Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Smart Digit (Умная цифра)
Клиент UCMS Group с 2018 года

Екатерина Красильникова
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (50 сотрудников)
  • Кадровое делопроизводство (50 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (более 400 операций в месяц)
  • Параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах (доработка 1С)
  • Ежемесячная подготовка отчётности по стандартам GAAP
  • Ежегодная подготовка отчётности и консолидация по двум юридическим лицам по стандартам IFRS

О компании и о себе:

Я – главный бухгалтер и контролёр компании «Умная цифра» — это совместный проект двух крупных компаний. Мы разрабатываем программное обеспечение, аналогов которому ещё не было в нашей стране. Все мы знаем cloud как продукт для общественного использования, которое используют многие люди и организации. Этот проект нацелен на частное облако, которое будет позволять заказчику размещать данные на своих серверах и хранить их. Если говорить о детализации, то мы создаем ряд цифровых приложений в рамках этого проекта. Эти приложения помогут трансформировать и оптимизировать работу многих предприятий, начиная с автозаправочных станций и заканчивая буровым оборудованием. Людям, которые сейчас находятся на месторождениях, и своими руками снимают показания с оборудования, не придётся этого делать больше, они будут видеть все данные из офиса на планшете, на котором будут отражаться данные, которые определяют состояние этого оборудования. Предприятие зародилось в 2018 году, и мы работаем уже более двух лет.

Компания новая и вы сразу решили, что начнёте с аутсорсинга. Почему не инхаус? 

Мы руководствовались опытом акционеров.

Мы не исключали возможности набора людей в штат в бухгалтерию и финансы, но по итогу работы двух лет стало понятно, что это не требуется, что ваша компания полностью покрывает задачи, и мы довольно успешно справляемся с задачами акционеров, аудиторов и внутреннего руководства.

Поэтому оптимизация очень важна. Немаловажно сказать, что благодаря вам сделано множество доработок в программе 1С, и большое количество отчётов делаются автоматически.

В самом тендере вы по выбору поставщика провайдера вы принимали участие?

Нет, я пришла в компанию в момент, когда поставщик уже был выбран, и в мои задачи входило согласование и подписание договора с UCMS Group. Мы прошли совместный путь с вами, и могу отметить, что за эти два года ни разу не возникало необходимости что-то менять в договоре, потому что качество, гибкость и желание продолжать работать, интерес, энтузиазм ваших коллег, нам позволяет идти с первоначальной версией договора, которая абсолютно не требует никаких доработок. Есть только дополнительные соглашения, которые подписываются для продления услуг, изменения услуг, но не более того.

Какой ваш идеальный провайдер подобных услуг? Насколько ваше понимание того, как работаем мы, совпадает с тем, как должен работать идеальный провайдер? И есть ли что-то, на что нам нужно обратить внимание?

В моём понимании провайдер, который предоставляет услуги, должен оказывать их так, как написано в договоре, то есть полностью вести бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы.

Поэтому мое понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией.

Если взять самое основное слово, которое используют стороны при ведении договорных услуг – ответственность, то она есть, её видно. И мне не нужно в это погружаться, не нужно контролировать компанию, которая взяла на себя ответственность. Это основное, что должно быть, и оно есть. 

Теперь про рабочий процесс. Мы делаем бухгалтерский учёт, считаем зарплату и ведём кадры. Плюс по бухучёту у нас есть много интересных проектов, например, параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах, консолидация по МСФО. С нашей стороны это два департамента с разными руководителями проектов. Насколько это удобно?

Сейчас процесс такой же, как и в начале проекта. Стартовала проект Екатерина Меньшикова, это человек, который идёт с нами с самого начала и подхватывает нас по мере необходимости. Ведёт, наверное, более правильное слово. Она погружена в весь процесс, даже если мы какое-то время к ней не общаемся по задачам. Ей можно позвонить в любое время с вопросами.

Есть зарплата и кадры под руководством Елены Скворцовой и бухучёт под руководством Веры Стешовой. У Елены в команде есть кадровик и специалист по расчёту зарплаты. Были написаны процедуры, по ним мы и живём. Тут нечего особо добавить, потому что процессы чётко выстроены. Мы заполняем отчётность, которая поступает нам от акционеров, но планируем её отдать вашим коллегам, только сначала хочется это всё автоматизировать для удобства. Что касается бухучёта, в команде Веры Стешовой есть Любовь Ляпина, она основа нашего бухучёта. Я обычно сразу напрямую иду как раз к Любе. Общение более короткое и более неформальное, оно эффективнее по процессам, задачам, и в целом, по атмосфере. У Любы есть помощники – Елена и Анастасия. Они тоже довольно давно с нами работают, абсолютно прекрасные специалисты, тоже очень чётко понимают, быстро реагируют. Я очень признательна Екатерине (Меньшиковой) за то, что она подобрала этих людей, она их поддерживает со своей стороны. Безусловно, мне это удобно, и я понимаю, что они знают свои задачи, делают свою работу и вижу, что им приятно от результата выполненных задач так же, как и мне. Если закрытие закончилось, отчётность закончилась, они выдохнули, мы созвонились, и доброжелательность этой атмосферы меня очень привлекает.

Как строится процесс по подготовке управленческой отчётности?

Вы сказали, что знаете про нашу сложную базу, учётные политики, параллельный учёт. Это полностью заслуга Екатерины Меньшиковой, она собрала её с нуля, она её ведёт, и говорит, что лучше и лучше складываются у неё эти процессы. Я не говорю уже о молниеносном реагировании на любую просьбу. Потому что если вдруг я отсутствую в отпуске или что-то случилось, то всё моё руководство знает это слово – «Меньшикова». Меньшикова — это человек, которого знают в нашей компании.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Наверное, банально говорить, но «качество». Но не хочется быть банальной. Атмосферные. Эти слова вам много скажут про людей. В нашем мире нет стандартов, всё очень относительно. Слово «качество» тоже относительное. А атмосфера – это то, что даёт уверенность в своих действиях. Поэтому так. 

Мы с вами уже больше двух лет. Почему мы вместе?

Можно ответить, что у нас полное взаимопонимание.

Действительно, мне сложно представить другую организацию, которая будет с нами работать. Я ценю людей, которые со мной работают, и мне максимально комфортно; у меня единственное пожелание — задержать как можно дольше коллег на нашем проекте.

Мы всё понимаем, что меняется время, люди меняют работы, жалко будет их терять. Сейчас у нас самая идеальная команда подобрана, и я только одно прошу — это максимально надолго зафиксировать.

Какие планы у компании? Чем вы сейчас живете?

У нас масштабные планы. Мы сейчас передаём на согласование трёхлетний бизнес-план, кроме трёхгодового проекта частного облака. Есть два не менее масштабных проекта, которые выходят к нам в 2021 году. Помимо основного заказчика, у нас появляются задачи со вторым акционером, и в ближайшем будущем мы планируем увеличить объём нашей разработки и выйти уже на новый уровень. Помогаем в этом и надеемся, что вы также останетесь с нами, и вместе мы доведём до автоматизма много проектов. Планируем осваивать новые задачи и погружаться в новую работу.

Екатерина, помогите стать нам лучше. На что нам обратить внимание в нашем сервисе, чтобы быть более приятным нашим клиентам?

Сократите цепочку людей, которых вы встраиваете во взаимоотношения с заказчиками. То есть нам в меньшей степень нужен руководитель проекта, нам более важна операционная команда. Я могу уделять им больше времени в таком случае. И рядовых сотрудников это больше мотивирует. Они хотят получать благодарность от источника – заказчика за то, что они делают, и передавать результат этой работы напрямую. Мы просто тоже работаем на заказчика и получить от него комплимент – ценно.

Юлия Нерсесян
HR директор

Услуги:

  • Расчет заработной платы (750 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (750 сотрудников)
  • Воинский учет

О компании и о себе:

Я HR директор российского подразделения Levi’s – всемирно известного американского бренда. У нас 85 магазинов по стране, около 16 городов, 700 сотрудников.

Расскажите у вас был другой провайдер или вы переходили из инхауса?

Да, до вас был другой провайдер, но только на расчёте зарплаты. С вами мы пошли уже дальше. Мы провели реструктуризацию, и возникла необходимость поддержки и HR функции в том числе, главным образом КДП и воинский учёт. Решение о смене провайдера было в том числе из-за проблем с качеством и коммуникациями с предыдущей компанией. Я подключилась к проекту как раз после окончания тестового параллельного расчёта.

