Управление документооборотом

Управление документооборотом

Если документооборот в организации выстроен правильно, она готова к любым проверкам, реструктуризации, росту и сокращению численности сотрудников, аудиту, продаже.
Мы поможем вам построить сильную специализированную службу с нуля или возьмем эту задачу на себя. Мы умеем автоматизировать работу с документами и организовать ее так, чтобы все нужное было у вас под рукой.

За что отвечает служба документооборота в компании?

Такая служба выполняет несколько важных для бизнеса функций:

  • выстраивает оборот внешней и внутренней документации так, чтобы все отражалось в учетных системах, ничего не терялось, и каждый сотрудник знал, кто должен подписывать тот или иной документ;
  • быстро и грамотно готовит формы договоров, дополнительных соглашений, актов, приказов, заявлений, справок и отчетов;
  • контролирует исполнение и ведение справочной работы;
  • регистрирует все входящие документы;
  • хранит документы в архиве предприятия так, чтобы их было удобно и просто найти.

Ответственные за документооборот специалисты должны знать современную методологию его ведения и автоматизации, следить за изменениями законодательства и новыми технологиями, которые упрощают работу.

Как мы поможем вам организовать делопроизводство

  • Мы изучим ваши бизнес-процессы и посоветуем, как организовать управление документооборотом: поручить его сотрудникам существующих подразделений или создать отдельную службу;
  • Разработаем оргструктуру новой службы, посчитаем численность персонала, напишем регламенты ее работы;
  • Проведем аудит вашего документооборота и дадим конкретные рекомендации по его улучшению;
  • Разработаем все необходимые процедуры и регламенты;
  • Обучим ваших сотрудников вести документооборот правильно, с учетом ваших бизнес-процессов. Расскажем, как добиться соблюдения выработанной методологии и регламентировать бизнес-процессы.

Как мы поможем вам вести делопроизводство

  • Мы готовы взять на себя эту задачу частично или полностью. Аутсорсинг внешнего и внутреннего документооборота даст вам ряд весомых преимуществ, которые сложно получить, если вести дела самостоятельно;
  • Быстрое внедрение новейших практик. В мире постоянно появляются более удобные бизнесу способы работы с документами — они тут же появятся и у вас;
  • Устранение слабых, «узких» мест в вашей системе документооборота. Мы видим все ошибки и неточности и предлагаем варианты улучшений. При грамотной организации процессов любая проверка проходит быстро и легко;
  • Снижение зависимости от персонала. Вы не останетесь без сотрудников в самый неподходящий момент. Не придется срочно искать новых людей и обучать их. Мы не болеем, не уходим в отпуск, не увольняемся. Мы предоставляем услуги в этой сфере с 1995 года, и наш опыт сегодня работает на вас;
  • Оптимизация расходов и фокус на ключевых сотрудниках. Вам не понадобятся дополнительные люди в штате для рутинной работы с документами.

Освобождайте ресурсы, чтобы нанимать и растить талантливых и ценных сотрудников.

5 преимуществ UCMS Group

Знаем обо всех изменениях законодательства
Мы в курсе последних изменений в области заработной платы: налоговых выплат, отчислений в Пенсионный фонд и иных обязательных отчислений.
В нашей команде – только опытные профессионалы
У нас работают квалифицированные специалисты с индивидуальным подходом к клиенту
Учитываем все изменения внутри компании клиента
С нами сотрудничают на постоянной основе. И мы оперативно реагируем на любые изменения в компаниях клиентов – анализируем и, при необходимости, вносим корректировки в свою работу. Это не требует дополнительных расходов со стороны клиента – опция входит в стандартный пакет услуг.
Запускаем новый проект за 1-2 месяца
Разрабатываем и согласовываем порядок взаимодействия для каждой компании. Мы можем начать работу на следующий день – отталкиваемся от пожеланий клиента.
Предлагаем как стандартный, так и эксклюзивный пакет услуг
Уточните подробности у нашего консультанта.
Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

Legrand

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета

История успеха MONE

Как российская ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы?

История успеха IKEA
Все кейсы