Принимая решение о направлении сотрудника в служебную командировку, руководство компании создает дополнительную задачу для бухгалтерии. Командировка предполагает осуществление выплат, которые по технике расчета отличаются и между собой, и от прочих выплат работникам. Предмет данной статьи — расчет командировочных расходов и правильный порядок их оформления.
Командировка и выплаты по ней
Под служебной командировкой понимают отчет о выполнение сотрудником определенной работы по заданию компании вне основного рабочего места, в том числе в другом городе. Такое задание обязательно оформляется приказом руководителя.
Согласие работника в большинстве случаев не требуется, однако направить в командировку в командном порядке все же можно не всех. Так, Трудовой Кодекс РФ (ст. 166) устанавливает три категории наемных работников, которых можно отправить на такое задание только по согласованию: это матери детей в возрасте до 3-х лет, родители-одиночки с ребенком до 5-ти лет, родители ребенка-инвалида.
На время отсутствия откомандированного, за ним сохраняется рабочее место и средняя зарплата, дополнительно организация возмещает следующие расходы:
- стоимость проезда;
- стоимость проживания (найма жилого помещения, гостиничных услуг);
- суточные (необходимые расходы, обусловленные нахождением человека вне места постоянного проживания);
- прочие расходы, осуществляемые с ведома, по разрешению или по поручению работодателя.
Выплата суточных осуществляется авансом. По возвращению командировочный обязан представить документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, квитанции, талоны, чеки, ваучеры), на основании которых бухгалтер покрывает сделанные выплаты.
Как рассчитать средний заработок
Среднегодовая заработная плата — это отношение всех полученных за год выплат к числу отработанных дней.
Порядок расчета этой статьи для командировочного утвержден ПП РФ №922 от 24.12.2007 и предполагает включение всех начислений, за исключением пособий по больничному листу и отпускных.
Стандартный расчетный период — 12 предшествующих командировке календарных месяцев, в расчет принимается общее число рабочих дней, за исключением тех, по которым были сделаны выплаты, не включаемые в расчет средней з/п (см. выше).
Если командировка выпадает на выходной день, порядок предписывает следующие действия:
- отработанные выходные дни оплачиваются в двойном размере или в обычном размере с последующим предоставлением отгула (по согласованию с сотрудником);
- за выходные, пришедшиеся на дорогу, выплачиваются только суточные.
Особый случай 1: если в период пребывания сотрудника в командировке руководство предприятия/организации производит пересмотр окладов и тарифов в сторону повышения, верный расчет командировочных возможен только после индексации среднего заработка с учетом внедренных изменений.
Особый случай 2: если итоговая сумма при начислении командировочных оказывается ощутимо меньше той, которую сотрудник получил бы, оставаясь на своем рабочем месте, по разрешению руководства бухгалтерия может пересчитать сумму до уровня среднегодовой з/п.
Как рассчитать суточные сотруднику
Суточные — это средства на покрытие ежедневных расходов работника в другом городе. Сюда включается питание, проезд к месту выполнения командировочного задания, расходы на топливо для собственного транспорта и т.п.
Данные выплаты выполняются в денежной сумме, установленной на базе дневной ставки. При этом от налогообложения освобождаются только лимитированные суммы. В 2020 году установлены такие дневные лимиты:
- для поездок по РФ — 700 руб.;
- для поездок за границу — 2,5 тыс. руб.
Если компания готова платить больше, следует быть готовыми к тому, что сумма превышения облагается налогом на доходы физлиц.
Правила расчета суточных предусматривают начисления за каждый день командировочной поездки, включая дни проезда и вынужденные остановки (то есть, оплачиваются не только рабочие, но и выходные/праздничные дни).
Время дороги учитывает также проезд до вокзала или аэропорта, что может увеличить длительность командировки на сутки-двое (например, если самолет вылетает после полуночи, началом оплачиваемого периода считается предыдущий день — тот, когда сотрудник выехал в аэропорт; аналогичная картина получается с прилетом/приездом).