Составление графика отпусков является обязательным для каждого работодателя. В соответствии с Трудовым Кодексом (ст. 123), а также письмом Министерства труда №14-2 от 8 декабря 2017 г график отпусков на следующий год должен быть составлен не позднее 19 декабря текущего года. Это значит, что уже 19 декабря 2022 г должны быть утверждены отпуска на 2023 г.
Кого необходимо включить в график
Для малых предприятий, работающих по типовой форме трудовых договоров, составление графиков отпусков не является обязательным. Для остальных организаций необходимо соблюдать основные правила. В график отпусков должны быть включены все сотрудники, с которыми заключены трудовые договора, включая:
- тех, кто работает по совмещенной системе;
- работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
- сотрудниц, находящихся в отпуске по беременности;
- персонал, который планирует уйти в декретный отпуск в 2023 г;
- тех, кто находится на долгосрочном больничном;
- сотрудников, находящихся в отпуске без сохранения заработной платы.
Нет необходимости включать в график отпусков персонал, который оформлен на работу по срочному договору на период не более 6 месяцев.
Нюансы составления и утверждения графика
В случаях имеющихся у сотрудника дополнительных дней отпуска, которые не были использованы с прошлого года, вопрос об их включении в предстоящий отпуск находится в компетенции работодателя. При положительном решении необходимо указывать точное количество дополнительных дней в примечаниях к графику.
Как только график составлен и утвержден, то работник имеет право изменить даты отпуска по согласованию с работодателем. Стоит учесть, что перед утверждением документа необходимо узнать мнение всех сотрудников, а также согласовать график с профсоюзом. Данные мероприятия могут занять порядка двух недель, поэтому составлением графика лучше заняться в начале декабря.
Отпуска для мобилизованных
Работодатель может не включать в график отпусков работников, которые были мобилизованы. В соответствии с Трудовым Кодексом (ст. 351.7) работодатель должен приостановить действие заключенного с сотрудником трудового договора. Это относится к тем, кто был призван в ходе мобилизационных мероприятий, а также кто пошел служить по контракту.
В соответствии с тем, что договор приостанавливается, то и права сотрудника с его обязанностями также считаются приостановленными. Тем не менее, ушедший на военную службу персонал, остается в списке штатных сотрудников. Отпускной стаж у них продолжает накапливаться. При включении мобилизованных работников в график отпусков нарушением это считаться не будет. После возвращения мобилизованного и возобновления его трудового договора сотрудник имеет право использовать отпуск в любое время, но в пределах 6 месяцев с момента восстановления на работе.
Совместители в графике отпусков
Для внутренних совместителей необходимо указывать сведения дважды: для основной работы и той, которая по совместительству. Время отпуска по ним должно совпадать. Внешние совместители не обязаны предоставлять документы, в которых указан отпуск на основном месте трудоустройства. В графике следует делать отметку о том, что сотрудник является внешним совместителем.