Проверка воинского учета: почему московским компаниям стоит провести аудит заранее

С февраля 2026 года московские работодатели по всем вопросам воинского учета взаимодействуют не с районными военкоматами, а с единым Отделом контроля воинского учета в организациях и проверки юридических лиц (ул. Гончарова, 8/13). Если ваша компания там еще не была, ближайший визит уже скоро — каждую осень компании обязаны согласовать с военным комиссариатом план работы на следующий год, приказ о назначении ответственного и форму №18 (карточка организации).
UCMS Group предупреждает, что вместе с подписанным пакетом документов компания может сразу получить уведомление о предстоящей проверке. Рассказываем, кого она коснется, на какие ошибки обращают внимание проверяющие и как подготовиться, чтобы штрафы были минимальны.

Любовь Кестер, руководитель проектов UCMS Group, эксперт по ведению воинского учета:
«Мы уже проходили проверку в новом центре и обратили внимание, что практически все компании, которые сейчас приходят согласовывать документы, вместе с подписанным пакетом получают уведомление о предстоящей проверке. Еще одно наблюдение — из-за усиления контроля избежать штрафа почти невозможно, вопрос только в размере: это может быть 50 тысяч, а может — больше миллиона. Поэтому в интересах компании провести внутренний аудит заранее и понять, что еще можно успеть исправить, чтобы минимизировать риски».

Какие компании ожидает проверка воинского учета

По нашему опыту, Отдел контроля воинского учета одинаково серьезно проверяет все компании, независимо от размера бизнеса и количества военнообязанных сотрудников. Например, в единый центр пришли ставить на учет единственного военнообязанного — генерального директора по совместительству. Сведения о его приеме отправили на два дня позже положенного срока, и должностное лицо получило штраф 50 тысяч рублей.

Чем больше в компании военнообязанных, тем выше потенциальная сумма: за каждый выявленный факт нарушения придется заплатить 40–50 тысяч рублей. Например, организация просрочила отправку сведений по 10 сотрудникам и штраф составил 500 тысяч рублей. При этом военкомат вправе проверять соблюдение требований за предыдущие три года, и за каждое нарушение будет свой штраф.

Любовь Кестер, руководитель проектов UCMS Group, эксперт по ведению воинского учета:
«Отдельный риск есть для компаний, в которых генеральный директор является нерезидентом Российской Федерации. Штраф накладывается на должностное лицо, и в большинстве случаев это генеральный директор. Два административных штрафа могут стать основанием для выдворения из страны».

Также существуют штрафы до 400 тысяч рублей, которые накладываются на организации. Например, за непредставление в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, или за неоповещение сотрудника о повестке. 

Частые ошибки, которые находят при проверке ведения воинского учета

Опыт прохождения проверок в едином центре контроля показывает: практически каждая компания допускает схожие нарушения. Разберем наиболее частые ошибки, которые выявляют военкоматы.

• Непредставление сведений о кадровых событиях. Организация обязана в течение пяти календарных дней направлять в военкомат сведения о приеме, увольнении и переводе каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету. О приеме и увольнении знают все, а вот о переводах забывают регулярно. 
  Пример из практики: в компании нашего клиента сменили организационную структуру, что привело к массовому изменению должностей для 500 сотрудников. Наши специалисты одновременно подготовили сведения по каждому работнику, организовали подписание документов с работодателем и своевременно отправили уведомления в военкоматы. Если бы мы этого не сделали, штраф мог составить несколько миллионов рублей. 
  → Читайте кейс: Ведем воинский учет для 900 сотрудников и успешно прошли две проверки военкомата

• Нарушение сроков представления сведений. Сроки уведомления военкоматов жестко регламентированы: пять календарных дней на прием, увольнение, перевод и изменения персональных данных. А чтобы сообщить о сотруднике, который уклоняется от учета, у работодателя есть три рабочих дня с момента, когда это стало известно.
  На практике сроки срываются по разным причинам. Одна из самых частых — организационная несогласованность: документы готовит один специалист, а отправляет другой, между ними теряется день-два. К тому же электронный документооборот с военкоматами пока не работает, поэтому отправка возможна только через Почту России — это требует дополнительного планирования.

• Некорректное заполнение учетных карточек (форма № 10). В карточке указываются персональные сведения, часть из которых не имеет значения для кадрового учета, например, уровень владения иностранными языками. Изменения этих данных необходимо оперативно вносить в карточку и уведомлять военкомат. Сложность в том, что о смене прописки, регистрации брака или получении нового образования сотрудники могут сообщить работодателю не сразу, а через несколько месяцев, когда понадобится справка. 
• Неверный учет категорий военнообязанных. Многие организации ограничиваются учетом военнообязанных мужчин и упускают две другие категории:
  — призывники (мужчины от 18 до 30 лет, не прошедшие срочную службу и не состоящие в запасе);
  — женщины, имеющие военно-учетные специальности (например, медицинские и фармацевтические).
  Часто с этой ошибкой мы сталкиваемся в фармацевтических компаниях: многие сотрудницы с профильным образованием вообще не имеют военного билета.

Все нарушения можно условно разделить на две группы: одни еще можно исправить до проверки, другие, например просрочку подачи сведений, устранить уже нельзя. Независимо от типа ошибок, предварительный аудит поможет подготовится к проверке. 

Как аудит воинского учета поможет минимизировать риски 

Прежде чем подавать документы на ежегодное согласование, стоит провести ревизию учета. Это поможет решить две задачи: исправить ошибки, которые еще можно устранить, и заранее оценить риски по нарушениям, которые исправить уже нельзя.

Провести такую проверку можно силами своих специалистов, тем более что большинство нарушений типичны, а можно доверить внешним экспертам, которые знают все нюансы.

Любовь Кестер, руководитель проектов UCMS Group, эксперт по ведению воинского учета:
«Провести аудит своими силами, конечно, можно. Однако если специалист не знает о какой-то норме или требовании, он, скорее всего, не заметит нарушения при самостоятельной проверке. К тому же важно понимать не только букву закона, но и текущий фокус проверяющих — на что именно они обращают внимание в каждом конкретном случае. А это знание появляется только после реального прохождения проверок в новом центре на Гончарова».

Как мы проводим проверку ведения воинского учета:

1. Проверяем все учетные документы компании: карточки формы № 10, журналы, приказы, планы работы, переписку с военкоматом. Оцениваем, насколько полно и корректно заполнены формы, все ли обязательные сведения внесены.
2. Проверяем соблюдение сроков направления сведений в военкомат и выявляем случаи просрочек по каждому сотруднику и каждому событию.
3. Готовим список рисков и даем рекомендации: что исправить, чтобы избежать возможных нарушений, и какую сумму штрафных санкций стоит закладывать в бюджет.
4. Помогаем подготовится к проверке: не просто даем список замечаний, а помогаем исправить то, что можно, и систематизируем документы так, чтобы на проверке их было удобно предоставлять.

Сроки проведения проверки зависят не только от масштаба компании, но и от количества кадровых операций и могут составлять от одного дня до нескольких недель. Чем раньше начать проверку, тем больше шансов успеть исправить ошибки до визита в военкомат.

Телеграм-канал про аутсорсинг учётных функций — для тех, кто стремится к прозрачным и управляемым бизнес-процессам

Делимся кейсами, разбираем изменения в законодательстве, и показываем, как автоматизация и аутсорсинг помогают бизнесу развиваться. 

Подписаться