Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Моё понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией

Smart Digit (Умная цифра)
Клиент UCMS Group с 2018 года

Екатерина Красильникова
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (50 сотрудников)
  • Кадровое делопроизводство (50 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (более 400 операций в месяц)
  • Параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах (доработка 1С)
  • Ежемесячная подготовка отчётности по стандартам GAAP
  • Ежегодная подготовка отчётности и консолидация по двум юридическим лицам по стандартам IFRS

О компании и о себе:

Я – главный бухгалтер и контролёр компании «Умная цифра» — это совместный проект двух крупных компаний. Мы разрабатываем программное обеспечение, аналогов которому ещё не было в нашей стране. Все мы знаем cloud как продукт для общественного использования, которое используют многие люди и организации. Этот проект нацелен на частное облако, которое будет позволять заказчику размещать данные на своих серверах и хранить их. Если говорить о детализации, то мы создаем ряд цифровых приложений в рамках этого проекта. Эти приложения помогут трансформировать и оптимизировать работу многих предприятий, начиная с автозаправочных станций и заканчивая буровым оборудованием. Людям, которые сейчас находятся на месторождениях, и своими руками снимают показания с оборудования, не придётся этого делать больше, они будут видеть все данные из офиса на планшете, на котором будут отражаться данные, которые определяют состояние этого оборудования. Предприятие зародилось в 2018 году, и мы работаем уже более двух лет.

Компания новая и вы сразу решили, что начнёте с аутсорсинга. Почему не инхаус? 

Мы руководствовались опытом акционеров.

Мы не исключали возможности набора людей в штат в бухгалтерию и финансы, но по итогу работы двух лет стало понятно, что это не требуется, что ваша компания полностью покрывает задачи, и мы довольно успешно справляемся с задачами акционеров, аудиторов и внутреннего руководства.

Поэтому оптимизация очень важна. Немаловажно сказать, что благодаря вам сделано множество доработок в программе 1С, и большое количество отчётов делаются автоматически.

В самом тендере вы по выбору поставщика провайдера вы принимали участие?

Нет, я пришла в компанию в момент, когда поставщик уже был выбран, и в мои задачи входило согласование и подписание договора с UCMS Group. Мы прошли совместный путь с вами, и могу отметить, что за эти два года ни разу не возникало необходимости что-то менять в договоре, потому что качество, гибкость и желание продолжать работать, интерес, энтузиазм ваших коллег, нам позволяет идти с первоначальной версией договора, которая абсолютно не требует никаких доработок. Есть только дополнительные соглашения, которые подписываются для продления услуг, изменения услуг, но не более того.

Какой ваш идеальный провайдер подобных услуг? Насколько ваше понимание того, как работаем мы, совпадает с тем, как должен работать идеальный провайдер? И есть ли что-то, на что нам нужно обратить внимание?

В моём понимании провайдер, который предоставляет услуги, должен оказывать их так, как написано в договоре, то есть полностью вести бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы.

Поэтому мое понимание идеального провайдера полностью совпадает с вашей компанией.

Если взять самое основное слово, которое используют стороны при ведении договорных услуг – ответственность, то она есть, её видно. И мне не нужно в это погружаться, не нужно контролировать компанию, которая взяла на себя ответственность. Это основное, что должно быть, и оно есть. 

Теперь про рабочий процесс. Мы делаем бухгалтерский учёт, считаем зарплату и ведём кадры. Плюс по бухучёту у нас есть много интересных проектов, например, параллельный учёт по стандартам GAAP в двух валютах, консолидация по МСФО. С нашей стороны это два департамента с разными руководителями проектов. Насколько это удобно?

Сейчас процесс такой же, как и в начале проекта. Стартовала проект Екатерина Меньшикова, это человек, который идёт с нами с самого начала и подхватывает нас по мере необходимости. Ведёт, наверное, более правильное слово. Она погружена в весь процесс, даже если мы какое-то время к ней не общаемся по задачам. Ей можно позвонить в любое время с вопросами.

Есть зарплата и кадры под руководством Елены Скворцовой и бухучёт под руководством Веры Стешовой. У Елены в команде есть кадровик и специалист по расчёту зарплаты. Были написаны процедуры, по ним мы и живём. Тут нечего особо добавить, потому что процессы чётко выстроены. Мы заполняем отчётность, которая поступает нам от акционеров, но планируем её отдать вашим коллегам, только сначала хочется это всё автоматизировать для удобства. Что касается бухучёта, в команде Веры Стешовой есть Любовь Ляпина, она основа нашего бухучёта. Я обычно сразу напрямую иду как раз к Любе. Общение более короткое и более неформальное, оно эффективнее по процессам, задачам, и в целом, по атмосфере. У Любы есть помощники – Елена и Анастасия. Они тоже довольно давно с нами работают, абсолютно прекрасные специалисты, тоже очень чётко понимают, быстро реагируют. Я очень признательна Екатерине (Меньшиковой) за то, что она подобрала этих людей, она их поддерживает со своей стороны. Безусловно, мне это удобно, и я понимаю, что они знают свои задачи, делают свою работу и вижу, что им приятно от результата выполненных задач так же, как и мне. Если закрытие закончилось, отчётность закончилась, они выдохнули, мы созвонились, и доброжелательность этой атмосферы меня очень привлекает.

Как строится процесс по подготовке управленческой отчётности?

Вы сказали, что знаете про нашу сложную базу, учётные политики, параллельный учёт. Это полностью заслуга Екатерины Меньшиковой, она собрала её с нуля, она её ведёт, и говорит, что лучше и лучше складываются у неё эти процессы. Я не говорю уже о молниеносном реагировании на любую просьбу. Потому что если вдруг я отсутствую в отпуске или что-то случилось, то всё моё руководство знает это слово – «Меньшикова». Меньшикова — это человек, которого знают в нашей компании.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Наверное, банально говорить, но «качество». Но не хочется быть банальной. Атмосферные. Эти слова вам много скажут про людей. В нашем мире нет стандартов, всё очень относительно. Слово «качество» тоже относительное. А атмосфера – это то, что даёт уверенность в своих действиях. Поэтому так. 

Мы с вами уже больше двух лет. Почему мы вместе?

Можно ответить, что у нас полное взаимопонимание.

Действительно, мне сложно представить другую организацию, которая будет с нами работать. Я ценю людей, которые со мной работают, и мне максимально комфортно; у меня единственное пожелание — задержать как можно дольше коллег на нашем проекте.

Мы всё понимаем, что меняется время, люди меняют работы, жалко будет их терять. Сейчас у нас самая идеальная команда подобрана, и я только одно прошу — это максимально надолго зафиксировать.

Какие планы у компании? Чем вы сейчас живете?

У нас масштабные планы. Мы сейчас передаём на согласование трёхлетний бизнес-план, кроме трёхгодового проекта частного облака. Есть два не менее масштабных проекта, которые выходят к нам в 2021 году. Помимо основного заказчика, у нас появляются задачи со вторым акционером, и в ближайшем будущем мы планируем увеличить объём нашей разработки и выйти уже на новый уровень. Помогаем в этом и надеемся, что вы также останетесь с нами, и вместе мы доведём до автоматизма много проектов. Планируем осваивать новые задачи и погружаться в новую работу.

Екатерина, помогите стать нам лучше. На что нам обратить внимание в нашем сервисе, чтобы быть более приятным нашим клиентам?

Сократите цепочку людей, которых вы встраиваете во взаимоотношения с заказчиками. То есть нам в меньшей степень нужен руководитель проекта, нам более важна операционная команда. Я могу уделять им больше времени в таком случае. И рядовых сотрудников это больше мотивирует. Они хотят получать благодарность от источника – заказчика за то, что они делают, и передавать результат этой работы напрямую. Мы просто тоже работаем на заказчика и получить от него комплимент – ценно.

Ehrmann
Клиент UCMS Group с 2004 г

Ирина Беловашина
Менеджер по персоналу

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (600 сотрудников)

О компании:

Компания Ehrmann — это немецкая компания, которая в этом году отмечает свой столетний юбилей. Компания с богатыми семейными традициями, сейчас её возглавляет Кристиан Эрманн — представитель третьего поколения семьи Эрманн, внук основателя нашей компании. В 2018 году мы отмечали 20-летие ООО «Эрманн» в России. Здесь у нас один завод и около 600 сотрудников. Последние несколько лет были очень успешными для нашей компании, мы совершили прорыв и заняли достойное место в списке основных игроков молочного рынка. Наш самый известный и любимый бренд – EPICA, который неизменно радует потребителей новыми оригинальными вкусами. Недавно появилась линейка детской кисломолочной продукции для детей от трёх лет «Мама Лама». Невозможно обойти вниманием и наш молочный десерт Grand Dessert. Нашу продукцию любят, ищут на полке, покупают и с удовольствием едят. У нас большие планы на будущее – мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Мы стремимся каждого партнёра сделать ещё и нашим клиентом. Сами любим свою продукцию и всех всегда угощаем нашими новинками.

