Расчет зарплат на аутсорсинге или in-house?

Категория : Исследования

IРасчет зарплат на аутсорсинге или in-house?

Стоимость реализации процесса — главный аргумент «за» или «против» при рассмотрении любого предложения по его оптимизации. Чтобы понять, стоит ли переводить на аутсорсинг расчет зарплаты, сравним расходы на выполнение этой функции штатными специалистами и специалистами и провайдера.

Скажем сразу, сравнение не получится абсолютно корректным. Хотя бы уже потому, что стоимость штатного сотрудника для работодателя складывается из трех основных типов прямых и косвенных затрат: расходов на полное содержание работника, на HR-издержки (стоимость подбора, адаптации, обучения, мотивации и проч.), а также расходов на компенсацию возможных ошибок в работе специалиста, фискальных рисков. Если суммы по первой и второй составляющим затрат можно приблизительно прикинуть, то последняя статья расходов непредсказуема и варьируется от нуля до весьма чувствительных сумм. При аутсорсинге зарплаты же провайдер покрывает допущенные по своей вине убытки за счет собственной страховки — вся ответственность лежит на нем. Будем иметь это в виду, но, чтобы эксперимент состоялся, примем как данность, что наш абстрактный штатный расчетчик – грамотный и внимательный специалист, и ошибок не допускает.

Сколько стоят штатные расчетчик и бухгалтер?

Итак, если верить актуальным предложениям о вакансиях на рынке, оклад бухгалтера по расчету заработной платы для непроизводственного предприятия составляет в среднем в 40 тысяч рублей в месяц, 480 тысяч в год.

Стоимость содержания бухгалтера-расчетчика в штате с учетом HR-издержек

ИТОГО878 — 906
Статья расходовТысяч рублей, год
ФОТ480
Отчисления в фонды144
Замещение при отсутствии60
Курсы повышения квалификации32
Материальная мотивация108 — 80
Соцпакет — ДМС30
Аренда помещения52

Что касается отчислений в различные фонды, то в ПФР работодатель с каждой зарплаты переводит 22% (16% — страховая и 6% — накопительная части пенсии), в ФФОМС — 5,1%. Отчисления в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством составляют 2,9%, а также страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний – 0,2% (берем по минимальному тарифу для работников офисов). Совокупно отчисления работодателя на одного бухгалтера по рассчету зарплаты в среднем составляют 30,2% его оклада, в нашем случае, — 12 тысяч рублей ежемесячно, 144 тысячи ежегодно.

Немаловажная часть расходов, на которую нечасто обращают внимание, — оплата труда работника, замещающего коллегу, находящегося в отпуске и на больничном. Работодатель дополнительно тратит как минимум полтора оклада каждого сотрудника в год (при 28 днях отпуска и двух-трех неделях на больничном).

Курсы повышения квалификации бухгалтера-расчетчика стоят на рынке от 10 тысяч рублей, семинары – в среднем по четыре тысячи. Положим, наш специалист проходит два курса и три семинара в год. Итого – 32 тысячи рублей.

Суммы выплат в рамках программы материальной мотивации зависят от способа премирования, принятого в компании. Часто бухгалтера-расчетчика премируют ежеквартально или по итогам года фиксированным процентом от оклада за свеоевременную сдачу отчетности, отсутствие штрафных санкций. Посчитаем вилку для двух вариантов. Первый – премирование по итогам года в размере, равном двум окладам — 80 тыс. рублей. Второй — ежемесячная премия по результатам выполнения плана. Допустим, если за месяц сотрудник сделал не менее 90% от объема запланированных работ, он получает премию в размере 1,9 оклада. Положим, у нашего расчетчика выдаются три особенно продуктивных месяца (по 36 тысяч за каждый “ударный” месяц, 108 тысяч премиальных в год). Премию за повышение квалификации начислять не будем, поскольку все обучение оплачивает компания. Таким образом, вилка по материальному стимулированию составит от 80 до 108 тысяч рублей.

Что до нематериальной мотивации, учтем здесь ставшее “хорошим тоном” для работодателя добровольное медицинское страхование сотрудников. Средняя стоимость полиса ДМС на одного работника в Москве сегодня составляет порядка 30 тыс. рублей в год. Самостоятельно при желании вы можете посчитать, во сколько компании обходятся другие опции соцпакета, например, софинансирование фитнеса или проезда к месту отдыха, оплаты мобильной связи, питания и прочего. Для большей достоверности результата можно учесть и затраты на одного сотрудника по специальным мероприятиям – праздникам, выездным сессиям, тимбилдингам и прочему.

