Налоговый кодекс не содержит прямых указаний, как именно может быть доказано отсутствие должной осмотрительности с однодневками. Сотрудники налоговых и чиновники Минфина по-своему понимают и объясняют, какие меры должна принять компания. Поэтому абсолютно безопасных схем не существует. Однако исходя из судебной практики, можно дать некоторые рекомендации, которые или помогут вам узнать больше о добропорядочности партнера, или хотя бы станут хорошим аргументом в суде.
Чтобы обезопасить себя, обратите внимание на следующие моменты:
- При заключении договора ознакомьтесь с уставом компании-контрагента. Идеально заручиться выпиской о видах деятельности, порядке назначения и сроке деятельности руководителя.
- Начиная сотрудничать с компанией, постарайтесь лично встретиться с ее генеральным директором. Понятно, что сделать это сложно — не каждый директор захочет встречаться со всеми партнерами лично. Однако письменный запрос о встрече, а также аргументированный отказ вашего партнера станут еще одним аргументом проявленной вами осмотрительности.
- Попросите у контрагента данные свидетельства о его регистрации и постановке на учет в налоговом органе. Потом их копии можно приложить к договору или просто указать их в нем. При этом обратите внимание на срок существования компании: однодневки не живут долго.
- От представителя контрагента (юридического лица, подписывающего договор) потребуйте паспорт и документ, наделяющий его полномочиями. Директор должен представить копию решения о его назначении, остальные — доверенность.
- По закону (129-ФЗ от 08.08.01) любой налогоплательщик вправе сам получить выписку из единого реестра юрлиц или индивидуальных предпринимателей в отношении своего контрагента. Это платно, но цена невелика. Кроме того, документ, выданный самим налоговым органом (выписка из ЕГРЮЛ или ответ на запрос), считается наиболее весомым аргументом в суде при оспаривании претензий, связанных с однодневками.В некоторых случаях выписку с успехом заменит распечатка с сайта налоговой службы, на котором также можно получить некоторую информацию о потенциальном партнере. При этом следует учесть, что на внесение изменений в реестр уходит всего пять рабочих дней.
- Кроме подписи руководителя в счетах-фактурах необходима подпись и главного бухгалтера. Если руководитель не исполняет сам обязанности главбуха, то желательно получить от контрагента образцы подписей лиц, имеющих право подписывать счета-фактуры, ведь иногда кто-то их замещает.
- Необходимо требовать копию лицензии, если деятельность контрагента лицензируется. Именно лицензия подтверждает заключение сделки с уполномоченным хозяйствующим субъектом, который имеет право осуществлять деятельность по сделке.
- Если в договоре указано, что ваш контрагент исполнит обязательства только сам, то пригодится справка от контрагента о том, что у него имеется достаточно производственных мощностей, торговых площадей, транспортных средств и прочих ресурсов, необходимых для исполнения своих обязательств. Такие объекты могут быть не только в собственности, но и арендованы им. То же относится и к численности персонала работника, особенно занятого в непосредственном исполнении заключенной сделки. Если необходимые работы будет выполнять субподрядчик, то в договор следует включить оговорку о возможности исполнения обязательств по договору через третьих лиц. И желательно убедиться в их добропорядочности тем же способом.
- Стоит запросить в налоговой инспекции контрагента или у него самого копии бухгалтерского баланса за последний отчетный период — год или квартал. Контрагент может и не давать такие документы — запрос наверняка останется без ответа. Но он признается достаточным доказательством осмотрительности.
- Пригодятся любые материалы о коммерческой деятельности агента: рекламные листовки, коммерческие предложения, каталоги. Особое значение могут иметь письменные рекомендации от других партнеров или солидных учреждений, с которыми он ранее сотрудничал. Сайты контрагентов могут часто изменяться, поэтому распечатки не повредят (при необходимости — заверенные нотариусом).
- Раз в квартал можно мониторить данные о судебных делах этого контрагента при помощи справочно-правовых систем и информации на сайтах арбитражных судов.
- Проведение ежеквартальных сверок взаиморасчетов позволяет не только подтвердить свою добросовестность в глазах налоговых органов, но и отслеживать своевременность исполнения договорных обязательств.
Нужно отметить, что выполнение каждого из перечисленных пунктов получит положительную оценку в случае судебного разбирательства. Вам кажется, что проверка контрагента требует слишком много усилий? Возможно. Но зато это дает понимание юридической чистоты вашего партнера и помогает избежать многомиллионных доначислений налогов и возбужденного уголовного дела.