Был ли у вас до этого опыт работы с аутсорсингом? Насколько было сложно перестраиваться?

Мой предыдущий опыт был больше связан с удалённым аутсорсингом, поэтому в данном случае я увидела большое преимущество от нахождения людей в офисе, присутствия вместе с моей командой. Конечно, процесс отличался от того, как я работала ранее.

Но все было достаточно легко и понятно, так как ваши сотрудники – профессионалы своего дела и легко нашли контакт с нами.

Мы были заинтересованы в выстраивании процесса вместе, каждая сторона хотела сделать его лучше, прозрачнее, правильнее, в соответствии с законодательством. У нас были задачи, и я вижу, как мы их решаем благодаря прекрасным качествам сотрудников компании.

Одно из преимуществ UCMS Group именно в том, что вы реально стараетесь делать правильный сервис, быть партнёром.

Мы делаем общее дело.

Как у вас построен рабочий процесс? Насколько вы лично вовлечены во взаимодействие?

В данный момент у нас ушла HR-менеджер, которая была как раз сконцентрирована на работе с провайдером, и получилось так, что эти полномочия перешли ко мне. Я как раз это меняю. Мы выводим одного HR администратора со стороны компании, чтобы было одно контактное лицо, на котором будет замыкаться коммуникация с аутсорсинговой компанией. Сейчас мы испытываем сложности именно в том, что каждый HR партнёр вынужден взаимодействовать с коллегами по вопросам КДП, и на это уходит много времени.

Как выстроены отношения с нашей командой? Всё ли в порядке? Как быстро реагируем на запросы?

Есть определенное восхищение и уважение вашей компании в том, как вы подбираете людей в команду. Все сотрудники воспитанные, интеллигентные, отзывчивые, у нас быстро наладились отношения. Мы можем в любой момент позвонить и получить профессиональный ответ. У нас нет разницы как мы работаем: этот сотрудник аутсорсинговой компании или наш, который сидит за соседним столом. Мы очень динамичная компания, у нас реально большая текучка, каждый день увольнения и приёмы, высокие темпы работы. Из-за этой специфики нам нужны специалисты, которые могут энергично вписаться в нашу атмосферу и требования. Ритейл очень подвижный сектор, продавцы меняются, у кого-то сезонная работа, кто-то работает в каникулы. Уменьшить текучку – наша большая задача. Но пока мы с этим не так успешно справляемся.

Руководитель проекта – Елена Скворцова. Как вам работается вместе?

Замечательно. Елена – прекрасный и специалист, и человек, и невероятный профессионал.  Очень показательный был период, когда мы столкнулись с проблемой коронавируса.

Никто не мог дать никакой совет, никакую консультацию, ежедневно что-то менялось, решения правительства расходились с действующим законодательством. Елена всегда была с нами, я в любой момент могла позвонить, спросить её мнение.

После этого я возвращалась в нашу юридическую службу, мы заказывали очень дорогое исследование или консультацию юристов вне компании и получали практически такие же ответы, которые Елена мне говорила. Это бесценно. Мне очень нравится, что Елена всегда найдет правильный подход, формулировку обоснований, почему это надо или не надо делать и убедит, как лучше.

Есть ли какие-то у вас особенности или уникальные процессы?

Что может отличать наш проект от других — это наличие очень изменённой 1С системы. У нас есть пишущие айтишники, которые корректировали систему, создавали личные кабинеты, много модулей, добавленных к стандартной системе.

У меня всегда было восхищение и уважение к компании UCMS Group и к сотрудникам, которые работают у нас, как раз именно в тот в период, когда у нас были технические проблемы.

Мы были очень рады, что компания UCMS Group предложила нам ещё и поддержку 1С именно своими ресурсами, это действительно как свет в конце тоннеля. Теперь любые проблемы технического характера решаются именно UCMS Group, а не нашими внутренними IT, которых было сложно найти или они не обладали необходимыми техническими возможностями и знаниями. Поэтому сейчас у меня есть уверенность в том, что у нас все будет чисто, аккуратно, потому что для нас это очень важно. Любые расчёты должны быть идеальными и корректными.  

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Лучшие! У меня был большой опыт работы с провайдерами и таких именно партнёрских взаимоотношений я ещё не видела.

Какие сейчас есть проекты у Levi’s, над чем вы сейчас работаете?

У нас очень много желаний и всегда маленькие сроки. Коронавирус, конечно, внёс серьёзные коррективы, но мы планируем завершить автоматизацию очень многих процессов: например, расчёт бонусов. Мы хотим максимально всё автоматизировать, и теперь это сильно зависит от ИТ поддержки компании UCMS Group и того, насколько быстро будет происходить адаптация 1С. Мы, конечно, хотели бы добавить какие-то модули по охране труда.

Каким в вашем представлении должен быть идеальный провайдер?

Он должен быть идеальным именно в правильности расчёта, в аккуратности, в соответствии законодательству, в отсутствии ошибок.

Высший пилотаж – если он заметит недоработки, ошибки, которые сделаны клиентом.

Всегда есть человеческий фактор, и мы можем случайно, например, в табеле поставить не то. Важно внимание к деталям. Важно, кто работает. Любые люди, которые находятся в офисе, должны разделять наши ценности, создавать здоровую рабочую атмосферу. Важно, что люди вливаются, дружат, находят общий язык, быстро реагируют на любые проблемы, запросы.

Надежда Иванеева
Генеральный директор

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (40 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (40 сотрудников)

О компании и о себе:

Мы — контрактная исследовательская организация (clinical research organization, CRO), предоставляющая стратегические решения по проведению клинических исследований. Проводим исследования новых препаратов до их вывода на рынок. Наша компания была основана в 1993 году, таким образом наш опыт на рынке составляет более 20 лет. Сначала компания преимущественно занималась исследованиями в центральной Европе. Со временем выросла, и сейчас мы действительно являемся mid-size CRO с головным офисом в Берлине и основными операционными офисами в Бостоне, Варшаве и Киеве.

Российский офис KCR был открыт в 2009 году, а я работаю в компании более 7 лет в качестве генерального директора. С тех пор компания сильно развивалась, и UCMS Group нам помогала на всех этапах этого развития. Наша команда также выросла за эти годы. UCMS поддерживает нас, особенно в плане подготовки документации по командировкам, а для нас это очень актуально, потому что наши специалисты активно ездят в другие города и для нас важно, чтобы оформление и отчётность по командировкам велись максимально аккуратно, и, конечно, оплата командировочных расходов должна производиться своевременно и корректно.

Как выбирали UCMS Group?

Как только я пришла в компанию в качестве директора, оценила состояние дел в бухгалтерии. Я не бухгалтер, однако, у меня степень MBA Плехановской школы бизнеса, где меня учили по некоторым диагностическим признакам составлять понимание о том, на каком этапе находится компания по разным показателям. У меня были некоторые сомнения, поэтому мы организовали внутреннюю проверку бухгалтерии, которую делала тогда Светлана Макашина (прим. Руководитель отдела аутсорсинга бухгалтерского учёта 2010-2014 гг.). И в итоге мы поняли, что у нас много работы и что мы продолжим ее делать с UCMS Group. Тогда мы и начали наше сотрудничество.

На тот момент российский офис компании был небольшим и отдельного человека нанимать в штат смысла не имело.

Для меня этот вопрос даже не стоял, мне хотелось найти надёжного партнёра именно в аутсорсинге, как написано на одном из ваших слоганов «чтобы спать спокойней», потому что у нас действительно были нюансы и сложности.

Хотелось, чтобы работа велась профессионально, чтобы мы знали, что действительно можем положиться на партнёра. И как вы заметили, тендера действительно не было, всё сильно было завязано на персоналиях. Я знала, как работает Светлана, я знаю, как работает Екатерина (Меньшикова), поэтому мне хотелось, чтобы они помогли построить работу в нашей компании. Я понимала, что раз процессом руководят такие профессионалы, то я могу ожидать хороший результат для своей компании. Так оно и произошло.

Мне кажется это хорошее исключение, бывают не только тендеры, бывает и по-другому. Конечно, принимая решение как руководитель, я знала, что есть другие компании в этой сфере, понимала порядок стоимости услуг. Наша компания не первый раз сталкивалась с UCMS Group, мы сотрудничали и в других странах (кажется, на тот момент в Венгрии) и это тоже был один из факторов. Наш CFO и наш CEO это решение поддержали. Я не скажу, что это было слепое решение только на уровне личных предпочтений. Естественно, они играли важную роль, но я также понимала, что UCMS Group занимает должную позицию на рынке этих услуг и предоставляет хороший сервис по приемлемым деньгам, и я видела много отзывов.

