Табель учета рабочего времени — документ, который помогает правильно рассчитать зарплату сотрудников, учесть все смены, больничные, переработки или невыходы на работу. Собрать данные об отработанных часах сотен сотрудников — личный квест кадровой службы. Особенно, если табели учета заполняются по старинке — в таблице Excel или на бумаге.
В статье рассказываем, как автоматизировать процесс и сделать расчет заработной платы прозрачным с помощью портала табельщиков.
Главная проблема в учете рабочего времени — собрать корректные данные в срок
Самые частые причины:
- Нет удобной формы, чтобы вносить рабочие часы
Заполнять тяжеловесные таблицы Excel неудобно. Сложно адаптировать форму под потребности компании, ограничить доступ к отдельным данным, а сверять фактические часы с запланированным графиком нужно вручную. Это отнимает много времени. - Сотрудники забывают вносить данные в срок
Приходится постоянно напоминать — это тормозит расчеты. - Из-за невнимательности появляются ошибки
С табелем работают несколько сотрудников — сами табельщики и кадровые специалисты. Из-за человеческого фактора ошибиться в данных легко. Найти все недочеты, если перепроверять табель вручную, практически невозможно. - Если не успели собрать данные к концу месяца, в следующем нужно пересчитывать зарплату
Все неточности в расчетах, неучтенные больничные или часы, которые не внесли в срок, нужно корректировать в следующем месяце. При таком сценарии ежемесячно подавать точные данные невозможно.
Упростить расчет заработной платы и работу кадровой службы поможет портал табельщиков
Портал табельщиков — инструмент в 1С ЗУП, с помощью которого можно создавать табель учета рабочего времени в автоматическом режиме. На основе рабочего графика сотрудника и информации о больничных, отпусках, командировках из документов в 1С формируются справочный и основной табели.
Табельщики могут вручную вносить корректировки в справочный табель, если сотрудник берет больничный, меняется сменой, не выходит на работу или любым другим образом отклоняется от запланированного графика. В конце месяца данные о фактически отработанном времени отправляются в кадровую службу.
Программа автоматически сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения — допустим, в основном табеле у сотрудника запланирован рабочий день, а в справочном отмечен отгул. HR-менеджер связывается с табельщиком, уточняет причину расхождений и выбирает, какие данные учитывать при расчете заработной платы.
Вносить данные на портале табельщиков удобнее — большая часть работы автоматизирована
- В рабочем пространстве только нужная для работы информация Табельщик видит в системе список сотрудников, рабочее время которых учитывает, остальное — скрыто. Лишние данные не отвлекают от работы и не путают.
- Можно ограничить срок сдачи табеля Специалист кадровой службы может установить дедлайн, позже которого табельщик не сможет вносить изменения. Такой подход дисциплинирует и приучает предоставлять данные вовремя.
- Портал автоматически находит расхождения в графике Специалистам кадровой службы не нужно сверять данные вручную и искать ошибки. Остается только связаться с табельщиком и уточнить, откуда возникли расхождения.
- Возможно синхронизировать портал табельщиков и СКУД Если на предприятии установлена система контроля и управление доступом, портал можно настроить таким образом, чтобы данные о нахождении сотрудника на рабочем месте учитывались в табеле.
UCMS Group готовы внедрить портал табельщиков — понадобится от двух недель. О том, как мы построим работу, читайте на странице услуги или свяжитесь с нами — вместе обсудим детали и договоримся о дальнейших шагах.
