Официальные нормативные акты не содержат требований к порядку нумерации трудовых договоров. В связи с этим организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно определять систему присвоения номеров таким документам. Об этом говорится в разъяснении, подготовленном Рострудом (письмо от 3 февраля текущего 2025 г. под номером ПГ/00337-6-1).
Обязательные реквизиты трудового договора
Основные требования к содержанию ТД закреплены в Трудовом кодексе. В ст. 57 в числе обязательных сведений, подлежащих включению в документ, указаны:
- информация о сотруднике и работодателе, включая ИНН последнего;
- данные о представителе работодателя, подписавшем договор;
- наименование организации и структурного подразделения (если применимо);
- трудовая функция работника;
- график работы и условия оплаты труда;
- место заключения и дата подписания соглашения.
При этом нумерация ТД не входит в перечень обязательных реквизитов. Следовательно, работодатель может как вводить систему нумерации, так и обходиться без нее.
Как можно нумеровать трудовые договоры
Если в организации большое количество сотрудников, целесообразно все же вести учет заключенных договоров путем присвоения им номеров. При этом порядок нумерации рекомендуется зафиксировать во внутренних документах работодателя. Возможны разные подходы:
- нумерация с начала каждого года (например, договор № 001/2025);
- сквозная система, сохраняющая последовательность вне зависимости от года заключения;
- использование дополнительных обозначений, таких как код подразделения или категория персонала (например, ОТ-015/25 — договор отдела технического обеспечения, заключенный в 2025 году).
Выбор конкретного варианта остается на усмотрение работодателя, однако его желательно закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении о документообороте. Такой подход поможет упорядочить кадровый учет и избежать возможных разночтений при оформлении документов.
Начинать же с начала года новую нумерацию или оставить ранее введенную — выбор самого работодателя.