Реальный опыт в области расчета заработной платы

Категория : Проектный опыт

	 Реальный опыт в области расчета заработной платы

На сегодняшний день уже много сказано про преимущества аутсорсинга в административно-хозяйственной сфере деятельности компании, но сам по себе переход к передаче тех или иных функций сторонней компании требует от компании немалой внутренней работы. Именно поэтому первым шагом на этом пути очень часто становится именно расчет заработной платы.

Почему многие компании передают сегодня зарплатные проекты специализированным подрядчикам? Как это ни удивительно для тех, кто еще не приступил к аутсорсингу, ответ на этот вопрос оказывается достаточно однозначным: планируя стратегию развития в направлении оптимизации процессов, повышения эффективности и прозрачности, многие компании начинают сотрудничать с подрядчиком именно по направлению расчета заработной платы. Этот участок оказывается наиболее автономным, а также требует выполнения регулярных и однотипных действий, а также высокого уровня тщательности и аккуратности. В определенном смысле именно на этапе расчета заработной платы для клиента заказчик может показать себя\

Адепты аутсорсинга

Некоторые компании прибегают к аутсорсингу попозже, присмотревшись к ситуации на рынке, а другие – внедряют подобный подход раньше других. Безусловно, происходит это не столько из-за чистого стремления к инновациям, но в связи с реальными потребностями бизнеса. Скажем прямо, чаще всего эти потребности возникают у крупных компаний, обладающих целым рядом филиалов, для каждого из которых необходимо вести расчет заработной платы по своим правилам.

Например, в компании МОНЕ, содержащей 18 салонов на территории Москвы, начали задумываться об аутсорсинге бухгалтерии еще в 2009 году. В связи с тем, что каждый салон действует как обособленное подразделение, а заработная плата специалистов рассчитывается исходя из прибыли конкретного салона и количества отработанных смен, процедура расчета заработной платы сама по себе была весьма сложной. При этом бухгалтера вели текущий учет в таблицах Excel, после чего делали выгрузки данных, импортировали их в 1С:Бухгалтерию и только после этого формировали зарплатные листки. В результате на 450 человек персонала приходилось 11 высокооплачиваемых специалистов финансового отдела, большая часть действий которых была посвящена рутинным операциям. Аутсорсинг в данном случае напрашивался сам собой как способ снизить риски ошибок, связанные со сложностью системы расчета, а также сократить издержки на ведение бухгалтерии.

По словам финансового директора МОНЕ Елены Тришкиной, после передаче в ноябре 2010 года всех бухгалтерских дел специалистам UCMS Group, началось углубление сотрудничества между компаниями и к 2012 году заказчику удалось достичь абсолютно комфортного режима взаимодействия с поставщиком услуг. «Сегодня между МОНЕ как клиентом и UCMS Group как поставщиком услуги не существует жирной линии, которая нас разделяет. Между нами, скорее, тонкий пунктир, — комментирует Елена Тришкина, —  МОНЕ получает от провайдера полный, качественный, достоверный учет, и мы уверены, что при любых обстоятельствах получим закрытую отчетность, сможем быстро и эффективно готовить аналитику и отчитываться перед акционерами. Примечательно, что специалисты провайдера напрямую общаются с нашим линейным персоналом, так что мастера-стилисты могут в любое время получить подробную информацию, например, по расчету их зарплат. UCMS Group с нами в операционной деятельности рука об руку. Сейчас мы живем спокойно, и это спокойствие дорого для бизнеса. Так что есть все основания считать, что аутсорсинг полностью оправдал наши ожидания».

Другой интересный пример – группа компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп», начавшая работу 1995 году. Из 60 компаний,  входящих в состав издательского дома, четыре работают в Москве, а расчет заработной платы штатных и внештатных сотрудников столичных филиалов до перехода на систему аутсорсинга выполняли всего два человека, каждый из которых отвечал за два предприятия. Переломным моментом стало увольнение одного из специалистов, который обеспечивал начисление компенсаций 450 штатным сотрудников, а также ежемесячно рассчитывал порядка 400 выплат по авторским и гражданско-правовым договорам. На момент его ухода бизнеса компании значительно подрос, и вместо одной, надо сказать, трудно заполняемой вакансии, пришлось открыть сразу две. Как мы все понимаем, расширение штата ведет не только к дополнительным расходам на заработную плату, но также к необходимости оплаты больничных листов, отпусков, аренде дополнительных площадей, закупкам канцтоваров и  оборудования, а также к другим косвенным зарплатам. В этом контексте аутсорсинг выглядел весьма привлекательно, ведь стоимость контракта фиксировалась на длительное время, а также пропадала зависимость от конкретных сотрудников, которые периодически требовали повышения собственных компенсаций.

