Как упростить учет рабочего времени с помощью портала табельщиков

Как упростить учет рабочего времени с помощью портала табельщиков

Рассказываем об инструменте для производственных компаний: долой таблицы Excel, обработку данных вручную и ошибки в расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени — документ, который помогает правильно рассчитать зарплату сотрудников, учесть все смены, больничные, переработки или невыходы на работу. Собрать данные об отработанных часах сотен сотрудников — личный квест кадровой службы. Особенно, если табели учета заполняются по старинке — в таблице Excel или на бумаге.

В статье рассказываем, как автоматизировать процесс и сделать расчет заработной платы прозрачным с помощью портала табельщиков. 

Главная проблема в учете рабочего времени — собрать корректные данные в срок

Самые частые причины:

  1. Нет удобной формы, чтобы вносить рабочие часы
    Заполнять тяжеловесные таблицы Excel неудобно. Сложно адаптировать форму под потребности компании, ограничить доступ к отдельным данным, а сверять фактические часы с запланированным графиком нужно вручную. Это отнимает много времени.
  2. Сотрудники забывают вносить данные в срок 
    Приходится постоянно напоминать — это тормозит расчеты. 
  3. Из-за невнимательности появляются ошибки 
    С табелем работают несколько сотрудников — сами табельщики и кадровые специалисты. Из-за человеческого фактора ошибиться в данных легко. Найти все недочеты, если перепроверять табель вручную, практически невозможно. 
  4. Если не успели собрать данные к концу месяца, в следующем нужно пересчитывать зарплату
    Все неточности в расчетах, неучтенные больничные или часы, которые не внесли в срок, нужно корректировать в следующем месяце. При таком сценарии ежемесячно подавать точные данные невозможно.   

Упростить расчет заработной платы и работу кадровой службы поможет портал табельщиков

Портал табельщиков — инструмент в 1С ЗУП, с помощью которого можно создавать табель учета рабочего времени в автоматическом режиме. На основе рабочего графика сотрудника и информации о больничных, отпусках, командировках из документов в 1С формируются справочный и основной табели. 

Табельщики могут вручную вносить корректировки в справочный табель, если сотрудник берет больничный, меняется сменой, не выходит на работу или любым другим образом отклоняется от запланированного графика. В конце месяца данные о фактически отработанном времени отправляются в кадровую службу. 

Программа автоматически сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения — допустим, в основном табеле у сотрудника запланирован рабочий день, а в справочном отмечен отгул. HR-менеджер связывается с табельщиком, уточняет причину расхождений и выбирает, какие данные учитывать при расчете заработной платы.

Вносить данные на портале табельщиков удобнее — большая часть работы автоматизирована

  • В рабочем пространстве только нужная для работы информация Табельщик видит в системе список сотрудников, рабочее время которых учитывает, остальное — скрыто. Лишние данные не отвлекают от работы и не путают.
  • Можно ограничить срок сдачи табеля Специалист кадровой службы может установить дедлайн, позже которого табельщик не сможет вносить изменения. Такой подход дисциплинирует и приучает предоставлять данные вовремя. 
  • Портал автоматически находит расхождения в графике Специалистам кадровой службы не нужно сверять данные вручную и искать ошибки. Остается только связаться с табельщиком и уточнить, откуда возникли расхождения. 
  • Возможно синхронизировать портал табельщиков и СКУД Если на предприятии установлена система контроля и управление доступом, портал можно настроить таким образом, чтобы данные о нахождении сотрудника на рабочем месте учитывались в табеле. 
    UCMS Group готовы внедрить портал табельщиков — понадобится от двух недель. О том, как мы построим работу, читайте на странице услуги или свяжитесь с нами — вместе обсудим детали и договоримся о дальнейших шагах.
Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

Our position is that the better the outsourcer works, the less often we remember about him.

SNF Vostok

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

UCMS Group is an example of a customer-centric company that has more than just a global slogan

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand
Все кейсы