Существует также целый спектр нерегулярных расходов, таких, как выплата единовременных пособий на рождение ребенка, смерть родственников и т.д. К единоразовым затратам относятся и оборудование рабочего места мебелью и оргтехникой, покупка лицензированного ПО и его техподдержка. Мы не будем учитывать эти разовые расходы, но, если хотите прикинуть самостоятельно, средний компьютер с монитором обойдется примерно в 25 тысяч рублей, офисные стол, стул и шкаф – порядка 15 тысяч (на сайтах мебельных производителей, во всяком случае, все обстоит так). То есть в общей сложности на мебель и оргтехнику уходит около 40 тысяч рублей.

И последнее – стоимость аренды площади, которую занимает в офисе штатный расчетчик. Аренда одного квадратного метра в бизнес-центре класса “В”, скажем, в районе метро Алексеевская, обойдется в 13 тысяч рублей в год. По науке на одного работника должно приходиться пять-шесть “квадратов”, на практике обычно не более четырех. В итоге рабочее место расчетчика обходится компании в 52 тысячи рублей  ежегодно. К слову, в странах ЕС на сотрудника, работающего за компьютером, должно приходиться не менее 10 кв. м. площади. Не удивительно, что аутсорсинг зарплаты там так развит.

Итак, по предварительным оценкам, содержание в штате непроизводственной компании одного бухгалтера-расчетчика обходится работодателю как минимум в 878 – 906 тысяч рублей в год. Округлим для удобства дальнеших вычислений в меньшую сторону, до 850 тысяч.

По тому же алгоритму (только без учета оплаты аренды помещения) мы посчитали, что специалист по расчету зарплаты на промышленном предприятии, где его оклад пониже, примерно 30 тысяч рублей, обойдется работодателю в 640 тыс. рублей в год.

Иногда расчет зарплаты входит в обязанности бухгалтера, который стоит на рынке в среднем 60 тыс. рублей, а его полное содержание – 1 300 тысяч в год.

В маленьких компаниях всем бухучетом, в том числе и расчетом зарплат, нередко заведует главный бухгалтер. Его оклад составляет в среднем 80 тысяч рублей, а содержание обойдется работодателю в 1 700 тыс. рублей в год.

За что клиент платит провайдеру?

Теперь посчитаем стоимость расчета заработной платы на аутсорсинге. Логично, что мы будем рассказывать на примере UCMS, поскольку четко представляем, как у нас это все работает.

Для начала разберемся, за какие услуги платит клиент. Аутсорсинг зарплаты можно разделить на базовые/типовые (те, что оказываются постоянно, регулярно, по графику) и дополнительные (эпизодические, единоразовые и/или адаптированные под нужды заказчика). Клиент имеет возможность сформировать для себя пакет услуг так, чтобы помимо базовых в него входили интересующие дополнительные опции. В таком случае стоимость последних будет ниже. Единственное условие – обозначить перечень всех нужных дополнительных услуг еще на этапе переговоров по переходу на аутсорсинг, чтобы мы могли оценить объем работ и учесть допуслуги в своем коммерческом предложении.

Итак, к базовым услугам относятся расчет зарплаты и аванса, а также подготовка отчетности в госорганы (2-НДФЛ, отчеты в ПФР, ФСС). Заказывая их, клиент ежемесячно получает:

  • расчетно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
  • суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
  • суммы налогов к выплате;
  • расчетные листы, подготовленные в любой удобной форме (для e-mail рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
  • проводку в любую финансовую систему клиента (1C, Oracle, Scala и другие).

К дополнительным услугам относятся, в первую очередь, межрасчеты — выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных. Объем работ по подготовке межрасчетов обычно стандартный, поэтому у нас они идут по фиксированной стоимости. Это позволяет еще на этапе составления договора включить в пакет услуг нужное заказчику количество межрасчетов. Крупным клиентам мы предлагаем договориться о подготовке межрасчетов по определенным дням, к примеру, вторникам и средам. В таком случае мы получаем предсказуемую загруженность своих специалистов, а клиент – льготный тариф.

При желании при подписании контракта в пакет предоставляемых услуг можно также включить кастомизированные (адаптированные под нужды заказчика) отчеты, которые он хочет получать регулярно. Например, ежемесячный отчет о затратах в разрезе определенных видов выплат по подразделениям или анализ ФОТ.