Я ожидала всего – и что вы выстроите процессы, что будет наведён порядок в бухгалтерии. Нужен был комплексный взгляд на то, что происходило в компании, чтобы понять, как построить работу.

Переход на аутсорсинг может быть неудобным, непривычным. Были ли какие-то сложности?

У нас был другой провайдер, который не являлся профессионалом в области аутсорсинга, они были скорее аудиторы. Был ряд нюансов в их работе, поэтому у меня и возникла идея о смене. Лично для меня формат аутсорсинга был новым именно в бухгалтерской сфере, до этого я с ним не сталкивалась. Но на мой взгляд, мы детально все обсудили, и очень помогло то, что Светлана и Екатерина знакомы со спецификой бизнеса таких компаний, как наша. Я была рада, что мы начали сотрудничество, имея именно Екатерину и Светлану. Ситуация действительно во многом уникальна, но на самом деле такие кейсы тоже очень показательны. Сложности с командой, конечно, какие-то были, я не скажу в деталях, но, если было бы было что-то серьёзное, я бы помнила. Они были какие-то незначительные. В процессе уже была выстроена правильная коммуникация, работа с документами в том формате, в котором мы ожидали и на том уровне услуг, который мы сейчас имеем.

Расскажите, как выстраивались отношения с командой, на сколько было сложно, легко, комфортно? Мы были теми людьми, которые слушают и слышат?

Сейчас тот самый золотой момент, когда мы в полном восторге, у нас есть Анастасия Морозова (старший специалист), с которой мы работаем, и она действительно замечательная, постоянно на связи. Мы с ней на одной волне, очень легко и комфортно вместе работать. Поэтому сейчас хороший период и мне даже нечего сказать — на мой взгляд, всё идеально. Конечно, не всегда было так, у нас были какие-то моменты, менялись сотрудники, которые отвечали за нашу компанию.

Проблемы бывают у всех, и естественно ошибки делают все, просто вопрос в том, как это всё решается и как ошибки исправляются.

Когда у нас были проблемы, недоработки, ошибки как с вашей стороны, так и совместные, я всегда знала, что смогу позвонить Екатерине (Меньшиковой) и обсудить это и всегда могла рассчитывать на быструю реакцию и оперативное решение. Это очень важно. Здорово, что есть такое отношение и готовность реагировать. Самый важный фактор для меня.   

У нас есть контактное лицо со стороны клиента, мы вместе работаем с самого начала.  Мы максимально вовлечены, постоянно на связи. С нашей стороны есть специалист, старший специалист и расчётчик зарплаты. Мы выполняем весь функционал от ведения бухучёта до отчётности, плюс мы готовим международную отчётность, считаем зарплату, делаем кадровое делопроизводство. И сама компания KCR развивается – выбран путь на унификацию процессов, автоматизацию. Появляются запросы на сближение российского учёта с международными стандартами, ведение единого реестра вендоров, использование глобальных программ для ведения участков учёта и желательно максимально без дублирования. Процесс начался в прошлом году.

Да, совершенно верно. Пока для меня ещё не совсем понятно, как все это будет функционировать, как будут загружаться счета, пока у нас это ещё в работе, но процесс уже налажен в большинстве других наших стран и в скором времени мы тоже к этому придем.

Посоветуйте, что мы можем улучшить?

Для меня, наверное, этот вопрос самый сложный, потому что сейчас всё идеально. И когда всё идёт хорошо, мысли об улучшении в голову и не приходят. Единственное, что я могу сказать, это, наверное, выстроить более эффективную систему бэкапов на время отсутствия основных сотрудников из команды проекта. То есть чтобы этот бэкап не просто был, а знал существующие нюансы, незакрытые задачи. Чтобы человек чётко понимал все необходимые задачи и сроки их выполнения.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Так, ну я бы назвала активно-креативные. Для меня это тоже один из важных моментов.

От людей, которые занимаются бухгалтерией, обычно как-то креатива не ожидают, считается, что это скучные люди, которые работают с бумагами.

А у вас есть такая характерная черта, несмотря на то, что вы работаете с цифрами, большинство ваших сотрудников, с которыми мы имеем дело, живые и креативные. Анастасия спокойно реагирует на нестандартные вопросы, для нас это тоже важно. Человек умеет взаимодействовать с окружающим миром, и в частности с нами.

Расскажите, какие цели или планы у KCR? Может быть, вы какую-то антиковидную штуку разрабатываете или что-то другое суперклассное?

Мы сами ничего не разрабатываем, мы исследуем продукты клиентов (фармацевтических и биотехнологических компаний), с которыми они к нам приходят в различных областях – это и онкология, и кардиология, и ряд других нозологий. Мы работаем в разнообразной среде в разных направлениях с разными препаратами. Мы выросли в последнее время преимущественно за счёт аутсорсинга, поскольку у нас есть крупный клиент и много сотрудников работают исключительно в рамках этого сотрудничества. Сейчас же фокус больше смещается на развитие внутренних проектов компании для наших международных клиентов – иностранных компаний, которые не имеют представительств в России. Речь о клинических исследованиях, в которых нам доверяется проведение проекта от и до, так называемый full-service. И действительно много процессов становятся электронными из-за ситуации с ковидом, мы разрабатываем новые продукты и процессы для удалённого мониторинга исследовательских центров, для улучшения взаимодействия, чтобы хорошо и эффективно работать в новой реальности.

Почему мы вместе столько лет? Шесть лет – достаточно большой срок.

Ответ будет простым – потому что нам хорошо вместе. Все мы люди, а людям всегда важно работать с людьми, и если совершенно нет контакта, то и остальное будет не очень. Я вижу по себе, потому что я нахожусь в отношениях с мужем со школы, и, конечно, были разные периоды, но я понимаю, что отношения между людьми и компаниями строятся по одним и тем же принципам. Один из тостов, которые я говорю на свадьбах друзей, — всегда говорите друг с другом. Проблемы начинаются тогда, когда накапливается недовольство и недоговорки. Для меня этот диалог непрерывный, и эта открытость в отношениях и поддержание диалога в отношениях – то, что помогает сохранить длительные и здоровые отношения.

На работе мы проводим большую часть своего времени. И хочется, чтобы это приносило больше положительных эмоций, чем негатива. Для этого надо действительно работать над собой и друг над другом, а это невозможно без обратной связи.

Сложно ли было запоминать наше название?

Лично мне несложно, поскольку у меня большой опыт общения с иностранными компаниями, там бывают разные аббревиатуры, я сразу услышала и запомнила. Но я понимаю, о чём вы говорите. Я вижу, что у некоторых сотрудников с этим проблемы, особенно часто путают буквы C и S местами, бывает вас называет юэсэмси. У нас, на самом деле, есть тоже смешные истории с названием компании. Наше название KCR исторически возникло по имени основателя – Kiecana Clinical Research. Но у нас также есть слоган — «Knowledge, Commitment, Results». На локальном уровне название звучит как «КЦР» и многим хочется знать, что же это значит.

Один из сотрудников курьерской компании, с которой мы работаем, убежден, что мы «Клуб Центральной Разведки».

Ваше представление об идеальном провайдере?

Вы знаете, я не скажу ничего нового, представление это основано на том, о чём мы говорили. Это открытость к взаимодействию, готовность оперативно решать вопросы, проблемы. Клиентоориентированность, это само собой, избитое слово. Многие заявляют, что они такие, но вообще могут не понимать, что это на самом деле означает.

Для меня, действительно, UCMS Group – это пример клиентоориентированной компании, у которой это не только глобальный лозунг, а подход на ежедневной основе, в деталях, в отношении со стороны менеджмента и исполнителей.

Я не люблю в процентах голословно говорить, но по ощущениям – в 90% случаев это было именно так. Клиентоориентированность имеет место быть. В том числе и в виде терпимости к несовершенствам со стороны клиента.

Юлия Басик
Финансовый менеджер

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (32 сотрудника)
  • Кадровое администрирование (32 сотрудника)

О компании:

СНФ Восток — это дочерняя компания международного французского холдинга SPCM S.A. (группа компаний СНФ), занимающегося производством и оптовой торговлей химическими реагентами, которые используются в муниципальной и промышленной водоочистке, нефтедобыче, горнодобывающей и других отраслях промышленности.

