В зависимости от того, как будут построены взаимоотношения с поставщиком услуг, аутсорсинг может принести компании серьезные преимущества или создать новые проблемы. И дело здесь совсем не в сложности процедур или особенном подходе. Просто некоторые компании могут обеспечить нужное вам качество работ, а некоторые – нет. Сегодня мы расскажем, каких правил нужно придерживаться, чтобы для вас аутсорсинг был действительно выгодным и удобным.
Правило №1. Аудит обязателен
Перед тем как приступить к передаче тех или иных функций на аутсорсинг, необходимо провести полный аудит существующих в компании процессов, проанализировать итоги прошлых периодов и составить понимание происходящих тенденций. Например, если мы говорим о комплексном обслуживании в сфере бухучета, именно анализ состояния бухгалтерии поможет разобраться, какие услуги вам нужны сегодня, что нужно будет завтра, и как избежать претензий со стороны контролирующих органов. И даже самый профессиональный подрядчик сможет предоставить вам качественный аутсорсинг, только если для этого будет сформирована надежная база проверенной и достоверной информации.
Правило №2. Берите с запасом
Бизнес имеет свойство развиваться и расширяться, к тому же могут возникать дополнительные задачи, на которые нужно выделять отдельные ресурсы. Предположим, что вы обратились к небольшой аутсорсинговой компании, у которой на данном этапе хватает ресурсов для оказания всех необходимых вам услуг, но при этом оказываются задействованы все квалифицированные кадры. Соответственно, при сокращении штата вашего партнера, а также в случае роста запросов со стороны вашей организации или других клиентов аутсросера возможно падение качества услуг. Избежать этого можно, убедившись, что уже сегодня ваш потенциальный подрядчик может справиться с 1,5-2 раза большей нагрузкой, чем вам требуется.
Правило №3. Отдавайте предпочтение технологиям
Основу любых процессов в современном мире составляют информационные технологии. Именно поэтому более высокая степень автоматизации обеспечивает повышенное качество оказания услуг. Начиная сотрудничество с аутсорсинговой компанией, проверяйте, какие программные средства они используют, имеется ли у них практика предоставления доступа к интеллектуальным системам мониторинга, через которые вы сможете контролировать выполнение работ по вашему заказу. И если вам нужно, чтобы расчет зарплаты или другие процессы велись в определенной информационной системе, выбирайте именно того подрядчика, который изначально работает именно в ней. Это позволит избежать необходимости в согласовании форматов.
Правило №4. Внимательно читайте договор
Все тонкости сотрудничества должны быть отражены в договоре. И параметры качества – не исключение. Увы, в России заказчики нередко жалуются, что их обманули и заставили подписать неудобный договор. Конечно, необдуманное начало сотрудничества может привести к потере качества сервиса, ведь в договоре могут быть прописаны совсем иные параметры, чем требуются вам для эффективной работы. Так что иногда избежать некачественного аутсорсинга можно просто тщательно поработав над контрактом совместно с подрядчиком.
Правило №5. Фиксируйте сферы ответственности
Если у вас имеются критические параметры, исполнение которых для вас первоочередно, например, дата начисления зарплаты или своевременная сдача отчетов в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы, необходимо разделить риски, и переложить на исполнителя ответственность за те задачи, которыми занимается именно он. В частности финансовая заинтересованность и четко сформулированные параметры обслуживания (SLA) помогают стимулировать поставщика услуг к более качественной работе, причем по вашим критериям. Аутсорсер должен брать на себя решение конкретных задач и самостоятельно отвечать за их качество.
Правило №6. Проверяйте репутацию
Впрочем, перед началом сотрудничества обязательно нужно проверить компетентность подрядчика как такового. Для этого можно изучить отзывы о его работе в интернете, поговорить с существующими клиентами и даже посмотреть, что пишут о нем в социальных сетях. Современный интернет предоставляет практически неограниченные возможности для выявления реальной репутации, которая поможет вам судить о качестве бизнес-практики будущего партнера. И если информация окажется неудовлетворительной, такого сотрудничества лучше избежать.
Правило №7. Не забывайте о людях
Наконец, нельзя забывать и о людях, которые работают в вашей компании. Например, при аутсорсинге бухгалтерии нередко сохраняется должность главбуха, для которого нужно создать комфортные условия для работы. Вообще человек, отвечающий за взаимодействие с поставщиком аутсорсинга, должен быть заинтересован в этом процессе. Тогда сам интерфейс общения с компанией будет более качественным и надежным.