В кадровой практике многие работодатели продолжают оформлять личные карточки сотрудников по форме Т-2. Однако действующее законодательство больше не устанавливает обязательного требования по ведению такого документа. Разъяснения по этому вопросу приводят специалисты Роструда, анализируя действующие нормы трудового законодательства и изменения последних лет.
Почему форма Т-2 перестала быть обязательной
Ранее ведение личных карточек было связано с правилами работы с трудовыми книжками: в карточке фиксировалось ознакомление сотрудника (под личную подпись) с записями о приеме, переводе или увольнении.
Ситуация изменилась после обновления нормативной базы в 2021 г., когда с 1 сентября вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные приказом 320н Минтруда. Оформление карточек по форме Т-2 перестало рассматриваться как обязательная кадровая процедура.
В том же году специальным постановлением Минобороны была учреждена каточка учета военнообязанных по форме 10, поэтому с 2022 г. форму Т-2 официально не используют и для воинского учета.
Может ли организация отказаться от карточек
Действующие нормы не требуют от работодателей — включая государственные и муниципальные учреждения — вести личные карточки на сотрудников. Отсутствие такого документа само по себе не считается нарушением.
При этом работодатели вправе:
- продолжать применять карточки Т-2;
- разработать собственные формы учета кадровых сведений;
- отказаться от ведения таких документов полностью.
Если организация решает прекратить оформление карточек, обычно издается внутренний приказ. Также могут корректироваться локальные акты, если в них упоминалась обязанность вести такие документы.
Почему карточки все же продолжают использовать
Несмотря на отмену обязательности формы, многие работодатели сохраняют практику ее ведения. Карточка содержит основные сведения о работнике и позволяет систематизировать кадровые данные.
Как правило, в ней фиксируются:
- персональные данные сотрудника;
- сведения о приеме на работу и занимаемой должности;
- информация о переводах, отпусках и изменениях условий труда;
- данные о воинском учете и образовании.
Использование такого документа помогает структурировать кадровый учет и подтверждать отдельные кадровые события при проверках или трудовых спорах. При этом решение о ведении этого типа кадровых документов принимается работодателем самостоятельно.