Вы уходили от другого провайдера. Расскажите, почему вы решили поменять поставщика?

Решили уйти по нескольким причинам. Во-первых, мы столкнулись с тем, что нам требовалось перейти на новую версию 1С, а предыдущий провайдер не смог помочь нам с этим. Во-вторых, накопились взаимные претензии по части качества работы и текучки кадров. Несмотря на то, что наша деятельность достаточно простая, в большинстве своем «купля-продажа», но тем не менее периодически возникало недопонимание.

На что вы обращали внимание при выборе нового провайдера услуг?

Мы отобрали порядка 30 компаний в соответствии с опубликованными рейтингами по качеству услуг бухгалтерского учёта и кадрового делопроизводства, запросили коммерческие предложения и проанализировали их с точки зрения цена – качество. По итогу было выбрано пять компаний, с представителями которых мы общались лично.

Особое внимание уделялось наличию отзывов, размеру страховки, и, самое принципиальное – ответственности.

Если аутсорсинговая компания подготавливает и сдаёт отчётность, то, в случае обнаружения в ней ошибок, аутсорсер должен нести ответственность и покрывать всевозможные риски. Проанализировав все отобранные предложения, мы поняли, что по соотношению цена – качества нам больше всех понравился UCMS Group, и нас покорили Екатерина Меньшикова и Наталья Долгополова. 

С кем вы работали на этапе согласования договора?

С нами работала менеджер по продажам Наталья Романенкова. Она всегда была на связи, мы долго общались по поводу договорных условий. И уже позднее, в первые дни работы, Наталья была на связи и все вопросы решала очень оперативно.

Как стартовал проект?

Я бы разделила проект на две части. Первая часть — техническая, а именно перенос 1С на оборудование UCMS Group. Здесь мы столкнулись с проблемами с качеством соединения, что приводило к медленной работе 1С. Вторая часть – непосредственно бухгалтерский учёт, здесь тоже были небольшие накладки, но после двух месяцев активного общения всё пришло в норму и сейчас прекрасно работает. В частности, UCMS с нами уже прошёл два аудита. У аудиторов существенных замечаний к работе нового аутсорсера не было.

Как у вас сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены во взаимодействие с нами?

Минимально. Мой функционал – это управленческая отчётность и взаимодействие с головным офисом. То есть больше с UCMS Group взаимодействуют мои коллеги, я подключаюсь на уровне заключения договоров, каких-то согласований. Например, сейчас у нас активный период взаимодействия с налоговой, поэтому я постоянно общаюсь с Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту). Но, по сути, я просто координатор.

Расскажите про отношения с командой?

Моя позиция такова – чем лучше работает аутсорсер, тем реже мы про него вспоминаем.

С Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту) максимально комфортно общаться, в любое время, по любому вопросу всегда подскажет, расскажет, если нужно приедет. С моей стороны никаких нареканий.

Есть ли у СНФ Восток какая-то специфика? Знаю, что мы делаем отчётность по международным стандартам.

Да, это МСФО, причём в соответствии с требованиями головного офиса, никто из сотрудников не имеет доступа к данной отчётности, всё полностью на UCMS Group. Другой нашей специфической особенностью можно назвать реализацию проектов полимерного заводнения в нефтедобывающем секторе. В России подобные проекты пока не особо распространены, поэтому периодически возникают вопросы, в том числе по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Ещё мы возмещаем НДС.

Да, мы не возмещали НДС с момента переезда компании из Санкт-Петербурга в Москву в 2017 году, в связи с чем накопилась очень большая сумма НДС к возмещению. И вот сейчас совместно с UCMS Group мы с апреля пытаемся возместиться.

Я бы ещё отметила, что у нас возникли определённые проблемы, когда мы всё-таки перешли на новую версию 1С, которую было необходимо адаптировать под наши требования и специфику.

В данном вопросе помощь UCMS Group была неоценима, так как для нас это был новый опыт и определенные задачи требовали совместного поиска решений.

Что мы можем сделать лучше для вас в нашем сервисе?

Я бы советовала обратить внимание на IT. Я знаю, что у нас были большие замечания к этой части. И, наверное, второй момент — это сменяемость специалистов, которая была на протяжении года.

Сейчас сформирована финальная команда, она уже натренирована и надеюсь, что изменений не планируется.

Оправдались ли ваши ожидания от смены провайдера?

С моей стороны однозначно оправдались, со стороны коллег, насколько я вижу, тоже. Сократилось количество недочётов и сроки их исправления.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Думаю – гибкие. Я вряд ли могу назвать ещё компанию, которая поможет, когда у меня возникла проблема в начале 10 вечера, и единственный номер, который у меня есть, это номер Натальи Долгополовой. Буквально через 10 минут перезванивает Наталья Романенкова, а утром мы уже оформляем документы.

Расскажите, какие у вас цели сейчас?

Стратегия нашей компании – расширение рынка. Мы активно работаем над этим, развиваемся в нефтяной сфере, продвигаем проекты полимерного заводнения.

Сложно ли было запоминать наше название?

Нет, не сложно, но мы у себя ввели несколько сокращенное название. Мы вас ласково Юсик называем.

Сергей Усилин
Chief Operating Officer

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (60 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (60 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (до 150 операций)

О компании:

Smart Engines – это молодая IT компания, которая, несмотря на свой небольшой возраст, на самом деле состоит из квалифицированных специалистов в области распознавания изображений и видеоданных с огромным стажем и опытом, что позволяет нам делать высококлассные продукты. Наш основной продукт – это распознавание изображений документов, и за несколько лет в части распознавания изображений документов, таких как паспорт, СНИЛС, мы вышли в лидеры не только в России, но и во всем мире. То есть мы превратились из маленькой такой компании в России в компанию с международным именем в нашем сегменте.

Вы приходите на вокзал, покупаете билеты, там оператор вводит ваши паспортные данные с помощью наших услуг, вы покупаете билеты на самолёт, поезд, автобус через сайт-агрегатор, и именно наш софт позволяет вам быстро внести ваши паспортные данные. Или вы совершаете перевод денег своему родственнику, другу через приложение Тинькофф и быстро распознать банковскую карту позволяет наш софт. Вы удалённо оформляете банковский продукт, и первое с чего вы начинаете, это опять ввод паспортных данных – это тоже наш софт. Вы проверяете штрафы, вам нужно распознать водительское удостоверение и СТС, это тоже наш софт.

Всего общее количество типов документов, которые мы можем распознавать, превышает полторы тысячи, масштаб покрытия нашим софтом действительно громадный. Вы даже не всегда знаете, что вы им пользуетесь, но там тем не менее, это может быть наше решение.

Как вы выбрали UCMS Group? И почему было принято сменить провайдера?

У нас уже был поставщик, который оказывал бухгалтерские и юридические услуги. Точнее он нас частично консультировал по юридическим вопросам. Наша компания стартовала с трёх человек и постепенно разрослась до более шестидесяти. Наш предыдущий провайдер – маленькая компания, её возможности не хватало для того, чтобы нас обслуживать.

Мы, со своей стороны, уже хотели получать понятное, плановое предоставление бухгалтерских и юридических услуг и точно понимали, чего не хотим.

Мы не хотели связываться с индивидуальным человеком, бухгалтером, но хотели пользоваться услугами крупной компании, отвечающей за качество услуг, предоставляющей полный спектр, поэтому выбирали нового провайдера среди крупных, известных игроков, которые готовы предоставить услуги с гарантией.

Мы рассматривали услуги только крупной компании, не хотели ошибиться, и те компании, у которых работает три бухгалтера, в целом вовсе нас не устраивали. Но с другой стороны, нам хотелось, чтобы провайдер бухгалтерских и юридических услуг вдавался в наши мелкие задачи.

Нашей целью было перенести всё на аутсорсинг, даже хранение трудовых книжек.

То, что для некоторых крупных провайдеров кажется глупостью, и они говорят: «А зачем?». А вот мы хотели, чтобы вся бумажная часть, связанная с ведением кадров, с бухгалтерией, с хранением документов была на плечах нашего провайдера.

И когда мы всё это рассказали вашим коллегам из продаж, и поняли, что вы решаете подобные задачи, и что они поставлены на поток, то мы поняли, что UCMS Group – наш выбор.

То есть вам было важно, чтобы провайдер был крупным, соответственно нёс ответственность за свой сервис и избавил вас от всех перечисленных забот.