Как ваше с нами сотрудничество начиналось? Было ли сложно?

Я пришла в компанию в 2003 году, но не сразу была привлечена к процессам расчёта заработной платы и взаимодействию с вашей компанией. Наверное, в 2006 году я стала заниматься зарплатой. И долгое время это была одна из моих основных функций.

Когда я присоединилась к проекту, все процессы уже были выстроены. Я не участвовала в переводе функции расчёта заработной платы на аутсорсинг, поэтому не могу сказать, каков был переходный период.

Вместе с тем могу подтвердить, что с тех пор (а это, наверное, редкий случай для таких долгих взаимоотношений) качество предоставляемых услуг не ухудшалось.

Конечно, было всякое за столько лет, но у нас ни разу не было желания что-то кардинально поменять или найти другого провайдера. Я думаю, что это показатель качества с вашей стороны.

Как выстроен рабочий процесс? Насколько вы лично вовлечены в работу с нами?

Сейчас я выступаю больше как менеджер, контролирующий процесс, решаю сложные кейсы, если они вдруг возникают, отвечаю за запуск каких-то новых элементов, принятие решений по процессу. Я участвую в выборочной проверке расчётов, на мне лежит ответственность в целом за то, что происходит с выплатами.

Как у вас складываются отношения с командой? Насколько я помню, у вас руководитель проекта никогда не менялся?

Отношения складываются прекрасно! Наш руководитель проекта Наталья Купавцева не менялся никогда. Для нас будет целая трагедия, если Наталья вдруг покинет наш проект :). Мы с ней когда-то начинали на равных – она считала наш проект, а я предоставляла ей данные для расчёта. Сейчас наши роли изменились, но чувство партнёрства и уверенность в том, что мы сможем найти решение в любой ситуации, какой бы она тяжёлой ни была, остаётся. Меня не раз и не два просили дать рекомендации вашим потенциальным клиентам, и я всегда говорю об одном и том же.

Проекты бывают разные, но очень важно, чтобы случилась «химия», пусть даже дистанционная.

Большое значение имеет гибкость процессов, насколько человек на вашей стороне подходит конкретному клиенту, будет ли он готов сделать для клиента чуть больше, чем требуется. Не в плане дополнительных часов, но, например, просто предоставит больше информации, более подробно проконсультирует, сделает лишнее действие, которое напрямую не предусмотрено договором. Когда ты чувствуешь, что человек не просто формально считает зарплату твоей компании, а вовлечён в её работу, то это залог успешного аутсорсинга.

Расскажите, были ли у вас какие-то внутренние проекты, задачи, в которых мы принимали участие?

Наше законодательство стремительно меняется, не всегда изменения могут быть однозначно трактованы и понятны, например, часто могут отсутствовать инструкции по исполнению новых законодательных норм. Тогда мы идём к вам и вашим методологам за рекомендациями, чтобы понять что нужно делать и что из этого для нас можете сделать вы. С вашей поддержкой чувствуешь себя намного более уверенно. С началом пандемии это стало особенно актуально.

Очень важно, когда в такие сложные моменты находишь в аутсорсере не просто поставщика услуг, а настоящего партнёра, с которым вместе преодолеваешь трудности и получаешь новый опыт.

Насколько оперативно решаются вопросы нашей командой?

Скорость вашей реакции выше всяких похвал. Это не преувеличение, правда. Просто нужно понимать, в любой компании иногда возникают ситуации, когда что-то нужно вчера. И мы вас очень ценим за помощь в таких ситуациях.

Как мы можем стать для вас ещё лучше? На что нам стоит обратить внимание?

Меня всегда радует, что вы очень оперативно решаете те немногие проблемы, которые порой возникают. И спасибо за то, что вы готовы меняться в той части, где вы не идеальны.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Чёткие!

Можете ли вы что-то посоветовать компаниям, которые сейчас думают о переходе на аутсорсинг? Нужен ли он им? На что обращать внимание при выборе провайдера?

Давать советы — дело неблагодарное, плюс у меня не такой богатый опыт, поскольку с момента выбора вашей компании мы больше ни разу не проводили тендеры и ни с кем вас не сравнивали. Мне кажется, что главное – это определить профильные функции, по которым необходимо принять решение, отдавать их или оставлять внутри компании. Я думаю, что аутсорсинг — очень эффективное решение, ты можешь заниматься действительно тем, что приносит прибыль компании.

Почему мы так долго вместе? В чём наш секрет?

Тут, наверное, секрет общий. Ehrmann — компания семейная, поэтому мы очень приветствуем долгосрочные отношения, как в семье. И зачем искусственно менять что-то, если всё в порядке? Поэтому до тех пор, пока нас устраивают наши отношения, мы будем с вами.

Расскажите какие цели, планы, проекты у Ehrmann сейчас. Над чем вы работаете?

За счёт воли и профессионализма команды мы вышли на совершенно новый уровень с точки зрения положения компании на рынке, качества продуктов, внутренней культуры и гордимся нашими достижениями. Мы стали объектом подражания для наших конкурентов, они копируют наши вкусы, дизайны, форматы упаковки, и, наверное, это тоже своего рода признак успеха. Учитывая текущие реалии, сложно прогнозировать, как будет развиваться ситуация. Однозначно, в наших планах – продолжать удивлять рынок и создавать уникальные продукты, которые ещё не делал никто. Уверена, что в сердцах наших потребителей мы всегда будем номер один, потому что таких, как мы, больше нет.

Юлия Нерсесян
HR директор

Услуги:

  • Расчет заработной платы (750 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (750 сотрудников)
  • Воинский учет

О компании и о себе:

Я HR директор российского подразделения Levi’s – всемирно известного американского бренда. У нас 85 магазинов по стране, около 16 городов, 700 сотрудников.

Расскажите у вас был другой провайдер или вы переходили из инхауса?

Да, до вас был другой провайдер, но только на расчёте зарплаты. С вами мы пошли уже дальше. Мы провели реструктуризацию, и возникла необходимость поддержки и HR функции в том числе, главным образом КДП и воинский учёт. Решение о смене провайдера было в том числе из-за проблем с качеством и коммуникациями с предыдущей компанией. Я подключилась к проекту как раз после окончания тестового параллельного расчёта.

Был ли у вас до этого опыт работы с аутсорсингом? Насколько было сложно перестраиваться?

Мой предыдущий опыт был больше связан с удалённым аутсорсингом, поэтому в данном случае я увидела большое преимущество от нахождения людей в офисе, присутствия вместе с моей командой. Конечно, процесс отличался от того, как я работала ранее.

Но все было достаточно легко и понятно, так как ваши сотрудники – профессионалы своего дела и легко нашли контакт с нами.

Мы были заинтересованы в выстраивании процесса вместе, каждая сторона хотела сделать его лучше, прозрачнее, правильнее, в соответствии с законодательством. У нас были задачи, и я вижу, как мы их решаем благодаря прекрасным качествам сотрудников компании.

Одно из преимуществ UCMS Group именно в том, что вы реально стараетесь делать правильный сервис, быть партнёром.

Мы делаем общее дело.

Как у вас построен рабочий процесс? Насколько вы лично вовлечены во взаимодействие?

В данный момент у нас ушла HR-менеджер, которая была как раз сконцентрирована на работе с провайдером, и получилось так, что эти полномочия перешли ко мне. Я как раз это меняю. Мы выводим одного HR администратора со стороны компании, чтобы было одно контактное лицо, на котором будет замыкаться коммуникация с аутсорсинговой компанией. Сейчас мы испытываем сложности именно в том, что каждый HR партнёр вынужден взаимодействовать с коллегами по вопросам КДП, и на это уходит много времени.

Как выстроены отношения с нашей командой? Всё ли в порядке? Как быстро реагируем на запросы?

