Разговоры о том, что трудовая книжка – это устаревший морально документ, в последнее время не утихают. Однако до сих пор она остается основным подтверждением стажа сотрудника при оформлении пенсии. Кроме того, это по-прежнему один из обязательных документов при трудоустройстве. Важная роль трудовой книжки при назначении пенсии, а также пристальное внимание к ней со стороны ПФР, требует от кадровиков ответственного отношения к ее оформлению и заполнению. Отсюда и множество вопросов в случаях, когда что-то с этим документом не так.
Надо признать, в жизни все время происходит «что-то» не так, как написано в нормативных актах. При этом решать эти сложные ситуации надо, соблюдая все требования закона. Например, довольно частая ситуация: по правилам у каждого работника должна быть одна трудовая книжка, но нередко оказывается, что у сотрудника их две, а то и больше. Законно ли наличие нескольких трудовых книжек? Что делать работодателю в таком случае?
Несмотря на то, что в законе подразумевается наличие только одной трудовой книжки у сотрудника, если их оказалось больше – это никаким образом не наказуемо. Более того, в последних разъяснениях ПФР сказано, что для назначения пенсии сейчас важнее страховой стаж, данные о котором есть в фонде. Однако если будет необходимо учесть какие-то периоды или стажи, которые надо будет подтверждать дополнительно, то это можно сделать при помощи как одной, так и нескольких трудовых книжек.
Получается, для «конечного пользователя» трудовой книжки – ПФР – не принципиально, сколько их у человека. Остается вопрос, что делать организации, если у ее сотрудника несколько таких документов. Тут надо разобраться, как так получилось – от этого будут зависеть и действия работодателя.
Дубликат.
Самый простой и законный вариант, когда трудовая книжка не одна – это выдача дубликата. Человек мог подумать, что потерял ее, и потому оформил дубликат. Или в основном документе была неприятная запись об увольнении, формулировку которой суд изменил, после чего оформляется новая трудовая с измененной последней записью.
В любом случае, если речь идет о том, что одна из трудовых книжек – это дубликат, то только его вы и принимаете. Сам факт выдачи дубликата говорит о том, что оригинал документа утратил юридическую силу. Даже если на нем нет отметки о выдаче дубликата.
Объясните сотруднику, что вести ему дальше будут уже только дубликат, а первую книжку пусть хранит дома – вдруг понадобится при оформлении пенсии.
Несколько мест работы одновременно.
Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.
Во-первых, это случаи, когда человек заканчивал аспирантуру. При таком раскладе надо быть трудоустроенным в вузе, а денег там, как правило, немного. Тем более, если к моменту поступления уже было неплохое место работы, терять его не хочется, а совмещать получится.
Кроме того, часто в ситуации с совместительством, точнее, тогда, когда именно оно должно быть, но по каким-то причинам человек и на второе место работы устраивается как на основное, появляются две трудовые книжки.
В результате к вам приходит потом устраиваться сотрудник и приносит обе книжки, в которых в одно и то же время стоят разные места работы. Объясните, что вы вести можете только одну – пусть человек выбирает, какую. Вторую пусть оставит дома – она может понадобиться в ПФРе.
Желание что-то скрыть в прошлом.
Так тоже бывает, причем это не обязательно что-то криминальное. Например, в какой-то момент пришлось человеку принять предложение на более низкую должность, или вообще работал он не по специальности, а потом не хотел это афишировать. Сделал вид, что ту трудовую книжку потерял, завели новую, а теперь он приносит вам обе.
Может быть, что в какой-то момент имело место не очень приятное увольнение по виновной статье. Чтобы упростить себе дальнейшее трудоустройство, трудовую книжку с такой записью оставили дома, завели новую, а теперь это все уже не важно, но хочется перед пенсией все периоды работы учесть, вот и приносит сотрудник две книжки новому работодателю.
В этих и похожих случаях в трудовых книжках записи о работе будут не в один период, а последовательно – начало карьеры в одной, продолжение в другой. Вы, опять-таки, можете взять только одну, и логично, что это будет более поздняя. Работнику объясните, что при назначении пенсии в ПФР он сможет принести все трудовые, но вы вести ему будете только одну.
Вообще, при работе с трудовыми книжками надо понимать, что главная их задача – подтверждение стажа при назначении пенсии. При этом работодатель может вести каждому сотруднику только одну трудовую. Вот из этого и надо исходить – выбирать из всех принесенных одну, а с остальными ваш работник пойдет в ПФР, когда придет время пенсии.