Да, от всех совершенно вопросов, связанных с кадрами и бухгалтерским «мучением» с отчётностью. Важность крупности мы осознавали давно, с самого начала деятельности нашей компании. Мы понимаем, что будем расти всё быстрее и быстрее, и соответственно провайдер услуг тоже должен обеспечивать нам увеличением мощности. 

Ваши ожидания оправдались?

Всё хорошо, мы полностью довольны. Не могу сказать, что не было каких-то моментов, когда мы притирались друг к другу, но тем не менее все вопросы были успешно решены, никаких серьёзных проблем у нас нет, всё отлично, продолжаем взаимодействовать.

Как у вас строилось общение с менеджером по продажам?

Менеджер по продажам всегда был на связи. Узнал, какие услуги нам необходимы, и на основании краткого опроса предоставил КП. У нас было несколько встреч с коллегами из продаж, с руководителем проекта Еленой Скворцовой и специалистом по кадровому делопроизводству. Мы лично познакомились, всё обсудили, мы объяснили наши ожидания, ваши сотрудники поспрашивали об особенностях бизнеса, и мы постепенно пришли к заключению договора. Решение принимали совместно с генеральным директором, я голосовал за вас 🙂

Как прошла смена провайдера? Как сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены?

По факту мы стартовали за месяц. Это вполне нормально – пока переехали базы данных, составлен реестр передаваемых документов. Процесс распределён. По разным вопросам с вашими коллегами связываются разные специалисты с нашей стороны. Я эту часть контролирую. В основном, с моей стороны взаимодействие происходит периодически по вопросам, связанным с сотрудниками (приём и увольнение), с отчётностью.  

У вас есть два руководителя проектов: по зарплате и кадрам – Елена Скворцова, по бухгалтерскому учёту вы работаете с Верой Стешовой. У них есть тоже свои сотрудники, которые непосредственно занимаются задачами проекта. Это удобно?

Всё хорошо! То есть мы взаимодействуем стабильно. У меня есть все контакты, все мобильные телефоны, WhatsApp. Всегда легко созвониться и решить свой вопрос напрямую, чтобы не затягивать долгую переписку, поэтому если есть какие-то вопросы, я всегда спокойно звоню и ваши коллеги отвечают без проблем.

Есть ли у вашей компании какая-то специфика? Вы же резидент Сколково.

Да, есть несколько дополнительных отчётов. Елена, как раз, когда мы выбирали провайдера, нам сказала, что у вас уже есть опыт работы со Сколково. Вы дополнительно контролируете нашу деятельность, как минимум на предмет того, чтобы мы случайно не вылетели из Сколково по глупости, чтобы не было лишних проведённых операций, которые выходят за рамки сколковской деятельности. Ещё могу сказать, что у нас активно идёт взаимодействие с международными контрагентами, у нас несколько банков, несколько открытых счетов. Мы участвуем в государственных контрактах, поэтому тот деятельность довольно обширная.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом?

Простые и понятные, с вами ясно как взаимодействовать.

Расскажите, какие у Смарт Энджинс цели сейчас?

Цели нашей компании очень простые: мы хотим стать единорогом в распознавании документов, хотим вытеснить всех остальных, доказать, что кроме нас никто не способен эту задачу выполнить. Мы постепенно к этому идем, усердно работаем, трудимся, развиваемся.

Можете что-то посоветовать компаниям, которые сейчас на распутье – переходить им на аутсорсинг или нет?

В аутсорсинге первоначально мы видим плюс в факторе стабильности, качество оказанных услуг не зависит от человеческого фактора.

Ты на самом деле понимаешь, кто несёт ответственность, ты понимаешь график оказания услуги, и не важно, что случилось, услуги будут оказаны в оговоренный срок за договорную сумму.

Евгений Тиньков
Заместитель генерального директора

О компании:

«Мастер гриб» – это производственный комплекс полного цикла по выращиванию шампиньонов. Полный цикл означает то, что мы не только выращиваем шампиньоны, но и производим компост, в котором растут грибы. Сейчас мы уверенно входим в пятёрку крупнейших производителей шампиньонов в стране с производственной мощностью 10 000 тонн шампиньонов в год. Эта производственная мощность нашей первой очереди, которую мы запустили в четвёртом квартале девятнадцатого года и вот уже скоро будет год, как мы выращиваем шампиньоны и поставляем их на российский рынок. На сегодняшний день мы работаем практически со всеми федеральными сетями в рамках ритейла.

Услуги:

  • Полное ведение бухгалтерского учёта, расчёт заработной платы, ведение кадрового делопроизводства
  • Бюджетирование
  • Бизнес-планирование
  • Обучение сотрудников клиента

Почему было принято решение перейти на аутсорсинг?

Мы стали работать с UCMS Group в 2016 году, практически сразу после создания юридического лица. Надо сказать, что всё вообще развивалось достаточно динамично. На тот момент в стране возникли благоприятные обстоятельства и условия для создания этого бизнеса. У наших учредителей проекта (Андрей Дахнович и Алексей Дахнович) возникла идея по созданию производства шампиньонов. Они пригласили меня с моим братом его возглавить. Буквально уже через две недели мы зарегистрировали юридическое лицо и стали вплотную заниматься проектом. На тот момент отсутствовала команда, а надо было заниматься одновременно большим количеством вопросов, сразу началась работа в режиме многозадачности: с одной стороны – изучение опыта европейского и мирового проектирования, выбор производственной площадки, а с другой – экономические вопросы, финансовое моделирование, построение команды. Естественно, возник вопрос, кто будет закрывать бухгалтерию. С учётом того, что на первой инвестиционной стадии проекта не ожидалось большого количества документов и задач, мы подумали, что аутсорсинг точно будет хорош, а дальше будет видно.

Был ли у вас тендер?

Я помню, что сам лично зашёл в поисковую систему, честно отсмотрел, наверное, пять страничек Яндекса, выбрал, пять компаний. Выбрал по каким-то своим признакам: по информации на сайте, по отзывам, и среди этих пяти компаний, мы провели тендер.

По своим ощущениям могу сказать, что на тот момент чётко сформированного рынка бухгалтерских аутсорсинговых услуг не было, потому что предлагались совершенно разные условия работы. На мой взгляд, когда рынок более-менее устаканен, правила игры должны быть одинаковые, или очень схожими, а дальше уже есть детали, особенности. Здесь я был удивлён, например, одна из компаний стоимость своих услуг поставила в зависимость от нашего оборота, это меня так поразило и где-то даже насмешило: «А если наш оборот это три платёжные операции, но на очень большую сумму?», они ответили, что в любом случае это фиксированный процент от оборота. Я решил, что либо рынок очень молодой, он всё ещё формируется, либо я попал не на тех контрагентов.

Почему выбрали именно UCMS Group?

А дальше уже пошла обратная связь в виде коммерческих предложений, вопросов, уточнений.

Здесь надо сказать, что UCMS первая, в буквальном смысле слова, компания, которая прислала своё коммерческое предложение. Начинаешь невольно обращать внимание на такие системные моменты: скорость реакции, обработка, полнота и грамотность коммерческого предложения.

Если эта система в компании отстроена, а как правило, это стандартные операции, то она работает очень чётко и безукоризненно в дальнейшем. В UCMS это сработало. Я до сих пор помню, что Наташа Романенкова (менеджер по продажам) первая связалась, задала грамотные уточняющие вопросы, первая прислала предложение, готова была его прокомментировать. Но я всё равно взял паузу на несколько дней, пока пришли все предложения, с каждой компанией пообщался, и по результатам тендера выбрал UCMS, и вот дальше мы начали работать.

Насколько вам было комфортно на старте проекта?

На каждую компанию я всегда стараюсь смотреть в разрезе двух важных аспектов. Во-первых, я уже сказал, что это работа системы, то есть, очень важно, насколько грамотно отстроен процесс. А, во-вторых, важный элемент в любой компании это – команда, человеческий фактор, помимо системы есть конкретные люди, конкретные сотрудники, с которыми приходится сталкиваться в рамках взаимоотношений.

Дальше UCMS Group свои очки и начала зарабатывать, потому что все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы, которые очень чётко исполняют обязательства в рамках срока, качественно, и при этом вообще по-человечески с ними приятно общаться.

Именно поэтому изначальный перечень задач, который был передан UCMS, в дальнейшем значительно расширился.

Какие уникальные проекты были реализованы во время сотрудничества?

