Решившись перейти на внешнюю бухгалтерию, необходимо очень тщательно подойти к выбору исполнителя и заключению договора, ведь речь идет о передаче внутренней бизнес-кухни в чужие руки.
Вашему вниманию — основные рекомендации, руководствуясь которыми можно максимально обезопасить сотрудничество.
Предварительное знакомство
Выбор партнера начинается с проверки репутации кандидатов, что сегодня несложно сделать, используя открытые источники информации — интернет-представительство самого поставщика услуг, сайты налоговой службы и судебных приставов, отзовики и пр., а также ресурсы поиска вакансий (если предполагаемый партнер набирает сотрудников, можно оценить уровень предъявляемых требований).
Большой плюс — наличие в пакете предложений аутсорсерских услуг другого профиля (например, юридических).
При встрече необходимо узнать, какими сервисами и программами пользуется компания, на каких правах, предоставляется ли клиенту личный кабинет, какие используются каналы коммуникации, где хранятся базы данных, какой задействуется документооборот, каков порядок передачи первички и прочие важные оргмоменты.
Объем передаваемых работ, сроки и даты сдачи отчетности
Примеры возможных вариантов:
- полное ведение бухгалтерии с оформлением платежных документов и пр.;
- ведение налогового и бухгалтерского учета (+ кадровый учет, + военный учет);
- только подготовка и сдача отчетности;
- только отдельные участки работы (например, расчет з/п) и т.п.
Некоторые услуги желательно обсудить отдельно — например, предоставление специфических отчетов, связанных с конкретной бизнес-деятельностью.
Все возникающие в процессе взаимодействия сроки — от передачи первичной документации до получения отчета об оказании услуг — должны быть прописаны в договоре.
При этом стоит оговорить предоставление отчетов на предварительное (до подачи в компетентные органы) согласование с заказчиком — и лучше оформить это как обязанность аутсорсера.
Из чего складывается стоимость
Аутсорсер — не штатный бухгалтер, и все не предусмотренные договором операции он выполнит только за отдельную плату. Поэтому необходимо:
- на условиях абонплаты — раскрыть все входящие в нее услуги;
- при плате за перечень услуг — четко прописать название и стоимость каждой услуги.
В отношение допуслуг потребуется также закрепление порядка их акцептирования.
Передача права подписи и ответственность сторон
Необходимо четко прописать, чьи подписи передаются сотрудникам аутсорсера, на какой срок, и на каких документах их могут ставить доверенные лица. Иногда целесообразно вообще право подписи не передавать.
Согласно закону № 402-ФЗ, ответственность за ошибки в бухгалтерской и налоговой отчетности сохраняется за руководителем, и предполагает она наложение штрафа на должностное лицо. Поэтому в договоре необходимо предусмотреть финансовую ответственность компании-аутсорсера (в том числе и за проблемы с контрагентами).
Конфиденциальность и контроль
Работа с кадровыми документами крайне специфична, в частности — требует соблюдения закона о персональных данных (согласно закону № 152-ФЗ, на их передачу и обработку необходимо получить согласие сотрудников и уведомить об этом Роскомнадзор, что необходимо учитывать при переходе на внешнюю бухгалтерию).
Кроме этого, важно оговорить условия хранения ПД и доступа к ним: компания-аутсорсер должна обеспечить полную безопасность информации и подтвердить наличие такой возможности.
Заказчику же важно закрепить за собой право проводить проверки — как своими силами, так и с привлечением аудиторской компании, право выбора которой необходимо отразить в договоре.