Федеральный закон от 01.04.2019 N 48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – 48-ФЗ) вступил в силу еще в апреле этого года, а вопросы по оформлению сотрудников у кадровиков остались. Правда ли, что отменили СНИЛС? Как теперь оформлять все, что связано с пенсионными отчислениями, какой документ требовать от работников?
На самом деле, все очень просто. СНИЛС никто не отменял. Мы привыкли этой аббревиатурой называть пластиковую карточку по форме АДИ-1 или АДИ-7, которую выдавал ПФР при постановке гражданина на учет. Однако это неправильно. СНИЛС – это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в пенсионной страховой системе, и он как был, так и остался.
С 1 апреля 2019 г. отменена только выдача тех самых карточек.
С 1 апреля 2019 г. отменены свидетельства по форме АДИ-1 и АДИ-7 (пластиковые карточки), но сам страховой номер индивидуального лицевого счета в системе ПФР (СНИЛС) остался.
Таким образом, речь идет об отмене документов, которые до сих пор подтверждали факт постановки гражданина на учет в системе ПФР, а также содержали указание на тот самый СНИЛС. Да, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), это был обязательный документ при оформлении на работу. Понятно, что его отмена озадачила кадровиков.
Однако и сама ст. 65 ТК РФ теперь получила новую редакцию. В ней теперь идет речь не о «страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования», а о «документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа».
Фактически, законодатель просто поменял документ, которым каждый гражданин может подтвердить свой номер в системе ПФР. Теперь это будет справка АДИ-РЕГ о регистрации.
В соответствии с новой редакцией ТК РФ и положениям 48-ФЗ, вместо отмененных свидетельств по форме АДИ-1 и АДИ-7 теперь документом, подтверждающим постановку на учет в системе ПФР, а также содержащим СНИЛС, является справка АДИ-РЕГ как в бумажной, так и в электронной форме.
Что все это значит для кадровика?
- Нельзя отказать работникам, которые до 1 апреля 2019 г. успели получить свидетельства АДИ-1 и АДИ-7, в приеме этих карточек. Новые правила вовсе не отменяют уже выданные ранее страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования. Требовать от людей принести именно справку АДИ-РЕГ нельзя. Сейчас одинаковое хождение имеют и старые формы пенсионных свидетельств, и новая справка. Главное, чтобы сотрудник принес вам что-то одно из этих документов.
- Нельзя забирать бумажный вариант справки АДИ-РЕГ или снимать с нее копию и хранить в личном деле сотрудника. Эти правила касаются и пластиковых карточек – у вас не должно быть ксерокопий этих документов. Мы уже писали об этом ранее (https://www.ucmsgroup.ru/blog/kakie-privychnye-kadrovye-dokumenty-mogut-privesti-k-shtrafam/). Вы должны взять документ и переписать СНИЛС из него в личную карточку (Т-2). Излишние документы, хранящиеся в организации, могут стать причиной штрафов со стороны Роскомнадзора, т.к. нарушают требования законодательства о персональных данных.
- Если у нового работника вообще нет СНИЛС – он не вставал на учет, то вы можете, как и раньше, сделать это за него. В таком случае лучше не затягивать процесс – открытие страхового лицевого счета займет до 5 рабочих дней с момента предоставления документов в ПФР, а у вас есть свои сроки по отчетности: форму СЗВ-М надо сдавать ежемесячно, до 15-го числа. До заполнения отчета надо успеть зарегистрировать всех новых сотрудников, иначе можно заплатить штраф по 500 рублей за каждого работника, которого не включили в отчет.
Таким образом, СНИЛС никто не отменял, наоборот, этот номер приобретает все большую силу и не только применяется для назначения пенсии и подсчета стажа, но и при получении обязательной медицинской страховки, социальных пособий, муниципальных услуг (например, место в детсаду или школе), некоторых видов кредитов. Однако государственный документооборот движется в сторону электронной формы, а потому постепенно исключает бумажные (и пластиковые) носители. В будущем, скорее всего, все данные о новых сотрудниках работодатель будет получать по электронным каналам.