Есть определенное восхищение и уважение вашей компании в том, как вы подбираете людей в команду. Все сотрудники воспитанные, интеллигентные, отзывчивые, у нас быстро наладились отношения. Мы можем в любой момент позвонить и получить профессиональный ответ. У нас нет разницы как мы работаем: этот сотрудник аутсорсинговой компании или наш, который сидит за соседним столом. Мы очень динамичная компания, у нас реально большая текучка, каждый день увольнения и приёмы, высокие темпы работы. Из-за этой специфики нам нужны специалисты, которые могут энергично вписаться в нашу атмосферу и требования. Ритейл очень подвижный сектор, продавцы меняются, у кого-то сезонная работа, кто-то работает в каникулы. Уменьшить текучку – наша большая задача. Но пока мы с этим не так успешно справляемся.

Руководитель проекта – Елена Скворцова. Как вам работается вместе?

Замечательно. Елена – прекрасный и специалист, и человек, и невероятный профессионал.  Очень показательный был период, когда мы столкнулись с проблемой коронавируса.

Никто не мог дать никакой совет, никакую консультацию, ежедневно что-то менялось, решения правительства расходились с действующим законодательством. Елена всегда была с нами, я в любой момент могла позвонить, спросить её мнение.

После этого я возвращалась в нашу юридическую службу, мы заказывали очень дорогое исследование или консультацию юристов вне компании и получали практически такие же ответы, которые Елена мне говорила. Это бесценно. Мне очень нравится, что Елена всегда найдет правильный подход, формулировку обоснований, почему это надо или не надо делать и убедит, как лучше.

Есть ли какие-то у вас особенности или уникальные процессы?

Что может отличать наш проект от других — это наличие очень изменённой 1С системы. У нас есть пишущие айтишники, которые корректировали систему, создавали личные кабинеты, много модулей, добавленных к стандартной системе.

У меня всегда было восхищение и уважение к компании UCMS Group и к сотрудникам, которые работают у нас, как раз именно в тот в период, когда у нас были технические проблемы.

Мы были очень рады, что компания UCMS Group предложила нам ещё и поддержку 1С именно своими ресурсами, это действительно как свет в конце тоннеля. Теперь любые проблемы технического характера решаются именно UCMS Group, а не нашими внутренними IT, которых было сложно найти или они не обладали необходимыми техническими возможностями и знаниями. Поэтому сейчас у меня есть уверенность в том, что у нас все будет чисто, аккуратно, потому что для нас это очень важно. Любые расчёты должны быть идеальными и корректными.  

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Лучшие! У меня был большой опыт работы с провайдерами и таких именно партнёрских взаимоотношений я ещё не видела.

Какие сейчас есть проекты у Levi’s, над чем вы сейчас работаете?

У нас очень много желаний и всегда маленькие сроки. Коронавирус, конечно, внёс серьёзные коррективы, но мы планируем завершить автоматизацию очень многих процессов: например, расчёт бонусов. Мы хотим максимально всё автоматизировать, и теперь это сильно зависит от ИТ поддержки компании UCMS Group и того, насколько быстро будет происходить адаптация 1С. Мы, конечно, хотели бы добавить какие-то модули по охране труда.

Каким в вашем представлении должен быть идеальный провайдер?

Он должен быть идеальным именно в правильности расчёта, в аккуратности, в соответствии законодательству, в отсутствии ошибок.

Высший пилотаж – если он заметит недоработки, ошибки, которые сделаны клиентом.

Всегда есть человеческий фактор, и мы можем случайно, например, в табеле поставить не то. Важно внимание к деталям. Важно, кто работает. Любые люди, которые находятся в офисе, должны разделять наши ценности, создавать здоровую рабочую атмосферу. Важно, что люди вливаются, дружат, находят общий язык, быстро реагируют на любые проблемы, запросы.

Надежда Иванеева
Генеральный директор

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (40 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (40 сотрудников)

О компании и о себе:

Мы — контрактная исследовательская организация (clinical research organization, CRO), предоставляющая стратегические решения по проведению клинических исследований. Проводим исследования новых препаратов до их вывода на рынок. Наша компания была основана в 1993 году, таким образом наш опыт на рынке составляет более 20 лет. Сначала компания преимущественно занималась исследованиями в центральной Европе. Со временем выросла, и сейчас мы действительно являемся mid-size CRO с головным офисом в Берлине и основными операционными офисами в Бостоне, Варшаве и Киеве.

Российский офис KCR был открыт в 2009 году, а я работаю в компании более 7 лет в качестве генерального директора. С тех пор компания сильно развивалась, и UCMS Group нам помогала на всех этапах этого развития. Наша команда также выросла за эти годы. UCMS поддерживает нас, особенно в плане подготовки документации по командировкам, а для нас это очень актуально, потому что наши специалисты активно ездят в другие города и для нас важно, чтобы оформление и отчётность по командировкам велись максимально аккуратно, и, конечно, оплата командировочных расходов должна производиться своевременно и корректно.

Как выбирали UCMS Group?

Как только я пришла в компанию в качестве директора, оценила состояние дел в бухгалтерии. Я не бухгалтер, однако, у меня степень MBA Плехановской школы бизнеса, где меня учили по некоторым диагностическим признакам составлять понимание о том, на каком этапе находится компания по разным показателям. У меня были некоторые сомнения, поэтому мы организовали внутреннюю проверку бухгалтерии, которую делала тогда Светлана Макашина (прим. Руководитель отдела аутсорсинга бухгалтерского учёта 2010-2014 гг.). И в итоге мы поняли, что у нас много работы и что мы продолжим ее делать с UCMS Group. Тогда мы и начали наше сотрудничество.

На тот момент российский офис компании был небольшим и отдельного человека нанимать в штат смысла не имело.

Для меня этот вопрос даже не стоял, мне хотелось найти надёжного партнёра именно в аутсорсинге, как написано на одном из ваших слоганов «чтобы спать спокойней», потому что у нас действительно были нюансы и сложности.

Хотелось, чтобы работа велась профессионально, чтобы мы знали, что действительно можем положиться на партнёра. И как вы заметили, тендера действительно не было, всё сильно было завязано на персоналиях. Я знала, как работает Светлана, я знаю, как работает Екатерина (Меньшикова), поэтому мне хотелось, чтобы они помогли построить работу в нашей компании. Я понимала, что раз процессом руководят такие профессионалы, то я могу ожидать хороший результат для своей компании. Так оно и произошло.

Мне кажется это хорошее исключение, бывают не только тендеры, бывает и по-другому. Конечно, принимая решение как руководитель, я знала, что есть другие компании в этой сфере, понимала порядок стоимости услуг. Наша компания не первый раз сталкивалась с UCMS Group, мы сотрудничали и в других странах (кажется, на тот момент в Венгрии) и это тоже был один из факторов. Наш CFO и наш CEO это решение поддержали. Я не скажу, что это было слепое решение только на уровне личных предпочтений. Естественно, они играли важную роль, но я также понимала, что UCMS Group занимает должную позицию на рынке этих услуг и предоставляет хороший сервис по приемлемым деньгам, и я видела много отзывов.

Я ожидала всего – и что вы выстроите процессы, что будет наведён порядок в бухгалтерии. Нужен был комплексный взгляд на то, что происходило в компании, чтобы понять, как построить работу.

Переход на аутсорсинг может быть неудобным, непривычным. Были ли какие-то сложности?

У нас был другой провайдер, который не являлся профессионалом в области аутсорсинга, они были скорее аудиторы. Был ряд нюансов в их работе, поэтому у меня и возникла идея о смене. Лично для меня формат аутсорсинга был новым именно в бухгалтерской сфере, до этого я с ним не сталкивалась. Но на мой взгляд, мы детально все обсудили, и очень помогло то, что Светлана и Екатерина знакомы со спецификой бизнеса таких компаний, как наша. Я была рада, что мы начали сотрудничество, имея именно Екатерину и Светлану. Ситуация действительно во многом уникальна, но на самом деле такие кейсы тоже очень показательны. Сложности с командой, конечно, какие-то были, я не скажу в деталях, но, если было бы было что-то серьёзное, я бы помнила. Они были какие-то незначительные. В процессе уже была выстроена правильная коммуникация, работа с документами в том формате, в котором мы ожидали и на том уровне услуг, который мы сейчас имеем.

Расскажите, как выстраивались отношения с командой, на сколько было сложно, легко, комфортно? Мы были теми людьми, которые слушают и слышат?

