Бюджетирование затрат на персонал — это сложно, ведь нужно быть немного провидцем и учитывать будущие изменения рынка, динамику заработных плат и затраты на новые способы мотивации, чтобы удерживать специалистов. Так ещё и сам процесс сведения информации для бюджетирования может занимать недели. И если на переменчивость мира компании влиять не могут, то автоматизировать процесс сбора и обработки данных — легко.
На примере внедрения модуля «Бюджетирование» в компании «Российские коммунальные системы» (РКС) мы покажем, с какими проблемами бизнес сталкивается при планировании затрат на персонал и как автоматизация помогает сократить трудозатраты на 50%. Подробности рассказала Елена Терёхина, программист-разработчик UCMS Group — компании, которая занималась внедрением.
В РКС для бюджетирования использовали отдельное программное обеспечение, в которое нужно было вручную загружать уже сформированный бюджет в Excel. Кроме ручного ввода данных не хватало гибкости и возможности настроить систему фильтров в соответствии с потребностями компании.
Но главные задачи, которые коллеги из РКС хотели решить с помощью автоматизации, — сокращение трудозатрат на процесс бюджетирования и снижение доли ошибок.
Частые проблемы, возникающие при бюджетировании «вручную»:
Если в компании работает до 100 человек, большинство из которых — офисные сотрудники с обычным графиком, казалось бы для бюджетирования достаточно грамотно настроенной таблицы Excel, но и тут вы не застрахованы от ошибок и изменения законодательства. Если же нужно учитывать работу по сменам, премии, надбавки и другие переменные, без автоматизированной системы обойтись сложнее.
Оптимально делать бюджетирование в той же программе, в которой компания ведёт зарплату и кадры, например в 1С, SAP или Oracle. Это позволяет работать с единой базой данных о зарплатах, премиях, индексациях и других параметрах. Такой подход ускоряет процесс бюджетирования и повышает его точность.
Компания РКС использует в качестве зарплатно-кадровой системы «1С:ЗУП Корп», в том числе поэтому был выбран модуль «Бюджетирование». Он интегрируется с текущей конфигурацией «1C:ЗУП Корп», автоматически подтягивает данные по сотрудникам и учитывает изменения в законах.
Основой бюджетирования является справочник начислений, штатное расписание, установленные сотруднику условия. А также учитываются фактические данные предыдущих периодов: если в системе установлена ежемесячная, ежеквартальная, годовая премии, надбавки, модуль использует эти данные для расчёта. Это позволяет легко включить информацию из зарплатно-кадровой системы в процесс бюджетирования без дополнительных усилий.
Рассмотрим, какие особенности бизнес-процессов РКС учитывались при внедрении гибкой и автоматизированной системы для бюджетирования. Эти примеры помогут компаниям со сложной структурой лучше понимать особенности автоматизации бюджетирования.
Бюджетирование расходов на персонал ведётся по стандартам МСФО с возможностью формирования бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).
Настроены механизмы: Расчет ФОТ исходя из часовой тарифной ставки с учётом всех установленных у сотрудника начислений, расчёт резервов на отпуск и годовое премирование, расчёт отпускных, выплата годовой премии.
Учет сложной структуры компании. В РКС процесс бюджетирования достаточно сложный, так как необходимо делить ФОТ по следующим параметрам:
То есть одна зарплата или другая статья может распределяться в процентном соотношении на несколько разных категорий по видам бизнеса и направлениям расходов.
В отчёте можно посмотреть распределение по направлениям расходов
Адаптация к различным графикам работы. Основа бюджетирования персонала — штатное расписание. Модуль для бюджетирования учитывает разные графики или рассчитывает зарплату на основе часовых ставок и фактического количества отработанных часов.
Если сотрудник работает 100 часов в январе и 120 часов в феврале, также анализируются установленные в базе настройки и рассчитывает затраты на зарплату на каждый месяц, учитывая НДФЛ и другие выплаты.
