совместными усилиями мы успешно прошли проверки и закрыли период.

Безусловно, в первые месяцы после передачи бухгалтерии на аутсорсинг мы столкнулись с множеством подводных камней, было очень непросто.

Очевидно, потребовалась жесткая регламентация взаимодействия между вами и UCMS Group?

Верно. Мы ощутили острейшую потребность в создании регламента взаимодействия месяца через два после передачи процессов. Создавая этот регламент, мы постарались прописать всю цепочку взаимодействий, включая ответственность за передачу документов, порядок и сроки предоставления и сдачи отчетности, как с нашей стороны, так и со стороны провайдера, сроки закрытие периодов.

Разумеется, передача бухучета на аутсорсинг потребовала изменений в наших бизнес-процессах и перераспределения зон ответственности внутри компании, что мы также зафиксировали в регламенте.

Например, мы изменили профайл управляющих салонов, вменив им функцию взаимодействия с бухгалтерией. Теперь операционный директор лично отвечает за то, чтобы менеджер салона еженедельно доставлял в офис должным образом оформленную первичную документацию, акты сверок с контрагентами, отчетность. Мы установили также, что, приняв первичную документацию, офис-менеджер обязан в этот же день передавать ее провайдеру.

В течение всего 2011 года регламент дописывался и редактировался, мы совершенствовали наше взаимодействие с UCMS Group, приводили его в соответствии с меняющимися условиями и потребностями бизнеса.

В прошлом году, например, акционеры поставили цель ежемесячно формировать управленческую отчетность для более глубокого анализа и оперативного принятия решений, соответственно, были существенно сокращены сроки закрытия периодов, повысились требования к провайдеру в части качества и скорости получения информации. Мы также совершенствовали процессы закупок и инвентаризации в салонах, ввели электронный документооборот с поставщиками. Все это, конечно, отражалось на ведении бухгалтерского учета.

Смог ли провайдер обеспечить необходимую быстроту реагирования на идущие в компании перемены?

МОНЕ — очень динамичная компания и в прошлом году мы совершили действительно серьезный рывок вперед. И если мы бежали, то провайдер бежал с нами в ногу. Могу сказать, что наличие бухгалтерии на аутсорсинге совершенно не препятствовало развитию компании.

Все новые требования с нашей стороны обсуждались с UCMS Group, и мы всегда приходили к конструктивному решению.

Итак, к началу 2012 года, когда вы достигли зоны комфорта во взаимодействии с провайдером, проект фактически получил статус реализованного. Каковы его итоги, совпали ли ожидания с тем, что вы получили на выходе?

Сегодня между МОНЕ как клиентом и UCMS Group как поставщиком услуги не существует жирной линии, которая нас разделяет. Между нами, скорее, тонкий пунктир. МОНЕ получает от провайдера полный, качественный, достоверный учет, и мы уверены, что при любых обстоятельствах получим закрытую отчетность, сможем быстро и эффективно готовить аналитику и отчитываться перед акционерами.

Примечательно, что специалисты провайдера напрямую общаются с нашим линейным персоналом, так что мастера-стилисты могут в любое время получить подробную информацию, например, по расчету их зарплат. UCMS Group с нами в операционной деятельности рука об руку. Сейчас мы живем спокойно, и это спокойствие дорого для бизнеса. Так что есть все основания считать, что аутсорсинг полностью оправдал наши ожидания.

От аутсорсинга ждали еще и снижения издержек. Расскажите о цене вопроса.

Мы сократили штат персонала финансовой функции почти вчетверо, с 11 до 3 человек. Если посчитать совокупные затраты на больничные, отпуска, замену сотрудников при ротации, аренду офиса, организацию рабочих мест и хранение бухгалтерской документации, получается, что мы снизили затраты. Впрочем, такая прямая экономия оказалась невелика, поскольку услуги провайдера тоже стоят денег.

Но, передавая бухучет на аутсорсинг, мы ставили целью не снижение затрат, а повышение их эффективности. С этой точки зрения выигрыш получился очень существенным. Мы, например, освободили сотрудников финансового отдела от рутинных операций, и теперь они больше времени уделяют анализу и развитию профессиональной функции.

Еще мы понимаем, что для соответствия текущим и грядущим изменениям налогового законодательства, компании потребовались бы серьезные инвестиции в обучении персонала и совершенствование бухгалтерской системы. Теперь все это обеспечивает провайдер, и мы, таким образом, сократили и будущие издержки.

Могу сказать, что этот проект уже себя окупил, и по итогам 2011 года совет директоров решил продолжить пользоваться услугами UCMS Group.

Какие задачи МОНЕ планирует решать вместе с UCMS Group в текущем году?

Например, недавно мы обсуждали с провайдером внедрение электронного документооборота и ведение двойного учета по российским стандартам и стандартам МСФО.

В этом году мы также намерены совершенствовать бизнес-аналитику и производственные процессы, связанные с документооборотом. Планируется оптимизировать системы расчета заработной платы, автоматизировать все участки бухгалтерского учета для повышения эффективности бизнесов процессов.

