Росархив сообщил о том, что вводятся новые требования как к организации, так и комплектованию, проведению учета раннее занесенных в архивы документов. В связи с этим прекращает действие ранее опубликованный приказ Министерства культуры, который ранее регулировал такую область.
Стоит учитывать массу изменений. К примеру, если компания заключает с каким-то сторонним подрядчиком договор на возмездное оказание услуг, она имеет право передать ранее архивированных документы. Но стоит учитывать, что подобная деятельность для организации в обязательном порядке должна относиться к уставной категории.
Прежними остались ранее установленные правила по отношению к оформлению дел на бумажном носителе. К ним относятся такие нормы, как:
- Максимальный объем документов, перенесенных на бумагу, должен составлять до 250 листов и не более.
- Толщина корешка при этом – до 4 см.
- Подшивка документов проводится на четыре протокола. Если речь идет про малоформатные дела, то протоколов будет три. Также потребуется оформление в твердой обложке.
Больше внимания в новых правилах уделено работе с электронными документами, ранее прошедшими через процедуру архивирования. Специально для них предусмотрена отдельная глава требований.
В соответствии с актуальными требованиями, хранение электронных документов на физических носителях допускается. Также они добавляются в специальную систему СХЭД.
Предусматривается и разделение дел на две категории – электронные и бумажные. Если документ гибридный, его учет проводится потомно. В ранее установленных правилах не было такого изменения.