Сейчас тот самый золотой момент, когда мы в полном восторге, у нас есть Анастасия Морозова (старший специалист), с которой мы работаем, и она действительно замечательная, постоянно на связи. Мы с ней на одной волне, очень легко и комфортно вместе работать. Поэтому сейчас хороший период и мне даже нечего сказать — на мой взгляд, всё идеально. Конечно, не всегда было так, у нас были какие-то моменты, менялись сотрудники, которые отвечали за нашу компанию.

Проблемы бывают у всех, и естественно ошибки делают все, просто вопрос в том, как это всё решается и как ошибки исправляются.

Когда у нас были проблемы, недоработки, ошибки как с вашей стороны, так и совместные, я всегда знала, что смогу позвонить Екатерине (Меньшиковой) и обсудить это и всегда могла рассчитывать на быструю реакцию и оперативное решение. Это очень важно. Здорово, что есть такое отношение и готовность реагировать. Самый важный фактор для меня.   

У нас есть контактное лицо со стороны клиента, мы вместе работаем с самого начала.  Мы максимально вовлечены, постоянно на связи. С нашей стороны есть специалист, старший специалист и расчётчик зарплаты. Мы выполняем весь функционал от ведения бухучёта до отчётности, плюс мы готовим международную отчётность, считаем зарплату, делаем кадровое делопроизводство. И сама компания KCR развивается – выбран путь на унификацию процессов, автоматизацию. Появляются запросы на сближение российского учёта с международными стандартами, ведение единого реестра вендоров, использование глобальных программ для ведения участков учёта и желательно максимально без дублирования. Процесс начался в прошлом году.

Да, совершенно верно. Пока для меня ещё не совсем понятно, как все это будет функционировать, как будут загружаться счета, пока у нас это ещё в работе, но процесс уже налажен в большинстве других наших стран и в скором времени мы тоже к этому придем.

Посоветуйте, что мы можем улучшить?

Для меня, наверное, этот вопрос самый сложный, потому что сейчас всё идеально. И когда всё идёт хорошо, мысли об улучшении в голову и не приходят. Единственное, что я могу сказать, это, наверное, выстроить более эффективную систему бэкапов на время отсутствия основных сотрудников из команды проекта. То есть чтобы этот бэкап не просто был, а знал существующие нюансы, незакрытые задачи. Чтобы человек чётко понимал все необходимые задачи и сроки их выполнения.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Так, ну я бы назвала активно-креативные. Для меня это тоже один из важных моментов.

От людей, которые занимаются бухгалтерией, обычно как-то креатива не ожидают, считается, что это скучные люди, которые работают с бумагами.

А у вас есть такая характерная черта, несмотря на то, что вы работаете с цифрами, большинство ваших сотрудников, с которыми мы имеем дело, живые и креативные. Анастасия спокойно реагирует на нестандартные вопросы, для нас это тоже важно. Человек умеет взаимодействовать с окружающим миром, и в частности с нами.

Расскажите, какие цели или планы у KCR? Может быть, вы какую-то антиковидную штуку разрабатываете или что-то другое суперклассное?

Мы сами ничего не разрабатываем, мы исследуем продукты клиентов (фармацевтических и биотехнологических компаний), с которыми они к нам приходят в различных областях – это и онкология, и кардиология, и ряд других нозологий. Мы работаем в разнообразной среде в разных направлениях с разными препаратами. Мы выросли в последнее время преимущественно за счёт аутсорсинга, поскольку у нас есть крупный клиент и много сотрудников работают исключительно в рамках этого сотрудничества. Сейчас же фокус больше смещается на развитие внутренних проектов компании для наших международных клиентов – иностранных компаний, которые не имеют представительств в России. Речь о клинических исследованиях, в которых нам доверяется проведение проекта от и до, так называемый full-service. И действительно много процессов становятся электронными из-за ситуации с ковидом, мы разрабатываем новые продукты и процессы для удалённого мониторинга исследовательских центров, для улучшения взаимодействия, чтобы хорошо и эффективно работать в новой реальности.

Почему мы вместе столько лет? Шесть лет – достаточно большой срок.

Ответ будет простым – потому что нам хорошо вместе. Все мы люди, а людям всегда важно работать с людьми, и если совершенно нет контакта, то и остальное будет не очень. Я вижу по себе, потому что я нахожусь в отношениях с мужем со школы, и, конечно, были разные периоды, но я понимаю, что отношения между людьми и компаниями строятся по одним и тем же принципам. Один из тостов, которые я говорю на свадьбах друзей, — всегда говорите друг с другом. Проблемы начинаются тогда, когда накапливается недовольство и недоговорки. Для меня этот диалог непрерывный, и эта открытость в отношениях и поддержание диалога в отношениях – то, что помогает сохранить длительные и здоровые отношения.

На работе мы проводим большую часть своего времени. И хочется, чтобы это приносило больше положительных эмоций, чем негатива. Для этого надо действительно работать над собой и друг над другом, а это невозможно без обратной связи.

Сложно ли было запоминать наше название?

Лично мне несложно, поскольку у меня большой опыт общения с иностранными компаниями, там бывают разные аббревиатуры, я сразу услышала и запомнила. Но я понимаю, о чём вы говорите. Я вижу, что у некоторых сотрудников с этим проблемы, особенно часто путают буквы C и S местами, бывает вас называет юэсэмси. У нас, на самом деле, есть тоже смешные истории с названием компании. Наше название KCR исторически возникло по имени основателя – Kiecana Clinical Research. Но у нас также есть слоган — «Knowledge, Commitment, Results». На локальном уровне название звучит как «КЦР» и многим хочется знать, что же это значит.

Один из сотрудников курьерской компании, с которой мы работаем, убежден, что мы «Клуб Центральной Разведки».

Ваше представление об идеальном провайдере?

Вы знаете, я не скажу ничего нового, представление это основано на том, о чём мы говорили. Это открытость к взаимодействию, готовность оперативно решать вопросы, проблемы. Клиентоориентированность, это само собой, избитое слово. Многие заявляют, что они такие, но вообще могут не понимать, что это на самом деле означает.

Для меня, действительно, UCMS Group – это пример клиентоориентированной компании, у которой это не только глобальный лозунг, а подход на ежедневной основе, в деталях, в отношении со стороны менеджмента и исполнителей.

Я не люблю в процентах голословно говорить, но по ощущениям – в 90% случаев это было именно так. Клиентоориентированность имеет место быть. В том числе и в виде терпимости к несовершенствам со стороны клиента.

Юлия Басик
Финансовый менеджер

Услуги:

  • Бухгалтерский учёт (более 1 000 операций ежемесячно)
  • Расчёт заработной платы (32 сотрудника)
  • Кадровое администрирование (32 сотрудника)

О компании:

СНФ Восток — это дочерняя компания международного французского холдинга SPCM S.A. (группа компаний СНФ), занимающегося производством и оптовой торговлей химическими реагентами, которые используются в муниципальной и промышленной водоочистке, нефтедобыче, горнодобывающей и других отраслях промышленности.

Вы уходили от другого провайдера. Расскажите, почему вы решили поменять поставщика?

Решили уйти по нескольким причинам. Во-первых, мы столкнулись с тем, что нам требовалось перейти на новую версию 1С, а предыдущий провайдер не смог помочь нам с этим. Во-вторых, накопились взаимные претензии по части качества работы и текучки кадров. Несмотря на то, что наша деятельность достаточно простая, в большинстве своем «купля-продажа», но тем не менее периодически возникало недопонимание.

На что вы обращали внимание при выборе нового провайдера услуг?

Мы отобрали порядка 30 компаний в соответствии с опубликованными рейтингами по качеству услуг бухгалтерского учёта и кадрового делопроизводства, запросили коммерческие предложения и проанализировали их с точки зрения цена – качество. По итогу было выбрано пять компаний, с представителями которых мы общались лично.

Особое внимание уделялось наличию отзывов, размеру страховки, и, самое принципиальное – ответственности.

Если аутсорсинговая компания подготавливает и сдаёт отчётность, то, в случае обнаружения в ней ошибок, аутсорсер должен нести ответственность и покрывать всевозможные риски. Проанализировав все отобранные предложения, мы поняли, что по соотношению цена – качества нам больше всех понравился UCMS Group, и нас покорили Екатерина Меньшикова и Наталья Долгополова. 

С кем вы работали на этапе согласования договора?

С нами работала менеджер по продажам Наталья Романенкова. Она всегда была на связи, мы долго общались по поводу договорных условий. И уже позднее, в первые дни работы, Наталья была на связи и все вопросы решала очень оперативно.

Как стартовал проект?

