Ведомство уточнило, как долго организация обязана сохранять документы, подтверждающие убытки прошлых лет, если такие суммы используются для уменьшения базы налогообложения прибыли. Позиция приведена в письме номер 03-03-06/2/20810, подготовленном в марте текущего года.
На какие нормы сослался Минфин
Речь идет о применении положений НК РФ, которые позволяют переносить убытки предыдущих налоговых периодов на будущее и формируют требования о хранении соответствующих документов.
Ведомство напомнило:
- ст. 283 определяет право налогоплательщика уменьшать текущую налоговую базу на убытки прошлых лет в установленном порядке (п. 1);
- в этой же статье указано, что необходимо иметь документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока его использования (п. 4);
- ст. 23 предписывает что документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, должны храниться не менее пяти лет (п.1, пп.8)
Когда начинается отсчет срока хранения
В разъяснительном письме акцентируется внимание на том, что пятилетний срок применяется не с момента получения отрицательного результата, а после того периода, в котором сумма убытка была использована полностью. Если перенос продолжается несколько лет, документы нельзя уничтожать до завершения такого учета. Правило не зависит от проведения или непроведения в убыточные периоды выездных проверок.
Организации следует обеспечить наличие материалов, подтверждающих:
- формирование убытка;
- его размер;
- периоды переноса;
- использование суммы при исчислении налога на прибыль;
- остаток неиспользованной части.
Это могут быть декларации, регистры налогового учета, бухгалтерские расчеты, первичные документы и иные подтверждения.
Если убыток списывается постепенно
Когда сумма уменьшает базу поэтапно, обязанность по хранению сохраняется весь период переноса. После окончательного использования начинает течь минимальный пятилетний срок, предусмотренный налоговым законодательством.
Таким образом, при применении ст. 283 ориентироваться нужно не на дату возникновения убытка, а на момент его полного использования. До истечения указанного срока подтверждающие документы должны быть сохранены.