«До обращения к аутсорсинговой компании информация о начислениях зачастую подавалась в бухгалтерию с опозданием. Например, за два часа до выплаты могла прийти заявка на выдачу не предусмотренных вовремя премиальных. Времени на согласование сумм не оставалось. В итоге некоторые начисления даже не были документально оформлены. Приказы об изменении заработной платы, переводе на другую позицию формировались задним числом. Но расчет считался правильным, так как отсутствовали претензии получателей. В результате накопился большой массив данных, практически никогда не подвергавшихся проверке. Ошибки пришлось исправлять», — комментирует Людмила Смирнова, вице-президент по финансам группы компаний «Ашот Филипачи Шкулев» и «ИнтерМедиаГруп».

Помимо всего озвученного выше в издательском доме накопились технические проблемы, связанные с тем, что расчет заработной платы производился в системе «1С: Зарплата и кадры 7.7», которая не позволяла детализировать данные для планирования и отчетности. А при ручном переносе информации в «1С: Бухгалтерия 7.7» возникали чисто технические ошибки. И это стало еще одним аргументом в пользу аутсорсинга расчета заработной платы, тем более что стоимость обслуживания оказалась приблизительно такой же, как и содержание двух имевшихся ранее сотрудников.

«Переходный период сопровождался преодолением психологического дискомфорта руководящих сотрудников бухгалтерии и отдела кадров. Не все были уверены в правильности отказа от расчета заработной платы своими силами, — отметила Людмила Смирнова. — Главный критерий качества проекта — сотрудники не почувствовали, что изменилась организация расчета зарплаты, а общие затраты ИД на передачу бизнес-процесса аутсорсинговой компании составили около 30% от месячной стоимости ее услуг».

Еще одним пионером аутсорсинга стала компания «Эрманн». До 2002 года расчет заработной платы сотрудникам крупнейшего производителя продуктов питания производился штатными сотрудниками бухгалтерии, но потребность в повышении конфиденциальности данных, а также снижении затрат на расчет заработной платы сыграли свою роль. Практика аутсорсинга позволила сделать так, что лишь один сотрудник компании обладает доступом к чувствительным данным о финансовых начисления, а также исключить целый спектр лишних затрат. «При обращении к аутсорсинговой компании становятся ненужными соответствующие позиции в финансовом отделе, отделе программистов, специальное программное обеспечение для расчета заработной платы. Тем самым компания экономит на оборудовании рабочих мест и расходах, связанных с обеспечением процесса расчета заработной платы непосредственно в компании, в том числе на заработной плате соответствующих специалистов», — отметила Рузанна Григорьян, HR-директор ООО «Эрманн».

Несмотря на то, что исполнитель рассчитывает заработную плату в другой информационной системе, для хранения архивной информации в «Эрманн» происходит автоматический импорт данных для имеющегося бухгалтерского ПО. При этом, согласно заключенному договору, подрядчик несет материальную ответственность за качество и своевременность расчетов. Например, если сотруднику была начислена излишняя сумма компенсации, перерасход компенсирует именно аутсорсинговая компания.

Руководство табачного холдинга Imperial Tobacco Russia также приняло решение передать на аутсорсинг расчет заработной платы еще в 2003 году. Сложность перехода к внешнему подрядчику была связана с наличием больших массивов накопленной информации, так как на момент инициации проекта в группе начитывалось 36 обособленных подразделений, в различных регионах страны, а  общая численность сотрудников составляло 600 человек. «Услуга была довольно новой, и предложение компании UCMS для нас оказалось наиболее приемлемым по соотношению цена/качество», — комментирует Нелля Хаметова, специалист по расчету и бюджетированию заработной платы Imperial Tobacco Russia.

Этап тестирования системы занял около месяца, на протяжении которого специалисты стремились исключить всевозможные технические ошибки. А поводов для нестыковок было немало – накладки могли проявиться при настройке выплат, загрузке проводок, при несоответствии кодов типов начислений и удержаний между внутренней учетной системой и системой подрядчика и так далее.

Но в результате аутсорсинг расчета зарплаты избавил руководство компании от необходимости совершать регулярные визиты в фонды и различные государственные органы, расчет стал производиться быстрее, а также сопровождаться большим количеством подробных и понятных отчетов. Но что самое главное, при росте объема работ компании не пришлось увеличивать собственный штат сотрудников, а также беспокоиться о модернизации программно-аппаратного обеспечения.

Заключение

Удачные примеры аутсорсинга расчета заработной платы ярко свидетельствуют о том, что отказ от традиционных подходов в стиле «in-house» помогает компаниям различных масштабов добиться прозрачности бизнеса и избавиться от большого количества головной боли, связанной с прямыми и косвенными затратами, а также организационными моментами, такими как увольнение сотрудников, утечки данных и многое другое. Очевидно, аутсорсинг не всегда позволяет сразу сэкономить значительные средства, но однозначно создает необходимый базис для дальнейшего стратегического развития и передаче сторонней компании дополнительных функций, например, кадрового администрирования и бухгалтерии в целом.