Федеральная налоговая служба рекомендует компаниям и индивидуальным предпринимателям постепенно перестраивать систему документооборота и переходить на практику применения универсального передаточного документа в качестве основного. Этот формат совмещает функции первичного документа со счетом-фактурой, поэтому в перспективе именно он будет применяться для фактического подтверждения всех операций — отгрузки товаров, оказания услуг, передачи матценностей, выполнения тех или иных работ.
Что изменится с первого января следующего года
Начиная с этой даты, будут отменены несколько привычных форм, ранее — еще в 2015 г. — утвержденных для применения налоговой службой. Речь идет о таких документах:
- ТОРГ-12 — товарная накладная, применявшаяся для фиксации факта отгрузки;
- акт, использовавшийся для оформления передачи результата деятельности (работ/ услуг).
Несмотря на то, что эти формы долгие годы были привычным элементом делового оборота, в следующем году их использование станет невозможным. Их полностью заменит единый универсальный документ.
Особенности нового формата
Форма УПД актуальной версии 5.03 закреплена в конце 2023 г. отдельным приказом под номером ЕД-7-26/970@. Идея нововведения — унификация учитываемых процессов: вместо нескольких документов для разных операций используется один, что упрощает контроль и для бизнеса, и для налоговых органов. УПД можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде, но именно электронный формат станет стандартом для большинства компаний.
Переход на новый документальный формат — это не просто формальное требование законодательства, а реальный инструмент для упрощения внутреннего учета и сокращения количества ошибок.
Почему важно готовиться заранее
Налоговая служба настоятельно советует бизнесу не откладывать переход до последнего момента. Причины очевидны:
- постепенное внедрение позволит адаптировать учетные системы и обучить персонал без аврала;
- тестирование формата даст возможность выявить и устранить ошибки в процессе документооборота;
- компания сможет заранее убедиться, что программное обеспечение корректно поддерживает УПД;
- снизятся риски некорректного оформления операций в период массового перехода в конце 2025 года.
Чем раньше организация начнет использовать УПД на практике, тем мягче и безопаснее пройдет смена правил, которая станет обязательной для всех с начала 2026 года.