Бухгалтерский аутсорсинг – широко распространенная и активно востребованная услуга для ИП и малых коммерческих предприятий. Сотрудничество с аутсорсинговой компанией обеспечивает максимальную эффективность бухгалтерского учета, юридическую законность деятельности и много других преимуществ. Но важно правильно выбрать партнерскую компанию, которой можно смело доверить аутсорсинг бухгалтерских услуг. Если ошибиться в выборе, желаемого эффекта от сотрудничества не получится.
Как выбирать аутсорсинговую компанию
Договор с аутсорсинговой компанией – законная процедура, прописанная в Законе о бухучете № 402-ФЗ. При заключении договора между АО и компанией необходимо выяснить, обладает ли хотя бы один сотрудник компании по аутсорсингу следующим требованиям:
- профильный стаж – 3 года и более, работа по специальности в течение 3 лет из пяти последних%
- высшее образование;
- отсутствие судимости за экономические преступления.
Чтобы законно обосновать расходы на сотрудничество с компанией, следует выяснить эти моменты перед заключением договора.
Выбирая аутсорсинговое агентство, проверьте также квалификацию сотрудников, диплом бухгалтера на сайте Роснадзора. Уточните полный перечень предоставляемых услуг. Проверьте, работают ли специалисты с первичной документацией, отправляют ли отчетность, рассчитывают ли зарплату. Если за эти услуги компания взимает дополнительную плату, рассмотрите вариант покупки пакета с большим набором услуг.
Внимательно проанализируйте предлагаемые сроки обработки документов. Это важный аспект в отношении своевременной подачи отчетности. Задержки и уточнения, недостоверная отчетность – большие организационные минусы в сотрудничестве.
Укажите в договоре список видов отчетности, обговорите состав услуг. Помимо учета зарплаты, сдачи отчета за сотрудников и формирования баланса вам может потребоваться дополнительная услуга, например, подача статистической отчетности. Комплексный пакет услуг в этом случае удобнее и выгоднее.
Эффективное сотрудничество и высокий уровень компании обеспечивает предложение услуг с дополнительными опциями. Особенно актуально это на старте деятельности. Аутсорсинг бухгалтерии при комплексном обслуживании предусматривает открытие счета, регистрацию юридического лица, внесения изменений в ЕГРЮЛ. Отдельные компании предоставляют только услуги ведения бухучета.
Чтобы составить для себя представление об обслуживающей бухгалтерской компании, посетите ее сайт. Почитайте отзывы клиентов, изучите информацию, рассмотрите кейсы заказчиков. Ознакомьтесь с тарифами и внимательно их изучите, чтобы потом не стал неожиданностью счет за услуги на большую сумму.
Особенности взаимодействия с аутсорсером
Учтите, что согласно законодательству представители аутсорсингового агентства обязаны доводить до сведения Росфинмониторинга информацию о совершении клиентом подозрительных сделок, незаконном переводе средств, создании компаний, купле или продаже недвижимости в соответствии с Федеральным законом 115-ФЗ.
Предусмотрите штрафные санкции и меры ответственности за штрафы, которые вы заплатили за ошибки аутсорсера (задержку подачи отчетности, неверно сформированную налогооблагаемую базу, пени и неустойки). Вставьте в договор пункт о возмещении убытков аутсорсером. Случайные ошибки могут привести к убыткам, которые должен погасить аутсорсер или страховая фирма.
Обращайте внимание на такой показатель, как конфиденциальность. Аутсорсер имеет доступ к финансовой информации, погружается во всю деятельность компании и имеет о ней сведения, которые являются коммерческой тайной. Важно доверять персональные данные и коммерческие тайны порядочным специалистам, которые не разглашают информацию о фирме третьим лицам.
Оформляйте все договоренности в письменной форме.