Бухучет — основа основ бизнеса, и мы будем дальше оттачивать взаимодействие с провайдером, чтобы достичь совершенства. Мы стремимся к идеальному бухучету.

Елена, спасибо за беседу. Позвольте последний вопрос: как вы прокомментируете главный аргумент против аутсорсинга бухучета — боязнь риска наступления уголовной ответственности для гендиректора при некачественной подготовке отчетности?

Нужно просто грамотно выбирать поставщика услуги, понимать и оценивать уровень его профессионализма и, конечно, оставлять за собой контрольную функцию.

Например, мы сотрудничаем с аудиторской компанией, которая ежегодно проводит аудит деятельности провайдера. По итогам промежуточного аудита, проведенного осенью прошлого года, мы поняли, что наш бухгалтерский учет соответствует не только требованиям российского законодательства, но и высоким требованиям наших акционеров. У нас в России уже прижился зарубежный опыт, когда серьезные компании, предоставляющие аутсорсинг бухгалтерского учета, страхуют риски и являются представителями клиента при решении налоговых споров.

Поэтому мы абсолютно спокойны за свою бухгалтерию и можем сосредоточиться на бизнесе.

Взгляд провайдера

Светлана Макашина, руководитель группы бухгалтерского учета UCMS Group

Для UCMS Group проект ведения бухгалтерского и налогового учета сети салонов красоты МОНЕ был в высшей степени интересен с профессиональной точки зрения. Это большая компания с обособленными подразделениями, со сложными процессами и специфическим начислением заработной платы. Короткие сроки передачи также стали вызовом для нас, который просто нельзя было не принять.

Что касается проверки, которая проводится провайдером перед принятием бухгалтерии заказчика, в данном случае она действительно проводилась в очень короткие сроки. Мы ознакомились с актами налоговых выездных проверок и аудиторскими заключениями, проанализировали базу 1С и выборочно посмотрели документацию по одному из салонов. Для понимания того, как происходит хозяйственный процесс в салонах, мы поучаствовали в инвентаризации одного из них.

Обычно, когда позволяет время, составляется подробное техническое задание на подготовку передачи на аутсорсинг (ТЗ), своего рода план работ по передаче дел. Сюда входят анализ ПО и сданной отчетности, выборочная проверка первичной документации, а также анализ финансово-хозяйственной деятельности, оргструктуры и структуры управления компании. Анализ существующей у клиента базы 1С позволяет понять степень ее кастомизации, выяснить, какие изменения и интеграции происходили во всех базах клиента. Особое внимание стоит уделить внутреннему программному обеспечению клиента, т.е. производственным базам, отличным от 1С, но которые позволяют осуществлять автообмены между ними. Мы не приветствуем изменений в типовых конфигурация систем, поэтому рекомендуем пользоваться внешними обработками, чтобы в будущем избежать каких-либо проблем, в т.ч. и с обновлениями. В ТЗ также прописываются координаторы проекта и ответственные лица со стороны заказчика и провайдера. Такой поэтапный план передачи дел позволяет сделать переход безболезненным.

Кроме того, в договоре аутсорсинга фиксируется, какие участки бухгалтерии будут переданы, а какие останутся внутри, оговаривается техническая сторона оказания услуг. Например, бухгалтерская система может находиться как у клиента, так и у провайдера, мы можем как предоставлять заказчику своих сотрудников для работы в системе, так и выполнять работу только на своей стороне. Выбор процесса оказания услуг аутсорсинга многовариантен.

Сразу после либо во время передачи дел всегда согласовываются регламенты взаимодействия. Часто они описывают взаимодействия только между юрлицами, мы же на проекте МОНЕ пошли дальше и регламентировали взаимодействия между сотрудниками внутри компаний. Оговорили все до мелочей: какова последовательность действий в том или ином случае, какими документами необходимо пользоваться, в какое время, вплоть до часов и минут, необходимо предоставлять информацию.

В 2011 году сеть МОНЕ переживала большие перемены, в результате которых к нам как к провайдеру предъявлялись все более жесткие требования. К примеру, серьезно сократились сроки закрытия периодов и расчета заработной платы. Тогда совместно с МОНЕ мы спрограммировали специальные обработки для 1С, позволившие уйти от ручного труда.

Вообще, мы в UCMS Group приверженцы автоматизации. Она позволяет сократить сроки и расходы, минимизировать число ошибок, обусловленных человеческим фактором, и, несмотря на дорогостоящие разработку и внедрение, быстро окупается.

Широкое использование IT-технологий, в числе прочего, позволяет нам оказывать услуги бухучета юрлицам, находящимся в любой точке мира. У UCMS Group есть офисы и расчетные центры в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле, связанные между собой единым ПО, позволяющим обмениваться данными со всеми региональными отделениями и клиентами, рассредоточивать усилия.

Могу сказать, что на проекте МОНЕ мы получили колоссальный опыт взаимодействия с клиентом и удовлетворения его растущих потребностей, работы с крупными и обособленными подразделениями, а также опыт автоматизации собственного ПО.

Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

MONE

Как российская ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы?

IKEA
Все кейсы