Я бы разделила проект на две части. Первая часть — техническая, а именно перенос 1С на оборудование UCMS Group. Здесь мы столкнулись с проблемами с качеством соединения, что приводило к медленной работе 1С. Вторая часть – непосредственно бухгалтерский учёт, здесь тоже были небольшие накладки, но после двух месяцев активного общения всё пришло в норму и сейчас прекрасно работает. В частности, UCMS с нами уже прошёл два аудита. У аудиторов существенных замечаний к работе нового аутсорсера не было.

Как у вас сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены во взаимодействие с нами?

Минимально. Мой функционал – это управленческая отчётность и взаимодействие с головным офисом. То есть больше с UCMS Group взаимодействуют мои коллеги, я подключаюсь на уровне заключения договоров, каких-то согласований. Например, сейчас у нас активный период взаимодействия с налоговой, поэтому я постоянно общаюсь с Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту). Но, по сути, я просто координатор.

Расскажите про отношения с командой?

Моя позиция такова – чем лучше работает аутсорсер, тем реже мы про него вспоминаем.

С Екатериной Бульдиной (руководитель проекта по бухгалтерскому учёту) максимально комфортно общаться, в любое время, по любому вопросу всегда подскажет, расскажет, если нужно приедет. С моей стороны никаких нареканий.

Есть ли у СНФ Восток какая-то специфика? Знаю, что мы делаем отчётность по международным стандартам.

Да, это МСФО, причём в соответствии с требованиями головного офиса, никто из сотрудников не имеет доступа к данной отчётности, всё полностью на UCMS Group. Другой нашей специфической особенностью можно назвать реализацию проектов полимерного заводнения в нефтедобывающем секторе. В России подобные проекты пока не особо распространены, поэтому периодически возникают вопросы, в том числе по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Ещё мы возмещаем НДС.

Да, мы не возмещали НДС с момента переезда компании из Санкт-Петербурга в Москву в 2017 году, в связи с чем накопилась очень большая сумма НДС к возмещению. И вот сейчас совместно с UCMS Group мы с апреля пытаемся возместиться.

Я бы ещё отметила, что у нас возникли определённые проблемы, когда мы всё-таки перешли на новую версию 1С, которую было необходимо адаптировать под наши требования и специфику.

В данном вопросе помощь UCMS Group была неоценима, так как для нас это был новый опыт и определенные задачи требовали совместного поиска решений.

Что мы можем сделать лучше для вас в нашем сервисе?

Я бы советовала обратить внимание на IT. Я знаю, что у нас были большие замечания к этой части. И, наверное, второй момент — это сменяемость специалистов, которая была на протяжении года.

Сейчас сформирована финальная команда, она уже натренирована и надеюсь, что изменений не планируется.

Оправдались ли ваши ожидания от смены провайдера?

С моей стороны однозначно оправдались, со стороны коллег, насколько я вижу, тоже. Сократилось количество недочётов и сроки их исправления.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Думаю – гибкие. Я вряд ли могу назвать ещё компанию, которая поможет, когда у меня возникла проблема в начале 10 вечера, и единственный номер, который у меня есть, это номер Натальи Долгополовой. Буквально через 10 минут перезванивает Наталья Романенкова, а утром мы уже оформляем документы.

Расскажите, какие у вас цели сейчас?

Стратегия нашей компании – расширение рынка. Мы активно работаем над этим, развиваемся в нефтяной сфере, продвигаем проекты полимерного заводнения.

Сложно ли было запоминать наше название?

Нет, не сложно, но мы у себя ввели несколько сокращенное название. Мы вас ласково Юсик называем.

Оксана Рогожина
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (35 сотрудников)

О компании:

Rockwell Automation – это международная компания, которая была основана в начале прошлого века, головной офис находится в Милуоки в США. Офисы компании расположены в 22 странах мира.

В России офис существует с 1990 года. Мы пришли сюда очень-очень давно. Сначала было представительство, а с 2010 года мы работаем как ООО. Компания небольшая (более 50 сотрудников никогда не было), но очень стабильная. У нас есть люди, которые работают по 20-25 лет. Общее направление – продвижение продукции нашего головного офиса. Компания Rockwell Automation занимается промышленным оборудованием. Это контроллеры, приводы, это сложные системы для решения задач в различных областях производства. Среди наших корпоративных клиентов есть такие известные марки Nestle, Chrysler, Procter and Gamble, Норильский Никель.

И как я сказала, компания была основана для того, чтоб продвигать, продавать и поддерживать продукцию головного офиса. А ООО было основано уже несколько позже, потому что у клиентов компании возникла необходимость в обучении, поддержке при внедрении сложных проектов. У нас есть в Москве учебный центр, где мы обучаем клиентов использованию как имеющегося, так и нового оборудования. Кроме того, наши инженеры выезжают на профилактику, на аудит установленного оборудования. Причём не только по территории России, но также наш офис отвечает за бывшие страны СНГ –Казахстан, Узбекистан, Азербайджан, Молдову, Беларусь.

Расскажите, пожалуйста, как вы пришли к UCMS Group? Был ли у вас до этого какой-то другой провайдер или бухгалтер в штате?

Действительно у нас до июня 2019 года заработная плата была инхаус. У нас это было одной из обязанностей заместителя главного бухгалтера. Потом головной офис принял решение о переводе расчёта заработной планы внешнему провайдеру. Я, конечно, очень поддерживала эту идею, потому что заработная плата означает, что человек постоянно привязан к работе, очень сложно планировать отпуска. И законодательство достаточно часто меняется.

Наш глобальный провайдер, с которым работают все наши офисы, посоветовал нам вас.

Хочу, конечно, поблагодарить Светлану Петрову, руководителя нашего проекта. Решение о переходе было принято очень быстро, неожиданно, и буквально за две недели нужно было включиться в работу, понять особенности нашей зарплаты. То есть мы начали, по-моему, общаться где-то в середине июня 2019 года, и за июнь уже зарплата была выплачена вовремя и в полном объёме.

Кадры остались на нашей стороне, наш сотрудник отвечает не только за Россию, но и за несколько регионов. Насколько я вижу, в такой схеме проблем нет.

На что вы обращаете внимание в работе с компанией-аутсорсером? Что для вас важно?

Во-первых, оперативность, и это однозначно ваша сильная сторона.

У нас, конечно, есть график выплаты заработной платы, но бывают всякие неожиданности. Например, что-то нужно достаточно оперативно изменить. У нас строгие правила выплаты отпусков – за три дня, но иногда случается так, что по производственной необходимости сотрудник сообщает, что уходит в отпуск завтра. И благодаря коллегам, с которыми мы работаем, все изменения вносятся очень быстро. Второе – своевременность. Мы всегда вовремя получаем расчёты на портале обмена данными.

И, конечно, профессионализм. Когда мы обращаемся к вашим сотрудникам, они всегда нам дают необходимую консультацию профессионально.

Были ли какие-то нюансы при переходе на аутсорсинг? Период привыкания?

Я не помню, чтобы был какой-то сложный период привыкания. Светлана приехала к нам в офис, я сама рассказала и показала, какие у нас есть нюансы и всё. Период адаптации был очень быстрым.

А как у вас сейчас выстроен процесс? Много ли вы сами взаимодействуете с коллегами?

У нас согласован график выплаты заработной платы. За день до выплаты необходимые регистры выкладываются на портал, к которому все сотрудники, которые заинтересованы в этих данных, имеют доступ. Команда проекта имеет доступ к нашей базе данных, они видят все кадровые документы и самостоятельно готовят все необходимое для межрасчётных выплат. Точно так же расчёт выкладывается на портал. Мы просто берём этот файл и передаём в банк для выплаты. 

Что можно в нашем сервисе улучшить?

Я даже не знаю, честно говоря. По-моему, и так всё хорошо. Лучшее, как говорится, враг хорошего.

Мы действительно очень довольны работой с вашей компанией, и всё идёт гладко и оперативно.

Продолжайте также профессионально работать и поддерживать ваших клиентов, и на следующие 25 лет вам бизнес обеспечен!

25 лет — это очень солидный возраст, особенно для российской компании и, в особенности, для такой сложной области, как расчёт заработной платы, самой чувствительной части бухгалтерии.

Это указывает на профессионализм ваших сотрудников и правильный выбор стратегии при поведении на российском рынке.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Хорошие.

Расскажите, какие у вас цели сейчас?

