При всех преимуществах, выгодно отличающих бухгалтерский аутсорсинг, остается один важный вопрос: на кого ложится ответственность при выявлении учетной ошибки, и кто оплачивает штрафы за нарушения?
Формально ответственность за корректное ведение бухучета сохраняется за самой организацией, которой и придется решать вопросы с налоговыми органами в случае появления каких-либо претензий.
Ответственность аутсорсинговой компании зависит от выбранного формата взаимодействия и объема оказываемых в рамках обслуживания услуг. В общем случае речь идет о следующих обязательствах:
- своевременное представление положенной отчетности в контролирующие органы;
- корректность отражения фактов хозяйственной деятельности заказчика в бухучете и правильное начисление налогов;
- соблюдение правил архивирования, сохранность всей полученной в пользование документации.
Договор на оказание услуг аутсорсинга предполагает компенсацию ущерба, нанесенного заказчику действиями/ бездействие аутсорсера (компенсации подлежат все штрафы и пени, представляющие собой реальный и весьма весомый ущерб).
Особенности договора на ведение бухучета
Аутсорсинг рассматривается как возмездное оказание услуг, соответственно отношения его сторон регламентируется ГК РФ гл. 39: заказчик — это потребитель конкретной услуги (без получения персонала в аренду), который оплачивает ее по факту.
Следует учитывать, что в юридической терминологии понятие «договор аутсорсинга» отсутствует. С правовой точки зрения провайдер аутсорсинга является подрядчиком, и его действия соответствующие органы будут проверять именно на предмет соответствия условиям договора подряда (оказание услуг).
Для защиты интересов заказчика при оформлении договорных отношений рекомендуется заключить дополнительное соглашение — так называемый Service Level Agreement, или соглашение об уровне предоставления сервиса.
Как правильно оформить дополнительное соглашение SLA
Service Level Agreement, или SLA регламентирует в подробностях отношения сторон, устанавливая стратегические цели аутсорсинга в конкретной компании-заказчике и разделяя сферы ответственности сторон.
В дополнительном соглашении должны обязательно присутствовать такие положения:
- перечень оказываемых подрядчиком услуг;
- формат и форма предоставления сервиса, график выполнения работ;
- вопросы обеспечения соответствия законодательным требованиям;
- механизмы предоставления отчетности и мониторинга деятельности;
- ответственность сторон;
- порядок и принципы расчетов за предоставленные услуги;
- процедура разрешения споров;
- условия расторжения договора.
В дополнительном соглашении также прописываются категории не подлежащих разглашению конфиденциальных данных и критерии оценки качества выполнения работ. Документ является основанием для предъявления претензии исполнителю в части выполнения оговоренных сроков, достижения намеченных результатов и оценки эффективности работы в целом.
Грамотно составленный договор и соглашение SLA — надежная гарантия возложения ответственности за ошибки и нарушения на компанию-аутсорсера.