При расчёте заработной платы учитываются десятки разных параметров: штатное расписание, формы оплаты труда, удержания, премии и другие. Грамотные расчётчики знают частые ошибки и умеют их предотвращать. Но есть и неочевидные проблемы, с которыми специалисты столкнулись в 2022 году. Руководитель проектов аутсорсинговой компании UCMS Group Елена Скворцова рассказала, на что обратить внимание при расчёте заработной платы, чтобы не допускать проблем с сотрудниками и штрафов.
Кадровые данные должны соответствовать реальности — это очевидный факт. В их числе — фактическое местоположение сотрудников, которое может влиять на дополнительные начисления или размер налогов.
Например, если сотрудник живёт в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, то ему положены дополнительные выплаты. Но если он только прописан в Мурманске, а живёт в Москве, работодатель может не платить надбавки.
В 2022 году некоторые сотрудники, работающие дистанционно, переехали за границу, не уведомив работодателя. В трудовом договоре должен быть пункт, что сотрудник уведомляет о переезде — это поможет избежать налоговых штрафов. Если сотрудник живёт в другой стране больше 183 дней, он теряет статус резидента, соответственно, меняются правила налогообложения.
Главное — убедитесь, что с удалёнными сотрудниками заключены дополнительные соглашения о соответствующем формате работы.
В 2022 году субъекты МСП платят страховые взносы по пониженным тарифам, поэтому с даты выпуска уведомления о присвоении статуса МСП важно сделать пересчёт. Если компания не пользуется этой льготой и регулярно платит взносы в полном объёме, то в конце года образуется переплата.
Напомним, что неправильный расчёт среднего заработка может привести к штрафам для организации и дисциплинарной, административной, и даже уголовной ответственности для должностных лиц. При этом специалисты UCMS Group при стартовом аудите часто сталкиваются с ошибками именно в этой части.
Одна из причин — нерабочие дни во время локдаунов в 2020 и 2021 году, которые были объявлены по распоряжению Президента РФ. При этом не было чётких правил их учёта, поэтому возникают проблемы. Если в официальные нерабочие дни сотрудник не работал, то они не включаются в расчёт среднего заработка, а если работал — включаются.
Любая премия или другие надбавки должны быть экономически обоснованы, то есть у компании должны быть основания для выплаты. Поэтому все премии необходимо отражать в ЛНА.
При этом не поименованная в ЛНА премия может быть выплачена и разово, но только за счёт чистой прибыли. Такая премия не уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это касается любых необоснованных выплат.
При расчёте командировочных выплат часто возникают сложности, потому что их рассчитывают, как отпуск — одним платежом без учёта переходных периодов. При этом командировка — это рабочее время, и если она длилась с 28 ноября по 6 декабря, то должна учитываться в расчёте каждого месяца.
Самый простой способ избежать этой ошибки — в программе учёта, например, 1С:ЗУП, поставить галку «оплачивать за период». Так, затраты будут корректно учтены в каждом налоговом периоде.
В 1С:ЗУП автоматически идёт сторнирование: когда специалист вводит больничный за прошлый период, программа делает пересчёт. В других программах учёта необходимо вручную проверять табели и пересчитывать начисления. Если это не сделать, то возникнет двойное начисление: сотруднику будет начислена зарплата за рабочие дни за счёт ФСС.
В течение полугода после начала работы компании и в течение месяца после введения новой должности необходимо провести специальную оценку условий труда. Результаты оценки покажут, есть ли вредные и опасные факторы для сотрудников.
По итогам проверки устанавливаются классы условий труда и в зависимости от вредности рассчитываются дополнительные страховые взносы. Плюс так компания не попадёт под штрафы при проверке Государственной инспекции труда.
Хорошая новость — если сотрудники работают дистанционно, компания не отвечает за качество их рабочих мест.
Мы перечислили частые ошибки, с которыми сталкивались в этом году при аудите, но их гораздо больше. По опыту специалистов UCMS Group большинство проблем при расчёте заработной платы связаны с использованием неактуального программного обеспечения и его некорректной настройки. Например, в 1С:ЗУП 2.5 просто нет такого количества настроек и автоматических проверок, как в 1С:ЗУП 3.1. Также избежать ошибок при расчёте поможет введение чек-листов — это дополнительный инструмент контроля, по которому специалисты проверяют корректность работы.
Наши кейсы