Я, конечно, очень хотела бы сказать, что у нас есть большие новости, большие проекты. Но, к сожалению, в этом году все наши проекты подвергаются очень большим внешним рискам в связи с пандемией. Я просто хочу отметить, что наш бизнес стоит стабильно, что очень важно, потому что многие компании были вынуждены закрыть свой бизнес. Главное, достойно выбраться из этой ситуации.

Расскажите, какой ваш идеальный провайдер. Будете ли вы рекомендовать каким-то другим компаниям переход на аутсорсинг?

Для меня важны прежде всего чёткость в работе, оперативность и профессионализм. Если провайдер предоставляет свои услуги в соответствии с этими тремя принципами, то да, я буду рекомендовать. 

Елена Титова
Главный бухгалтер

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (80 сотрудников)

О компании:

Компания занимается оптовой торговлей музыкальными инструментами и аудиотехникой бренда Yamaha Япония в России, Казахстане и Беларуси.

Корпорация Yamaha была основана в Японии в 1887 году и начала свою деятельность с производства язычковых органов (фисгармоний). Тогда она называлась Nippon Gakki Co., Ltd. С тех пор корпорация Yamaha выросла в крупнейшего в мире производителя всех видов музыкальных инструментов и стала ведущим производителем аудио/видео продукции, полупроводников и прочих товаров, имеющих отношение к компьютерам, спортивных товаров, бытовой техники, специальных сплавов, инструментов и промышленных роботов.

На сегодняшний день Yamaha имеет 75 представительств и 6 дочерних компаний и по всему миру в дополнение к значительному количеству компаний в Японии.

В дополнение к этому, Yamaha владеет и управляет уникальными зонами отдыха по всей Японии, предназначенными для организации досуга и культурного развития наших покупателей. Также Yamaha предоставляет места для занятий музыкой, дает возможность презентации своих композиций и создает инфраструктуру для приносящих удовольствие музыкальных экспериментов.

Правильно, что вы не занимались проектом перехода на аутсорсинг?

Да, наверное, уже не осталось тех людей в компании, которым этим занимались. Я знаю, что сначала зарплату считала главный бухгалтер, потом её передали в HR, но в процессе расчёта возникало много вопросов и нюансов, поэтому было принято решение отдать эту задачу на аутсорсинг, который помог бы делать это профессионально и избегать ошибок.

Были ли сложности на старте проекта?

Нет, на самом деле не было.

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно.

У нас командировки, сложные расчёты, суточные, много маркетинговых и рекламных кампаний и в условиях постоянно меняющегося законодательства необходимо за всем этим следить.

Насколько вы лично вовлечены в процесс сейчас?

Я вовлечена в части следующих задач: получение ведомости, контроль оплаты, выяснение причин несоответствий, например, в проводках. Я всегда могу позвонить ответственному человеку с вашей стороны и узнать ту или иную вещь – можем ли мы обновить программу или всё ли правильно сейчас работает. Если есть какие-то вопросы, мы их задаем.

Насколько наша команда оперативно решает вопросы?

Практически сразу. Никаких вопросов нет – с командой очень комфортно общаться. Когда у нас возникают вопросы с налоговой, команда готовит ответы.

Каким должен быть идеальный провайдер услуги по расчёту зарплаты и кадрам? Какие к нему требования?

Требования? Считать правильно, следить за изменениями законодательства, предоставлять документы и отчёты оперативно и в срок. Вот и всё. Важен профессионализм. Все документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, сотрудники должны получать вовремя отпускные и зарплату. Аккуратность важна.

Наверное, если ты делаешь одно и тоже, то привыкаешь и кажется, что всё просто, но в этом вопросе просто нужна аккуратность.

Скажите, на что нам обратить внимание, чтобы стать лучше?

Хорошо бы иметь какую-то общую базу, портал, чтобы данные высылались не через e-mail. Чтобы мы всегда могли посмотреть, когда файл был отправлен.

У нас есть, конечно, такое решение – это портал обмена данными, и мы вам его подключим. В нём есть весь необходимый функционал, включая уведомления на почту при появлении новых файлов.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Я бы назвала – комфортные. Комфортная компания, комфортная для работы. Нет лишнего пафоса, бюрократичного подхода и стиль общения такой доступный.

Расскажите, какие у Yamaha цели сейчас?

Мы бы хотели, чтобы сотрудники подавали все свои заявления на отпуск, командировки в электронном виде, с электронными подписями, чтобы не приходилось печатать документы и ничего не терялось. Особенно сейчас во время удалённой работы.

Можете что-то посоветовать компаниям, которые думают о переходе на аутсорсинг?

Вообще считается, что качество, предоставляемое аутсорсерами, низкое, поэтому те, кто приходит на аутсорсинг, рано или поздно возвращаются обратно. Нам, конечно, очень повезло. У нас нет таких проблем. Но выяснить это можно только опытным путём. Тут ни имя, ни стоимость не являются решающим фактором.

Сергей Усилин
Chief Operating Officer

Услуги:

  • Расчёт заработной платы (60 сотрудников)
  • Кадровое администрирование (60 сотрудников)
  • Бухгалтерский учёт (до 150 операций)

О компании:

Smart Engines – это молодая IT компания, которая, несмотря на свой небольшой возраст, на самом деле состоит из квалифицированных специалистов в области распознавания изображений и видеоданных с огромным стажем и опытом, что позволяет нам делать высококлассные продукты. Наш основной продукт – это распознавание изображений документов, и за несколько лет в части распознавания изображений документов, таких как паспорт, СНИЛС, мы вышли в лидеры не только в России, но и во всем мире. То есть мы превратились из маленькой такой компании в России в компанию с международным именем в нашем сегменте.

Вы приходите на вокзал, покупаете билеты, там оператор вводит ваши паспортные данные с помощью наших услуг, вы покупаете билеты на самолёт, поезд, автобус через сайт-агрегатор, и именно наш софт позволяет вам быстро внести ваши паспортные данные. Или вы совершаете перевод денег своему родственнику, другу через приложение Тинькофф и быстро распознать банковскую карту позволяет наш софт. Вы удалённо оформляете банковский продукт, и первое с чего вы начинаете, это опять ввод паспортных данных – это тоже наш софт. Вы проверяете штрафы, вам нужно распознать водительское удостоверение и СТС, это тоже наш софт.

Всего общее количество типов документов, которые мы можем распознавать, превышает полторы тысячи, масштаб покрытия нашим софтом действительно громадный. Вы даже не всегда знаете, что вы им пользуетесь, но там тем не менее, это может быть наше решение.

Как вы выбрали UCMS Group? И почему было принято сменить провайдера?

У нас уже был поставщик, который оказывал бухгалтерские и юридические услуги. Точнее он нас частично консультировал по юридическим вопросам. Наша компания стартовала с трёх человек и постепенно разрослась до более шестидесяти. Наш предыдущий провайдер – маленькая компания, её возможности не хватало для того, чтобы нас обслуживать.

Мы, со своей стороны, уже хотели получать понятное, плановое предоставление бухгалтерских и юридических услуг и точно понимали, чего не хотим.

Мы не хотели связываться с индивидуальным человеком, бухгалтером, но хотели пользоваться услугами крупной компании, отвечающей за качество услуг, предоставляющей полный спектр, поэтому выбирали нового провайдера среди крупных, известных игроков, которые готовы предоставить услуги с гарантией.

Мы рассматривали услуги только крупной компании, не хотели ошибиться, и те компании, у которых работает три бухгалтера, в целом вовсе нас не устраивали. Но с другой стороны, нам хотелось, чтобы провайдер бухгалтерских и юридических услуг вдавался в наши мелкие задачи.

Нашей целью было перенести всё на аутсорсинг, даже хранение трудовых книжек.

То, что для некоторых крупных провайдеров кажется глупостью, и они говорят: «А зачем?». А вот мы хотели, чтобы вся бумажная часть, связанная с ведением кадров, с бухгалтерией, с хранением документов была на плечах нашего провайдера.

И когда мы всё это рассказали вашим коллегам из продаж, и поняли, что вы решаете подобные задачи, и что они поставлены на поток, то мы поняли, что UCMS Group – наш выбор.

То есть вам было важно, чтобы провайдер был крупным, соответственно нёс ответственность за свой сервис и избавил вас от всех перечисленных забот.

Да, от всех совершенно вопросов, связанных с кадрами и бухгалтерским «мучением» с отчётностью. Важность крупности мы осознавали давно, с самого начала деятельности нашей компании. Мы понимаем, что будем расти всё быстрее и быстрее, и соответственно провайдер услуг тоже должен обеспечивать нам увеличением мощности. 