Мы также оказываем дополнительные услуги, объем которых сложно предугадать и оценить заранее. Речь идет, например, о консультативной поддержке при визите налоговой инспекции. Оказываться такая поддержка может в разных вариантах: при возникновении вопросов у представителей проверяющего органа наш специалист может подготовить разъяснительное письмо с описанием происхождения вызвавших сомнения цифр, присутствовать в офисе клиента при визите инспекторов или выехать в налоговую. Каждый случай индивидуален, поэтому оплата почасовая и зависит от объема работ.

Впрочем, при формировании пакета оказываемых услуг можно включить туда, скажем, консультативное сопровождение одной налоговой проверки в год, продолжительностью не более восьми часов.

Некоторые допуслуги использовать по принципу “все включено” не имеет смысла. К ним относятся разовые процедуры — подготовка справки о доходах для госорганов, запрос на демонстрацию динамики ФОТ в течение нескольких последних лет, которая потребовалась при бюджетировании, и другие. Года три назад задним числом менялось законодательство, и мы по просьбам клиентов делали перерасчеты и корректировочные отчеты.

Резюмируя вышесказанное, в пакет услуг на этапе подписания договора об аутсорсинге расчета зарплаты можно включить не только базовые, но и практически любые дополнительные опции – подготовку межрасчетов, функцию общения провайдера с налоговой и предоставление кастомизированной отчетности. Это будет дешевле, чем отдельно оплачивать их по факту оказания.

Из чего складывается стоимость аутсорсинга

На стоимость ауторсинга РЗП, помимо перечня используемых заказчиком услуг, о содержании и формировании которого мы подробно рассказали выше, главным образом, влияют:

  1. количество сотрудников в штате;
  2. число юрлиц/ обособленных подразделений с выделенным балансом (каждое считается отдельно по установленному алгоритму);
  3. сложность расчета (наличия системы КТУ, сменного режима работы или присутствия в заработной плате премиальной части и различных надбавок);
  4. вид предоставления аутсорсеру данных для расчета (в электронном виде дешевле, чем в бумажном за счет снижения временных затрат на обработку).

Итак, тарифные ставки. В нашем случае стоимость базовых услуг (расчет зарплаты и аванса, подготовка отчетности в госорганы, включая сдачу отчетов) для одного юрлица/обособленного подразделения с выделенным балансом с числом сотрудников до двадцати человек фиксирована. Она составляет от 12 до 20 тысяч рублей в месяц.

Далее оплата взимается за каждого работника в зависимости от численности предприятия.

Ставка тарифа, руб/чел.Применение ставки
Базовая, 12 000 — 20 000с 1 по 20 сотрудника
250с 21 по 100
200с 101 по 500
180от 501 до 1000
150от 1000 до 2500

Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчете на одного сотрудника, и наоборот. Если юрлиц/обособленых подразделений несколько, такой алгоритм расчета оплаты действует для каждого в отдельности.

Проще всего производить расчеты для офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком – сложнее, а самое трудоемкое – считать зарплаты рабочим производств. Поэтому при увеличении сложности учета c уменьшается количество работников, которым один расчетчик может считать зарплату, а при аутсорсинге к ставке за одного сотрудника применяются поправочные повышающие коэффициенты. Для наших расчетов мы ограничимся оценкой уровня сложности ведения учета по трехбальной шкале, где “единица” – минимальная сложность, а “тройка” – максимальная, а также указанием числа сотрудников, приходящихся на одного расчетчика (это число может колеблется от 300 до 600 человек, мы взяли средние значения: 400 сотрудников для самого высокого и 500 для среднего уровней сложности).

Итак, для общего представления о стоимости владения функцией расчета зарплаты in-house и на аутсорсинге мы посчитали стоимость оказания типового пакета услуг для четырех организаций с различной спецификой учета и числом сотрудников: компании из IT-сферы, представительства, сети магазинов и промышленного предприятия.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы in-house

Стоимость владения функцией РЗП, тыс. руб./год255***390***17004 500
ПоказательIT-компанияПредставительствоСеть магазиновПромышленное предприятие
Количество сотрудников15707002500
Должность сотрудника, отвественного за расчет зарплатыГлавный бухгалтерБухгалтерРасчетчикРасчетчик
Оклад специалиста, тыс. руб/мес.80604030
Полная стоимость содержания специалиста, тыс. руб./год*1 7001300850640
Уровень сложности учета, балл /число сотрудников на одного расчетчика1/151/702/5003/400
Число сотрудников, вовлеченных в расчет зарплаты (один расчетчик на 500 человек)1127
Рабочее время, затрачиваемое специалистом на выполнение функции РЗП, %15**30**100100
Эффективность использования рабочего времени, %--7090

* Полная стоимость содержания специалистов рассчитана в разделе «Сколько стоят штатные расчетчик и бухгалтер?» по подробно описанному там же алгоритму.