Возникло понимание, что помимо непосредственного бухгалтерского и налогового учёта, UCMS может решать и другой спектр задач. Поскольку в нашем штате не было финансового аналитика, эти задачи стало удобнее решать с помощью компании UCMS, в частности, финансовую оценку проекта, вопросы кредитования, чем мы успешно и занимались непосредственно с Екатериной Меньшиковой. Мы, вот как сейчас помню, не один вечер с Екатериной просидели вместе над нашей финансовой моделью, которую мы прорабатывали, приводили в порядок. По сути, мы её создали. По мере нашего погружения в специфику производства отрасли, появлялись абсолютно новые данные, которые влекли за собой изменения в финансовой модели. В итоге она у нас получилась достаточно обстоятельная и профессиональная.

Кроме того, я понял, что в UCMS очень хорошие методисты, а у нас в тот момент возникла потребность дополнительного образования.

Мы попросили UCMS Group разработать специально для нас программу повышения наших знаний в некоторых областях, связанных, в том числе, и с производственной бухгалтерией. И UCMS чётко под нас разработал очень хорошую программу обучения.

Это получается одна из особенностей – гибкость компании. Мы попросили, компания среагировала молниеносно, поняла потребность, взяла очень короткую паузу, предложила очень конкретный продукт. Она отреагировала очень тонко, и это было очень приятно. Это хорошие свойства компании.

Как у вас были выстроены рабочие процессы в части бухгалтерского учёта? Насколько вы лично были вовлечены?

На тот момент полностью бухгалтерский и налоговый учёт взяла компания UCMS. В первые дни нашего взаимодействия закрепляется персональный менеджер, который непосредственно имел опыт производственной бухгалтерии, а она имеет свои особенности, фактически это был персональный менеджер с опытом и квалификацией главного бухгалтера. Это тоже некий элемент системности, который мне очень понравился. Нам дали все контакты для связи, и все вопросы решались через персонального менеджера.

Было ли что-то во время нашего сотрудничества, что вам особенно запомнилось?

Запомнилось ощущение работы, вот как раз сочетание системности и человеческого фактора.

Знаете, я сейчас поймал себя на мысли, что навскидку могу назвать как минимум пять имён и фамилий сотрудников UCMS, хотя прошло несколько лет. Я думаю, что это всё-таки что-то значит. Например, в моём случае было такое, что, если надо было остаться до 21:00 вечера в офисе, то сотрудники UCMS оставались на работе, не было такого – в 18:00 «до свидания». Потому что разные ситуации бывают и такие бывали, что где-то горели сроки, где-то надо было решить задачу. Я не помню от UCMS формального подхода, это конечно очень импонировало и подкупало. Остались положительные, хорошие впечатления от работы с компанией.

Почему вы решили перейти на внутреннюю службу бухгалтерии?

Мы поняли на определенном этапе, что нам ближе схема с главным бухгалтером, который занимается исключительно проектом, который знает, в который он погрузился и пришёл надолго. И мы хотим, чтобы он был в офисе. Это удобно и как нам показалось, необходимо, потому что-то то количество задач, которое появилось, было удобнее решать в режиме офлайн. Плюс наш завод расположен в Калужской области, и мы посчитали, что нам экономически выгоднее часть команды бухгалтеров держать на предприятии. Да, не скрою, были определенные сложности с формированием команды, но, учитывая нашу специфику, мы приняли решение перейти на внутреннюю бухгалтерию.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Надёжные. И профессионалы, безусловно. Какая-то внутренняя уверенность, что компания всерьёз и надолго.  Когда работаешь с партнёром, это очень важно.

Расскажите, какие у вашей компании сейчас планы? Может быть, вы из пятёрки хотите сразу в лидеры?

Мы сейчас очень активно думаем над увеличением производства, о дополнительном производстве уже в рамках переработки. То ли это будет консервация, то ли заморозка. Рассматриваются сейчас все варианты очень внимательно и думаю, что какой-то мы непременно утвердим.

Откуда появился UCMS?

По-моему, корни растут из Европы, но кстати, я сейчас вспомнил, что меня ещё подкупило при выборе UCMS Group – я читал, что 1С купила контрольный пакет, и я отметил для себя, что 1С – серьёзная компания, и, если она обратила внимание на UCMS, значит, это хорошая компания.

Мы действительно дочерняя компания 1С. Изначально мы были шведской компанией, у нас были офисы в Польше, в Румынии, в Венгрии. Сейчас у нас есть офисы в Украине и в Казахстане. В 2015 году нас купила компания 1С, поэтому теперь мы российская компания с европейским бэкграундом.

Татьяна Ермакова
Manager global finance processes Walter

О компании:

На российском рынке с 2005 года. Входит международную группу Sandvik, у которой пять подразделений в России. Основное направление бизнеса — продажа металлорежущего инструмента крупным металлургическим промышленным компаниям.

с 2011 года работают с UCMS, начинали с расчёта зарплаты 
с 2014 передали на аутсорс полный блок бухгалтерии

Услуги:

  • расчёт зарплаты
  • участки бухгалтерского учёта: банк, заказчики, авансовые отчёты, РБП, основные средства, отражение расходов
  • кадровое администрирование

Как выбирали поставщика по аутсорсингу? 

По зарплатному проекту выбирали поставщика на глобальном уровне. Мы рассматривали только крупные компании уровня KPMG. В итоге выбрали немецкую компанию, с которой многие процессы у нас ухудшились. 

Через год мы ещё раз организовали тендер, тогда уже мы посмотрели на качество ваших услуг по расчёту зарплаты и поняли, что нашли то, что искали: профессионализм, знание системы и законодательства. Кроме того, вы работаете в международной программе SAP, а нам нужен был поставщик, который может обеспечить в ней профессиональный сервис. Довольны выбором до сих пор.

Давайте вспомним, с чего мы начинали?

Сначала мы с вами работали по блоку расчёта зарплаты, затем успешно перевели часть бухгалтерии на аутсорсинг. А с 2014 года вы ведёте практически полный блок бухгалтерии. 

И с каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Наша работа по бухгалтерскому учёту началась с авансовых отчётов?  

Да, плюс проверка дополнительных отчётов и путевых листов — это был непростой блок для нас. Потом мы постепенно передали проводки по банку, затем — работу с заказчиками и параллельно тут уже подключился бухгалтерский и налоговый учёт. 

У нас есть строгие правила внутреннего контроля в дополнение к российским стандартам. Ваши коллеги изучили политики нашей компании, чтобы знать, как правильно действовать. Поэтому мы смогли успешно и оперативно интегрировать эти процессы и дальше только добавляли вам новые участки работы. 

И как с нами работается? Что можете отметить?

Самое большое преимущество — это то, что ваша компания крайне гибкая и расценивает клиентов как часть своего бизнеса. 

Такое ощущение, что ваши сотрудники — часть нашей компании

Они переживают за наши процессы, стараются сделать максимум полезного, даже сверхурочно. Очень приятно, что они понимают нашу стратегию и гибко могут переходить с одного процесса на другой без долгого согласования изменений. Мы видим от них отдачу, как от наших собственных сотрудников, что крайне редко вообще бывает на аутсорсинге. Если запускаются какие-то новые участки работы, мы очень быстро от вас получаем помощь. 

Процессы выстроились правильно с самого начала или были какие-то притирки? 

Я не помню особенных притирок, нас хорошо поддерживал наш руководитель проекта, если были какие-то проблемы, она была на связи 24/7. Я с самого начала понимала, что могу получить оперативную помощь, даже если очень горящий вопрос. 

Зарплатный проект у нас изначально вела Ольга Новикова, она ведёт его и сейчас. Ольга очень хорошо знает нашу компанию, а мы очень довольны сотрудничеством.

Мы видим максимальную вежливость, готовность помочь нам даже за рамками рабочих часов 

Что можете отметить в рамках этого года? 

В апреле из-за пандемии у нас была реструктуризация персонала. Мы сократили кадрового специалиста и передали вам кадровый учёт. Всё произошло совершенно незаметно, не было никакого дискомфорта. Наоборот мы увидели аккуратный и структурированный подход. Этот участок работы вами был очень хорошо принят, несмотря на то, что сейчас сложное время. 

Что могу рассказать ещё — дополнительно у нас происходит аудиторская проверка. Мы видим, что с каждым годом у нас количество замечаний уменьшается, так что аудиторы тоже довольны процессом.

Какие ситуации вы особенно запомнили? 