Автоматизированный расчёт по показателям. Например, стандартный расчёт премии может быть основан на определённом проценте от оклада сотрудника. Данный показатель фиксируется в модуле, и на его основе ведётся расчёт плановых данных по премии.
Каждый такой механизм расчёта имеет свои правила, которые могут варьироваться от стандартных (например, расчёт районного коэффициента) до более сложных (например, особая логика премирования). Показатели можно настраивать очень гибко в пользовательском режиме, то есть без подключения ИТ-специалиста.
Пример учёта показателей в отчётах
Планирование изменения штата. Например, если у компании есть вакансия, но сотрудник ещё не найден, эту позицию можно включить в бюджет с помощью специальных механизмов, основанных на штатном расписании. Также в планируемых вакансиях можно учитывать все показатели, характерные для этой позиции, например, надбавку за вредность.
Планирование на основе фактических данных. Плановые данные включают фиксированную часть зарплаты, премии, отпускные, страховые взносы и надбавки — то, что можно предсказать. Однако есть и непредсказуемые выплаты, например, за работу в выходные, сверхурочные, разовые премии, доплаты за совмещение.
Для учёта этой информации в модуль добавили алгоритм, который собирает данные за прошлый период и применяет результаты расчётов к текущему. То есть проанализирует, сколько сотрудники работали в выходные в прошлом году, и учтёт это в бюджете.
В итоге, для бюджетирования можно использовать все данные, которые уже есть в системе. Например, начисления, которые попадают в расчётные листки и уже есть в зарплатно-кадровой системе, легко интегрируются в процесс бюджетирования.
Индексация заработной платы. В системе разработан механизм индексации рассчитанных значений, как по всей компании сразу, так и по подразделениям с любого месяца планируемого года.
Вы сами настраиваете параметры для аналитики и глубину детализации отчёта: по статьям бюджета, по организации в целом или по каждому сотруднику, по подразделению, по видам начислений. Любой отчёт можно посмотреть в динамике: до и после изменений.
Например, компании РКС было важно учитывать в бюджетировании отдельно ФОТ, резервы и страховые взносы.
Также компании требовалось формирование не только БДР но и БДДС:
Пример отчёта
Выберите систему, которая легко интегрируется с вашими текущими решениями, особенно с зарплатно-кадровой системой. Убедитесь, что разработчик предлагает надстройки и конфигурации, необходимые для автоматизации бюджетирования с учётом ваших бизнес-процессов.
Выбирая поставщика, запросите кейсы внедрений в похожих компаниях и проверьте качество техподдержки. Также важно, чтобы система была гибкой в настройках и поставщик предоставлял обучение для сотрудников.
На этом этапе важно подробно описать все процессы компании и выяснить, какие данные уже есть в системе, а какие нужно добавить. Это критично для корректной работы системы.
При внедрении системы начните с пилотного проекта в одном подразделении — это позволит выявить возможные проблемы и настроить систему под реальные процессы компании. Обязательно задействуйте ключевых сотрудников на этапе настройки, чтобы учесть все важные нюансы и ускорить адаптацию остальных пользователей.
При настройке системы важно предусмотреть несколько уровней доступа: полные права для сотрудников, отвечающих за ввод данных и формирование отчётов, и ограниченные права для тех, кто только использует готовую информацию.
Запросите у поставщика подробные инструкции с примерами, чтобы пользователи быстрее освоили функционал системы и могли полноценно использовать её возможности.
После внедрения системы регулярно анализируйте её работу на основании конкретных метрик (точность расчётов, скорость обработки данных и т.д.). При изменении бизнес-процессов, вместе с поставщиком делайте корректировки в алгоритмах, чтобы поддерживать систему в актуальном состоянии.
Автоматизация бюджетирования сокращает трудозатраты и повышает точность анализа — это особенно важно для компаний со сложными процессами. При выборе системы нужно учитывать, какие задачи она решает в вашей компании, и обращать внимание на её способность адаптироваться к изменениям и масштабироваться. Гибкость и возможность доработки под ваш бизнес — ключевые критерии выбора автоматизированного решения для бюджетирования.
Наши кейсы
