Рассказываем, почему не стоит ориентироваться только на цену и как передать провайдеру задачи так, чтобы не пришлось переделывать.
Об ошибках при передаче на аутсорсинг кадровых и бухгалтерских процессов рассказала руководитель проектов аутсорсинговой компании UCMS Group Екатерина Бульдина.
Аутсорсинг кадровых и бухгалтерских услуг — передача части задач бухгалтерского и кадрового учёта внешним провайдерам. Такой подход позволяет компаниям сократить расходы на штат и снизить риски.
Но не все компании, которые передают кадровые и бухгалтерские задачи на аутсорсинг, достигают желаемых результатов. В этой статье для Skillbox Media рассказываю о типичных ошибках компаний.
Выбирать провайдера только по цене
На первый взгляд, предложение с выгодной ценой кажется самым привлекательным. Но часто провайдер включает в него не все услуги, которые могут потребоваться клиенту.
Например, при заключении договора провайдер указывает стоимость базового пакета услуг, без учёта особенностей клиента. А уже после начала сотрудничества говорит, какие услуги нужно оплачивать отдельно. В результате итоговая стоимость оказывается гораздо выше той, что оговаривали в начале.
Как избежать ошибки:
- На этапе переговоров с провайдером подробно опишите специфику бизнеса, процессы и задачи, которые выполняют сотрудники. Чем больше деталей вы предоставите, тем точнее будет расчёт стоимости.
- Запросите у провайдера подробное коммерческое предложение с описанием всех услуг. Изучите, какие работы входят в базовую стоимость, а какие нужно будет оплатить дополнительно.
- Убедитесь, что необходимый объём работ и финальная стоимость согласованы и зафиксированы в договоре.
Не выделить ресурсы на передачу процессов провайдеру
Просто так заключить договор с провайдером и забыть о бухгалтерских и кадровых задачах не получится. Для перехода потребуется время и участие сотрудников компании.
Если в начале сотрудничества с аутсорсером не выделить достаточно ресурсов, чтобы передать работу, можно потерять важную информацию. В результате провайдер будет работать с неполными данными — это приведёт к замедлению работы и ошибкам.
В нашей практике был случай, когда бухгалтера сократили до того, как мы взяли компанию на аутсорсинг. В этой компании выплаты за сверхурочные часы работы рассчитывали не так, как это делают все, а по своей методологии. Из-за того, что бухгалтера не было, нам эту методологию не передали. Это привело к тому, что люди получили не ту зарплату, на которую рассчитывали.
Как избежать ошибки:
- Убедитесь, что у провайдера есть план приёма-передачи процессов. Он должен включать изучение внутренних регламентов компании, проведение интервью с сотрудниками и передачу ключевых документов.
- Назначьте ответственного сотрудника, который будет взаимодействовать с провайдером на всех этапах передачи процессов. Это снизит риск недопонимания, потери важных данных и ошибок в будущем.
- Если времени на подробные интервью с провайдером не хватает, предложите ему посетить ваш офис и изучить процессы «в полях». Но учитывайте, что для этого могут потребоваться дополнительные расходы, — например, если провайдер находится в другом городе.
Скрывать от провайдера часть задач
Некоторые компании намеренно или случайно передают провайдеру не всю информацию о процессах. Причины могут быть разные. Кто-то хочет снизить стоимость услуг, поэтому говорит, например, что задачу выполнял один сотрудник, а не три. Кто-то просто не до конца знаком с задачами сотрудников, а сотрудники уже уволились.
Это приводит к тому, что провайдер берётся за проект, основываясь на неверных данных, а в процессе работы выясняется, что объём задач намного больше. В результате приходится пересматривать договор, согласовывать новые условия, а стоимость услуг увеличивается.
Как избежать ошибки:
- Тщательно детализируйте процессы, которые хотите передать на аутсорсинг. Составьте чёткий план и техническое задание, в котором будет указан полный объём работ и необходимые компетенции сотрудников.
- Будьте честны с провайдером. Скрывать часть работ ради снижения стоимости договора бессмысленно — провайдер в любом случае увидит фактический объём, и договор придётся пересматривать.
- При необходимости попросите провайдера помочь оценить реальные трудозатраты. Например, сколько человек и времени потребуется для выполнения ваших задач. Так вы сможете избежать недопонимания в дальнейшем.
Нарушать правила и сроки, прописанные в регламенте
Регламенты, которые составляют провайдеры, устанавливают сроки и порядок выполнения работ не только для них самих, но и для клиентов. Часто компании отправляют информацию провайдеру с опозданием, но при этом требуют немедленного результата. Это сказывается на качестве услуг: любое нарушение графика провайдера создаёт спешку, поэтому может привести к ошибкам и задержкам.
Как избежать ошибки:
- Соблюдайте графики передачи информации. Провайдер обязуется выполнять свои задачи в установленные сроки, и клиент должен также предоставлять необходимые данные и ресурсы вовремя.
Выбирать провайдера без системы контроля качества
Если у провайдера не настроена система внутреннего контроля качества, он может работать нестабильно — например, задерживать результаты или делать ошибки.
Также, если нет системы контроля, вы не сможете отслеживать процесс выполнения работы, а проблемы могут оставаться незамеченными до момента их обострения.
Как избежать ошибки:
- Узнайте у провайдера, как он контролирует качество своих услуг. Надёжный провайдер должен быть готов представить отчёты и примеры проверок, чтобы клиент мог оценить качество контроля.
- Выбирайте провайдера с налаженной системой контроля качества. Например, если в аутсорсинговой компании внедрён стандарт управления качеством ISO 9001:2015, значит, она работает в соответствии со строгими требованиями, регулярно проводит внутренние проверки и аудит, представляет клиентам подробные отчёты о проделанной работе.
Главное о том, как эффективно передать на аутсорсинг кадровые и бухгалтерские задачи
- Внимательно выбирайте провайдера. Не ориентируйтесь только на низкую стоимость — дешёвое предложение может скрывать за собой дополнительные расходы. Также уточните, настроена ли в аутсорсинговой компании система внутреннего контроля качества.
- Назначьте сотрудника, который будет взаимодействовать с провайдером на всех этапах передачи процессов. Если уделить этому недостаточно внимания, важные данные могут потеряться и это приведёт к ошибкам. Также не стоит скрывать от провайдера реальный объём работ.
- Соблюдайте регламенты и договорённости. Передавайте данные вовремя и в полном объёме — так провайдер сможет выполнять работу без сбоев и ошибок.