Ваши ожидания оправдались?

Всё хорошо, мы полностью довольны. Не могу сказать, что не было каких-то моментов, когда мы притирались друг к другу, но тем не менее все вопросы были успешно решены, никаких серьёзных проблем у нас нет, всё отлично, продолжаем взаимодействовать.

Как у вас строилось общение с менеджером по продажам?

Менеджер по продажам всегда был на связи. Узнал, какие услуги нам необходимы, и на основании краткого опроса предоставил КП. У нас было несколько встреч с коллегами из продаж, с руководителем проекта Еленой Скворцовой и специалистом по кадровому делопроизводству. Мы лично познакомились, всё обсудили, мы объяснили наши ожидания, ваши сотрудники поспрашивали об особенностях бизнеса, и мы постепенно пришли к заключению договора. Решение принимали совместно с генеральным директором, я голосовал за вас 🙂

Как прошла смена провайдера? Как сейчас выстроен процесс? Насколько вы лично вовлечены?

По факту мы стартовали за месяц. Это вполне нормально – пока переехали базы данных, составлен реестр передаваемых документов. Процесс распределён. По разным вопросам с вашими коллегами связываются разные специалисты с нашей стороны. Я эту часть контролирую. В основном, с моей стороны взаимодействие происходит периодически по вопросам, связанным с сотрудниками (приём и увольнение), с отчётностью.  

У вас есть два руководителя проектов: по зарплате и кадрам – Елена Скворцова, по бухгалтерскому учёту вы работаете с Верой Стешовой. У них есть тоже свои сотрудники, которые непосредственно занимаются задачами проекта. Это удобно?

Всё хорошо! То есть мы взаимодействуем стабильно. У меня есть все контакты, все мобильные телефоны, WhatsApp. Всегда легко созвониться и решить свой вопрос напрямую, чтобы не затягивать долгую переписку, поэтому если есть какие-то вопросы, я всегда спокойно звоню и ваши коллеги отвечают без проблем.

Есть ли у вашей компании какая-то специфика? Вы же резидент Сколково.

Да, есть несколько дополнительных отчётов. Елена, как раз, когда мы выбирали провайдера, нам сказала, что у вас уже есть опыт работы со Сколково. Вы дополнительно контролируете нашу деятельность, как минимум на предмет того, чтобы мы случайно не вылетели из Сколково по глупости, чтобы не было лишних проведённых операций, которые выходят за рамки сколковской деятельности. Ещё могу сказать, что у нас активно идёт взаимодействие с международными контрагентами, у нас несколько банков, несколько открытых счетов. Мы участвуем в государственных контрактах, поэтому тот деятельность довольно обширная.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом?

Простые и понятные, с вами ясно как взаимодействовать.

Расскажите, какие у Смарт Энджинс цели сейчас?

Цели нашей компании очень простые: мы хотим стать единорогом в распознавании документов, хотим вытеснить всех остальных, доказать, что кроме нас никто не способен эту задачу выполнить. Мы постепенно к этому идем, усердно работаем, трудимся, развиваемся.

Можете что-то посоветовать компаниям, которые сейчас на распутье – переходить им на аутсорсинг или нет?

В аутсорсинге первоначально мы видим плюс в факторе стабильности, качество оказанных услуг не зависит от человеческого фактора.

Ты на самом деле понимаешь, кто несёт ответственность, ты понимаешь график оказания услуги, и не важно, что случилось, услуги будут оказаны в оговоренный срок за договорную сумму.

Cédric Brochard
HR Manager

Услуги:
Расчёт заработной платы (420 сотрудников)

О компании:

GEFCO – это франко-российская компания, акционерами которой являются Группа PSA (PSA Peugeot Citroën) и ОАО «РЖД». Сразу должен отметить, что наш основной акционер – холдинг РЖД, которому принадлежит 75% акций. В то же время головной офис и управление Группы GEFCO находятся в Париже. Мы работаем в 47 странах, численность компании на сегодняшний день составляет порядка 13 000 человек. Наш бизнес – это B2B сфера, а основной пул клиентов составляют промышленные производители. Являясь системным логистическим интегратором (4PL-провайдером), мы осуществляем все виды перевозок, которые существуют в мире. В качестве 4PL оператора GEFCO выступает архитектором логистических решений для клиента, выбирая лучших, оптимальных подрядчиков, выстраивая полностью прозрачную систему логистических расходов. 4PL логистика – это один из наиболее перспективных видов услуг, на подобную схему работы переходят большинство крупных компаний, оценивших преимущества комплексного подхода к логистике. Центральный офис GEFCO в России расположен в Москве, региональные офисы есть в Санкт-Петербурге, Калуге, Нижнем Новгороде, в Новороссийские, Владивостоке и Калининграде.

О себе:

Что касается меня лично, то я переехал в Россию из Франции давно — живу и работаю здесь уже более 20 лет. В логистическую отрасль я пришёл шесть лет назад, до этого работал в машиностроении, в компании Alstom и российском концерне Трансмашхолдинг, а ещё раньше в строительной индустрии и в нефтяной отрасли. В итоге за 20 лет я фактически объездил всю страну 🙂 вплоть до Сахалина, где бывал не один раз. Все эти годы для меня главной целью был поиск и развитие талантов для бизнеса. И несмотря на все кризисные и непростые ситуации, которые российский бизнес переживал за эти годы, считаю, что достиг всех намеченных планов.

Как выбрали UCMS Group?

Впервые я познакомился с UCMS Group ещё в Alstom. Тогда я участвовал в серьёзном совместном проекте с РусГидро по возобновляемой энергетике в Башкортостане, и ваша компания была аутсорсинг-партнёром для Alstom. Я хорошо помню нашу совместную работу, потому что в то время в Alstom был очень сильный внутренний контроль, строгий и в то же время очень разумный, и от меня, как от представителя HR, требовалось наглядно продемонстрировать процесс в работе и точки контроля. Особенно внимательно руководство относилось ко всем процедурам, касающимся заработной платы. Была поставлена задача осуществлять контроль не постфактум, а до выплат, что для меня стало серьёзным затруднением. И необходимое решение было найдено не без помощи UCMS Group.

На момент моего прихода в GEFCO был запущен глобальный проект по аутсорсингу расчёта заработной платы в Европе. Основная цель была, конечно, в том, чтобы собрать максимальное количество стран в одном проекте для снижения общих затрат Группы. Но европейский поставщик наших французских коллег не был представлен в России. Учитывая все особенности российского расчёта заработной платы работать здесь с данным партнёром не представлялось возможным, и я предложил рассмотреть локальных игроков. Так вы были приглашены в пул потенциальных поставщиков. На тот момент моя команда HR очень скептически относилась к схеме аутсорсинга. Общий настрой не был положительным, а для меня было важно, чтобы внутренняя команда стала полноценной частью проекта. Первоначальные расчёты проекта показали, что переход на аутсорсинг для нас слишком дорог особенно в периоде кризиса (конец 2014) и вопрос отложили, продолжая работу в прежнем режиме. Однако впоследствии выяснилось, что ответственный за эту работу сотрудник часто вынужден работать сверхурочно, соответственно, мы несли дополнительные затраты, а в изначальных расчётах проекта по аутсорсингу были неточности. Работа была возобновлена, и вот четыре года мы начали совместную работу с UСMS Group.

На что обращали внимание при принятии финального решения?

При выборе партнёра для аутсорсинг-проекта соотношение качества/объёма услуг и соответствующей стоимости было весомым критерием. Кроме того, большим плюсом для меня стал опыт и рекомендации о вашей работе с Alstom. Я был уверен, что всё будет сделано качественно и в срок.

Ваше предложение было достаточно простым, оптимальным и прозрачным, где процесс интеграции был представлен наглядно.

Нам было важно, чтобы для сотрудников переход на аутсорсинг в расчёте заработной платы прошёл незаметно и без проблем.  Именно так и произошло.

Насколько комфортно выстроен рабочий процесс?

Периодически требуется личное участие: если возникают какие-то нестандартные ситуации, предполагающие дополнительные затраты. Как пример, работа в условиях форс-мажора во время карантина в период пандемии. Здесь я благодарен за отличную работу нашего клиентского менеджера — когда есть проблема, она решается довольно быстро и в срок.

Кроме того, я бы отметил проактивный подход с вашей стороны — способность предвидеть возможные проблемы или вопросы и готовность искать решение: «Есть такой вопрос, какое у вас решение?».

