Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам
Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться.
В этой статье собрали типовые ошибки в кадровом делопроизводстве, которые встречаются в компаниях любого масштаба и отрасли. Часть из них может показаться незначительной, но именно на такие детали контролирующие органы обращают внимание при проверках. В статье разобрали примеры нарушений, которые встречаются даже в крупных компаниях.
Ошибки в трудовых договорах — одни из самых частых. Особенно, если в компании используют старые шаблоны, не проверяя актуальность формулировок.
Еще частая проблема — подпись договора неуполномоченным лицом. Например, в договоре указано, что он заключен от имени генерального директора, но фактически его подписывает HR-менеджер. И если у него нет подтвержденных полномочий — приказа, доверенности — это считается нарушением.
Одна из распространенных ошибок — считать, что СОУТ требуется только для «опасных» и «вредных» условий труда, например, на производстве. На самом деле она обязательна и для офисных сотрудников, в том числе при изменении условий. Например, секретаря перевели на должность офис-менеджера, и хотя он продолжает работать за тем же столом, по закону это уже новое рабочее место и нужна новая оценка условий труда.
С 2022 года у всех работодателей появилась еще одна обязанность — оценивать профессиональные риски. Это не только про заводы и работу с опасным оборудованием. Например, офисный сотрудник может получать повышенную нагрузку на зрение, работая за ноутбуком без перерывов или находясь в помещении с недостаточным освещением. Все это — потенциальные риски, которые нужно выявить, оценить и минимизировать.
Если сотрудники на одной должности выполняют одинаковую работу, но получают разную зарплату — это может быть признано нарушением. Закон требует, чтобы оплата труда зависела от квалификации, сложности и объема работы, и объяснения вроде «так договорились» инспекцию не устроят.
Один из частых случаев — заниженный оклад на время испытательного срока, хотя с первого дня человек выполняет те же задачи, что и остальные. Это нарушает принцип равной оплаты труда: работодатель обязан обеспечивать одинаковые условия оплаты за равный труд согласно ст. 132 и ст. 22 ТК РФ.
Оформление дистанционных сотрудников до сих пор вызывает вопросы — даже в крупных компаниях. В договоре с таким сотрудником нужно указать, откуда он работает, как взаимодействует с работодателем, каким способом получает и сдает задачи. Кроме того, важно предусмотреть компенсацию за использование личного оборудования, интернета и других ресурсов.
Распространенная ошибка — работодатель не знает, где физически находится сотрудник. В договоре — просто «удаленно», а по факту человек работает, например, из Мурманска, где положены районные коэффициенты и северные надбавки.
Еще сложнее, если сотрудник переехал за границу. Хотя в ТК нет прямого запрета на такую работу, Минтруд в разъяснениях указывает: не допускается заключение трудового договора с работником, который фактически работает за пределами РФ. В таких случаях безопаснее — уволить по соглашению сторон и оформить гражданско-правовой договор.
Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Его можно делить на части, но по закону хотя бы одна из них должна длиться не менее 14 дней подряд. На практике же отпуск часто дробят: человек берет по 2–3 дня, а непрерывного двухнедельного отдыха не получает. Это нарушение трудового законодательства, даже если сотрудник не возражает.
Также часты ошибки с оформлением переработок. Например, сотрудника вызывают в выходной или праздничный день, но не берут с него письменного согласия, не оформляют приказ и не указывают, как переработка будет компенсирована.
Штрафы за нарушение трудового законодательства предусмотрены статьей 5.27 КоАП РФ.
| Должностные лица | Индивидуальные предприниматели | Юридические лица | |
| Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права | 1 000–5 000 ₽ | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора | 10 000–20 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ | 50 000–100 000 ₽ |
| Нарушение требований охраны труда (5.27.1 КоАП РФ) | 2 000–5 000 ₽ | 2 000–5 000 ₽ | 50 000–80 000 ₽ |
| Нарушение установленного порядка проведения СОУТ или ее непроведение (5.27.1 КоАП РФ) | 5 000–10 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ | 60 000–80 000 ₽ |
При повторных нарушениях штрафы увеличиваются, а должностным лицам может грозить дисквалификация до трех лет. За повторные нарушения охраны труда возможно приостановление деятельности компании на срок до 90 суток.
Большинство ошибок в кадровом делопроизводстве — не про невнимательность или халатность. Чаще всего дело в том, что процессы не успевают за изменениями в законе, а времени на внутреннюю экспертизу и контроль просто не хватает. Особенно когда кадровыми вопросами занимается один человек.
Если понимаете, что ваши процессы нуждаются в проверке, систематизации или просто свободных руках — обращайтесь. В UCMS Group мы берем на себя оформление, контроль и обновление кадровых документов так, чтобы у вас все соответствовало закону и при этом учитывало уникальные особенности ваших бизнес-процессов.
Наши кейсы