Вы нас очень выручили, когда мы проходили внутренний аудит от головного офиса Sandvik. Это очень серьёзный процесс — если что-то не так, может дойти до увольнения. От вас мы получили такое полное включение, что даже ваш отдел ИТ давал советы. Благодаря такой поддержке у нас рейтинг стал лучше по внутреннему аудиту. 

Ещё мы, как часть западной компании, работаем в западной версии SAP. Даже план счетов весь западный, и мы через Excel переводим его в российские стандарты. Учётная программа тоже не русифицированная, а там налоговая отчётность. Нужно креативно подходить, чтобы применять это к российским стандартам. Возможно, поэтому нам не так просто было найти партнёра, кто бы был готов мыслить по-другому. 

А вы с готовностью берётесь за новые задачи, которые зачастую уникальны для российского рынка

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Customer oriented — клиентоориентированные

Почему вы с нами вместе столько лет?

Мы видим и ценим индивидуальный подход к нашей компании. Сейчас, когда технологии активно развиваются, когда всё переходит в цифровой формат, больше настроено на обслуживание роботами, мы не видим массового подхода к нам. Всё-таки в некоторых процессах нужны гибкость и творчество, необходимо видеть участие людей, человеческий подход, особенно в работа с кадрами, важно, что к нашей компании относятся, как к индивидуальному проекту и болеют за наши проблемы.

Мы считаем вас надёжным партнёром, который понимает наши особенности, потребности, цели и задачи

Какая ваша идея об идеальном провайдере?

Зависит от услуги. У нас много цифровых услуг, поэтому вопросы иногда быстрее может решить робот. А когда мы касаемся российского законодательства в западных системах, то тут индивидуальный подход очень важен, потому что не всегда стандартными решениями можно наладить бизнес-процессы. 

Желаю компании успехов, развития и новых хороших клиентов!

«У поставщика услуг HR аутсорсинга постоянно присутствует мотивация»

HR аутсорсинг является важнейшим этапом эволюции HR-подразделения любой компании. Однако, как и в случае внутренней реализации бизнес-процессов, модель аутсорсинга эффективна только при условии постоянного развития и модернизации. Зачастую, реализации одной и той же аутсорсинговой модели существенно отличаются друг от друга и заказчикам приходится выбирать наиболее оптимальный вариант.

Развитие компании L’Oréal в России является примером эволюции HR аутсорсинга внутри отдельно взятой организации. На вопросы портала HRM.ru отвечает менеджер по компенсациям и льготам L’Oréal Ирина Ященко.

Расскажите об истории HR аутсорсинга в российском представительстве L’Oréal. Почему была выбрана именно эта модель?

Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать специфику компании L’Oréal. Дело в том, что наша компания достаточно сильно ориентирована на аутсорсинг – с нашей точки зрения, нам выгоднее отказываться от большинства непрофильных процессов, вместо того, чтобы пытаться построить их самостоятельно. Основная сила L’Oréal – в производстве высококачественной парфюмерии и косметики, а отнюдь не в точном кадровом учете или своевременном расчете заработной платы. Мы готовы отдавать непрофильные процессы сторонним подрядчикам и готовы платить за их услуги, если они действительно профессиональны и эффективны.

Отмечу, что HR аутсорсинг является не единственным примером данной модели, который применяется в российском представительстве L’Oréal. В частности, наша компания давно применяет модель ИТ-аутсорсинга для ряда корпоративных систем.

Во многом похожая ситуация наблюдается и в области процессов управления персоналом – на самом деле, перед нами никогда не стоял вопрос о переходе на аутсорсинг, поскольку мы всегда применяли эту модель в России. Другое дело, что список процессов L’Oréal, которые передаются третьему поставщику услуг, постоянно пополняется, а сами процессы – эволюционируют.

Какие процессы L’Oréal отданы на аутсорсинг в настоящее время?

Достаточно долгое время мы применяли только аутсорсинг расчета заработной платы. Собственно управление кадрами и делопроизводство было реализовано в рамках внутренних систем, однако эти системы носили глобальный характер и не использовали специфику российского законодательства. Ситуация кардинально изменилась в середине 2009 года, когда мы обсудили ситуацию с нашим провайдером и решили передать им дополнительные процессы по делопроизводству. Здесь, правда, мы говорим уже не о классическом аутсорсинге, а о предоставлении доступа в систему управления в рамках модели Software-as-a-Service (SaaS).

На этом моменте необходимо остановиться чуть подробнее. Действительно, что представляет собой классический аутсорсинг? Фактически, это передача процессов профессиональному провайдеру услуг. Но просто так, в некой абстрактной среде, провайдер работать не сможет, поскольку вам все равно придется снабжать его какими-то данными, как-то контролировать его деятельность и следить за тем, чтобы он не допускал ошибок.

Конечно, мы бы хотели поступать таким образом для каждого непрофильного процесса, однако это не всегда экономически оправданно. Так, в случае расчета зарплаты мы можем отдать подрядчику весь процесс, поскольку он формализован и понятен. Раз в месяц мы отправляем подрядчику информацию и получаем от него расчетные листки. Однако в случае других кадровых процессов классический аутсорсинг не всегда так хорош – поскольку нам все равно придется самостоятельно выполнять часть работ. В частности, если нам надо завести карточку нового сотрудника – то проще сразу добавить его в систему, чем посылать информацию подрядчику с просьбой выполнить это действие за нас.

Модель SaaS, которую мы используем для управления персоналом, является неким промежуточным звеном и представляет собой аутсорсинг информационной системы. Отличие состоит в том, что в системе, которая предоставляется подрядчиком по договору аренды, работают наши сотрудники, а не сотрудники подрядчика. Тем самым, обеспечивается требуемая гибкость, однако мы все равно находимся в рамках приоритетной для нас модели аутсорсинга.

Переход кадров на SaaS мы завершили во второй половине 2009 года, в начале 2010 был запущен проект по переводу расчета зарплаты в новую систему расчета. Причина в том, что ранее наш подрядчик – компания UCMS Group – считала зарплаты в системе Scala, в то время как управление кадрами изначально переводилось под новый продукт UCMS – систему UCMS WorkForce. Поэтому вполне логично, что вскоре мы перевели под эту систему и вторую часть наших бизнес-процессов, связанных с расчетом зарплаты.

Добавлю, что в рамках данного перехода суть процессов осталась прежней – зарплаты нам по-прежнему считает подрядчик, то есть для этой части процессов мы применяем классический аутсорсинг. Для остальных процессов управления персоналом, напротив, мы используем только модель SaaS.

Но ведь вместо того, чтобы использовать SaaS вы просто могли купить собственную систему управления персоналом…

Конечно, мы могли так сделать, но только есть ли в этом смысл? Я приведу простой пример – представьте, что вы выбираете себе тарифный план на телефон. Одна компания предлагает стандартный план – с обычными ежемесячными платежами, скажем, по тысяче рублей, в то время как другая говорит – вначале подождите полгода, пока мы занесем план в базу, затем сразу заплатите 50 тысяч и пользуйтесь телефоном сколько угодно времени. При этом функционал тарифов абсолютно одинаков, и вы можете звонить на те же самые телефонные номера.

Очевидно, что в этом случае никто не будет платить 50 тысяч – такой тариф окупится разве что через четыре года, но к этому времени может радикально измениться ситуация, появятся новые технологии и данный стандарт связи может вообще оказаться неактуальным. А за доработку, доводку тарифа с вас непременно возьмут дополнительную плату.

С системами управления персоналом ситуация абсолютно аналогична. Зачем нам тратить кучу денег на лицензии, загружать ИТ-персонал лишней работой и ждать несколько месяцев, пока система будет внедрена? И все это – без каких-либо гарантий окупаемости.

Нам на порядок проще прийти к подрядчику, который даст логин и пароль к уже настроенной и развернутой системе. А это именно то, что предлагает заказчикам SaaS. И мне, на самом деле, достаточно удивительно, что эта модель до сих пор не занимает лидирующего положения на российском рынке.

Конечно, в реальной жизни все происходит не так просто – так, в рамках нашего сотрудничества с UCMS Group потребовалось примерно два месяца для полной настройки системы под нужды L’Oréal. Но если бы мы покупали систему in-house, то эти сроки увеличились бы в несколько раз.