Я действительно доволен нашим сотрудничеством.

Какие дальнейшие планы в совместной работе?

Сейчас мы ждём от вас разработку личного кабинета, и вместе с ним все возможные электронные услуги для пользователей в том числе по поиску необходимой информации. Отпуска, расчётные листки, онлайн-консультации сотрудников по телефону или любому другому мобильному устройству в простом и доступном режиме. В GEFCO работают разные категории сотрудников, в том числе водители. Это отдельная группа персонала, у которой отсутствует доступ к компьютеру, а из средств связи только телефон, поэтому мобильные решения были бы очень кстати. Кроме того, в современных условиях компании всё больше стремятся подсчитать полную сумму компенсации за труд, которую получает сотрудник. Решение отражается в разных формах, но чаще всего это документ на один-два листа, в котором указано всё: зарплата, различные начисления, стоимость тренингов. Иногда компании ещё и считают стоимость автомобиля, бензина. Если смотреть только на доход, всё есть в 1С, но, для наглядной визуализации эти данные ещё нужно обработать в Excel.  Для меня важно не только получить цифры, но и представить их.

Такой документ нужен не для всех сотрудников, а в основном для «белых воротничков». Может быть, в дальнейшем мы распространим его на всех. Логистика – это современная отрасль, которая сильно изменилась за последние годы в части цифровых инструментов. И сейчас не только мы, но и все игроки рынка разрабатывают и реализуют инновационные решения для повышения эффективности и внедрения оптимальных инструментов для клиентов. Основной тренд — это цифровизация: меньше бумаг, скорость, надежность, наглядность. Клиенты это очень ценят.  И так как мы стараемся идти в ногу со временем, вы, обладая особыми разработками, поиском новых инструменты и инновационных решений, становитесь органичной часть нашей экосистемы, находясь на стыке IT и зарплаты.

Как вы считаете, на что нужно обращать внимание при выборе провайдера?

Я уже упомянул человеческий фактор: если в компании один расчётчик, который всё делает много лет и замечательно, всё равно присутствуют сомнения. Это один человек и это объём зарплаты для всей компании. Поручить весь перечень работ одному сотруднику для меня большой риск. И потом, зачем делать самим то, что другие могут сделать лучше?

Вы специалисты в своей отрасли, вы следите за всеми изменениями закона, у вас есть все инструменты, чтобы всё было сделано в срок и правильно. Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

То же самое мы, как логисты, говорим своим клиентам. Например, есть крупные производственные холдинги, у которых есть своя логистика, и это прекрасно, но для них логистика – это просто сопутствующая внутренняя функция. Для GEFCO логистика – это бизнес, в котором мы профессионалы с обширным опытом и компетенциями. Расчёт заработной платы – это один из инструментов внутренней работы, но не основа бизнеса. Основа – это наши люди. То, как профессионально и качественно они работают, то, как развиваются, строят карьеру, приводят новых клиентов и так далее.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Первое, что приходит мне в голову, это – без блефа. Вы работаете скромно и по-честному.

Это удивительно. Можно даже забыть, что у нас с вами есть контракт. И при этом предмет сотрудничества — это расчёт заработной платы, который важен для всех, но я ни разу не слышал критику или претензии к расчёту зарплаты. Для HR-директора —  это груз, который вы снимаете с его плеч. Для меня важно, что вы отлично работаете, – соблюдаете наш контракт без сюрпризов, без неожиданностей, правильно. Я не преувеличиваю, это так и есть на самом деле.

Я помню, что в тендере на аутсорсинг участвовала компания, которая довольно агрессивно пыталась выиграть и обещала довольно много. Было заманчиво, но я не верил. Мы не Apple, не Русал, не нефтяники, мы логисты, мы скромные 🙂 Самым главным для меня было обеспечить корректную выплату зарплаты и в срок. Я чувствовал, что мы с вами сойдёмся. И мы сошлись.

Евгения Калистратова
SP Operational Manager

Услуги

Расчёт заработной платы (1 100 сотрудников в расчёте)

Интересные задачи

  • Смена гражданства у сотрудников в течение налогового периода
  • Сложная проводка с расширенной аналитикой
  • Индивидуальный расчёт резерва отпусков
  • Подготовка на ежегодной основе мини-справок сотрудникам по суммам доходов, компенсаций и льгот

Нюансы проекта

  • «Вредное» производство (все три категории)
  • Северные надбавки, разъездной характер работы
  • Иностранные сотрудники (страны ближнего и дальнего Зарубежья, ВКС, ЕАЭС)
  • Большое количество разнообразных премий, надбавок и компенсаций, выплаты социального характера
  • Сезонные рабочие

О компании:

Мишлен известна, прежде всего, как компания по производству шин. Однако, это только одно из направлений деятельности Мишлен. Способствуя развитию мобильности во всех сферах жизнедеятельности, Мишлен активно разрабатывает инновационные продукты и услуги в области персонализированных сервисных решений и цифровых технологий. Мы присутствуем достаточно широко в мире, в том числе в России и в странах СНГ, где компания Мишлен представлена производственной площадкой и коммерческими подразделениями.

Расскажите про опыт работы с UCMS Group.

Я работала с UCMS Group в период с 1 марта 2017 года по конец февраля 2019 – два года. До этого момента у меня не было опыта работы с аутсорсингом. Но всё было совершенно нормально, больше всего контактировали на тот момент с одним человеком из UCMS – Натальей Макаровой, специалистом по расчёту заработной платы. У нас был хороший межличностный контакт. Наталья показывала себя как профессионал, поэтому вообще никаких проблем с взаимодействием не было с самого начала.

У вас была схема, при которой заработная плата — у провайдера, а кадровое администрирование оставалось на вашей стороне. Вы, как человек из кадров, видите в этом какую-то проблему? Или такое взаимодействие нормально и не важно, всё ли передается на аутсорсинг или только отдельные участки?  

С одной стороны, проще, когда кадровое администрирование остаётся в компании, потому что когда находишься в ситуации, — быстрее можно на неё реагировать. С аутсорсингом, где всё прописано чётко, по минутам – кто, что и когда делает, когда складываются непредвиденные обстоятельства – возникают сложности. Для больших производственных компаний оставлять внутри кадровое администрирование достаточно эффективно, но, когда компания небольшая, думаю, нет смысла держать отдельного специалиста по кадровому администрированию и расчёту зарплаты.

Вы бы другим компаниям посоветовали переход на аутсорсинг?

Я бы посоветовала подойти к этому достаточно взвешенно. Я бы оценила все плюсы и минусы, потому что очень много подводных камней. Переход на аутсорсинг редко проходит без сложностей. В любом случае нужно перестраиваться, переписывать процедуру, тратить много времени и сил. Однако мы справились. Процесс прошёл быстро и легко!

Было ли что-то, что вы особенно запомнили? Может быть, наша команда как-то выручила вас или наоборот?

С UCMS Group у нас остались тёплые отношения. Мы до сих пор обращаемся за услугами и храним архивные данные в UCMS. Отношения наши не закончились. То, что вспоминается больше всего, – очень большая клиенториентированность. Мы работали даже по ночам! И всегда удивлял такой подход и такая ответственность по отношению к своей работе.

Что можно было бы улучшить в нашем сервисе?

На самом деле, мы ожидали больше гибкости от поставщика, большей на тот момент диджитализации. Когда мы проводили тендер, UCMS этого не хватало. Нам необходимо было как раз цифровое решение для наших сотрудников, но в то время UCMS Group не могла этого предоставить — это и стало причиной выбора другого поставщика. Плюс была проблема в гибкости в ресурсах в периоды пиковой нагрузки. 

Да, к счастью, мы решили все проблемы, в том числе запустили новое решение EmployeeGate. За последние два года мы сделали очень много в плане как раз цифровизации процессов.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Ответственность.

Расскажите, какие у вашей компании сейчас планы?

Мы смотрим в сторону диджитализации. В ближайших планах развитие электронного документооборота – гибкий инструмент для сотрудников. Хотим перевести весь бумажный документооборот в электронный.

Каким вы видите идеального провайдера? Кто он такой и что вы от него ожидаете?

Это должен быть эксперт в своем деле, клиентоориентированный провайдер, гибкий с точки зрения изменений: и в плане законодательства, и с точки зрения ситуаций у клиентов. Провайдер должен использовать передовые технологии —  это важно! Это выходит на первый план в любой области.

Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

MONE

Как российская ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы?

IKEA
Все кейсы