Управление документооборотом

Управление документооборотом

Если документооборот в организации выстроен правильно, она готова к любым проверкам, реструктуризации, росту и сокращению численности сотрудников, аудиту, продаже.
Мы поможем вам построить сильную специализированную службу с нуля или возьмем эту задачу на себя. Мы умеем автоматизировать работу с документами и организовать ее так, чтобы все нужное было у вас под рукой.

За что отвечает служба документооборота в компании?

Такая служба выполняет несколько важных для бизнеса функций:

  • выстраивает оборот внешней и внутренней документации так, чтобы все отражалось в учетных системах, ничего не терялось, и каждый сотрудник знал, кто должен подписывать тот или иной документ;
  • быстро и грамотно готовит формы договоров, дополнительных соглашений, актов, приказов, заявлений, справок и отчетов;
  • контролирует исполнение и ведение справочной работы;
  • регистрирует все входящие документы;
  • хранит документы в архиве предприятия так, чтобы их было удобно и просто найти.

Ответственные за документооборот специалисты должны знать современную методологию его ведения и автоматизации, следить за изменениями законодательства и новыми технологиями, которые упрощают работу.

Как мы поможем вам организовать делопроизводство

  • Мы изучим ваши бизнес-процессы и посоветуем, как организовать управление документооборотом: поручить его сотрудникам существующих подразделений или создать отдельную службу;
  • Разработаем оргструктуру новой службы, посчитаем численность персонала, напишем регламенты ее работы;
  • Проведем аудит вашего документооборота и дадим конкретные рекомендации по его улучшению;
  • Разработаем все необходимые процедуры и регламенты;
  • Обучим ваших сотрудников вести документооборот правильно, с учетом ваших бизнес-процессов. Расскажем, как добиться соблюдения выработанной методологии и регламентировать бизнес-процессы.

Как мы поможем вам вести делопроизводство

  • Мы готовы взять на себя эту задачу частично или полностью. Аутсорсинг внешнего и внутреннего документооборота даст вам ряд весомых преимуществ, которые сложно получить, если вести дела самостоятельно;
  • Быстрое внедрение новейших практик. В мире постоянно появляются более удобные бизнесу способы работы с документами — они тут же появятся и у вас;
  • Устранение слабых, «узких» мест в вашей системе документооборота. Мы видим все ошибки и неточности и предлагаем варианты улучшений. При грамотной организации процессов любая проверка проходит быстро и легко;
  • Снижение зависимости от персонала. Вы не останетесь без сотрудников в самый неподходящий момент. Не придется срочно искать новых людей и обучать их. Мы не болеем, не уходим в отпуск, не увольняемся. Мы предоставляем услуги в этой сфере с 1995 года, и наш опыт сегодня работает на вас;
  • Оптимизация расходов и фокус на ключевых сотрудниках. Вам не понадобятся дополнительные люди в штате для рутинной работы с документами.

Освобождайте ресурсы, чтобы нанимать и растить талантливых и ценных сотрудников.

5 преимуществ UCMS Group

Знаем обо всех изменениях законодательства
Мы в курсе последних изменений в области заработной платы: налоговых выплат, отчислений в Пенсионный фонд и иных обязательных отчислений.
В нашей команде – только опытные профессионалы
У нас работают квалифицированные специалисты с индивидуальным подходом к клиенту
Учитываем все изменения внутри компании клиента
С нами сотрудничают на постоянной основе. И мы оперативно реагируем на любые изменения в компаниях клиентов – анализируем и, при необходимости, вносим корректировки в свою работу. Это не требует дополнительных расходов со стороны клиента – опция входит в стандартный пакет услуг.
Запускаем новый проект за 1-2 месяца
Разрабатываем и согласовываем порядок взаимодействия для каждой компании. Мы можем начать работу на следующий день – отталкиваемся от пожеланий клиента.
Предлагаем как стандартный, так и эксклюзивный пакет услуг
Уточните подробности у нашего консультанта.
Наши кейсы

Наши кейсы

Все кейсы

С каждым годом мы расширяем сотрудничество, потому что очень довольны качеством услуг

Walter

L’Oréal рекомендует HR аутсорсинг

L’oreal

Our position is that the better the outsourcer works, the less often we remember about him.

SNF Vostok

UCMS Group – это пример клиентоориентиро- ванной компании, у которой это не просто глобальный лозунг

KCR

UCMS Group is an example of a customer-centric company that has more than just a global slogan

KCR

Аутсорсинг – не наша работа, не наш бизнес и мы не сможем сделать вашу работу лучше вас.

Gefco

Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Yamaha

Ваши сильные стороны: оперативность, своевременность и профессионализм

Rockwell Automation

Все люди, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы, это прежде всего профессионалы

Мастер гриб

Вы стараетесь быть ближе к клиенту, сохраняя человеческие отношения

Legrand
Все кейсы