** Приблизительные, оценочные показатели, выведенные из числа сотрудников и общего перечня обязанностей специалистов.

*** Стоимость владения функцией рассчитывалась как стоимость рабочего времени специалиста, затрачиваемого им на выполнение данной функции.

Расчет стоимости владения функцией расчета заработной платы на аутсорсинге

Стоимость владения, тыс. руб/год144-240300-4201800-19005160-5280
ПоказательIT-компанияПредставительствоСеть магазиновПромышленное предприятие
Количество сотрудников15707002500
Уровень сложности учета, балл*1123
Стоимость пакета типовых услуг РЗП, тыс. руб/мес.**12-2025-35150-160430-440
Средняя стоимость на одного человека, руб/мес.800-1300360-500210175

* Здесь оценка уровня сложности учета по трехбальной шкале, где “единица” – минимальная сложность, а “тройка” – максимальная, обращает внимание на то, что при высокой трудоемкости выполнения расчета, указанная в графе «Стоимость владения», сумма будет тяготеть к верхнему пороговому значению.

** При расчете стоимости пакета типовых услуг использовались усредненные тарифные ставки, указанные в разделе «Из чего складывается стоимость аутсорсинга».

 

Пример расчета стоимости аутсорсинга РЗП для промышленного предприятия, численностью персонала 2500 человек

Итоговая сумма, месяц

430 000 — 440 000

Ставка тарифа, руб/чел.Применение ставки, чел.Число сотрудниковСумма, руб
Базоваяс 1 по 202012 000 — 20 000
250с 21 по 1008020 000
200с 101 по 50040080 000
180от 501 до 100050090 000
150от 1000 до 25001500225 000

Подводя итоги…

Малый бизнес, наподобие рассматриваемой нами IT-компании, где за всю финансовую часть отвечает один главный бухгалтер, наименее эффективен с точки зрения расходов на выполнение функции расчета зарплат, используя для этого рабочее время дорогостоящего специалиста. Таким компаниям можно посоветовать передать расчета зарплаты на аутсорсинг, а оставшиеся немногочисленные, хотя и более высокоуровневые обязанности передать другому сотруднику по совместительству.

В компаниях с численностью персонала от 50 до 150 человек, где функцию расчета зарплаты выполняет не специализированный расчетчик, а один из бухгалтеров, ее также можно передать на аутсорсинг, высвободив рабочее время этого сотрудника. По стоимости аутсорсинг практически идентичен реализации функции in-house, однако здесь возможна оптимизация численности бухгалтерии за счет перераспределения обязанностей, что приведет к прямой экономии.

Среднего размера компании, где работают несколько сотен человек, и расчетом зарплаты занимаются отдельные расчетчики, при передаче функции на аутсорсинг сэкономят на стоимости содержания штатных сотрудников. Кроме того, мы не случайно ввели для компаний с выделенными расчетчиками коэффициент эффективности использования рабочего времени. В среднем один расчетчик может считать зарплату для пятисот сотрудников. Это его максимальная, стопроцентная загрузка. Если в компании работают 700 человек, расчетчиков нужно два. В таком случае на каждого приходится по 350 работников, и загруженность падает до 70%. Остальные 30% рабочего времени компания оплачивает специалисту просто так. Это, между прочим, 216 тысяч в год для работника с окладом в 60 тыс. рублей. На двоих, как в случае с рассматриваемой нами сетью магазинов, получается уже 432 тысячи рублей. В общем, если компании нужно “полтора” бухгалтера, аутсорсинг — хороший способ не платить больше.

Для крупных предприятий, на первый взгляд, аутсорсинг не очень выгоден экономически — разница в стоимости составляет порядка 500 тысяч рублей. Однако с учетом эффективности использования рабочего времени штатными специалистами, видение ситуации может несколько измениться. Чтобы посчитать зарплату 2500 работникам нужно 6,25 бухгалтера. В жизни так не бывает, поэтому их семеро, каждый загружен на 90%. При окладе в 30 тыс. рублей предприятие платит в год “за воздух” 64 тысячи за каждого, 448 тысяч за всех. Почти полмиллиона неэффективных расходов. Тут вариантов два: повышать производительность труда сотрудников и оптимизировать численность персонала бухгалтерии или передать функцию расчет заработной платы на аутсорсинг и смириться с тем, что эти полмиллиона теперь расходуются куда эффективнее, работая на качественное, с минимальным риском ошибок и срывов сроков, ведение расчета зарплат.