Добавлю, что у модели SaaS есть еще одно важное преимущество – поскольку вы не платите за лицензии сразу, а распределяете аренду по времени, у поставщика постоянно присутствует мотивация. Им выгодно работать качественно, поскольку в противном случае поток арендных платежей оборвется. В случае стандартной схемы, конечно, также присутствуют платежи за техподдержку и доработку, однако они являются хорошим мотиватором далеко не всегда. Компаниям-поставщикам систем всегда выгоднее продавать лицензии, поскольку, получая такие контракты, они не несут вообще никаких дополнительных издержек.

Расскажите о проекте перехода на новую систему расчета зарплаты и переводе остальных процессов под модель SaaS. Какие трудности возникли в ходе этих проектов?

Наверное, ответ на этот вопрос уместно начать с рассказа о масштабах проектов. Проекты по расчету зарплаты в рамках модели аутсорсинга и перехода на кадровое делопроизводство в SaaS-системе покрывают все российское представительство L’Oréal – около 1000 сотрудников в московском офисе. Кроме того, не так давно мы построили собственный завод в калужской области и сейчас активно набираем персонал. Мы планируем, что управлением персоналом завода (около 600 человек к концу 2011 года) будет также осуществляться в тех же самых системах.

Отмечу, что поскольку специфика работы представительства и производства существенно различна, нам потребовалось внести в функционал системы ряд доработок, полностью покрывающих потребности завода. Помимо этого, интеграция калужского подразделения в общую систему позволила нам протестировать работу в условиях географически разделенных офисов. Можно с уверенностью утверждать, что в настоящее время, мы обладаем мощной HR-платформой, которая имеет богатый и гибкий функционал и поддерживает все основные сценарии управления персоналом практически в любой крупной компании.

Сам проект по переводу управления кадрами и делопроизводства в SaaS-систему UCMS стартовал летом 2009 года. К концу года первый этап был завершен, и мы были готовы начать миграцию payroll-системы на UCMS. К марту-апрелю 2010 года мы завершили и этот процесс, запустили всю платформу в коммерческую эксплуатацию, которая продолжается до сих пор.

С нашей точки зрения, процесс перехода прошел достаточно гладко и в целом успешно. Во многом, успех проекта обусловлен подходом к постановке задач – на начальной стадии, мы стремились минимизировать специфические требования к поставщику и ограничиться реализацией лишь общих бизнес-процессов. В дальнейшем, мы смотрели на то, что получается в ходе проекта и выставляли уже более специальные требования, причем эти требования часто отличались от нашего первоначального видения. Тем самым, мы избежали наиболее частой проблемы такого рода проектов – когда заказчик желает что-то сделать, а поставщик не понимает целей и предпосылок требований заказчика, и потому не может их грамотно реализовать.

Отдельно подчеркну, что подобное отношение к поставщику не означало для него легкой жизни. Да, мы не требовали решения невыполнимых задач за ограниченное время, однако если реальная задача была поставлена и согласована, мы выдвигали жесткие требования к ее решению. Тем самым, мы обеспечили плавное и естественное развитие платформы до ее нынешнего уровня.

Конечно, нам потребовалось преодолеть ряд небольших трудностей и проблем, без которых не может быть ни одного успешного проекта. Так, при переходе с одной системы расчета зарплаты на другую у нас возникали небольшие расхождения в итогах расчета. Иногда возникали проблемы, связанные с консерватизмом пользователей, которым не всегда было легко переходить от одной системы к другой. В целом, такого рода трудности имели вполне рабочий характер и были успешно преодолены в ходе проекта.

Говоря о трудностях важно отметить еще один принципиальный момент, связанный с нашим взаимодействием с поставщиком услуг. Дело в том, что мы фактически используем гибридную схему – в рамках одной и той же инсталляции системы наши сотрудники решают кадровые вопросы, в то время как сотрудники аутсорсера считают зарплату. При этом, поскольку сама инсталляция единственна, нам приходится уделять отдельное внимание синхронизации работ с аутсорсером, тщательно следить за изменениями в данных и внедрять специальные процедуры взаимодействия. Конечно, все это вызывает определенные трудности, однако преимущества такого подхода их перевешивают – на выходе мы получаем унифицированную картину всего, что происходит с нашими сотрудниками. И, кроме того, возможность доступа в систему позволяет нам контролировать действия аутсорсера и обеспечивает максимальную прозрачность его работы.

Каким образом происходит ваше текущее взаимодействие с аутсорсером?

Все процессы нашего взаимодействия с компанией UCMS Group можно условно разделить на две части. С одной стороны, это плановые работы – расчет зарплаты, поддержка SaaS-платформы управления персоналом, с другой – это какие-то специальные запросы, связанные с возможными доработками системы и реализацией дополнительных сервисов.

Вполне естественно, что плановые работы происходят на ежедневной основе. Основной расчет происходит раз в месяц и обычно занимает три рабочих дня с момента отправки данных аутсорсеру. Внеплановые работы, специальные запросы и модификации системы возникают тогда, когда в них появляется потребность.

Что происходит с вашей гибридной платформой сейчас?

На самом деле, это проект интересен не только нам, но и нашему поставщику услуг. L’Oréal является одной из немногих компаний на территории России, которые пользуются практически всеми возможностями платформы UCMS WorkForce вместе с аутсорсинговыми услугами.

На практике мы отправляем в UCMS Group достаточно много самых разнообразных запросов, связанных с функционалом SaaS-системы или оптимизацией процессов расчета зарплаты. Зачастую, приходится одновременно решать сразу несколько различных задач, и надо отметить, что в целом они с этим справляются. Среди небольших подпроектов, которые были завершены в самое последнее время, можно отметить разделение финансовых проводок на калужский и московский офисы, разработку специальных форм дополнительных отчетов по зарплате и персоналу, интеграцию с ERP-системой SAP и множество других небольших задач.

Помимо этого, в настоящее время мы запускаем в промышленную эксплуатацию возможности кадрового самообслуживания (self-service), которые доступны всем без исключения сотрудникам компании. С нашей точки зрения, такого рода возможности отлично вписываются в канву существующей платформы и идеально соответствуют духу SaaS-систем. Так, уже в ближайшем будущем в системе появится мощный функционал индивидуальных порталов самообслуживания, которые обеспечивают удобный интерфейс взаимодействия сотрудников и кадрового подразделения компании. Например, для того, чтобы уйти в отпуск сотрудникам не потребуется писать заявлений – им будет достаточно оставить онлайн-заявку на собственном портале, которая автоматически пройдет все необходимые согласования и заодно сгенерирует соответствующую документальную отчетность. Помимо отпусков, сотрудники смогут отслеживать на портале детали своих трудовых договоров, самостоятельно заказывать расчетные листы и справки 2-НДФЛ.

Что бы вы посоветовали компаниям, которые рассматривают возможность перехода на HR аутсорсинг процессов управления персоналом?

Наша компания успешно применяет HR аутсорсинг для повышения эффективности кадровой службы уже около 5 лет. Нам было сравнительно нетрудно реализовать все проекты, о которых мы говорили выше, поскольку де-факто аутсорсинг является стандартом управления непрофильными процессами в нашей компании. Если же какая-то другая организация никогда не применяла эту модель, то основной стоп-фактор, как мне кажется, кроится исключительно в психологических аспектах.

В компании L’Oréal мы уверены, что аутсорсинг бизнес-процессов для России — это шанс двигаться вперед современнее, быстрее, дешевле. Мы считаем, что эта модель не может быть чужой для российских предприятий, поскольку основана на фундаментальных принципах управления бизнес-процессами. Как вы знаете, с 2011 года существенно повышаются налоги на ФОТ, следовательно, в выигрыше будут те компании, чьи кадровые и финансовые процессы оптимизированы. Здесь главное решиться на этот переход, не обращать внимания на сомнения и помнить, что эту модель оптимизации бизнес-функций с успехом применяют миллионы компаний по всему миру.

О компании L’Oréal

L’Oréal («Л’Ореаль») — французская компания, лидер мирового рынка парфюмерии и косметики. Оборот компании на 2009 год составил 17,473 млрд. евро. История L’Oréal в России началась в 1990 году. В настоящее время российский филиал группы занимается продвижением на российский рынок ведущих международных торговых марок, среди которых: L’Oréal Paris, Garnier, Vichy, La Roche-Posay, Giorgio Armani, Diesel и многие другие. L’Oréal («Л’Ореаль») — французская компания, лидер мирового рынка парфюмерии и косметики. Оборот компании на 2009 год составил 17,473 млрд. евро. История L’Oréal в России началась в 1990 году.

Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

MONE

Как российская ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы?

IKEA
Все кейсы